Penyusunan Personalian Pertemuan 11 Penyusunan Personalian

Penyusunan Personalia Organisasi Penyusunan Personalia adalah fungsi manajemen berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan dan pengembangan anggota-anggota organisasi. Proses penyusunan personalia (staffing process) adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan terus-menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi tepat dan pada waktu yang tepat.

1. Perencanaan Sumber Daya Manusia Perencanaan personalia mencakup semua kegiatan yang dibutuhkan untuk menyediakan tipe dan jumlah karyawan secara tepat dalam pencapaian tujuan organisasi. Ada tiga bagian perecanaan personalia : Penentuan jabatan yang harus diisi, kemampuan yang diibutuhkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan dan berapa jumlah karyawan yang yang dibutuhkan. Pemahaman pasar tenaga kerja dimana karyawan potensial berada. Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan

Penentuan kebutuhan Jabatan Penyusunan personalia organisasi dimulai dengan : Penentuan tujuan dan rencana organisasi Menentukan spesifikasi jabatan (job specifications), jenis jabatan yang dilaksanakan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakannya. Organisasi meng-estimasi jumlah karyawan total yang dibutuhkan selama periode tertentu di masa mendatang Mempertimbangkan persediaan karyawan yang telah tersedia untuk melaksanakan berbagai pekerjaan. Menetapkan berbagai jenis program kegiatan Penentuan spesifikasi jabatan, melalui penggunaan suatu proses yang disebut analisis jabatan (job specifications), jenis-jenis jabatan yang dilaksanakan dan keterampilan, tanggung jawab, pengetahuan, wewenang, lingkungan dan antara hubungan yang terlibat dalam setip jabatan. Hasil analisa jabatan ini berupa deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan.

Deskripsi Jabatan adalah pernyataan tertulis yang meliputi tugas, wewenang, tanggung jawab dan hubungan lini (baik keatas maupun ke bawah). Spesifikasi Jabatan adalah merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan kualitas minimum karyawan yang dapat diterima agar mampu menjalankan suatu jabatan dengan baik. Spesifikasi jabatan berisi : Identitas jabatan, kondisi pekerjaan suatu jabatan, dan kualifikasi personalia (persyaratan kerja)

2. Penarikan dan Seleksi karyawan Penarikan Personalia (recruitment), berkenaan dengan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Penarikan menyangkut usaha untuk memperoleh karyawan dalam jumlah yang tepat dengan kemampuan yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan yang bersedia. Metode-metode penarikan yang biasa digunakan, meliputi pengiklanan, leasing (penggunaan tenaga honorer), rekomendasi dari karyawan yang sudah bekerja (employee referals), penarikan lewat lembaga pendidikan, kantor penetapan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.

3. Seleksi Personalia Seleksi adalah pemilihan seseorang dari kelompok karyawan potensial untuk melaksanakan suatu jabatan tertentu. Prosedur seleksi, untuk membandingkan pelamar dengan spesifikasi jabatan tersedia.

Langkah-langkah dalam prosedur seleksi : Wawancara pendahuluan Pengumpulan data-data pribadi (biografi-CV) Pengujian (testing) Wawancara yang lebih mendalam mengenai kepribadian Pemeriksaan referensi-referensi prestasi. Pemeriksaan kesehatan (Keterangan dokter) Keputusan pribadi (Penawaran pekerjaan) Orientasi jabatan

Faktor-faktor yang mempengaruhi prestasi karyawan Latar belakang pribadi: Mencakup pendidikan dan pengalaman kerja Bakat dan minat (aptitude dan interest): Untuk memperkirakan minat dan kapasitas / kemampuan seseorang Sikap dan kebutuhan (attitudes and needs): Untuk meramalkan tanggung jawab wewenang seseorang. Kemampuan analitis dan manipulatif: Untuk mempelajari kemampuan pemikiran dan penganalisaan Keterampilan dan kemampuan teknik: Untuk menilai kemampuan dalam pelaksanaan aspek-aspek teknik, pekerjaan Kesehatan, tenaga dan stamina: untuk melihat kemampuan fisik seseorang dalam pelaksanaan pekerjaan.

4. Orientasi Karyawan Baru / Tahap Induksi Merupakan kegiatan pengenalan dan penyesuaian karyawan baru dengan organisasi. Proses ini merupakan proses yang penting karena suatu pekerjaan baru adalah sulit dan penyebab frustasi bagi karyawan baru.

5 Latihan dan Pengembangan Karyawan Tujuan latihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektivitas kerja karyawan dalam mencapai hasil kerja yang telah di tetapkan Peningkatan efektivitas kerja dapat dilakukan dengan latihan / training dan pengembangan (development) Latihan dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan keterampilan-keterampilan teknik pelaksanaan tertentu, terinci dan rutin. Pengembangan mempunyai ruang lingkup lebih luas dalam pengembangan dan peningkatan kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian. Pengembangan dibutuhkan untuk menyesuaikan diri dengan kemajuan teknologi.

6. Pemberian Kompensasi Kepada Karyawan. Kompensasi : adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan sebagai motivator untuk pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang. Di dalam pemberian konpensasi manajemen perlu memperhatikan prinsip keadilan. Para karyawan menilai keadilan pemberian melalui pembandingan besarnya kompensasi dengan karyawan lain. Karyawan akan menerima perbedaan pengupahaan/gaji yang dise-suaikan berdasarkan perbedaan tanggung jawab, kemampuan, pengetahuan, produktivitas atau kegiatan-kegiatan manejerial.

Penentuan kompensasi Kebijaksanaan dan praktek manajemen ditentukan oleh interaksi dari 3 faktor : 1. Kesediaan membayar 2. Kemampuan membayar perusahaan Tergantung pada pendapatan dan laba yang diraih, dimana hal ini tergantung pada produktivitas karyawan. Penurunan produktivitas karyawan dan inflasi akan mempengaruhi pendapatan nyata karyawan 3. Persyaratan-persyaratan pembangunan Dalam jangka pendek pengupahan dan penggajian sangat tergantung pada tekanan eksternal dari pemerintah, organisasi karyawan (serikat buruh), kondisi permintaan dan penawaran tenaga kerja (collective bar- gaining) dan para pesaing.

Bentuk-bentuk pembayaran 1. Dibayar berdasarkan jam kerja yang diterima pada hari minggu, bentuk pembayaran ini disebut upah harian. 2. Dibayar dengan bentuk gaji tetap, setiap minggu, bulan atau tahun. 3. Bentuk upah insentif (bonus, komisi), dipakai pada karyawan bagian produksi dan penjualan. 4. Rencana pembagian laba (profit sharring), dimana karyawan menerima sejumlah prosentase tertentu dari laba perusahaan sebagai pendapatan ekstra.

Pemeliharaan Kesehatan dan Keamanan Perusahaan memperhatikan hal ini untuk memberikan kepada karyawan, kondisi kerja yang lebih sehat dan lebih aman serta lebih bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan tersebut, terutama bagi perusahaan yang mengalami tingkat kecelakaan yang tinggi. Program ini dapat dilakukan antara lain dengan penyediaan dokter dan klinik kesehatan perusahaan, pengaturan tempat kerja yang sehat dan aman, penyediaan alat-alat pengamanan (alat pemadam, klinik kesehatan 24 jam dll).