Pertemuan 7 Proyek Sistem Informasi Viska Armalina, ST., M.Eng Fase Perencanaan - 2 Pertemuan 7 Proyek Sistem Informasi Viska Armalina, ST., M.Eng

Rencana Sumber Daya Manusia

Metode Estimasi Bottom-Up Latar belakang : - Tidak ada data dan informasi historis sebelumnya. - Manajer proyek baru pertama kali menangani proyek/tidak ada pengalaman untuk proyek sejenis. Solusi : Melakukan WBS lalu menetapkan tasks kepada setiap personel pelaksana lalu setiap personel tersebut memberikan estimasi untuk setiap task yang menjadi tanggung jawabnya.

Metode EstimasiTop Down Manajer proyek yang melakukan estimasi (setelah rapat dengan tim-nya), lalu membagikannya dalam WBS. Jika tim terdiri dari personel-personel yang sudah berpengalaman dalam menangani task yang diserahkan kepada mereka, maka lebih mudah menggunakan Metode Bottom Up. Jika tidak, manajer proyek yang melakukan estimasi (Metode Top Down).

Rencana Sumberdaya Manusia - 1 Setelah melakukan WBS, langkah selanjutnya adalah Task Assignment atau alokasi setiap task kepada masing-masing pelaksananya. Dalam fase perencanaan, tim sudah solid dan tidak ada penyusunan ulang lagi, terutama dalam hal organisasi proyek dan pelaksana proyek. Apabila sudah memasuki estimasi waktu, jika personel suatu task diganti orang lain yang tidak memiliki keahlian setara, durasi task yang sudah dialokasikan bisa tidak sesuai, sehingga delivery akan gagal dilakukan tepat waktu.

Rencana Sumberdaya Manusia - 2 Hal penting yang harus diperhatikan dalam menyusun struktur organisasi proyek adalah Jangan sampai terjadi birokrasi yang panjang. Solusi : Dengan memecah proyek menjadi beberapa sub-proyek dengan struktur organisasi dan tujuan sendiri namun tetap berinteraksi dengan manajer proyek utama untuk mencapai tujuan utama.

Dua Faktor Penting Dalam Menyusun Struktur Organisasi 1. Spesialisasi Pada penguraian proyek dalam WBS, setiap task akan dilaksanakan oleh satu orang atau tim yang punya spesialisasi, dari sisi fungsionalitas task dan dari sisi pelaksananya. 2. Koordinasi Anggota tim juga harus terkoordinasi dengan baik sehingga ada kerjasama dan interaksi yang baik antar anggota tim.

Rencana Keuangan

Rencana Keuangan- Pendahuluan Perhitungan anggaran untuk proyek SI dilakukan dengan estimasi yang didasarkan pada jangka waktu pelaksanaan. Jika proyek yang dilakukan bersifat komersial, harus dialokasikan juga nilai keuntungan perusahaan pelaksana proyeknya.

Menyusun Rencana Keuangan -1 1. Manajer Proyek harus membandingkan nilai proyek dengan nilai total biaya proyek. - Jangan sampai melebihi anggaran/tidak berimbang. 2. Manajer Proyek harus memastikan kapan waktu dimana harus menerima dan mengeluarkan dana proyek. - memastikan periode pembayaran honor setiap anggota + honor khusus. - alokasi biaya-biaya lain, seperti transportasi dari/ke lokasi proyek, sewa tempat, pembelian hardware, peralatan, honor lembur, konsumsi rapat.

Menyusun Rencana Keuangan -2 3. Manajer Proyek juga harus mempersiapkan staf administrasi proyek untuk mengupdate laporan keuangan proyek saat proyek sudah berlangsung. 4. Manajer Proyek meminta pengesahan dari pihak Steering Committee untuk pertanggungjawaban setelah proyek selesai, bahwa semua pengeluaran sudah mengikuti anggaran yang telah disahkan. (Perlu juga disertai keterangan tambahan jika terjadi perubahan kondisi pelaksanaan proyek).

Rencana Kualitas

Langkah-Langkah Menyusun Rencana Kualitas - 1 1. Definisikan kualitas yang diharapkan dari deliverables proyek. - berikan batasan-batasan kualitas deliverables proyek sesuai dengan requirements yang telah ditetapkan dalam lingkup proyek. 2. Tentukan kriteria pemenuhan kualitas dan standar pencapaiannya. - Definisi kualitas harus memenuhi kriteria sesuai requirements  ada standar yang menjadi tolok ukur setiap proses yang dilakukan untuk memenuhi kriteria kualitas.

Langkah-Langkah Menyusun Rencana Kualitas - 2 3. Definisikan proses yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan kualitas. - definisikan bagaimana proses pelaksanaan yang sesuai standar kriteria  membuat garis besar pelaksanaan proyek. 4. Deskripsikan Quality Assurance dan cara melakukan kontrol kualitas. - kontrol dilakukan agar proyek tetap sesuai standar kualitas - quality assurance terhadap deliverables apakah sudah memenuhi kriteria kualitas/belum  sehingga bisa dievaluasi kembali.

Rencana Resiko

Rencana Resiko Daftar semua resiko yang telah teridentifikasi pada fase inisialisasi. Urutan resiko berdasarkan kemungkinan terjadinya. Urutan resiko berdasarkan dampak yang mungkin ditimbulkan bila terjadi. Urutan resiko berdasarkan prioritas penanganannya. Tindakan yang harus dipersiapkan untuk mengurangi potensi terjadi resiko. Tindakan yang harus dipersiapkan bila terjadi resiko untuk mengurangi dampak yang merugikan. Proses untuk menangani resiko selama proyek berlangsung.

Sumber-Sumber Resiko - 1 Komunikasi  kesenjangan komunikasi Implementasi requirements yang sudah tidak berlaku lagi  ada resiko penolakan. Lingkup proyek tidak didefinisikan dengan baik. Bugs dari program yang sedang dibangun  Seharusnya bisa dideteksi bila proses testing dan QA dijalankan dengan baik. Penantian panjang terhadap sesuatu  WBS /penjadwalan tidak dilakukan dengan baik.

Sumber-Sumber Resiko - 2 6. Pekerjaan secara parsial akibat WBS tidak dilakukan dengan baik dan terjadi perubahan yang menyebabkan pekerjaan tidak bisa dilakukan sampai tuntas. 7. Proses-proses yang tidak perlu, tapi dimasukkan ke WBS. 8. Jadwal dan anggaran yang tidak realistis  resiko proyek gagal dan resiko kekurangan dana.

Rencana Penerimaan

Definisi Penerimaan Persetujuan dari klien bahwa deliverables proyek sudah sesuai dengan kriteria kualitas yang disepakati dan berdasarkan batasan- batasan proyek, yaitu : waktu penyelesaian, lingkup proyek, dan biaya yang digunakan.

Rencana Penerimaan terdiri dari : 1. Daftar dari milestones yang harus dicapai dan deliverables yang harus dihasilkan dari keseluruhan proyek. 2. Semua kriteria dan standar penerimaan terhadap deliverables yang ditentukan oleh klien. 3. Penjelasan bagaimana deliverables akan ditinjau (review) untuk diputuskan apakah sudah sesuai kriteria dan standar atau belum. 4. Proses untuk mendapatkan penerimaan dari klien terhadap deliverables yang dihasilkan.

Langkah-langkah Menyampaikan Deliverables Agar Diterima Klien - 1 1. Pendekatan pada klien untuk mendapatkan kriteria dan standar yang jelas agar dapat diterima oleh mereka. - perlu dukungan dari steering committee 2. Komunikasikan dengan klien tentang pencapaian setiap milestones yang menghasilkan deliverables agar dapat ditinjau. 3. Lakukan proses penerimaan secara formal disertai pengesahan dari pihak yang berkompeten, tidak hanya ke pengguna saja.

Langkah-langkah Menyampaikan Deliverables Agar Diterima Klien - 2 4. Jika ada penolakan, lakukan pembenahan pada proses dan perbaikan pada deliverables agar bisa diajukan kembali ke klien.  butuh dukungan steering committee lagi. 5. Proyek bisa diakhiri dengan tenang jika seluruh proses penerimaan berjalan lancar sesuai kriteria dan standar yang telah ditetapkan.

Rencana Komunikasi berisi berbagai informasi yang harus disampaikan kepada seluruh stakeholder proyek agar mereka mendapat status dari proyek yang sedang dilaksanakan.

Rencana Komunikasi terdiri atas: Jenis informasi yang dibutuhkan oleh setiap bagian stakeholder proyek. Jadwal distribusi informasi, metode komunikasi yang digunakan bagaimana, dalam bentuk apa? Daftar personel yang dilibatkan dalam penyediaan informasi dan menyampaikan komunikasi tersebut. Proses yang mengatur komunikasi  bagaimana informasi dikumpulkan, dikelola, didistribusikan.

Rencana Pengadaan

Rencana Pengadaan berisi : (1) Rincian produk yang akan dibeli dari vendor/pemasok (termasuk deskripsi dan spesifikasi teknis + informasi alasan pengadaan produk tersebut). Informasi ketersediaan produk yang akan dibeli apa masih ada atau tidak, bagaimana prosedur pengadaannya. Jadwal pengadaan produk disesuaikan dengan jadwal proyek sehingga tidak terjadi penundaan karena ketidaktersediaan produk pada waktunya.

Rencana Pengadaan berisi : (2) 4. Perlu/tidak dilakukan proses tender untuk pengadaan ini, apakah proses tersebut mengikuti prosedur organisasi klien/prosedur proyek. 5. Jika ada vendor yang direkomendasikan, sertakan informasi detail yang mendukung rekomendasi tersebut. Rencana-rencana tersebut didokumentasikan dalam dokumen perencanaan proyek.