FUNGSI PENGORGANISASIAN

Yaitu kegiatan untuk mengatur tugas, wewenang, dan tanggung jawab Pengorganisasian yang baik dapat menempatkan orang – orang pada tugas yang tepat

Cara Penerapan Pengorganisasian, Memerlukan Proses untuk Mengetahui : Bagaimana menentukan JENIS TUGAS sesuai dengan TUJUAN ORGANISASI yang telah DITETAPKAN. Tugas ini dikenal dengan DEPARTEMENTASI Bagaimana MEMBAGI TUGAS berupa penempatan orang –orang pada tugas yang SESUAI DENGAN KEMAMPUANNYA. Tugas ini dikenal dengan PEMBAGIAN TUGAS Bagaimana MEMBERIKAN TUGAS kepada setiap orang, dan MENIMBULKAN RASA TANGGUNG JAWAB. Tugas ini dikenal dengan DELEGASI WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB

Langkah – langkah Melaksanakan Fungsi Pengorganisasian

KENALI TUJUAN – TUJUAN yang ingin dicapai PERINCI PEKERJAAN sampai hal yang sekecil mungkin KELOMPOKKAN KEGIATAN yang akan dilaksanakan PERTEGAS TUGAS – TUGAS dan berikan tujuan yang memadai untuk setiap aktivitas / kelompakkan aktivitas BERIKAN TUGAS – TUGAS tersebut pada orang yang BERMUTU, atau yang dapat dikembangkan secara POTENSIAL BERITAHUKAN pada setiap anggota tentang KEGIATAN – KEGIATAN APA YANG DIHARAPKAN olehnya, dalam rangka melaksanakan tugas dan hubungannya dengan organisasi lainnya

Desain Jabatan dan Struktur Organisasi

Desain Jabatan (pekerjaan) Merupakan cara yang utama dalam membagi tugas – tugas. Setiap posisi dalam organisasi diharapkan memberikan kontribusi terhadap pencapaian tujuan organisasi.

Cakupan Tiap Jabatan / Pekerjaan

Generalisasi Tugas Keuntungan: meningkatkan kepuasan kerja / jabatan dan mutu kehidupan kerja serta akan mengarah ke suatu angkatan kerja yang terlatih. Kerugian : keahlian tidaklah mungkin dikembangkan sepenuhnya.

Spesialisasi Tugas Keuntungan : memungkinkan dikembangkannya keahlian dalam angkatan kerja. Kerugian : dapat menimbulkan kesulitan dalam koordinasi dan banyak karyawan tidak menyukai hal – hal yang monoton yang erat kaitannya demgan spesialisasi itu sendiri.

Struktur Organisasi Mengacu pada cara membagi, mengelompokkan, dan mengkoordinasikan aktivitas organisasi menjadi hubungan antara : Manajer dan Karyawan Manajer dan Manajer Karyawan dan Karyawan Struktur Departemen Organisasi secara formal dapat dilakukan dengan 3 cara, yaitu : menurut fungsi menurut produk pasar (divisi) dalam bentuk matriks

Sturktur Fungsional

Penyusunan Departementalisasi dapat dibuat berdasarkan : Departementalisasi Fungsional Departementalisasi Teritorial Departementalisasi Produk Departementalisasi Berdasarkan Pelanggan Departementalisasi Berdasarkan Proses

Pertumbuhan Organisasi

Pertumbuhan Organisasi Merupakan strategi yang disiapkan secara terpadu untuk mendorong pertumbuhan / perkembangan organisasi dalam menghadapi tantangan lingkungan yang selalu berubah

Tahapan Pertumbuhan Organisasi Fase Evolusi : Ditandai dengan gaya manajemen yang mendominasi usaha pencapaian pertumbuhan organisasi. Fase Revolusi : Ditandai dengan masalah manajemen yang harus segara diatasi agar dapat mencapai tahapan selanjutnya.

Lima Tahap Pertumbuhan Organisasi

1. Tahap Kreativitas Orientasi pada kemampuan operasional dan wira-usaha. Titik berat Organisasi pada produksi dan pemasaran. Sifat komunikasi formal Jam kerja relatif lama dengan imbalan yang menarik. Kegiatan organisasi dikontrol berdasarkan umpan balik kondisi pasar atau reaksi konsumen.

Dengan Semakin Berkembangnya Organisasi : Efisiensi perlu ditingkatkan. Dengan bertambahnya pegawai, pola komunikasi kerja yang formal tepat dilakukan. Motivasi kerja bukan dilandaskan pada pengabdian. Perlu pengendalian yang ketatpada kompleksitas operasional. Tahap ini menuntut kepemimpinan yang baik. Timbul “KRISIS KEPEMIMPINAN” (karena aktivitas manajerial kurang diperhatikan)

2. Tahap Pengarahan Organisasi fungsional memisahkan produksi dengan pemasaran. Penetapan pegawai didasarkan pada spesialisasi. Pengadaan produksi dan pembelian dikendalikan dengan sistem pembukuan yang baik. Standar beban kerja, sisten insentif dan penyusunan anggaran mulai dianut. Komunikasi semakin formal sesuai dengan hirarki jabatan. Fungsi pimpinan mulai berperan.

Pada Tahap Ini Muncul ”KRISIS OTONOMI” Pengarahan sulit dilakukan dengan spesifik. Pemusatan keputusan memperlebar kesenjangan hubungan pimpinan dengan bawahan. Sistem dan prosedur kerja semakin rumit, egoisme pegawai semakin menonjol sebab semua pegawai menuntut otonomi. Mulai dirasakan pentingnya pendelegasian autoritas (Pendelegasian Kewenangan).

3. Tahap Pendelegasian Tanggung jawab pegawai bertambah. Profit Center & Bonus sebagai sarana untuk meningkatkan motivasi kerja pegawai. Komunikasi antara atasan dengan bawahan semakin jarang dilakukan, dilakukan melalui media surat, edaran, buletin, atau bentuk komunikasi tertulis semakin digunakan. Dengan delegasi, semangat kerja pegawai meningkat. Mendorong perluasan pasar, sehingga penghayatan kebutuhan pelanggandapat bertambah disanubari pegawai. Tahap ini tumbuh “KRISIS PENGAWASAN”

4. Tahap Koordinasi Fungsi perencanaan dimanfaatkan secara formal dan selalu direview. Aktivitas organisasi diarahkan secara produktif. Staf Peneliti dan Pengawas untuk memperkuat kantor pusat mulai direkrut. Pengeluaran mulai diperhitungkan secara matang. Unit operasional diarahkan untuk menjadi sentral pendapatan secara ekonomis Data Processing cenderung disentralisasikan untuk mempermudah & mempercepat pengambilan keputusan.

Tahap ini timbul “KRISIS BIROKRASI” Koordinasi kerja yang efektif akan mampu meningkatkan efisiensi organisasi, tanggung jawab pegawaipun nampak bertambah, tetapi merka lama kelamaan harus berhati – hati dalam pelaksanaan tugasnya sebab pengawasan cukup ketat. Berkembanglah Birokrasi. Ketatnya pengawasan menekan kepercayaan diri pegawai. Kerjasama antar kantor pusat ddengan kantor cabang semakin kabur dan sulit. Informasi yang ada kurang dapat diandalkan kebenarannya. Kenyataan ini sebagai akibat kompleksnya organisasi besar yang semakin formal dan kaku.

5. Tahap Kerjasama Pengembalian kputusan dilakukan secara tim. Kerjasama secara tim lebih diartahkan sebagai kekuatan tugas / kerja. Staf ahli di kantor pusat mulai dikurangi, ditinjau penempatannya dan dikombinasikan dalam bentuk tim untuk mengarahkan unit operasional. Sistem yang formal disederhanakan. Rapat pucuk pimpinan difokuskan pada masalah – masalah pokok saja. Program Pengembangan diarahkan untuk menumbuhkan semangat kerjasama serta mengatasi keresahan pegawai. Sistem informasi diselaraskan dengan kebutuhan pengambilan keputusan, untuk itu ketepatan pelaporan dituntut. Penghargaan ditujukan pada tim. Pengalaman kerja diharapkan dapat mematangkan pegawai sebagai manusia organisasi. Krisis yang timbul “STRUKTUR ORGANISASI GANDA”

Kegiatan Organisasi Selama Tahap Pertumbuhan Meningkatkan Persaingan Meluaskan Pertumbuhan Operasional Membengkaknya Volume Kegiatan Perkembangan Teknologi

Hambatan Pertumbuhan Organisasi Kecenderungan organisasi untuk lebih menitik beratkan pada teori dan prinsip organisasi Mencontoh bentuk organisasi lain tanpa menghayati maknanya Anggapan bahwa struktur organisasi statis sifatnya Koordinasi yang kurang efektif Cara penerapan reorganisasi yang keliru