INFORMASI EKSEKUTIF DAN SISTEM PENDUKUNG OLEH IR. INDRAWANI SINOEM, MS.

1. KONSEP DASAR Executive Information Systems (EIS) juga dikenal sebagai Executive Support System (ESS) adalah teknologi baru yang muncul untuk menanggapi situasi dimana baik MIS maupun tambahan dari DSS tak mampu lagi mendukung para eksekutif organisasi/institusi.

EIS dan ESS memiliki arti yang berbeda untuk orang-orang yang berbeda pula. Dalam banyak kasus, 2 istilah ini dapat saling dipertukarkan : a. EIS adalah sistem berbasis komputer yang melayani informasi yang dibutuh- kan oleh para eksekutif puncak. Menyediakan akses cepat informasi se- tiap saat dan akses langsung ke lapor- an manajemen.

EIS sangat user-frendly, didukung oleh grafis, dan menyediakan laporan pe- ngecualian (expecting reporting) dan kemampuan drill down (lengkap, detail, dan menyeluruh). Ia juga mudah di- koneksikan dengan servis informasi online dan e-mail. Catatan : drill down adalah kemampuan penting yg men- jadikan user dapat mengurai data sampai ke detailnya.

Contoh : laporan harian perusahaan dapat didrill down untuk menemukan penjualan harian dalam satu wilayah, atau berdasarkan produk, atau berda- sarkan penjualannya. ESS adalah sistem pendukung menyelu-ruh yang berada di bawah EIS yang men-dukung komunikasi, otomasi kantor, dukungan analisis, dan intelijen.

EIS dibutuhkan karena : 1. Eksternal : - Meningkatnya kompetisi - Lingkungan yang berubah cepat - Kebutuhan untuk lebih proaktif - Kebutuhan untuk mengakses data- base eksternal - Meningkatnya regulasi pemerintah.

2. Internal : - Kebutuhan akan informasi tersedia setiap saat - Kebutuhan akan komunikasi yang harus semakin baik - Kebutuhan akan akses ke data opera- sional - Kebutuhan akan update status secara cepat pada aktivitas-aktivitas yang berbeda

- Kebutuhan akan efektivitas yg harus semakin meningkat - Kebutuhan agar dapat mampu meng- identifikasi kecendrungan/tren historis - Kebutuhan akan akses ke database perusahaan - Kebutuhan akan informasi yang lebih akurat.

2. SIFAT DASAR PEKERJAAN EKSEKUTIF Peran manajer dapat dipilah dalam tiga katagori : a. Interpersonal : pemimpin, penghubung b. Informational : mengawasi, penyebar informasi, juru bicara. c. Decisional : wiraswasta, orang yang menangani kerusuhan/masalah, pemi- lah sumberdaya, negosiator.

Pekerjaan eksekutif, dalam hubungannya dengan peran yang bersifat keputusan, dibagi dua fase. Fase I adalah identifikasi masalah dan/ atau peluang yang ada. Fase II adalah keputusan mengenai apa yang harus dikerjakan mengenai hal itu. Kondisi tersebut dapat digambarkan seba-gai berikut :

Evaluation of Information External Enviroment Internal Enviroment Scanninig Scanning Evaluation of Information Qualitative Analysis Quatitative Analysis Interpretation is there a problem (opportunity) ? Yes Input for decision making Phase I Decision : What to do about the problem (opportunity) Phase II

3. KEBUTUHAN INFORMASI EKSEKUTIF Tujuan dasar EIS adalah mendukung fase I dari proses yang telah disebutkan dalam subbab sebelumnya. Metode untuk menemukan informasi yang dibutuhkan : 1. Menanyakan kepada eksekutif senior mengenai pertanyaan apakah yang akan ditanyakan oleh mereka setelah mereka kembali dari liburan 3 minggunya.

2. Menggunakan metodologi CSF 3. Mewancarai semua manajer senior utk menentukan data terpenting apakah yg mereka fikirkan. 4. Mendaftarkan semua tujuan utama dlm rencana jangka pendek dan panjang serta mengidentifikasikan informasi yg akan diperlukan.

5. Menanyakan kepada eksekutif informasi apakah yang sedikit banyak mereka perlukan dalam persaingan usaha yang mereka lihat. 6. Baik melalui proses wawancara atau- pun pengamatan, tentukan informasi apakah dari laporan manajemen seka- rang ini, yg akhirnya dipakai oleh ekse- kutif.

7. Sediakan akses yg lebih cepat, online ke laporan manajemen sekarang ini, dan lalu tanyakan kepada para ekseku- tif bagaimana ia dapat membuat sistem menjadi lebih baik sesuai dengan dgn kebutuhannya (Eksekutif lebih baik menceritakan pada kita mengenai apa yg kurang dari informasi yg telah kita berikan, daripada menceritakan kepada kita apa yang mereka butuhkan).

8. Menggunakan prototyping (menunjukan, mengkritisi, memperbaiki). Pendekatan Wetherbe :