PERTEMUAN – 10 Teknologi dan DesainMANAJEMEN PROYEK TI1

Teknologi dan DesainMANAJEMEN PROYEK TI2 LAHIRNYA PROYEK MEMULAI PROYEK PERENCANAANPROYEK PENGAWASAN PROYEK PENUTUPAN PROYEK WAKTU PELAKSANAAN PROYEK BAHASAN

9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK (SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan modifikasi) Teknologi dan DesainMANAJEMEN PROYEK TI3 PIRANTI & TEKNIK MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK MANAJM CAKUPAN PROYEK MANAJM WAKTU PROYEK MANAJM BIAYA PROYEK MANAJM MUTU PROYEK MANAJM SDM PROYEK MANAJM RESIKO PROYEK KEBU- TUHAN & HARAP- AN STAKE- HOLDER PROYEK BERHASIL MANAJM KOMUNI- KASI PROYEK MANAJM PEMBE- LIAN PROYEK BAHASAN

1. Komunikasi dalam proyek 2. Proses-proses dalam manajemen komunikasi proyek 3. Merencanakan komunikasi dalam proyek Teknologi dan DesainMANAJEMEN PROYEK TI4

Sifat komunikasi profesional T.I. 1. Verbal 2. Informal. Sesekali saja presentasi formal 3. Singkat waktunya: Harus penuh perhatian; berkomunikasi efektif; menggunakan dukungan grafik, catatan, hasil cetakan 4. Dengan sedikit orang Teknologi dan DesainMANAJEMEN PROYEK TI5

KLP PROSES PERENCANAAN Teknologi dan DesainMANAJEMEN PROYEK TI6 3 Mendistribusikan informasi 1 Mengidentifikasi Stakeholder 5 Melaporkan Kinerja KLP PROSES PELAKSANAA N KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN 4 Mengelola harapan Stakeholder 2 Merencanakan Komunikasi

 Mengidentifikasi semua orang dalam organisasi yang terkena dampak proyek, dan mendokumentasikan informasi yg relevan  Menentukan kebutuhan informasi dan komunikasi stakeholder Teknologi dan DesainMANAJEMEN PROYEK TI7 1 Mengidentifikasi Stakeholder 2 Merencanakan komunikasi

1. Project charter 2. Dokumen pembelian 3. Faktor lingkungan perusahaan: Budaya & struktur organisasi; Prasarana; SI manajemen proyek; dll 4. Aset proses organisasional: Prosedur, knowledge base, dll Teknologi dan DesainMANAJEMEN PROYEK TI8

1. Analisis stakeholder 2. Pertimbangan ahli Teknologi dan DesainMANAJEMEN PROYEK TI9

1. Register Stakeholder : Memuat semua detil tentang stakeholder yang sudah diidentifikasi:  Informasi umum (nama, alamat, dll)  Kebutuhan utama informasi  Klasifikasi, dll 2. Strategi manajemen stakeholder: Pendekatan untuk meningkatkan dukungan dan meminimalkan dampak negatif stakeholder selama proyek berlangsung. Teknologi dan DesainMANAJEMEN PROYEK TI10

Menentukan kebutuhan informasi dan komunikasi dengan stakeholder – Apa – Dengan siapa – Kapan – Bagaimana caranya Teknologi dan DesainMANAJEMEN PROYEK TI11

1. Register stakeholder: berisi semua catatan tentang stakeholder 2. Strategi manajemen stakeholder: strategi yang dipilih dalam mengelola stakeholder 3. Faktor lingkungan perusahaan: Budaya & struktur organisasi; Prasarana; SI manajemen proyek; dll 4. Aset proses organisasional: Prosedur, dll Teknologi dan DesainMANAJEMEN PROYEK TI12

1. Analisis kebutuhan komunikasi:  Usaha untuk mendapatkan kebutuhan informasi tentang proyek bagi masing- masing pemangku kepentingan.  Dalam melakukan analisis, perhatikan: struktur organisasi, kebutuhan informasi internal & eksternal,dll Teknologi dan DesainMANAJEMEN PROYEK TI13

Analisis kebutuhan komunikasi stakeholder STAKE- HOLDER NAMA DOKUMEN FORMAT DOKUMEN PERSONIL KONTAK JADWAL MANAJEMEN PELANGGAN LAP. STATUS PER BULAN KERTASANITA, MARIATIAP TGL 1 STAF BISNIS PELANGGAN LAP. STATUS PER BULAN KERTASRUSDI, ANITIAP TGL 1 STAF TEKNIS PELANGGAN LAP. STATUS PER BULAN SUHARDI, INGE TIAP TGL 1 MANAJEMEN INTERNAL LAP. STATUS PER BULAN KERTASPRAMONOTIAP TGL 1 STAF BIS. & TEK. INTERN LAP. STATUS PER BULAN INTRANETSUMARDITIAP TGL 1 SUBKONT. PELATIHAN RENCANA PELATIHAN KERTASDINA SUBKONT. P/LRENCANA IMPLEM. P/L PRITA Teknologi dan Desain MANAJEMEN PROYEK TI 14

2. Teknologi komunikasi: penggunaannya disesuaikan dengan keadaan: urgensi kebutuhan informasi, ketersediaan teknologi, lama proyek, lingkungan proyek, kebiasaan tim proyek Teknologi dan DesainMANAJEMEN PROYEK TI15

3. Metode komunikasi: lisan, tatapmuka langsung, dll 4. Model komunikasi: Teknologi dan DesainMANAJEMEN PROYEK TI16 Encode Decode SENDE R Decode Encode RECEIVE R MEDIUM Noise Message Feedback message

Rencana Manajemen Komunikasi: memuat: 1. Kebutuhan komunikasi stakeholder 2. Informasi yang akan dikomunikasikan (format, muatan, tingkat rincian, dll) 3. Penanggung jawab komunikasi 4. Penerima informasi 5. Metode / teknologi komunikasi 6. Frekuensi 7. Metode pemutakhiran rencana manajemen komunikasi 8. Terminologi Teknologi dan DesainMANAJEMEN PROYEK TI17

Ke materi selanjutnya Teknologi dan DesainMANAJEMEN PROYEK TI18