RANCANG BANGUN SISTEM PENGADAAN MATERIAL MENGGUNAKAN MATERIAL REQUIREMENT PLANNING ( STUDI KASUS : PT. APRILIAN DWIPA INTERNUSA SURABAYA) Otto Mayrad Susanto 05.41010.0126

Latar Belakang Masalah : Pengadaan material bagi perusahaan konstruksi bangunan merupakan hal penting dalam pelaksanaan proyek pembangunan, sehingga diperlukan penghitungan jumlah material yang diperlukan dan penjadwalan pengadaan material yang tepat sesuai dengan kebutuhan proyek. Pengadaan material dapat berpengaruh pada keuntungan yang akan didapatkan oleh PT. Aprilian Dwipa Internusa. Persediaan berpengaruh terhadap besarnya biaya operasi, sehingga kesalahan dalam mengelola persediaan akan mengurangi keuntungan. Perusahaan sering kali mengalami masalah persediaan, diantaranya persediaan terlalu banyak atau bahkan terjadi kekurangan. Kedua kondisi tersebut mengakibatkan timbulnya biaya yang besar. Oleh karena itu diperlukan manajemen persediaan untuk menganalisa tingkat persediaan yang optimum.

Pengadaan material yang dilakukan oleh pihak PT Pengadaan material yang dilakukan oleh pihak PT. Aprilian Dwipa Internusa selama ini berdasarkan instiusi kepala pelaksana proyek dan kebutuhan material tidak dihitung sesuai dengan nilai proyek tetapi hanya melihat dari jumlah minimal persediaan material yang tersisa di lokasi proyek, sehingga biaya dan jadwal pengadaan material sering kali tidak teratur, dimana hal tersebut berdampak pada mundurnya batas masa kontrak proyek.

Solusi untuk mengatasi permasalahan di atas adalah dengan merancang bangun sistem pengadaan material menggunakan metode Material Requirement Planning yang menunjang kemajuan perusahaan, utamanya dalam hal yang berhubungan dengan pengadaan material. Aplikasi ini dijalankan pada komputer yang bersifat stand alone yang dapat dengan mudah didapatkan. Dengan adanya sistem ini, pihak manajemen PT. Aprilian Dwipa Internusa diharapkan mampu memberikan informasi jadwal pengadaan material sesuai dengan kebutuhan proyek. Sehingga data-data yang berkaitan dengan manajemen material ini dapat terkelola dengan baik serta memenuhi persyaratan dan tenggang waktu pelaksanaan proyek yang telah ditentukan.

Material Requirement Planning Material Requirement Planning (MRP) merupakan penjabaran dari jadwal setiap material yang menyusunnya. Dengan demikian MRP selain berfungsi sebagai sistem pengendalian persediaan material juga berfungsi sebagai sistem perencanaan dan pengendalian produksi. MRP adalah prosedur logis, aturan keputusan dan teknik pencatatan terkomputerisasi yang dirancang untuk menjabarkan jadwal induk produksi menjadi kebutuhan bersih untuk semua item atau produk. Sistem MRP dirancang untuk melepaskan pesanan-pesanan dalam produksi dan pembelian untuk mengatur aliran bahan baku dan persediaan dalam proses sehingga sesuai dengan jadwal produksi. Tujuan dari MRP (Herjanto,1999) :

Banyak pengguna dapat saling berbagi printer tunggal dengan kualitas tinggi, dibandingkan memakai printer kualitas rendah di masing-masing meja kerja. Selain itu, lisensi perangkat lunak jaringan dapat lebih murah dibandingkan lisensi stand-alone terpisah untuk jumlah pengguna sama. Meminimalkan persediaan. MRP menentukan seberapa banyak dan kapan suatu komponen diperlukan. Mengurangi resiko karena keterlambatan produksi atau pengiriman. MRP mengindentifikasikan banyaknya bahan dan komponen yang diperlukan baik dari segi jumlah dan waktunya dengan memperhatikan waktu tenggang produksi maupun pengadaan komponen.

Komitmen yang realistis Dengan MRP, jadwal produksi diharapkan dapat terpenuhi sesuai dengan rencana, sehingga komitmen terhadap pengiriman barang dilakukan secara lebih realistis. Meningkatkan efesiensi. MRP juga mendorong peningkatan efisiensi karena jumlah persediaan, waktu produksi, dan waktu pengiriman barang dapat direncanakan lebih baik

Lot for Lot Teknik Lot for lot ini cukup baik dipakai jika order cost (setup cost) produk tersebut sangat kecil dibandingkan dengan biaya holding yang besar. Teknik ini cukup baik digunakan untuk produksi yang kontinyu dengan volume yang besar atau untuk komponen-komponen yang mahal dengan frekuensi kebutuhan yang jarang.

System Flow Penggambaran arus informasi akan dijabarkan pada alur sistem yang akan diimplementasikan dengan komputer berupa penjaluran antara data, proses dan laporan. Bentuk desain umum aplikasi sistem informasi pengadaan material dan pemilihan supplier ini adalah sebagai berikut :

Data Flow Diagram (DFD) DFD merupakan representasi grafik dalam menggambarkan arus data sistem secara terstruktur dan jelas sehingga dapat menjadi sarana dokumentasi yang baik. Context Diagram Diagram ini menggambarkan rancangan global/ keseluruhan dari proses yang ada pada DFD. Gambar 3.1 berikut ini merupakan tampilan dari context diagram sistem yang dirancang

Context diagram

DFD Level 0 Dari context diagram yang ada, sistem yang terjadi dapat dipecah lagi menjadi beberapa proses, yaitu proses Mengelola Data Master, dan Perhitungan Jadwal .

Tabel Pelaksanaan Proyek Untuk Pekerjaan Beton

Menu Utama

Data bahan

Data proyek

Data struktur pekerjaan

Menu analisis dan pelaporan

kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari rancang bangun sistem pengadaan material menggunakan metode material requirement planning (studi Kasus PT. Aprilian Dwipa Internusa) adalah sebagai berikut: Berdasarkan hasil uji coba, sistem pengadaan material menggunakan metode material requirement planning telah mampu dibuat dan berjalan dengan baik dan sudah cukup baik dalam memenuhi kebutuhan informasi dari pihak-pihak yang berkepentingan terhadap kebutuhan material proyek. Sistem yang dibangun telah mampu mengontrol kebutuhan material di lapangan. .

saran Sistem yang sudah dibuat perlu diintegrasikan secara penuh dengan program bagian teknik yaitu menggabungkan AutoCAD ke dalam sistem pengadaan material agar dapat bekerja lebih maksimal.

Daftar Pustaka Arman Hakim Nasution, Perencanaan & Pengendalian Persediaan, Teknik Industri-ITS, Surabaya Husnan, Suad & Suwarno. 1994. Studi Kelayakan Proyek. Yogyakarta : UPP AMP YKPN. Kendall & Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta : PT. Prenhallindo Kendall, K.E. dan Kendall, J.E. 2006. Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta: PT. Indeks Sutabri, T. 2003. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Soeharto, Iman. 1997. Manajemen Proyek dari Konseptual sampai Operasional, Jakarta : ERLANGGA