Proposal Lengkap PHKI 2009 Vicon, 7 Mei 2009

Topik Substansi Proposal Lengkap Struktur Proposal Lengkap Kriteria Penilaian & Komponen Biaya

Pengantar Komentar Reviewer –Mengikat: Tema yg disetujui –Saran perbaikan: ada yang relevan dengan penyusunan proposal lengkap Kelengkapan khusus (eligibility check) –Tema C: third party funding support (min 40%)  Bukti berupa surat pernyataan –Tema D: academic qualification (min 50% Ph.D. holders)  bukti berupa CV

Substansi Proposal Lengkap Proposal Lengkap disusun untuk masing-masing tema yang diajukan. Proposal Lengkap utamanya memuat: –deskripsi rinci program pengembangan yang akan dilakukan, –sasaran indikator untuk mengukur keberhasilan program, –investasi yang diperlukan, –mekanisme pengelolaan dan koordinasi, serta –rencana monitoring dan evaluasi internal. Proposal Lengkap mengakomodasi komentar Reviewer terhadap Proposal Awal, sekaligus untuk menunjukkan bahwa Proposal Lengkap merupakan kelanjutan dari Proposal Awal

Struktur Proposal Lengkap 1.Halaman judul/cover 2.Halaman identifikasi 3.Halaman pengesahan 4.Daftar isi 5.Ringkasan eksekutif (maksimal 1 halaman) 6.Bab 1: Rasional dan konteks (maksimum 4 halaman). 7.Bab 2: Indikator kinerja (maksimum 3 halaman) 8.Bab 3: Mekanisme pelaksanaan kegiatan di Perguruan Tinggi (maksimum 5 halaman). 9.Bab 4: Ringkasan Laporan hasil evaluasi diri (maksimum 15 halaman). 10.Bab 5: Usulan program pengembangan (maksimum 20 halaman). 11.Bab 6: Rekapitulasi Anggaran 12.Lampiran

1. Halaman Judul / Cover Warna halaman sampul: –Kuning untuk Universitas/Insitut; –Biru muda untuk Perguruan Tinggi Seni; –Coklat untuk Sekolah Tinggi; –Hijau untuk Akademi; dan –Putih untuk Politeknik. Sampul utk masing2 tema tidak dibedakan

2. Halaman Identifikasi Berisi informasi tentang: –Nama dan alamat lengkap perguruan tinggi, –Nama ketua pelaksana program di tingkat perguruan tinggi, dan –Tema yang diajukan

3. Halaman Pengesahan Berisi pernyataan singkat dari pimpinan PT tentang penyampaian proposal & kesanggupan untuk: –menyediakan dana pendamping, –memenuhi semua persyaratan yang ditetapkan, dan –mengikuti aturan pemerintah yang terkait dengan pengadaan dan pengelolaan/ pelaporan keuangan. Untuk PT yg mengajukan lebih dari satu tema, pd halaman ini disebutkan secara eksplisit seluruh tema yang diajukan.

5. Ringkasan eksekutif (maksimal 1 halaman) Berisi informasi singkat tentang: –Hasil evaluasi diri unit yang terkait, –Permasalahan dan potensi utama yang ada, –Tujuan program pengembangan yang diusulkan, –Aktivitas-aktivitas utama yang akan dilakukan, serta –output dan outcomes yang diharapkan pada akhir proyek.

6. Bab 1: Rasional dan konteks (maksimum 4 halaman) Substansi: –Gambaran umum rencana program pengembangan yang diajukan dalam proposal –Kaitan program dengan rencana pengembangan institusi secara keseluruhan –Arti penting program dalam pencapaian renstra institusi: kaitan antara indikator kunci (KPI) program yg diusulkan dengan KPI renstra –Aspek pendanaan: kontribusi dana hibah

7. Bab 2: Indikator kinerja (maksimum 3 halaman) Bab ini memuat base-line untuk indikator kinerja utama serta sasaran yang ingin dicapai –Penjelasan singkat tentang metodologi pengukuran base-line juga disertakan di bab ini Tema A: indikator kinerja spesifik harus ditetapkan terlebih dahulu. Tema B: indikator harus diukur pada dua level, untuk seluruh PT dan untuk masing-masing Program Studi terkait. Tema C: Indikator kinerja diajukan oleh masing-masing pengusul, dan akan dijadikan sebagai bagian dalam penilaian proposal Tema D: indikator kinerja mengarah pada terwujudnya daya saing global

8. Bab 3: Mekanisme pelaksanaan kegiatan di Perguruan Tinggi (maksimum 5 halaman) Bab ini memuat 3 elemen pokok yaitu: 1.Organisasi pelaksana program dan job-description serta mekanisme koordinasi dengan struktur yang ada 2.Staffing dan capacity building program 3.Mekanisme monitoring dan evaluasi internal

Bab 3. Cont’ Organisasi, Job-desc, Koordinasi Organisasi pelaksanaan program disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan institusi –Kaitan dengan pengelolaan hibah yg sedang berlangsung (bila ada) –Pilihan: sepenuhnya terintegrasi atau semi-adhoc Job-desc: singkat namun jelas alur tanggung- jawab dan koordinasi Koordinasi dengan struktur yang ada: misal dengan dekan, ketua lembaga/pusat dll

Bab 3. Cont’ Staffing dan Capacity Building Staffing: bahwa pengelolaan program dipegang oleh orang yang competence dan relevan dengan tugas dan keahliannya Keuangan dipegang oleh staff keuangan yang memiliki kwalifikasi dan kecakapan yang memadai Capacity building untuk pengelolaan keuangan, pengadaan dan pengelolaan fasilitas: mencakup 3 aspek Kelembagaan: kondisi saat ini, rencana Prosedur dan peraturan: kondisi saat ini, rencana SDM: kondisi saat ini, rencana

Bab 3. Cont’ Monitoring dan Evaluasi Internal Jelaskan bagaimana program akan dimonitor dan dievaluasi secara internal –Siapa (unit apa) yang akan melakukan –Bagaimana monev akan dilaksanakan Proses monitoring, proses evaluasi Reporting procedures –Bagaimana corrective actions –Pendanaan kegiatan monevin

9. Bab 4: Ringkasan LED (maksimum 15 halaman) Tidak ada format khusus Mencakup 2 (dua) bagian: 1.Kesimpulan hasil evaluasi diri tingkat perguruan tinggi yg melandasi pemilihan tema dan unit terkait serta kesesuainnya dengan rencana strategi pengembangan institusi (Catatan: perhatikan komentar reviewer atas proposal awal) 2.Laporan hasil evaluasi diri unit-unit yang terlibat sesuai dengan tema yang diusulkan

Bab 4: Ringkasan LED, Cont’ Fokus LED untuk masing-masing tema: –Tema A: fokus pada aspek manajemen perguruan tinggi, mencakup antara lain kebijakan, kelembagaan, sistem pengelolaan yang saat ini berjalan dan kinerjanya, kualitas sumberdaya manusia dan sarana serta prasarana pada unit-unit terkait. –Tema B: evaluasi mendalam atas prodi yang diajukan, khususnya menyangkut mutu (input, proses, ouput), relevansi dan perluasan akses. –Tema C: tekanan pada rekam jejak program penelitian dan layanan masyarakat serta kerja sama pada unit terkait dengan industri atau pemerintah daerah. –Tema D: fokus pada rekam jejak reputasi akademik yang relevan dengan program unggulan yang diajukan.

10. Bab 5: Usulan program pengembangan (maksimum 20 halaman) Bagian ini berisi usulan program dan rincian aktivitas. –Merupakan program detail yang dikembangkan dari “Rancangan Global Program Pengembangan” [Bab 3, Proposal Awal], –Aktivitas pada masing-masing tema merupakan rincian dari “Deskripsi ringkas program pengembangan untuk masing-masing tema yang diajukan pada proposal awal”, –Aktivitas yang diusulkan dapat melibatkan lebih dari satu unit dan/atau program studi, –Merupakan program perguruan tinggi, bukan kompilasi dari aktivitas masing-masing unit terkait, –Perhatikan komentar reviewer atas Proposal Awal

Bab 5: Cont’ Deskripsi setiap usulan aktivitas disarankan mengikuti struktur: –judul aktivitas, latar belakang, rasional, tujuan, mekanisme dan rancangan, jadwal pelaksanaan, indikator aktivitas (serta indikator kinerja utama yang relevan), sumberdaya yang dibutuhkan, keberlanjutan, unit terkait dan penanggung jawab kegiatan. –Deskripsi aktivitas harus sejalan dengan tema –Hindari aktivitas yang bernuansa investasi Khusus untuk Tema C, usulan program diharapkan memuat suatu business plan yang menjelaskan secara rinci (income and expenditures) anggaran tahunan untuk minimal 3 tahun operasi.

11. Bab 6: Rekapitulasi Anggaran Merupakan usulan anggaran total institusi yang didasarkan atas usulan anggaran di setiap aktivitas pada masing-masing tema. Rekapitulasi anggaran mengikuti Lampiran 4, 5, 6, 7, dan 8. Perhatikan pagu anggaran dan eligible cost component utk masing-masing tema. Perhatikan relevansi anggaran dengan mekanisme dan rancangan kegiatan yang diusulkan. Perhatikan kemampuan menyediakan dana pendamping. Untuk Tema B: antisipasi beasiswa utk program peningkatan akses pasca PHKI. Khusus utk Tema C, pernyataan dari mitra untuk turut mendanai program yg diajukan harus disertakan.

12. Lampiran Bagian ini memuat antara lain: –Rincian usulan anggaran untuk masing-masing komponen pembiayaan, –Tanggapan atas komentar reviewer, –TOR, –Kesediaan Mitra (Pemda atau industri) utk Tema C, –MoU dengan SMA utk program peningkatan akses –Data pendukung LED (termasuk data rekam jejak utk Tema C dan D) –….. dll.

Kriteria Penilaian Komitmen institusi pada Good University Governance (15%) Kualitas laporan evaluasi diri (25%) Mutu dan relevansi program yang diusulkan (40%) Kelayakan implementasi dan keberlanjutan program yang diajukan (20%)

Program A: Komponen Biaya pelatihan tak bergelar bagi tenaga non- akademik, tenaga ahli baik individu maupun firma, sarana dan prasarana untuk pengelolaan perguruan tinggi, infrastruktur Teknologi Informasi (termasuk koneksi ke jejaring INHERENT), dan lokakarya internal.

Program B: Komponen Biaya pendidikan bergelar dalam negeri bagi dosen, pelatihan tak bergelar bagi dosen atau teknisi/laboran, pembelian peralatan laboratorium atau perkuliahan, renovasi ruang kelas atau laboratorium, furniture untuk ruang kelas atau laboratorium atau perpustakaan, pembelian buku dan langganan jurnal, mendatangkan tenaga ahli pada bidang keahlian yang sesuai dengan program studi yang diusulkan, dan pemberian beasiswa untuk biaya hidup mahasiswa program perluasan akses.

Dana Pendamping Kecuali untuk Program C, besarnya dana pendamping adalah 10% dari besarnya anggaran yang diajukan utk didanai dikti Untuk Program C: Dikti hanya membiayai maks 50% dari total biaya yang dibutuhkan