KOMUNIKASI BISNIS DAN SUSIAL II Business Communication Oleh: PUTRI SRINADI,SE, MM.KOM. SEKOLAH TINGGI ILMU MANAJEMEN INFORMATIKA DAN TEKNIK KOMPUTER ( STIMIK ) S T I K O M B A L I

LATAR BELAKANG DAN PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS PERTEMUAN I LATAR BELAKANG DAN PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS

LATAR BELAKANG DAN PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS LATAR BELAKANG PENYELENGGARAAN KOMUNIKASI DENGAN PASAR KONSEP DASAR KOMUNIKASI BISNIS DAN PERANANNYA TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS KOMPONEN-KOMPONEN DALAM KOMUNIKASI KOMUNIKASI TATAP MUKA

1. Latar Belakang Penyelenggaraan Komunikasi Dengan Pasar. Perkembangan komunikasi sejalan dgn kemajuan masyarakat. Dengan berkembangnya perekonomian dan perkembangan masyarakat serta dunia bisnis maka perhatian thd komunikasi menjadi semakin besar. Kehadiran komunikasi bisnis semakin dibutuhkan suatu organisasi atau perusahaan, karena menyangkut bbrp hal yaitu:

Dinamika organisasi/perusahaan semakin besar dan berkembang Persaingan antar organisasi/perusahaan terasa semakin ketat. Tuntutan, keinginan dan harapan publik (masyarakat) thd informasi semakin tinggi. Publik/masyarakat semakin kritis. Perkembangan teknologi komunikasi yg sangat luar biasa. Besarnya pengaruh opini publik,citra,sikap thd suatu organisasi semakin besar. Ditunjang media masa yg berpengaruh terhadap pembentukan opini publik Organisasi tak mungkin berdiri sendiri tanpa dukungan publik.(diadaptasi dari Soemirat dan Ardianto,2002)

Menurut Vik & Gilsdorl,dlm Haryani (2001) Komunikasi dlm dunia bisnis dpt dilakukan: tenaga penjual, penerima telpon atau dgn menggunakan surat resmi dari perusahaan. Konsumen yg diperlakukan dgn baik akan melakukan transaksi ulang dgn perusahan maka perusahaan terus memperhatikan dgn komunikasi lisan maupun tertulis.

Komunikasi bisnis mempunyai karakteristik sbb: Pesan bisnis yg terkandung disusun utk audience yg membutuhkan informasi. Pesan bisnis disusun dgn pertimbangan batasan waktu dan biaya. Pesan bisnis disusun utk lebih dari satu tujuan. Pesan bisnis hrs memperhatikan nada dan pengaruhnya thd audience.

Ada 5 persyaratan (kualifikasi) dlm melakukan komunikasi bisnis Ability to communicate (kemampuan berkomunikasi) Ability to organize (kemampuan mengorganisasikan) Ability to get on with people (kemampuan membina relasi/bergaul,menciptakan net working. Personality integrity (memiliki kepribadian utuh/jujur dan profesional. Imajination (memiliki imajinasi yg kuat). ** diadaptasi dari Soemirat dan Ardianto (2002)**

Perbedaan Komunikasi bisnis dgn komunikasi yg lainnya. Business communication is gool oriented (berorientasi tujuan dan praktis). Business communication takes place in real time (menempatkan diri pd waktu yg tepat dan pasti). The communicator, not the audince, is responsible for successful communication (komunikator bukan khalayak, bertanggung jawab thd keberhasilan komunikasi) A Business message should present the communicator and her company in a favorable light ( pesan akan mencerminkan komunikator dan perusahaannya dpt memberikan keuntungan).

2. Konsep Dasar Komunikasi Bisnis dan Peranannya. Dunia usaha dan bisnis atau sektor kehidupan lainnya tdk akan dpt berjalan sbgmn mestinya tanpa “Komunikasi” Komunikasi itu dpt mengubah opini, sikap dan perilaku. Arus komunikasi bisnis adalah perpaduan antara komunikasi top down dan bottom up. Perubahan sosial dlm dunia bisnis menuntut pelaku bisnis utk meningkatkan etika komunikasi bisnis agar tdk menimbulkan mafia dan kriminal bisnis dlm masyarakat. Seorang akademisi mengibaratkan komunikasi ini sbg mobil cantik yg banyak diminati. Organisasi, ekonomi dan bisnis adalah komunikasi. Tanpa komunikasi tidak akan ada bisnis.

3. Tujuan Komunikasi Bisnis Apapun bentuk organisasinya,komunikasi akan berfungsi sbg: 1). Informatif. Pimpinan dan anggota org butuh informasi utk menyelesaikan tugasnya sesuai tujuan. 2). Regulatory. Komunikasi berfungsi sbg pengatur/pengendali berupa peraturan, prosedur, perintah, laporan. 3). Persuasif. Komunikasi berfungsi, membujuk mengajak orang agar mengikuti, ide, gagasan, tugas dan keinginan. 4). Integratif. Komunikasi berfungsi utk organisasi yg terbagi menjadi bbrp bgn , tetap menjadi satu kesatuan. 5). Instruktif. Komunikasi berfungsi utk memberikan instruksi oleh mereka yg mempunyai wewenang.

Penentuan Tujuan Pesan Bisnis Pesan bisnis dpt menciptakan nilai tambah dan mampu meningkatkan citra perusahan Utk menciptakan goodwill setiap pesan hendaknya memiliki tujuan yg jelas, dpt diukur dan tdk bertentangan dgn tujuan organisasi.

Hubungan Antara Partisipasi Komunikan dgn Kendali Komunikator(Bovee dan Thill,2003) Tujuan hubungan tsb adalah utk: memberi informasi, membujuk dan mengajak kerjasama. Utk memberi informasi: makin rendah partisipasi komunikan maka diperlukan kendali komunikator makin tinggi. Utk membujuk: bila partisipasi komunikan sedang, maka diperlukan kendali komunikator yg sedang pula. Utk mengajak kerjasama: makin tinggi partisipasi komunikan maka kendali komunikator makin rendah.

4. Komponen-komponen Dlm Komunikasi Bisnis Siapakah publik dari Komunikasi Bisnis ? Komunikasi bisnis mencakup semua aspek dari: “sharing ideas in business” maka publik dari kombis adalah semua stakeholders dari perusahaan. Stakeholders perusahan scr konvensional dibagi dua: publik internal dan eksternal.

Publik Internal terdiri dari: Employess / para pegawai Stockholders / para pemegang saham Publik Eksternal adalah: - Kommunity / masyarakat sekitar - Pemerintah / pusat dan daerah - Suppliers / para penyalur - Consumers/custumers; /konsumen/pelanggan - Financial institutions / mitra bisnis - Competitors / pesaing

Ada 5 Lingkup Pokok Komunikasi Bisnis 1). Bentuk komunikasi: oral,written,gestural dan signal communication. 2). Keterampilan komunikasi: merasa, mendengar, membaca, mengobservasi, menghayati, berpikir, memahami. 3). Faktor psikologis:personality, appearance/ penampilan, reputasi, dressing, maturity. 4). Proses komunikasi: sumber, pesan, komunikator,Komunikan, channel, effect. 5). Ilmu-ilmu penunjang: bahasa, psikologi, sosiologi, teknologi.

5. Komunikasi Tatap muka Komunikasi yg paling efektif adalah kom langsung dgn cara tatap muka. Oral communications bisa dilakukan face to face, dgn komunikasi antar persona, dgn kelompok, ataupun komunikasi massa baik mel media umum maupun mel media massa, baik lisan maupun tertulis. Komunikasi tatap muka atau face to face communication dapat dilakukan melalui wawan cara atau interview. Wawancara adalah bentuk komunikasi dua arah ( two-way communucation ).

PERTEMUAN II JENIS JENIS KOMUNIKASI 1.Komunikasi Menurut Cara Penyampaian 2.Komunikasi Menurut Perilaku 3.Komunikasi Menurut Maksudnya 4.Komunikasi Menurut Ruang Lingkup 5.Komunikasi Menurut Aliran Informasi 6.Komunikasi Menurut Jaringan Kerja 7.Komunikasi menurut Peranan Individu 8.Komunikasi Menurut Jumlah yang berkomunikasi.

1.Komunikasi Menurut Cara Penyampaian Cara penyampaian Komunikasi terdiri atas saluran kom lisan (oral communication) dan komunikasi tertulis (written communication). Masing-masing saluran memiliki beberapa media utk memindahkan pesan dari pengirim ke penerima. Komunikasi lisan merupakan komunikasi yg paling banyak digunakan dlm bisnis. Mis: kom tatap muka, mel telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, presentasi bisnis Saluran ini disukai krn: sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis, memiliki kemampuan yg tinggi dlm memberikan feedbeack. Dlm komunikasi massa dpt digunakan media elektronik: radio, film, tv, komputer, vidio cassett/tape, teleconference.

Saluran Komunikasi Tertulis Pesan tertulis dlm bisnis dpt berbentuk: surat, memo, proposal dan laporan dgn mempertahankan nada yang sopan dan bersahabat. Pesan tertulis dpt ditulis tangan atau dgn bantuan media elektronik: mesin faks, telegram, e-mail, SMS, pos biasa.

2. Komunikasi Menurut Perilaku Norma kelompok merupakan perilaku standar yg diterima kelompok utk anggotanya (Hanafi dlm Haryani,2001). Dgn demikian, norma menentukan batas wilayah antara perilaku yg diterima dan yg tdk diterima kelompok.

3. Komunikasi Menurut Maksudnya Apapun bentuk organisasi, komunukasi akan berfungsi: 1.Informatif  menginformasikan 2.Regulatory  mengatur 3.Persuasif  mengajak 4.Integratif  menyatukan 5.Instruktif  memerintahkan Menurut Bovee dan Thill,(2003) tujuan umum kombis: (1) Informming, (2) Persuading/membujuk dan (3) Collaborating.

4. Komunikasi Menurut Ruang Lingkup Komunikasi merupakan hal yg sangat fundamental dlm kehidup manusia. Peristiwa komunikasi bisa terjadi dimana-mana. Mis: Menyalakan TV dgn menekan tombol listrik (engineering communication), dua ekor burung saling bercengkrama (animal communication), hubungan antar sel pd saat makhluk hidup bernafas (cell communication), dan komunikasi antar manusia (human communication)

5. Komunikasi Menurut Aliran Informasi Ditinjau dari sudut formalitas, saluran komunikasi terdiri atas: saluran formal dan saluran informal. Saluran komunikasi formal merupakan saluran komunikasi resmi yg mengikuti rantai komando dlm struktur org. Komunikasi formal bisa terjadi secara vertikal maupun horizontal / lateral. Saluran kom informal mengabaikan hierarki organisasi. Komunikasi informal sering disebut: desas desus, rumor atau selentingan. Kombis bisa berupa komunikasi internal, eksternal, bersifat formal maupun informal, dpt berbentuk verbal maupun nonverbal.

6. Komunikasi Menurut Jaringan Kerja 1. Komunikasi Internal dalam Organisasi: - dengan / antar karyawan. - dengan pemegang saham / investor. 2. Komunikasi Eksternal dlm Organisasi: - dengan Konsumen, masyarakat, audien, pelanggan - dengan pemasok / penyalur - dengan pemerintah, regulator - dengan mass media, media cetak & elektronik - dengan kompetitor - dengan asosiasi - mitra bisnis, lembaga keuangan.

7. Komunikasi Menurut Peranan Individu Dlm rapat, setiap individu akan memainkan peran tertentu yg membantu kelompok utk mencapai tujuan. Dlm hal ini terdapat 3 jenis peran: yaitu peran yg berorientasi pd diri sendiri, peran yg berhubungan dengan kelompok dan peran sebagai fasilitator ( Bovee dan Thill,1995 )

a. Peran yg berorientasi pd diri sendiri (self oriented roles): peran yg dimotivasi oleh kebutuhan pribadi seseorang. Misal, seorang peserta rapat yg bersifat controlling, yaitu mendominasi rapat dgn menunjukkan superioritasnya.

b. Peran yg berhubungan dgn kelompok (group maintenance roles): Dlm rapat seorang berpikir dan bertindak dgn memberi sumbangan utk mencapai tujuan. Mis: memberi tanggapan positif dgn alasan rasional dan memperhatikan secara nonverbal kearah audience.

c.Peran sebagai fasilitator (task facilitating roles): menunjukkan hubungan antara ide-ide dari para peserta, mengklarifikasi isu atau lontaran pendapat , dan meringkas pendapat-pendapat dari peserta lain.

8. Komunikasi Menurut Jumlah Yang Berkomunikasi Memperhatikan pendapat para pakar, dpt diuraikan 5 tipe / tingkatan komunikasi: 1) .Intrapersonal Communication (Komunikasi dgn diri sendiri): Proses komunikasi yg terjadi di dlm diri individu krn seseorang memberi arti thd suatu objek yg diamati atau terbetik dlm pikirannya sendiri. ( Atau suatu aktifitas internal monolog.)

Komunikasi dgn diri sendiri berfungsi: mengembangkan kreativitas, imajinasi, memahami dan mengendalikan diri sendiri serta meningkatkan kematangan berpikir sebelum mengambil keputusan.

2).Interpersonal Communication (Komunikasi Antar Pribadi ) Adalah proses komunikasi yg berlangsung antara dua orang atau lebih. Fungsi komunikasi itu adalah utk meningkatkan hubungan insani (human relations), menghindari dan mengatasi konflik pribadi, mengurangi ketidak pastian, serta berbagi pengetahuan dan pengalaman dgn orang lain.

3). Small Group Communication (Komunikasi kelompok Kecil) Adalah komunikasi yg berlangsung antara tiga orang atau lebih secara bertatap muka atau menggunakan alat utk membantunya. Tipe ini juga sering disebut komunikasi antar pribadi.

4). Mass Communication (Komunikasi massa) Dlm komunikasi massa, pesan dikirim dari sumber lembaga kpd khalayak yg bersifat massal melalui alat-alat mekanis , seperti televisi, radio, surat kabar, atau film. Ciri-ciri kom massa: - pesan bersifat terbuka. - penerima adalah khalayak yg variatif - pesan dikirim mel media massa - pesan berlangsung satu arah, cepat,luas - Fungsi menyebarluaskan informasi.

5). Public Communication (Komunikasi Publik) Biasa disebut komunikasi pidato, kolektif, retorika, public speaking atau audience communication. Ciri-ciri Komunikasi publik: - Pesan utk khalayak melalui tatap muka - Pesan berlangsung kontinu - Interaksi sangat terbatas - Pesan disiapkan dgn matang ** ( Berfungsi: utk menumbuhkan semangat kebersamaan/solidaritas, mempengaruhi orang lain, memberi informasi, mendidik n menghibur.