Membuat Data Base Kemahasiswaan Dengan Ms. Access

Memulai membuat aplikasi database Nyalakan komputer Tombol Start Pilih menu All program Ms Office  Ms. Access Pilih Blank Database  Isikan Nama Database yang akan dibuat “ library FIA UB”  atur tempat penyimpanan, dengan memilih folder penyimpanan Create

Elemen Dasar Jendela Kerja Ms. Access Baris Judul (title bar) Baris Menu (menu bar) Tools bar Tombol ukuran (sizing button) Navigation pane

Sarana dalam membuat Database Tabel, merupakan tempat untuk menampung data atau kumpulan data menurut suatu pengelompokan tertentu Primary Key, kunci utama dalam tabel yang dijadikan referensi tautan antar tabel dalam mengkombinasikan (data) sebagaii isi tabel dangan isi tabel yang lain. Query, perintah yang digunakan untuk menyaring data sesuai dengan kriteria dan urutan yangi dinginkan Forms, digunakan untuk memasukkan dan mengubah data/ informasi yang ada di dalam suatu database dengan menggunakan tampilan formulir Report, digunakan untuk menampilkan, mencetak data atau nformasi dalam bentuk laporan.

Tabel Tabel terdiri atas dua bagian yaitu: field, kolom atau bagian menurun vertikal dan Record, baris bagian mendatar atau horizontal. Dalam pendesainan tabel hal yang perlu diperhatikan dalah Jenis data yang akan disimpan dan besarnya data yang akan disimpan

Jenis Data Text: dapat menerima huruf, angka, simbol, spasi dan tanda baca. Jumlah karakter yang dapat ditampung sampai 255 karakter Memo: untuk pemasukan teks yang panjang dan berguna untuk memberikan keterangan/ catatan dan lain-lain. Jumlah karater maksimum 64.000 karakter Number: untuk pemasukan data yang berjenis numberik maupun angka biasa. Ukuranya tergantung dari properti Field Size yang digunakan Date/ Time: untuk menampung data waktu yaitu hari, tanggal, jam dan menit Currency: untuk menampung data yang berjenis angka dengan format mata uang

Jenis data.....lanjutan Auto Number: untuk mengisi field dengan nomor urut otomatis untuk masing-masing record Yes/ No: untuk menampung dua macam keadaan atau pilihan, Yes (ya) atau No (tidak). OLE Object: untuk menampung objek yang berasal dari aplikasi lain dari proses OLE (Object Linking dan Embedding). Ukuran yangtersedia bisa mencapai 1 GB (varchar) Hyperlink: merupakan kombinasi teks dan angka. Dapat diisi dengan alamat hyperlink agar bisa terkait dengan data yang tersimpan di lokasi tertentu Lookup Wizard: memungkinkan Anda untuk membuat sebuah daftar pilihan yang berguna untuk pemilihan nilai dari tabel atau daftar

Membuat Tabel Setelah langkah awal  create database, otomatis masuk pada tampilan jendela kerja Ms. Access, dan sudah otomatis ada 1 tabel. Tinggal kita klik kanan pada tulisan “tabel 1”  beri nama tabel  desainlah nama field, jenis data besreta ukuran data yang sesuai dengan data yang akan disimpan dalam field tersebut dan description atau keterangan bila ada. Anda dapat menggunakan “navigation pane” untuk menggeser lebar dan ukuran field tabel. Untuk menambah atau create tabel baru: pilih menu create  tabel design Jangan lupa desain primary key untuk masing-masing tabel. Pilih menu designn  letakkan pada field yang akan dijadikan primary key  klik toolbar primary key. Setiap melakukan perupahan pada desain tabel jangan lupa untuk menyimpan: klik kanan nama tabel  Save

Soal: Buat tabel: Tabel Biodata Mahasiswa: NIM (primary key), Nama, Tahun Masuk, Tanggal Lahir, Asal Sekolah, No Handphone, Email, Alamat Asal, Alamat dimalang, Foto. Tabel Mata Kuliah: NIM, Kode Dosen, KodeMata Kuliah (primary key), Nama Matakuliah, SKS, Semester. Tabel Dosen: Kode Mata Kuliah, Kode Dosen(primary key), Nama Dosen, Jabatan, Alamat, No Handphone, Email, Foto.

Memasukkan data pada tabel Menginput manual data ke dalam tabel: Buka tabel yang akan diisi  klik 2 x pada nama tabel  lakukan pengisian data. Menginput data secara otomatis: Desain formulir yang bertautan dengan tabel yang akan diisikan data.

Forms Form adalah objek berupa tampilan di layar saat kita memasukkan, mengoreksi, menampilkan mencari dan mencetak data. Anda dapat menggunakan form untuk membuat formulir (menambah data, mengedit data, dan menampilkan data) serta dapat membuat menu dalam bentuk tombol-tombol

Membuat Form Pilih menu create  pilih fasilitas desain form Ada beberapa pilihan pendesainan formulir, disesuaikan dengan kemudahan dan fasilitas yang akan dimanfaatkan: Fasilitas form Fasilitas form design Fasilitas blank form Fasilitas form wizard Fasilitas multiple item form Fasilitas datasheet form Fasilitas split form dll

Membuat Form dengan fasilitas “Form Wizard” Klik create Klik form wizard  tampil dialog box Pilih tabel yang akan dibuat form-nya Pilih semua field tabel yang akan dibuat sebagai isian dlam formulir: dari available field  selected field Klik next Pilih bentuk formulir yang dinginkan: coloumnar Pilih modify form, untuk menambahkan tombol-tombol perintah

Ketika Anda memilih untuk memodofikasi bentuk form, maka akan muncul menu tambahan “form design tool” yang terdiri dari: menu design, menu Arrange, menu format. Pilih menu design: untuk memodifikasi tampilan formulir  pilih tools button menambahkan tombol command  buat tombol command pada posisi yang anda inginkan Pilih Categories dan Action untuk menentukan perintah tombol command tersebut Next Pilih Text  ketik nama command Finish Buatlah tombol command: Tambah, Simpan, Print, Hapus. Simpan modifikasi form yang telah anda buat: “Save”

Entrikan data melalui form Desain form berdasarkan banyak tebel yang sudah dibuat. Setelah mendesain formulir untuk tabel biodata Isikan data masing-masing mahasiswa lab praktikum pada masing-masing data base dalam komputer anda dan teman anda secara bergantian, hingga masing-masing database dikomputer memiliki semua data dari mahasiswa lab praktikum Selamat mengerjakan..!

Relationship Tabel

Menyaring Data

Query

Mengurutkan Data