Pentingnya Situs Web untuk Mendukung Pelaksanaan e-Government pada Kementerian Agama Disampaikan pada Acara: Workshop Pengelola TIK di Lingkungan Kementerian Agama Tahun 2012 Batam, 10 -13 April 2012 Yudho Giri Sucahyo, S.Kom, M.Kom, Ph.D, CISA, CISM*, CEP-PM, CSRS (yudho@cs.ui.ac.id) Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia

Agenda Pengembangan e-Government PeGI Departemen (2009) Manajemen Konten Pemeliharaan Situs Optimisasi Situs Web Situs Kementerian Agama di beberapa negara Situs Kanwil Kemenag di beberapa daerah Pengembangan Situs Web (opsional) 2

Pengembangan e-Government Inpres No. 3 Tahun 2003 IV Aplikasi G2G, G2B, G2C, G2E Terintegrasi Pemanfaatan Pemantapan III Fasilitas Transaksi Layanan Publik dan Integrasi Aplikasi Pematangan II Situs Informasi Layanan Publik Interaktif Tahap I Persiapan Situs Web Diklat SDM Sarana Akses Publik Peraturan Pendukung

PeGI Departemen (2009)

Kelebihan Situs Web Konten yang mudah diubah Mendukung berbagai macam format media Mudah diakses dan digunakan Empat Fungsi Web

Beberapa Isu Teknis Terdapat beberapa isu teknis yang perlu dijawab sebelum membangun situs web: Apakah konten situs sebaiknya disimpan dalam database? Keamanan database Apakah situs akan menjadi pusat sumber informasi bagi semua orang? Koneksi Internet seperti apakah yang dibutuhkan? Penempatan situs Penamaan situs (mengikuti PerMenKomInfo)

Memilih dan Menyiapkan Konten Konten situs mengandung teks, tabel, grafik, gambar, foto, audio, dan video. Pengambilan keputusan tentang konten apa yang sebaiknya dimasukkan, ditentukan oleh: Tujuan situs Audiens yang dituju Sumber daya yang ada untuk penyediaan dan pemeliharaan konten Format konten (terlalu banyak gambar dapat menyebabkan situs menjadi lambat untuk dilihat) Ketersediaan dalam format yang web-ready (misal: foto yang sudah dipindai) Pentingnya konten dalam operasional organisasi Isu hukum seperti hak cipta dan privasi.

Checklist Pemilihan Konten Semakin banyak ‘ya’, semakin OK untuk dimasukkan. Apakah konten relevan terhadap tujuan organisasi? Apakah konten menambah nilai situs? Apakah sudah mendapatkan persetujuan dari pemilik konten? Jika belum mendapatkan persetujuan, apakah cukup waktu dan biaya untuk mendapatkannya? Apakah sudah tersedia dalam bentuk elektronik? Jika belum dalam bentuk elektronik, apakah cukup waktu dan biaya untuk mendigitalisasikannya? Apakah kontennya akurat? Apakah kontennya up-to-date? Apakah akan menarik sebagian besar pengunjung situs? Apakah konten menarik minat pengunjung untuk mengunjungi lagi? Apakah dengan konten tersebut akan menghemat waktu atau menghasilkan efisiensi? Apakah konten bersifat sensitif terhadap SARA? Apakah konten sesuai dengan hukum yang berlaku? (privasi, keamanan, dsb.)

Fasilitas untuk pengguna Agar pengguna merasa memiliki control terhadap situs, kita dapat menambahkan beberapa hal berikut: Search ‘Members only’ section to the site Animasi Links ke situs-situs lain Kontak kami Versi text-only dari situs Printing and bookmarking Online Forms Survei/Kuesioner/Polling interaktif Subscription ke mailing list Download Peta Situs Multi bahasa Catatan: Waktu dan biaya akan membatasi penyediaan fitur, oleh karenanya tentukan prioritas.

Memasarkan Situs ‘Customer Service’ Situs diperuntukkan untuk pengguna, bukan kita, jadi pastikan segala sesuatunya berfokus pada pengguna. Sampaikan kepada pengguna informasi yang mereka inginkan, jangan ‘ditahan’ (dengan tetap mengikuti aturan yang ada). Layani apa yang diinginkan oleh pengguna. Sampaikan apa yang dapat kita sediakan dan apa yang tidak dapat kita sediakan – jangan ngambang. Sediakan ‘bantuan online’ (bukan hanya kontak kita) yang dapat memberikan jawaban dengan cepat. Jika fasilitas ini tersedia, pastikan ada staf yang online. Sediakan bagian ‘customer service’ di situs yang dapat mendorong pengguna untuk berinteraksi. Sediakan ‘FAQ’.

Buat Segalanya Menjadi Mudah Tentukan apa saja yang menjadi prioritas pengguna dan jadikan hal- hal tersebut prioritas kita. Letakkan elemen yang paling penting di bagian atas halaman sehingga pengguna dapat memilihnya sebelum keseluruhan halaman terunduh. Letakkan contact details di bagian Beranda atau dengan hanya menekan satu klik – jangan dikubur di bawah. Sediakan fasilitas search sehingga pengguna dapat mencari apa yang mereka inginkan dengan lebih mudah. Navigasi harus jelas dan mudah sehingga pengguna dapat mencari informasi dan melakukan sesuatu dengan mudah. Jadikan situs kita mudah diakses oleh pengguna dengan koneksi yang lambat atau pengguna dengan kebutuhan khusus. Jadikan situs kita ramah terhadap pengguna dari luar negeri.

Tampilan Tampilan situs mencakup seni penggunaan warna, form, bentuk, tipografi, ilustrasi, dan tata letak untuk menyampaikan pesan. Tampilan diharapkan dapat memberikan immediate impact terhadap pengguna. Tampilan sebaiknya: Merefleksikan jenis bisnis (pemerintah, swasta, dll) Mencerminkan tujuan dan ruang lingkup situs Menarik Menunjukkan kredibilitas Meningkatkan minat Ramah dan tidak ‘menakutkan’. Lakukan survei terhadap tampilan situs-situs lain, terutama situs negara lain, dan catat apa yang kita suka dan apa yang kita tidak suka untuk kemudian didiskusikan dengan perancang situs.

Mengatur Konten Rancangan Informasi Rancangan Navigasi Dua hal yang perlu dilihat: Rancangan Informasi Mengatur dan mengelola konten situs. Rancangan perlu menarik minat untuk menggali situs dengan penggunaan label dan pembagian area yang menarik dan intuitif. Rancangan Navigasi Menyediakan sarana untuk mengakses konten situs. Berikan intuisi ke pengguna sehingga mereka mengetahui sedang berada dimana, dari mana saja dan bisa kemana saja, dengan alat bantu yang mudah digunakan, dilihat, dan dimengerti, seperti tombol atau panah yang memungkinkan pengguna untuk mengakses dengan cepat konten apapun darimanapun.

Aksesibilitas Pertimbangkan apakah sebaiknya situs kita mudah diakses oleh pengguna dengan kebutuhan khusus dan/atau pengguna dengan koneksi Internet yang lambat. Untuk itu, pertimbangkan hal berikut: Pernyediaan versi text-only untuk akses super cepat Pastikan situs kita sesuai dengan pedoman aksesibilitas yang disediakan oleh WWW Consortium (www.w3c.org)

Pemeliharaan Situs Beberapa opsi pemeliharaan Outsource: konten dikirim ke pengembang web untuk kemudian dilakukan perubahan. In-house Manual: organisasi mengubah sendiri dengan mengakses web server dan mengubah kode program. In-house Semi Otomatis: organisasi mengubah sendiri dengan menggunakan off-the-shelf editing program. In-house Otomatis: organisasi mengubah sendiri dengan menggunakan sistem manajemen konten (CMS). Keputusan bergantung kepada tingkatan: Efisiensi, independensi, otonomi, biaya, kendali kualitas, keamanan, kepraktisan, fleksibilitas, kompatibilitas.

Situs Kementerian Agama RI (www.kemenag.go.id)

Optimisasi Situs Web http://www. websiteoptimization

Backlink Watch http://www.backlinkwatch.com/index.php

Situs Kementerian Agama Bangladesh www.mora.gov.bd

Situs Kementerian Agama Pakistan www.mora.gov.pk

Situs Kementerian Agama Myanmar www.mora.gov.mm

Situs Kementerian Agama Brunei Darussalam (www. religious-affairs. gov Situs Kementerian Agama Brunei Darussalam (www.religious-affairs.gov.bn)

Situs Kanwil Provinsi Sumsel

Situs Kanwil Provinsi Jawa Timur

Situs Kanwil Provinsi Riau

Situs Kanwil Provinsi Sulawesi Utara

Situs Kanwil Provinsi Kepulauan Riau

Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan terkait pengembangan Pengembangan Situs Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan terkait pengembangan Deskripsi singkat (TOR) pengembangan situs Siapa yang mengembangkan Kontrak pengembangan Pemilihan dan evaluasi vendor Apa yang perlu dilihat dari pengembang? Tahapan pengembangan Pengujian situs Penyampaian atau peluncuran situs

Pengembangan Situs – Deskripsi Singkat (TOR) Pengembangan Situs Berisi informasi singkat tentang pengembangan situs yang dapat dijadikan dasar pengembangan proposal/ penawaran. Isinya mencakup: Perihal organisasi Visi dan Tujuan Target Pengguna Manajemen Proyek Latar Belakang Proyek Konten (ruang lingkup, jenis, peta rancangan) Fungsionalitas Rancangan grafik dan informasi Isu-isu teknis umum Pemeliharaan dan pelatihan Pengujian dan revisi Jadwal proyek dan deliverables

Pengembangan Situs – Siapa yang Mengembangkan? In-house atau Outsource? Pertimbangkan hal berikut: Staf seharusnya tidak terlalu terbebani oleh tambahan pekerjaan – mereka perlu diberikan waktu yang cukup untuk dapat memainkan peran online mereka dengan efektif. Staf akan memerlukan pelatihan untuk dapat menerapkan model layanan tradisional di dunia maya. Jika sumber daya tidak mencukupi, maka outsourcing atau buying- in (merekrut staf baru) perlu dipertimbangkan. Manfaat pengembangan secara in-house: Membangun kompetensi internal Mengurangi ketergantungan terhadap vendor Mengurangi biaya. 

Pengembangan Situs – Kontrak Pengembangan Isu yang perlu dimasukkan dalam kontrak mencakup: Deskripsi produk/layanan yang diberikan Manajemen proyek Tahapan pengembangan dan deliverables Tahapan pembayaran, syarat dan ketentuan HaKI Dukungan pemeliharaan Garansi Penalti Dispute resolution

Pengembangan Situs – Tahapan Pengembangan Minimal terdiri dari tiga tahapan: Penyusunan Spesifikasi Teknis (paling penting) Pengembangan (mengacu kepada hasil 1) dan pengujian Pelatihan dan Penyampaian Tahap 1: Penyusunan Spesifikasi Teknis Solusi Teknis Ruang lingkup Fungsionalitas dan Interaktivitas Rancangan informasi dan grafis serta navigasi Dokumentasi dan pelatihan Tahapan pembayaran

Pengembangan Situs – Tahapan Pengembangan (2) Tahap 2: Pengembangan dan Pengujian Pengujian Penggunaan Mengkaji sejauh mana kemudahan pengguna dalam menggunakan, memahami dan menelusuri situs. Pengujian Konten Verifikasi kualitas dan akurasi konten serta memastikan bahwa konten diunggah di tempat yang benar. Pengujian Teknis Memastikan bahwa situs berfungsi sebagaimana yang diinginkan. Tahap 3: Pelatihan dan Penyampaian Pelatihan menggunakan CMS Pemasangan template dan piranti lunak tambahan untuk kemudahan pemeliharaan di masa datang Dokumentasi situs – peta navigasi, index file dan daftar files Pengembalian seluruh materi (baik hard-copy maupun soft-copy) yang digunakan selama pengembangan

References: eBusinessGuide: an Australian Guide to Doing Business Online, DCITA, June 2003. Contemporary Marketing, Booney & Kurtz, 12th ed. 34

Tentang Pembicara Yudho Giri Sucahyo, S.Kom, M.Kom, Ph.D, CISA, CISM*, CEP, CSRS S1 dan S2, Fakultas Ilmu Komputer – UI S3 School of Computing, Curtin University of Technology, Australia Staf Pengajar Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia Staf Pengajar MM-FEUI dan MAKSI-FEUI Certified Information Systems Auditor (CISA) Certified Information Security Manager (CISM) (cand.) Certified e-Business Professional on Project Management (CEP) Certified Sustainability Reporting Specialist (CSRS) ISACA Academic Advocate Anggota Dewan Pertimbangan ILUNI-UI Anggota Senat Akademik UI Anggota Lab e-Government FASILKOM-UI Senior Consultant Pusat Ilmu Komputer UI Anggota Tim Pokja EvaTIK DeTIKNas (2007-2009) E-mail: yudho@cs.ui.ac.id, yudhogs@gmail.com 35