PENYELENGGARAAN KOMUNIKASI DATA ONLINE
KOMUNIKASI DATA Penyelenggaraan komunikasi data dimaksudkan untuk membangun dan mengoptimalkan aliran data dari kabupaten/kota dan provinsi ke pusat atau sebaliknya Mampu menyediakan data set minimal khususnya untuk memenuhi kebutuhan pimpinan dan pengelola program kesehatan, sehingga terbangun sebuah decision support system Pengembangan komunikasi data dilakukan secara bertahap, utamanya pada muatan aliran datanya
MUATAN DATA Konsultasi Eksekutif Data KLB dan Penyakit Data Gizi-KIA Data Keuangan Data SDM Kesehatan Data Dasar Puskesmas Data SPM Bidang Kesehatan
KONSULTASI EKSEKUTIF Konsultasi eksekutif adalah tukar-menukar informasi antar pimpinan kesehatan pusat dan daerah dalam upaya memecahkan masalah-masalah yang dijumpai dalam pelaksanaan pembangunan kesehatan secara cepat dan tepat. Tujuan dari konsultasi eksekutif adalah tersedianya sarana untuk konsultasi masalah-masalah bidang kesehatan antara Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi, dan Pimpinan Departemen Kesehatan.
KONSULTASI EKSEKUTIF Subtansi permasalahan yang dikonsultasikan mencakup semua sub-sistem dalam sistem kesehatan, yaitu: 1. Upaya kesehatan 2. Pembiayaan kesehatan 3. Sumber daya manusia kesehatan 4. Obat dan perbekalan kesehatan 5. Pemberdayaan masyarakat 6. Manajemen kesehatan.
KONSULTASI EKSEKUTIF Permasalahan kesehatan yang dikonsultasikan terbatas pada masalah-masalah yang berkaitan dengan pelaksanaan kebijakan pusat yang bersifat mendesak dan sulit untuk diatasi di daerah. Setiap permasalahan kesehatan yang disampaikan harus disertai fakta pendukung dalam bentuk data mutakhir yang akurat.
DATA KLB - PENYAKIT Informasi KLB Penyakit berpotensi menimbulkan wabah atau dianggap KLB (DBD, Diare, Malaria, dan Pneumonia) Penyakit menular yang dipantau sesuai kesepakatan global dan regional (HIV/AIDS, Malaria, TB, Frambusia, Kusta) Penyakit tidak menular tertentu dengan risiko kematian tinggi (DM, Jantung, Asma, Hipertensi) Program imunisasi (Jumlah bayi yang diimunisasi (imunisasi wajib) dan Jumlah Desa UCI).
DATA GIZI - KIA Jumlah kematian maternal Jumlah kematian bayi Jumlah kematian balita Cakupan Bayi Berat Lahir Rendah (BBLR) yang ditangani
DATA KEUANGAN Upload file ADK-SAI (sebagai media kirim) Data alokasi dan realisasi keuangan (yang selama ini dikirimkan melalui format MS-Excel) Anggaran satuan kerja vertikal/unit pelaksana teknis/kantor daerah Anggaran dekonsentrasi provinsi Anggaran tugas pembantuan kabupaten/kota Besaran alokasi APBD kesehatan untuk kabupaten/kota dan provinsi Jumlah kepesertaan Askeskin
DATA SDM KESEHATAN Muatan data SDM kesehatan merupakan data agregat kabupaten/kota dan agregat provinsi Substansinya mencakup jumlah dokter spesialis, dokter umum, dokter gigi, perawat, bidan, perawat gigi, apoteker, asisten apoteker, sarjana kesehatan masyarakat, sanitarian, tenaga gizi, keterapian fisik, dan keteknisian medis, serta non nakes. Sedangkan untuk data individu menggunakan SIMPEG yang akan diintegrasikan ke dalam jaringan komputer SIKNAS online
DATA DASAR PUSKESMAS Ruang lingkup pengumpulan data dasar puskesmas meliputi: Identitas Puskesmas Kondisi Puskesmas Ketenagaan Puskesmas Kendaraan Dinas Puskesmas Jaringan Puskesmas Upaya Kesehatan Berbasis Masyarakat Pengembangan Puskesmas dan Jaringannya Pendataan Poskesdes
DATA GIZI - KIA Jumlah kematian maternal Jumlah kematian bayi Jumlah kematian balita Cakupan Bayi Berat Lahir Rendah (BBLR) yang ditangani
DATA KEUANGAN Upload file ADK-SAI (sebagai media kirim) Data alokasi dan realisasi keuangan (yang selama ini dikirimkan melalui format MS-Excel) Anggaran satuan kerja vertikal/unit pelaksana teknis/kantor daerah Anggaran dekonsentrasi provinsi Anggaran tugas pembantuan kabupaten/kota Besaran alokasi APBD kesehatan untuk kabupaten/kota dan provinsi Jumlah kepesertaan Askeskin
DATA SDM KESEHATAN Muatan data SDM kesehatan merupakan data agregat kabupaten/kota dan agregat provinsi Substansinya mencakup jumlah dokter spesialis, dokter umum, dokter gigi, perawat, bidan, perawat gigi, apoteker, asisten apoteker, sarjana kesehatan masyarakat, sanitarian, tenaga gizi, keterapian fisik, dan keteknisian medis Sedangkan untuk data individu menggunakan SIMPEG yang akan diintegrasikan ke dalam jaringan komputer SIKNAS online
DATA DASAR PUSKESMAS Ruang lingkup pengumpulan data dasar puskesmas meliputi: Identitas Puskesmas Kondisi Puskesmas Ketenagaan Puskesmas Kendaraan Dinas Puskesmas Jaringan Puskesmas Upaya Kesehatan Berbasis Masyarakat Pengembangan Puskesmas dan Jaringannya Pendataan Poskesdes
ALUR DATA
MEKANISME DAN PROSEDUR Mekanisme dan prosedur komunikasi data yang ditetapkan harus sejalan dengan alur informasi yang diharapkan dalam komunikasi data dan juga berdasarkan kesepakatan pembagian peran dan tanggung jawab masing-masing unit pengelenggara baik di Depkes maupun di Dinkes Provinsi dan Dinkes Kab/Kota.
PENGORGANISASIAN PELAKSANAAN Organisasi Penyelenggara Peran dan Tanggung Jawab Pusat (Depkes) Dinkes Provinsi Dinkes Kabupaten/Kota Tenaga Pembiayaan
ORGANISASI PENYELENGGARA Penyelenggaraan komunikasi data ini tentunya melibatkan banyak pihak baik di pusat (Departemen Kesehatan) sebagai pengguna data maupun di daerah (Dinas Kesehatan Provinsi dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota) sebagai pengguna dan sekaligus sumber data. Penyelenggara komunikasi data di pusat dikoordinasikan dan difasilitasi oleh Pusat Data dan Informasi Depkes sebagai pusat jaringan sistem informasi kesehatan nasional yang didukung seluruh unit-unit di Departemen Kesehatan sesuai dengan peran dan tanggung jawabnya masing-masing. Sedangkan penyelenggara komunikasi data di provinsi adalah Dinas Kesehatan Provinsi dan penyelenggara di kabupaten/kota adalah Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Di Dinas Kesehtan Provinsi dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota perlu disusun tim pengelola komunikasi data yang melibatkan seluruh subdinas/bidang/bagian pada Dinas Kesehatan dengan koordinator adalah subdinas/bidang/bagian yang bertanggung jawab terhadap data dan informasi.
PERAN DAN TANGGUNG JAWAB Masing-masing unit baik di Departemen Kesehatan maupun di Dinas Kesehatan Provinsi dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota mempunyai peran dan tanggung jawab masing-masing dalam penyelenggaraan komunikasi data sesuai tugas dan fungsinya.
PUSDATIN Menyusun rencana pengembangan SIKNAS online termasuk di dalamnya penyelenggaraan komunikasi data yang mencakup tahapan-tahapan persiapan, pelaksanaan/operasionalisasi, dan pemeliharaannya. Melakukan pembahasan bersama dengan unit-unit terkait dan menetapkan muatan data yang akan dialirkan dalam komunikasi data, menyusun mekanisme dan prosedur komunikasi data, menyusun pedoman pelaksanaan komunikasi data dan pedoman teknis penggunaan aplikasi. Menyediakan pembiayaan untuk penyelenggaraan komunikasi data khususnya yang berkaitan dengan persiapan mulai dari perencanaan, pembahasan muatan dan penyusunan pedoman, penyediaan infrastruktur jaringan komputer dan aplikasi, sewa jaringan telekomunikasi, advokasi/sosialisasi di pusat, pelatihan tenaga pengelola provinsi, dan sebagainya, sampai dengan pelaksanaan atau pengelolaannya (operasional dan pemeliharaan) di Pusdatin Depkes baik bersumber dari APBN maupun dari sumber-sumber lainnya. Menyediakan infrastruktur jaringan komputer dan perangkat pendukung lainnya baik untuk Depkes maupun Dinkes Provinsi dan Dinkes Kabupaten/Kota, serta menyewakan jaringan telekomunikasi untuk menghubungkan simpul Depkes, simpul Dinkes Provinsi, dan simpul Dinkes Kabupaten/Kota.
PUSDATIN Melakukan sosialisasi dan advokasi kepada para pimpinan di Depkes dan Dinkes Provinsi. Melakukan pelatihan bagi petugas pengelola komunikasi data di Dinkes Provinsi dan bila memungkinkan juga mencakup petugas pengelola komunikasi data di Dinkes Kabupaten/Kota. Melakukan pengelolaan data di tingkat pusat, khususnya pengelolaan database. Mengoperasikan dan memelihara infrastruktur jaringan komputer dan peralatan pendukung lainnya terutama pengelolaan NOC Pusdatin dan aplikasi yang digunakan dalam komunikasi data untuk menjamin kelancaran komunikasi data. Melakukan bimbingan teknis dan supervisi kepada Dinkes Provinsi dan Dinkes Kabupaten/Kota, termasuk memfeedbackkan hasil crosscheck dan verifikasi data kepada Dinkes Provinsi dan Dinkes Kabupaten/Kota. Menyiapkan bahan respon dan merespon/menjawab konsultasi eksekutif dari Kepala Dinkes Provinsi dan dari Kepala Dinkes Kabupaten/Kota terhadap permasalahan yang ditujukan kepada Pusdatin serta menindaklanjuti sesuai tugas dan fungsinya.
UNIT LAIN DI DEPKES Berkoordinasi dengan Pusdatin dalam hal perumusan pengembangan muatan data dan pengelolaan data yang berkaitan dengan unitnya serta mekanismenya. Menyiapkan bahan respon dan merespon/menjawab konsultasi eksekutif dari Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota terhadap permasalahan yang ditujukan kepada unitnya serta menindaklanjuti sesuai tugas dan fungsinya. Mengunduh/mengambil/mendownload data yang menjadi muatan komunikasi data dan memanfaatkannya sesuai kebutuhan unitnya.
DINKES PROVINSI Membentuk tim pengelola komunikasi data di tingkat provinsi yang beranggotakan seluruh unit di Dinkes Provinsi Menyusun dan menetapkan mekanisme kerja tim pengelola komunikasi data di internal Dinkes Provinsi Menyediakan dukungan pembiayaan untuk penyelenggaraan komunikasi data khususnya yang berkaitan dengan persiapan (advokasi, sosialisasi, pelatihan, dan sebagainya) dan operasional sehari-hari di provinsi baik bersumber dari APBD maupun dari sumber-sumber lainnya. Melakukan sosialisasi dan advokasi internal kepada para pimpinan di Dinkes Provinsi, rumah sakit provinsi, dan Dinkes Kabupaten/Kota di wilayahnya, serta bila perlu juga dilakukan sosialisasi dan advokasi eksternal kepada sektor lain utamanya yang berkaitan dengan sumber data di tingkat provinsi. Melakukan pelatihan bagi petugas pengelola komunikasi data di Dinkes Kabupaten/Kota di wilayah kerjanya. Melakukan pengelolaan data di tingkat provinsi, mulai dari menyiapkan dan memasukkan data set yang berasal dari provinsi, mengolah data termasuk melakukan crosscheck dan verifikasi data kabupaten/kota, sampai melakukan analisis, penyajian, dan diseminasi data dan informasi sesuai kebutuhan di provinsi. Mengoperasikan dan memelihara infrastruktur jaringan komputer dan peralatan pendukung lainnya di Dinkes Provinsi dalam rangka menjamin kelancaran penyelenggaraan komunikasi data. Melakukan bimbingan teknis dan supervisi kepada kabupaten/kota di wilayah kerjanya, termasuk menginformasikan atau memfeedbackkan hasil crosscheck dan verifikasi data kabupaten kepada Dinkes Kabupaten di wilayah kerjanya.
DINKES KABUPATEN/KOTA Membentuk tim pengelola komunikasi data di tingkat kabupaten/kota yang beranggotakan seluruh unit di Dinkes Kabupaten/Kota. Menyusun dan menetapkan mekanisme kerja tim pengelola komunikasi data di internal Dinkes Kabupaten/Kota. Menyediakan dukungan pembiayaan untuk penyelenggaraan komunikasi data khususnya yang berkaitan dengan persiapan (advokasi, sosialisasi, dan sebagainya) dan operasional sehari-hari di kabupaten/kota baik bersumber dari APBD maupun dari sumber-sumber lainnya. Melakukan sosialisasi dan advokasi internal kepada para pimpinan di Dinkes Kabupaten/Kota, rumah sakit kabupaten/kota, dan Puskesmas di wilayah kerjanya, serta bila perlu juga dilakukan sosialisasi dan advokasi eksternal kepada sektor lain utamanya yang berkaitan dengan sumber data di tingkat kabupaten/kota. Melakukan pengelolaan data di tingkat kabupaten/kota, mulai dari menyiapkan data set dan memasukkan/mengirimkannya, sampai melakukan pengolahan, analisis, penyajian, dan diseminasi data dan informasi sesuai kebutuhan di kabupaten/kota. Mengoperasikan dan memelihara infrastruktur jaringan komputer dan peralatan pendukung lainnya di Dinkes Kabupaten/Kota dalam rangka menjamin kelancaran penyelenggaraan komunikasi data.
PENGELOLAAN DATA Pengumpulan Data Pengolahan Data Analisis Data Penyajian dan Diseminasi Informasi Pemanfaatan Data Umpan Balik
PENGUMULAN DATA Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota Menyiapkan data set yang dibutuhkan sesuai periodisasinya menggunakan formulir isian/bantu (sesuai lampiran pedoman ini) oleh masing-masing anggota tim pengelola, yang dikumpulkan dari berbagai sumber di antaranya subdinas/bidang/bagian di Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, rumah sakit kabupaten/kota, dan Puskesmas, serta unit kesehatan lainnya di kabupaten/kota melalui pengumpulan data yang ada. Melakukan validasi data set yang dimasukkan ke dalam formulir isian/bantu dengan melakukan crosscheck, verifikasi, editing, dan cleaning data, sehingga siap untuk diinput ke dalam aplikasi komunikasi data. Formulir isian/bantu yang telah diisi data oleh masing-masing penanggung jawab dikumpulkan/diserahkan kepada pengelola utama untuk dilakukan inputing data pada aplikasi komunikasi data, atau bisa juga formulir isian/bantu yang telah terisi tidak dikumpulkan/diserahkan bila masing-masing penanggung jawab melakukan inputing sendiri sesuai jadwalnya. Melakukan inputing/pemasukan data pada aplikasi komunikasi data oleh pengelola utama atau masing-masing penanggung jawab sesuai jadwal yang telah disusun sebelumnya. Begitu selesai inputing data, selanjutnya data terkirim ke database server pada NOC Pusdatin Depkes (data center Depkes). Melakukan perubahan/perbaikan/updating data yang berasal dari kabupaten/ kotanya sendiri sesuai kebutuhan misalnya bila ada data yang perlu diubah/diperbaiki.
PENGUMPULAN DATA Dinas Kesehatan Provinsi Menyiapkan data set yang dibutuhkan (data set provinsi yaitu data SDM kes dan data keuangan) sesuai periodisasinya menggunakan formulir isian/bantu oleh masing-masing anggota tim pengelola, yang dikumpulkan dari berbagai sumber di antaranya subdinas/bidang/bagian di Dinkes Prov, RS prov, serta unit kesehatan lainnya di provinsi melalui pengumpulan data yang ada. Melakukan validasi data set tsb yang dimasukkan ke dalam formulir isian dengan melakukan crosscheck, verifikasi, editing, dan cleaning data, shg siap untuk diinput ke dalam aplikasi. Formulir isian/bantu yang telah diisi data oleh masing-masing penanggung jawab dikumpulkan kepada pengelola utama untuk dilakukan inputing data pada aplikasi komunikasi data, atau bisa juga formulir isian/bantu yang telah terisi tidak dikumpulkan tetapi masing-masing penanggung jawab melakukan inputing data sendiri. Melakukan inputing/pemasukan data pada aplikasi komunikasi data oleh pengelola utama atau masing-masing PJ sesuai jadwal yang telah disusun sebelumnya. Begitu selesai inputing data, selanjutnya data terkirim ke database server pada NOC Pusdatin Depkes. Melakukan perubahan/perbaikan/updating data yang berasal dari provinsinya sendiri sesuai kebutuhan misalnya bila ada data yang perlu diubah/diperbaiki. Apabila ada keanehan dari nilai data kabupaten di wilayahnya, Dinkes Prov tidak berhak mengubah data dari kab/kota, tetapi hanya bisa memfeedbackkan kepada Dinas Kes Kab/Kota ybs untuk meng-crosscheck atau memverifikasi ulang data dimaksud. Melakukan pemantauan absensi terhadap pelaksanaan inputing data kabupaten/kota di wilayah kerjanya.
PENGUMULAN DATA Departemen Kesehatan Unit-unit di Depkes tidak melakukan inputing dan atau updating data kecuali melakukan inputing respon Konsultasi Eksekutif Unit-unit di Depkes hanya melakukan validasi/konfirmasi data jika dibutuhkan. Melakukan pemantauan absensi terhadap pelaksanaan inputing data kabupaten/kota di wilayah kerjanya.
PENGOLAHAN DATA Pada aplikasi komunikasi data telah disediakan fasilitas pengolahan, analisis, dan penyajian data yang secara otomatis dapat mengeluarkan tabel-tabel kompilasi/rekapitulasi, angka-angka relatif (persentase/proporsi, rate, rasio), indikator tertentu, atau hasil lainnya. Dinkes Prov dan Dinkes Kab/Kota serta unit-unit di Depkes perlu melakukan adalah memvalidasi (crosscheck dan verifikasi) data dan pengolahan data seperlunya misalnya membuat output laporan sesuai kebutuhannya yang belum difasilitasi oleh aplikasi komunikasi data. Pengolahan data lebih banyak ke arah pengelolaan database pada datacenter yang dilakukan oleh Pusdatin Depkes, di antaranya melakukan validasi/konfirmasi data (jika dibutuhkan), melakukan kompilasi atau rekapitulasi data, menyiapkan data aktif (data update/mutakhir) yang mudah diakses, membuat back-up data, dan pengolahan lainnya sesuai kebutuhan terutama yang berkaitan dengan output laporan yang belum disediakan oleh aplikasi komunikasi data.
ANALISIS DATA Pada aplikasi komunikasi data telah disediakan fasilitas pengolahan, analisis, dan penyajian data yang secara otomatis dapat mengeluarkan tabel-tabel kompilasi/rekapitulasi, angka-angka relatif (persentase/proporsi, rate, rasio), indikator tertentu, atau hasil lainnya. Unit-unit di Departemen Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dapat melakukan analisis data (lebih lanjut) sesuai kebutuhannya.
PENYAJIAN DAN DISEMINASI Data dan informasi biasanya disajikan dalam format narasi, tabel, grafik, atau peta. Pemilihan format sajian sangat tergantung dari siapa pengguna informasinya dan untuk apa informasi itu digunakan? Sebagai contoh informasi untuk pimpinan tertinggi dalam organisasi yang sehari-hari sangat sibuk disajikan dalam format grafik atau peta, sedangkan informasi untuk pelaksana yang melaksanakan kegiatan organisasi sehari-hari disajikan dalam format narasi atau tabel. Diseminasi informasi dapat dilakukan melalui media cetakan (hardcopy) seperti buku, booklet, leaflet, dan lain-lain, atau media digital (softcopy) seperti CD, disket, dan lain-lain, ataupun media maya (virtual) yaitu internet/website. Pemilihan media sajian untuk diseminasi informasi berkaitan dengan pertimbangan kecepatan (transfer) dan jangkauan informasi. Untuk kebutuhan penyajian data dan informasi, pada aplikasi komunikasi data telah disediakan fasilitas penyajian data dan informasi, yaitu dalam format tabular. Unit-unit di Departemen Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dapat melakukan penyajian data dan informasi lebih lanjut sesuai kebutuhannya seperti narasi, tabel, grafik, peta yang disajikan dalam berbagai media cetakan, digital, maupun maya.
PEMANFAATAN DATA Data yang dihasilkan dari penyelenggaraan komunikasi data ini pun tentunya harus dapat dimanfaatkan untuk memenuhi kebutuhan dari setiap tingkatan manajemen tersebut. Titik berat pemanfaatan data yang dihasilkan dari penyelenggaraan komunikasi data ini adalah sebagai alat untuk mendeteksi dini permasalahan kesehatan yang terjadi di masyarakat. Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Dinas Kesehatan Provinsi, maupun unit-unit di Departemen Kesehatan dapat memanfaatkan data yang telah masuk ke dalam database server di data center Depkes dengan mendownload database untuk dilakukan pengolahan, analisis, dan penyajian data/informasi lebih lanjut sesuai kebutuhannya, atau dapat juga memanfaatkan output laporan yang sudah jadi sesuai kebutuhannya. Untuk memudahkan pemanfaatan data bagi masyarakat, aplikasi komunikasi data akan diintegrasikan dengan aplikasi/modul penyajian data dan informasi untuk masyarakat yang mudah diakses, yang mana datanya telah digabungkan dengan data yang dihasilkan oleh aplikasi lain.
UMPAN BALIK Umpan balik dilakukan utamanya berkaitan dengan kelengkapan data dan kejanggalan atau keanehan dari nilai data yang dikirimkan. Pemantauan/monitoring kelengkapan data dan kejanggalan atau keanehan dari nilai data yang dikirimkan dilakukan dengan melihat langsung pada aplikasi komunisasi data. Bila ada data yang belum lengkap dan atau ada kejanggalan atau keanehan dari nilai data kabupaten, Dinas Kesehatan Provinsi perlu menindaklanjuti segera dengan menginformasikan atau memfeedbackkan hasil crosscheck dan verifikasi data kabupaten tersebut kepada Dinas Kesehatan Kabupaten di wilayah kerjanya. Untuk data provinsi, feedback hasil pemantauan (crosscheck dan verifikasi data) dilakukan oleh Pusdatin Depkes. Umpan balik pada konsultasi eksekutif yang berupa respon atau jawaban dari unit-unit teknis di Departemen Kesehatan dapat langsung dikirimkan melalui aplikasi komunikasi data. Umpan balik juga dapat dilakukan melalui bimbingan teknis dan supervisi.