ANALISIS

Kegiatan pada analisis sistem Identifikasi masalah Memahami sistem sekarang (penelitian) Menganalisis hasil penelitian Membuat laporan

Preliminary Investigation merupakan tahap awal dalam melakukan analisis pengembangan sebuah sistem. Atau dalam metodologi lain biasa dikenal dengan Fase inisial, survey, atau fase perencanaan. Fase ini diharapkan dilakukan dengan cepat, keseluruhan pekerjaan pada fase ini diharapkan tidak lebih dari 2-3 hari untuk kebanyakan proyek.

Pada tahap ini dilakukan: List Problems, opportunities, and directives (Pendefinisian masalah, peluang dan petunjuk) Negotiate preliminary scope (Mencari cakupan awal sistem) Assess project and plan (Penilaian manfaat proyek sistem) Plan the project (Merencanakan proyek) Present the project and plan (Perencanaan dan persiapan proyek sistem)

Skema investigasi awal :

List Problems, Opportunities, and Directives Pada tahap ini, dilakukan pendefinisian masalah-masalah, kesempatan-kesempatan, dan petunjuk-petunjuk yang memicu perlunya dibuat proyek pengembangan sistem. Fase ini tidak memerlukan analisis secara mendetail, tetapi dapat dilakukan untuk mencatat semua kendala² yang dapat muncul pada proyek, seperti: deadline, budget, teknologi

List Problems, Opportunities, and Directives Pihak² yang terlibat dalam fase ini: Senior Analis Sistem atau Manajer Proyek, sebagai pemimpin. Executive Sponsor, manajer tingkat tertinggi sebagai pendukung dan penyedia dana Manager-manager Unit dalam organisasi yang terlibat (berhubungan) dengan sistemnya. Manajer Sistem Informasi

List Problems, Opportunities, and Directives Setiap Problems, Opportunities, dan Directives dikaji berdasarkan: Tingkat kebutuhan (Urgency) Kapan permasalahan harus dipecahkan? Atau kapan peluang² dan petunjuk² dapat tercapai? Visibility Untuk tingkatan apa saja solusi atau sistem baru dapat digunakan oleh pelanggan atau manaher eksekutif?

List Problems, Opportunities, and Directives Setiap Problems, Opportunities, dan Directives dikaji berdasarkan: Manfaat fisik (Tangible benefits) Berapa banyak solusi atau sistem baru tersebut menigkatkan pendapatan tahunan atau mengurangi biaya tahunan. Biasanya hanya berupa perkiraan. Prioritas (Priority) Prioritas untuk setiap Problems, opportunity, dan directives. Misal:jika budget atau jadwal menjadi masalah, prioritas ini dapat membantu menyesuaikan dengan lingkup proyek.

List Problems, Opportunities, and Directives Setiap Problems, Opportunities, dan Directives dikaji berdasarkan: Solusi yang memungkinkan (Possible Solutions) a. Membiarkan permasalahan b. Perbaikan secara cepat c. Penambahan² pada sistem yang sudah ada d. Mendesain ulang sistem yang ada e. Membuat sistem baru. Untuk membuat kategori Problems, Opportunities, dan Directives, dapat digunakan PIECES.

Negotiate Preliminary Scope Scope menunjukkan batasan dari proyek yang berisi aspek² bisnis yang akan masuk atau tidak masuk di dalam proyek. Scope dapat berubah selama proyek berlangsung, jika berubah, maka bagian² yang terlibat beserta jadwal dan budget juga akan berubah. Tahapan ini dipimpin oleh Senior System Analis atau Manajer proyek

Negotiate Preliminary Scope Pada tahapan ini, statement awal dari permasalahan (problems), kesempatan (opportunities), dan petunjuk (directives) digunakan untuk mendefinisikan scope (batasan) sistem. Penjelasan (statement) scope proyek disimpan ke repository untuk penggunaan selanjutnya. Bila telah selesai, statement ini juga didokumentasikan.

Negotiate Preliminary Scope Sebuah scope proyek dapat di gambarkan melalui: Tipe data apa yang mendeskripsikan sistem yang akan dibuat? Cth: Sistem inf. Penjualan membutuhkan data tentang customer, order, produk, dll Proses bisnis apa yang termasuk dalam sistem yang akan dibuat? Cth: Sist. inf. Penjualan proses2nya: manajemen pelanggan, entry order, CRM, manajemen order, dll Bagaimana sistem harus berinteraksi dengan user, lokasi, dan sistem lainnya?

Assess Project Worth Pada tahap ini kita menjawab pertanyaan “Apakah proyek dipandang cukup berharga/layak?” Sebuah proyek dipandang layak bila: Memecahkan permasalahan Dapat memanfaatkan kesempatan² Memenuhi petunjuk² akan memberikan nilai pengembalian yang dapat menutupi biaya yang dikeluarkan

Assess Project Worth Statement permasalahan awal beserta scope² nya akan mendukung menentukan penilaian proyek Hasil tahapan ini berupa keputusan “Go or No Go”, yaitu dilanjutkan atau tidaknya proyek. Ada beberapa alternatif keputusan: Proyek di terima atau di batalkan Scope proyek di negosiasikan kembali

Assess Project Worth Tahapan-tahapan selanjutnya dalam preliminary investigation, baru dapat dilanjutkan hanya jika prouel telah dianggap cukup berharga/layak dan di terima untuk dilanjutkan. Tahapan ini di pimpin olej Senior Analis Sistem atau Manajer proyek. Dengan pengambil keputusan: executive sponsor, manajer unit, dan manajer sistem informasi.

Identifikasi masalah Identifikasi penyebab masalah Identifikasi titik keputusan Identifikasi personil kunci

1. Identifikasi penyebab Masalah Setiap terjadi suatu masalah dalam organisasi atau perusahaan, harus dicari lebih dulu apa yang me nyebabkan masalah itu dapat terjadi. Tugas-tugas identifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutara kan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem

Contoh Identifikasi Penyebab Masalah Pada suatu perusahaan, biaya persediaan meningkat dari tahun ke tahun Maka harus dicari jawaban mengapa biaya persediaan meningkat Harus dicari penyebab terjadinya masalah peningkatan biaya persediaan

Identifikasi penyebab masalah No Masalah Penyebab masalah

2. Identifikasi titik keputusan Setelah penyebab terjadinya masalah dapat di identifikasi, langkah selanjutnya adalah mengiden tifikasi titik keputusan yang menyebabkan terjadi nya masalah. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Bila titik keputusan telah ditemukan, baru dapat memulai penelitian dari titik keputusan tersebut.

Contoh Identifikasi Titik Keputusan Pada contoh sebelumnya, bila ditemukan bahwa penyebab meningkatnya biaya per sediaan adalah persediaan yang terlalu ba nyak, maka akan dicari titik keputusannya, mengapa persediaan bisa terlalu banyak?

Identifikasi titik keputusan No. Identifikasi penyebab masalah Titik Keputusan Lokasi Aplikasi

3. Identifikasi personil kunci Setelah titik-titik keputusan dapat diidentifikasi, selanjutnya adalah mengidentifikasi personil- personil kunci Personil-personil kunci adalah pihak-pihak atau oknum yang menjadi kunci dari terjadinya masa lah baik langsung maupun tidak langsung me nyebabkan terjadinya masalah

Contoh Identifikasi Personil Kunci Bila telah diketahui titik masalah dari contoh sebe lumnya adalah kurangnya pengawasan persedia an, maka kemudian ditelusuri personil-personil mana yang tugas dan tanggung jawabnya berhu bungan dengan titik keputusan tersebut.

Penelitian

Penelitian (Memahami sistem berjalan) Mempelajari struktur organisasi Mempelajari deskripsi kerja Menentukan lingkup penelitian Menentukan jenis penelitian Membuat rencana jadual penelitian

Perencanaan jadwal penelitian meliputi : - Dimana penelitian akan dilakukan? - Apa dan siapa yang akan diteliti? - Siapa yang akan meneliti? - Kapan penelitian akan dilakukan?

RENCANA JADWAL PENELITIAN 4 3 2 1 Bulan ke Bulan ke. Bulan ke.. Peneliti Kegiatan penelitian Lokasi

Membuat penugasan penelitian Setelah rencana jadwal penelitian dibuat, maka koordinator analis sistem dapat membuat surat penugasan kepada masing- masing anggota team yang telah ditentu kan. Kepada anggota juga dilampirkan kegiatan penelitian yang harus dilakukan.

Lampiran Penugasan Penelitian Tanggal Jam Lokasi Kegiatan Penelitian Orang yg di hubungi Kegiatan

Membuat Agenda Wawancara Sebelum suatu wawancara dilaksanakan, waktu & materi wawancara direncanakan terlebih dahulu. Pewawancara dapat melakukan wawancara dengan dasar agenda wawancara. Tujuan utama pembuatan agenda wawancara ada lah supaya wawancara dapat diselesaikan tepat pd waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan.

JADWAL WAWANCARA Tanggal Jam Pewawancara Yang Diwawancarai Lokasi Topik wawancara kontrol

Kebaikan Wawancara : Memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk me motivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka Pewawancara dapat mengembangkan pertanyaan-perta nyaan sesuai dengan situasi yang berkembang Pewawancara adpat menilai kebenaran jawaban yang di berikan dari raut wajah orang yang diwawancarai Pewawancara dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi

Keburukan Wawancara : Prosesnya membutuhkan waktu yang lama, sehingga men jadi lebih mahal Keberhasilan wawancara sangat tergantung dari kepan daian pewawancara untuk melakukan hubungan antara manusia (human relation) Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tem pat yang tertentu Sangat mengganggu kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimiliki sangat terbatas.

Pertanyaan-pertanyaan untuk wawancara: Gunakan bahasa yang baik, sopan dan jelas Jangan memasukkan pendapat pribadi Anda sebagai bagian dari pertanyaan Hindari pertanyaan yang panjang dan berbelit-belit Hindari pertanyaan yang menakutkan atau membuat khawatir orang yang diwawancarai. Hindari pertanyaan-pertanyaan yang mengkritik Jangan menggunakan kata “anda”, “kamu”, “saudara”, bila maksudnya adalah suatu grup dari orang- orang, tetapi sebutkanlah grupnya.

Mempersiapkan wawancara: Aturlah pertemuan dengan orang yang akan diwawancarai terlebih dahulu Utarakan maksud dari wawancara Aturlah waktu wawancara yang paling tepat agar tidak mengganggu kerja orang yang diwawancarai Buat jadwal terlebih dahulu bila wawancara akan dilakukan beberapa kali Buatlah suatu panduan wawancara, yaitu daftar pengecekan dari pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan

Melakukan wawancara: Mengenalkan diri terlebih dahulu Menjelaskan tujuan dari wawancara dan hubungannya dengan proyek SI yang sedang dikembangkan Menjelaskan peranan-peranan yang akan diberikan oleh orang yang diwawancarai Hilangkan kesan menginterogasi Pewawancara harus mendengarkan dengan teliti, tidak bicara terlalu banyak dan lebih banyak mendengar Jagalah suasana tetap santai, terarah da menyenangkan Jangan memotong omongan orang yang diwawancarai sebelum selesai

Melakukan wawancara: Mintalah pendapat-pendapat atau ide-ide tambahan Jangan membuat asumsi jawaban yang tidak berdasar Jangan menggunakan istilah-istilah yang sulit dime ngerti Pada akhir wawancara, bacakan rangkuman hasil wawancara Ucapkanlah terima-kasih bila wawancara telah selesai serta mintalah kesediaan kembali untuk dihubungi atau diwawancara lagi bila diperlukan

Jumlah personil wawancara Dilakukan oleh 2 atau 3 orang o/Pertama: Aktif mengajukan pertanyaan o/Kedua : mencatat keterangan2 penting yang dapat menimbulkan pertanyaan baru. o/Ketiga : Mengurusi alat perekam

Angket / Kuisioner Kebaikan Kuisioner: Baik untuk sumber data yang banyak dan tersebar Responden tidak merasa terganggu karena dapat mengisi kuisioner dengan memilih sendiri waktu luangnya Lebih efisien untuk sumber data yang banyak Lebih objektif karena tidak mencantumkan identitas responden

Keburukan Kuisioner: Tidak menjamin responden akan menjawab pertanyaan dengan sepenuh hati Cenderung tidak fleksibel, terbatas pada pertanyaan yang ada pada kuisioner saja Pengumpulan sampel tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dengan kuisioner Sulit untuk membuat kuisioner yang lengkap

Tipe Daftar Pertanyaan / Kuisioner: Format Bebas Berisi pertanyaan-pertanyaan yang harus diisi oleh responden di tempat yang sudah disediakan Format Pasti Berisi pertanyaan-pertanyaan yuang jawabannya sudah pasti dengan memilih jawaban yang tersedia Check-off questions : memeriksa jawaban yang sesuai Yes/No questions : memungkinkan responden menjawab “ya” atau “tidak” Opinion/choice questions : memungkinkan responden untuk memberikan pendapatnya

Mengumpulkan Hasil Penelitian Fakta atau data hasil penelitian harus dikumpul kan sebagai suatu dokumentasi sistem lama. Dokumentasi hasil penelitian diperlukan untuk: a. Membantu kelengkapan b. Membantu analisis c. Membantu komunikasi d. membantu pelatihan e. membantu keamanan

Fakta-fakta yang perlu didokumentasikan dari hasil penelitian sistem yang lama: a. Waktu untuk melakukan suatu kegiatan b. Kesalahan-kesalahan melakukan kegiatan pada sistem lama c. Pengambilan sampel d. Formulir-formulir dan laporan-laporan yang di hasilkan oleh sistem lama e. Elemen-elemen data f. Teknologi yang digunakan sistem lama g. Kebutuhan-kebutuhan informasi pemakai sistem / manajemen

Menganalisis hasil penelitian Menganalisis Kelemahan Sistem Sistem analis perlu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan penyebab dari masalah yang timbul. Penelitian dilakukan untuk mengetahui: - mengapa dikerjakan? - perlukah dikerjakan? - apakah telah dikerjakan dengan baik?

Bagian yang dianalisis Menganalisis distribusi pekerjaan - apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisi kan dan diterapkan dengan jelas? - apakah tugas dan tanggungjawab telah didistribu sikan dengan efektif? Menganalisis pengukuran pekerjaan menyangkut kebijaksanaan dan prosedur, produkti vitas karyawan, kelancaran arus data, sasaran, ope rasi, dan standar kinerja. Menganalisis keandalan - apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing- masing operasi diminimumkan? - apakah operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali?

Menganalisis teknologi Menganalisis dokumen - Seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada? - apakah dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif? - Apakah tembusan-tembusan dari dokumen perlu? Menganalisis laporan - dapatkah laporan-laporan dipersiapkan dengan mu dah dari file dan dokumen-dokumen yang ada? - apakah terdapat duplikasi di file, catatan, dan laporan? Menganalisis teknologi - Apakah fasilitas dari sistem informasi (dalam bentuk personil, peralatan dan fasilitas lainnya) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi penun daan yang berarti?