Chapter 6 Konsep Sistem MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS 8/E Raymond McLeod, Jr. and George Schell Chapter 6 Konsep Sistem 6-1 Copyright 2001 Prentice-Hall, Inc. 1

Four Model Types “Penyederhanaan dari sesuatu” Model mewakili sejumlah objek atau aktivitas  Entitas 1) Model Fisik (Physical models) Bentuk tiga dimensi 2) Model Naratif (Narrative models) Lisan dan Tulisan 3) Model Grafik (Graphic models) Garis, Simbol atau bentuk tertentu 4) Model Matematika (Mathematical models) Rumus atau persamaan Matematika 2PS EOQ = M 6-2 2

Kegunaan Model Keempat jenis model mempermudah pamahaman dan komunikasi Model Matematika dapat memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan 6-3 5

Model Sistem Umum Diagram grafik yang disertai dengan narasi yang menggambarkan semua organisasi secara umum, dengan menggunakan kerangkan kerja sistem Sistem Fisik (The Physical System) Arus Material (Material flow) Arus Personel (Personnel flow) Arus Mesin (Machine flow) Arus Uang (Money flow) 6-4 6

Sistem Fisik suatu perusahaan Transformation Process Output Resources Input Resources Boundary of the Firm 6-5

Konsep Sistem Sistem Lingkungan Terbuka (Open-loop systems) - Tidak terdapat umpan balik dari sistem untk mempengaruhi perubahan-perubahan yang diperlukan dalam sistem Sistem Lingkungan Tertutup (Closed-loop systems - feedback loop) - Memiliki lingkaran umpan balik dan mekanisme pengendalian Pengandalian Manajemen (Management control) - Menerima informasi yang menggambarkan output sistem Pengolahan Informasi (The information processor) - Perjalan informasi tidak selalu langsung dari sistem fisik 6-6 8

Sistem Lingkaran tertutup Control Mechanism Feedback Feedback Input Resources Output Resources Transformation Process 6-7 9

Sistem Fisik Eprusahaan sebagai Sistem Pengendalian Management Information Information Input Resources Transformation Process Output Resources 6-8 10

Informasi dikumpulkan dari Semua Elemen Sistem Fisik Management Information Information Transformation Process Input Resources Output Resources 6-9 12

Mentransformasikan Data Pengolahan Informasi Mentransformasikan Data Menjadi Informasi Information Information Information Management Processor Data Input Transformation Process Output Resources Resources 6-10 15

Konseptual Sistem Lanjutan … Dimensi Informasi Relevansi (Relevancy) Jika dikaitkan langsung dengan masalah yang ada Accuracy Idealnya harus Akurat Timeliness Tersedia sebelum siaatuasi krisis atau hilangnya kesempatan Completeness Menyajikan gambaran lengkap permasalahan atau penyelesaian 6-11 16

Konseptual Sistem Lanjutan … Standar Ukuran kinerja yg dpt diterima Dinyatakan secara ideal dlm istilah-istilah yg spesifik Digunakan untuk mengendalikan sistem fisik Terdiri dari : Manajemen Pengolah Informasi Tujuan Sasaran keseluruhan yg ingin dicapai Sistem memiliki 1 atau lebih tujuan 6-12

Perbandingan antara Tujuan dan Standar Tujuan Standar Kinerja Memenuhi Kebut. Pelanggan Mencapai volume penjualan tahunan sedikitnya %25 juta Mempertahankan 20% pangsa pasar Mempertahankan tingkat pertumbuhan tahunan 15% Menghasilkan Return Od Investment bagi pemilik Membayarkan deviden pemegang sahan tiap triwulan Mempertahankan harga saham perusahaan di atas $85 persaham Operasi yang efisien Mempertahankann laba setelah pajak 15% dari penjualan Mempertahankan rakor hari-hari tanpa kecelakaan kerja Menjaka turnover pekerja di bawah 10% Investasi bagi masa depan Menginvestasikan min 15% penjualan untuk penelitian dan pengembangan Persediaan yang haabis tidak lebih dari 2% jenis barang yang ada dalam persediaan sepanjang tahun Menjaga jumlah pesanan yang belum terselesaikan kurang dari 5% Tidak menutupan pabrik krn kekurangan bahan mentah Mengembangkan sumber-sumber pasokan Tidak ada tuntutan hukum terhadap peruahaan dari para pelanggan, pemasok dan pemerintah Beroperasi secara etis 6-13

Standar Kinerja tersedia baik untuk Pihak Manajemen mauopun untuk Pengolah Informasi Standards Information Information Information Processor Management Data Input Resources Transformation Process Output Resources 6-14 19

Konseptual Sistem Lanjutan … Management by exception Mengkombinasikan standar yg ada dengan output dari pengolahan informasi Manajer terlibat dlm aktifitasnya hanya jika aktifitas tsb menyimpang dari kinerja yg diterima Kemampuan dasar yg disediakan oleh CBIS 6-15

Konseptual Sistem Lanjutan … Faktor Sukses Kritis (Critical Success Factors -CSFs) Salah satu kegiatan perusahaan yg berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan mencapai tujuannya Perusahaan memiliki beberapa CSF Perhatian CSF terfokus pada sebagian operasi perusahaan dari pada keseluruhan 6-16

Konseptual Sistem Lanjutan … Arus Keputusan Data diolah menjadi informasi dgn menggunakan pengolah informasi Manajer mengolah informasi menjadi keputusan-keputusan 6-17

Perubahan Dilakukan pada sistem Fisik Melalui Arus Keputusan Standards Decisions Information Information Processor Management Data Output Resources Input Resources Transformation Process 6-18 20

Model Sistem Umum Perusahaan Environment Standards Information and Data Decisions Information Information Processor Management Data Physical Resources Physical Resources Transformation Process Output Resources Input Resources 6-19 21

Model Sistem Umum dalam Konteks Membantu penyesuaian diri dengan perusahaan Memberikan keyakinan untuk mempelajari Memberikan gambaran mental mengenai apa yang harus dikerjakan 6-20 23

Permasalahan -- Baik dan Buruk Pemecahan masalah Respon untuk menekan akibat yang buruk Memanfaatkan peluang untuk keuntungan Keputusan Pemilihan strategi atau tindakan 6-21 2

Elements of the conceptual system Problem Elements of the Problem-Solving Process Elements of the conceptual system Alternate solutions Standards Desired state Problem solver (manager) Current state Constraints Information Solution 6-22 4

Masalah Versus Gejala Know the difference Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah Masalah disebabkan oleh gejala 6-23 5

Struktur Masalah Structured Unstructured Semistructured Elemen dan hubungan antar elemen dipahami Unstructured Elemen dan hubungan antar elemen tidak dipahami Semistructured Sebagian elemen dan hubungan antar elemen dipahami Manajemr dan Komputer dapat bekerja sama untuk mencapai solusi 6-24 6

Struktur Masalah Lanjutan … DSS Computer Solve Manager Solve Structured Semi-structured Unstructured 6-25 7

Pendekatan Sistem John Dewey, 1910 Columbia philosophy professor 1. Mengenali Kontroversi 2. Menimbang klaim alternatif 3. Membentuk penilaian Problem Solution 6-26 8

Tahap dan Langkah dari Pendekatan Sistem Phase I: Usaha persiapan Step 1. Memandang perusahaan sebagai suatu sistem Step 2. Mengenali sistem lingkungan Step 3. Mengidentifikasi subsistem perusahaan Phase II: Usaha Definisi Step 4. Bergeraj daari tingkat sistem ke subsistem Step 5. Menganalisis bagian sistem dalam urutan tertentu Phase III: Usaha Solusi Step 6. Mengidentifikasi solusi alternatif Step 7. Mengevaluasi solusi alternatif Step 8. Emmilih solusi terbaik Step 9. Menerapkan solusi terbaik Step 10. Membuat tindak lanjut untuk memastikan baahwa solusi itu efektif 6-27 10

Setiap Bidang Fungsional merupakan Subsistem President Marketing Subsystem Manufacturing Subsystem Finance Subsystem Human Resources Subsystem Information Services Subsystem 6-28 16

Lanjutan … Analisis Bagian Sistem dalam sutau Urutan tertentu 1. Mengevaluasi standar, harus sah/valid, realistis, dimengerti, terukur 2. Membandingkan output sistem dengan standar 3. Evaluasi manajemen 4. Evaluasi Pengolahan Informasi 5. Evaluasi Input dan Sumber Daya Input 6. Evaluasi Proses Transformasi 7. Evaluasi Sumber Daya Output 6-29 23

Model yang Integratif dari Pendekatan Sistem Definition Effort 4. Proceed from a system to a subsystem level 5. Analyze system parts in a certain sequence Solution Effort 6. Identify alternative solutions 7. Evaluate the alternative solutions 8. Select the best solution 9. Implement the solution 10. Follow-up to ensure solution is effective 6-30