BAB 6 Model Sistem MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS 8/E Raymond McLeod, Jr. and George Schell BAB 6 Model Sistem 6-1 Copyright 2001 Prentice-Hall, Inc. 1

4 Jenis Model 1) Model Phisik 2) Model Naratif 3) Model Grafik Penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi 2) Model Naratif Secara lisan maupun tulisan 3) Model Grafik Abstraksi dari garis, simbol maupun bentuk 4) Model Matematik Persamaan 2PS EOQ = M 6-2 2

Economic Order Quantity Concept Model Grafik dari Economic Order Quantity Concept Biaya Total cost Maintenance cost Purchasing cost EOQ Jumlah Pesanan 6-3 3

Prepare Sales Order Report Prepare Sales Order Report Sales Orders Sales Orders Customers 1. Edit Sales Orders Edit Sales Orders Edit Sales Orders 2. Enter Sales Order Data 1. Sales Order Data Sales Orders Enter Sales Orders 3. Prepare Sales Order Report Sales Orders Enter Sales Order Data Sales Order History File 2. Sales Order Report Prepare Sales Order Report 3. Sales Order History File Sales Orders Report Sales Manager A. A Flowchart B. A Data Flow Diagram 6-4 5

Kegunaan Model Ke 4 model mempermudah pemahaman dan komunikasi Model matematik menyediakan kemampuan prediksi 6-5 5

Model Sistem Umum diagram grafik disertai narasi menggambarkan organisasi secara umum dengan kerangka kerja sistem Sistem Fisik Arus Material Arus Personil Arus Mesin Arus Uang 6-6 6

Sistem Fisik Perusahaan Transformation Process Output Resources Input Resources Boundary of the Firm 6-7

Sistem Konseptual Sistem Lingkaran Terbuka Sistem Lingkaran Tertutup Pengendalian Manajemen Pengolahan Informasi 6-8 8

Sistem Lingkaran Tertutup Control Mechanism Feedback Feedback Input Resources Output Resources Transformation Process 6-9 9

Sistem Pengendalian Manajemen Management Information Information Input Resources Transformation Process Output Resources 6-10 10

Laporan Penjualan Year-to-Date % of Total Item Number Item Description Sales Volume Year-to-Date Sales 400293 BRAKE PIPE $1,702.93 .068 319421 DOOR HANDLE GASKET 1,624.00 .065 786402 CLUTCH DRIVEN PLATE 1,403.97 .056 190796 CARPET SNAP 1,102.00 .044 001007 SPARK PLUG 1,010.79 .040 739792 HOSE CLIP 949.20 .038 722210 RUBBER PLUG 946.73 .038 410615 UPPER DOOR HINGE 938.40 .038 963214 REAR TUBE SHOCK 922.19 .037 000123 NEEDLE VALVE 919.26 .037 Totals $11,519.47 .461 6-11

Informasi dari Seluruh Elemen Sistem Fisik Management Information Information Transformation Process Input Resources Output Resources 6-12 12

Laporan Analisis Pemasok Item Number: 410615 Item Description: Upper Door Hinge SUPPLIER LAST UNIT DAYS TO PCT. NUMBER NAME DATE P.O. # QTY. PRICE RECEIPT REJECTS 3062 CARTER 7/12 1048-10 360 $8.75 12 .00 & SONS 4189 PACIFIC 4/13 962-10 350 9.10 08 .02 MACHINING 0140 A.B. 1/04 550-10 350 8.12 03 .00 MERRIL 2111 BAY AREA 8/19 1196-10 360 11.60 19 .04 6-13

Laporan Status Pekerjaan Menyediakan Informasi tentang Proses Transformasi Job Number: 84-182 Customer: Wankel Automotive CURRENT STATUS Step 4-weld supports to frame Department 410-Welding Date and Time Begun-10/8; 10:15A Projected Job Completion-10/14; 9:30A NEXT PROCESS Step 5-paint frame Department 632-Paint 6-14

Mengubah Data menjadi Informasi Pengolah Informasi Mengubah Data menjadi Informasi Information Information Information Management Processor Data Input Transformation Process Output Resources Resources 6-15 15

Sistem Konseptual (lanjutan) Dimensi-dimensi Informasi Relevansi Akurasi Ketepatan Waktu Kelengkapan Kelebihan Informasi called ‘Information Overload’ 6-16 16

Perbandingan Standar dan Tujuan Mengukur kinerja aktual Biasanya menggunakan terminologi spesifik Menggunakan Pengendalian Sistem Terdiri dari Manajemen Pengolah Informasi Tujuan Ssaran keseluruhan yang harus dicapai Sistem memiliki satu atau lebih tujuan 6-17

Perbandingan antara Standard dan Tujuan Objectives Standards of Performance Memenuhi kebutuhan pelanggan Mencapai vol penjualan tahunan sekitar $25 million Mempertahankan 20% pangsa pasar Mempertahankan tingkat pertumbuhan 15% Produce a return on investment for the owners Pay dividends to stockholders each quarter Maintain the price of the firm’s common stock above $85 per share Realize an after-tax profit of 15% of sales Maintain a record of accident-free days Keep employee turnover below 10% Operate efficiently Invest in the future Invest in a minimum of 15% of sales revenue in research and development Achieve stockout on no more than 2% of the items in inventory during the year Keep the number of backorders to less than 5% of all orders processed Have no plant shutdowns due to unavailable materials Develop sources of supply Have no legal actions filed against the firm by customers, suppliers, and the government Operate ethically 6-18

Standard Kinerja untuk Manajemen dan Pengolah Informasi Standards Information Information Information Processor Management Data Input Resources Transformation Process Output Resources 6-19 19

Management by exception Mengkombinasikan antara output Informasi dari pengolah informasi dengan standard Manajer terlibat dalam aktifitas hanya jika aktifitas itu menyimpang Kapasitas manajer ditentukan oleh CBIS 6-20

Faktor Penentu Keberhasilan (Critical Success Factor) Aktifitas Perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuan Biasanya memiliki beberapa CSF CSF berfokus perhatian apada sebagian operasi perusahaan dari pada keseluruhan 6-21

Changes are Made in the Physical System Through the Decision Flow Standards Decisions Information Information Processor Management Data Output Resources Input Resources Transformation Process 6-22 20

Arus Keputusan Data berubah menjadi informasi oleh Pengolah Informasi Manajer dan pengolah informasi mengubah informasi menjadi keputusan 6-23

Model Umum Sistem Perusahaan Environment Standards Information and Data Decisions Information Information Processor Management Data Physical Resources Physical Resources Transformation Process Output Resources Input Resources 6-24 21

Model Sistem Umum Dalam konteks Membantu penyesuaian perusahaan Meningkatkan stabilitas perusahaan Memberi gambaran tentang apa yang akan dicapai 6-25 23

Problem – Baik dan Buruk Pemecahan Masalah Menghindari kerugian Memanfaatkan peluang keuntungan Pengambilan Keputusan tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini untuk memberi solusi terbaik 6-26 2

Elemen-elemen Pemecahan Masalah Kondisi yang diharapkan Kondisi yang Ada Batasan-batasan Internal – terbatasnya sumber daya Lingkungan – tekanan dari berbagai lingkungan } Beda = Kriteria Solusi 6-27 3

Elements of the conceptual system Problem Elements of the Problem-Solving Process Elements of the conceptual system Alternate solutions Standards Desired state Problem solver (manager) Current state Constraints Information Solution 6-28 4

Problem vs Gejala Perbedaan Gejala adalah hasil dari problem Problem menyebabkan masalah Jika problem is diatasi gejala akan hilang ,tetapi tidak sebaliknya 6-29 5

Struktur Masalah Terstruktur Tidak terstruktur Semi Terstruktur Elemen dan hubungan antar elemen dipahami oleh pemecah masalah Tidak terstruktur Kebalikan dari terstruktur (tidak dipahami) Semi Terstruktur Sebagian elemen dipahami DSS (Sistem Pendukung Keputusan) manajer dan komputer saling bekerja sama untuk pemecahan masalah 6-30 6

Problem Struktur DSS Computer Solve Manager Solve Structured Semi-structured Unstructured 6-31 7

Pendekatan Sistem John Dewey, 1910 Columbia philosophy professor 1. Mengenali kontroversi 2. Menimbang alternatif-alternatif 3. Membentuk Penilaian Problem Solution 6-32 8

Tahap Pendekatan Sistem Phase I: Tahap Persiapan Step 1. View the firm as a system Step 2. Recognize the environmental system Step 3. Identify the firm’s subsystems Phase II: Tahap Definisi Step 4. Proceed from a system to a subsystem level Step 5. Analyze system parts in a certain sequence Phase III: Tahap Solusi Step 6. Identify the alternative solutions Step 7. Evaluate the alternative solutions Step 8. Select the best solution Step 9. Implement the solution Step 10. Follow up to ensure that the solution is effective Keputusan dibuat pada tahap Definisi dan Solusi 6-33 10

Step dapat dilakukan berurutan atau tidak bahkan dapat bersamaan Tahap Persiapan Step 1 Memandang Perusahaan sebagai sistem Step 2 Mengenali Lingkungan Sistem Step 3 Mengidentifikasi Subsistem Area Bisnis Tingkat Manajemen Aliran Sumberdaya Step dapat dilakukan berurutan atau tidak bahkan dapat bersamaan 6-34 12

Pendekatan Sistem untuk Pengambilan Keputusn PHASE STEP DECISION Where is the problem? Do new data need to be gathered, or do data already exist? How will data be gathered? What is causing the problem? How many alternatives should be identified? Are these alternatives feasible? Which criteria should be used? How does each alternative measure up to each criterion? Do all criterion have equal weight? Is there enough information to make a selection? Which alternative measures up best to the criteria? When should this solution be implemented? How should the solution be implemented? Who should perform the evaluation? How well is the solution meeting the objectives? 4. Proceed from a system to a subsystem level. 5. Analyze system parts in a certain sequence. 6. Identify alternative solutions. 7. Evaluate the alternative solutions. 8. Select the best solution. 9. Implement the solution. 10. Follow up to ensure that the solution is effective. Tahap Definisi Tahap Solusi 6-35

Fungsi Area sebagai Subsistem President Marketing Subsystem Manufacturing Subsystem Finance Subsystem Human Resources Subsystem Information Services Subsystem 6-36 16

Pemicu pada Tahap Definisi Pemicu dapat berupa: 1. Suatu aksi 2. Waktu 3. Dari dalam Perusahaan atau lingkungan 6-37 20

Tahap Definisi Step 4: Bergerak dari Sistem ke Sub Sistem Tiap tingkat adalah sistem Apakah subsistem berhubungan dengan area fungsional? Apakah subsistem perlu di ‘break down’ lagi? 6-38 21

Step 5: Menganalisa Bagian-bagian sistem menjadi suatu urutan: 1. Mengevaluasi Standard, harus valid, realistis, dipahami, dan terukur 2. Membandingkan output sistem dengan standar 3. Mengevaluasi Manajemen 4. Mengevaluasi Pemroses Informasi 5. Mengevaluasi Input dan Sumberdaya Input 6. Mengevaluasi Proses Transformasi 7. Mengevaluasi Sumberdaya Output 6-39 23

Tiap Bagian dari Sistem Dianalisa Sesuai Urutan 1. Standards 3. 4. Information processor Management 6. 7. 5. 2. Input resources + Inputs. Transformation Output Outputs resources processes 6-40 24

Tahap Pemecahan Step 6: Mengidentifikasi Berbagai Alternatif Solusi Temukan berbagai cara Solusi : Brainstorming/ Tukar Pikiran Joint Application Design (JAD) session/ Rancangan Aplikasi Bersama Step 7: Mengevaluasi Alternatif solusi Step 8: Memilih Solusi Terbaik Analisis Penilaian Tawar Menawar 6-41 27

Step 9: Implementasi Solusi Step 10: Menindaklanjuti untuk memastikan solusi tersebut efektif 6-42 32

Model Integrated Pendekatan Sistem Definition Effort 4. Proceed from a system to a subsystem level 5. Analyze system parts in a certain sequence Solution Effort 6. Identify alternative solutions 7. Evaluate the alternative solutions 8. Select the best solution 9. Implement the solution 10. Follow-up to ensure solution is effective 6-43

Review Pendekatan Sistem Integrasikan setiap step dari sistem adalah kegiatan manajerial Persiapan manajerial merupakan poin awal yang baik Manager mengidentifikasi masalah pada area fungsional Tahap Definisi Manajer mencari solusi Tahap Solusi 6-44

Ikhtisar Model adalah abstraksi dari Realitas Sistem Fisik Ada 4 macam model Model Sistem Umum Sistem Fisik Sistem Konseptual Pemroses Informasi Komputer Nonkomputer 6-45

Ikhtisar [lanjutan.] Management by exception Pemecahan Masalah Manajerial Klasifikasi Masalah Terstruktur Tidak terstruktur Menggunakan Pendekatan Sistem 6-46