PRESS RELEASE DEVELOPMENT Pertemuan 11 & 12 Mata Kuliah : O0354 - Public Relations Writing Tahun : 2010 PRESS RELEASE DEVELOPMENT Pertemuan 11 & 12

PRESS RELEASE PRESS RELEASE (siaran pers ) adalah ringkasan fakta mengenai suatu program atau isu yang ingin anda (departemen/perusahaan) jadikan perhatian media. Bina Nusantara University 3

Siaran Pers Siaran Pers (Press Release, biasa disebut rilis saja) adalah naskah berita (data atau informasi tentang sebuah kegiatan) yang disampaikan kepada wartawan atau kantor redaksi media untuk dipublikasikan di media tersebut. Dengan demikian, menulis siaran pers pada dasarnya sama dengan menulis berita seperti dilakukan para wartawan. Oleh karenanya, karakteristik dan struktur penulisan siaran pers sama dengan menulis berita. Bina Nusantara University

Karakteristik Siaran Pers Karakteristik siaran pers adalah memiliki “nilai berita” (news values), yakni aktual, faktual, penting, dan menarik. Struktur penulisannya pun sama dengan dengan penulisan berita, yakni terdiri dari head (Judul), dateline (baris tanggal), lead (teras berita), dan news body (tubuh atau isi berita). Berita sendiri artinya adalah laporan peristiwa atau peristiwa yang dilaporkan oleh media massa. Bina Nusantara University

Ciri-ciri Siaran Pers Siaran pers menyampaikan kejadian penting yang secepatnya perlu diketahui pembaca. Paragraf pertama adalah kepala (lead), yang memuat informasi terpenting. Paragraf berikutnya mengembangkan informasi tersebut dan memberikan detail dengan urutan yang paling penting. Siaran pers yang yang baik menjawab pertanyaan siapa, apa, kapan, di mana, kenapa, dan bagaimana. Kalimat dan paragraf di siaran pers harus singkat agar mudah ditinjau ulang oleh editor maupun reporter. Kutipan boleh dipakai, tetapi biasanya muncul mulai paragraf kedua. Bina Nusantara University

Struktur Siaran Pers Nama organisasi dan alamatnya dimuat di atas sebagai kop surat khusus yang tidak sama dengan kop surat untuk korespondensi. Pada bagian paling atas ditulis Siaran Pers. Judul yang padat dan mewakili isi siaran pers. Tempat, tanggal, dan waktu penyebaran siaran pers (datelines). Paragraf tidak perlu dimasukkan ke margin dalam. Bina Nusantara University

Struktur Siaran Pers Tanda petik (“…”) digunakan untuk petikan langsung. Larangan atau embargo: jika ada permintaan untuk tidak menerbitkan siaran pers sebelum saatnya. Di akhir siaran pers tulislah *** untuk menunjukkan akhir Paling bawah, nama contact person beserta telepon dan faks, serta alamat email yang bisa dihubungi. Bina Nusantara University

Kiat Menulis Siaran Pers Kiat menulis siaran pers: 1. Tulis dengan gaya penulisan berita. 2. Jangan terlalu panjang – cukup satu lembar. 3. Langsung ke masalahnya dengan segera. 4. Penuhi unsur berita 5W+1H. 5. Berikan lebih dari satu nomor kontak –nomor telpon kantor, kontak pribadi, HP, e-mail, dan fax. Bina Nusantara University

6. Jika memungkinkan, buatlah usulan mengenai orang-orang yang dapat diwawancara. 7. Cek/konfirmasi siaran pers yang sudah dikirimkan melaui fax, surat, atau e-mail. 8. Jika perlu, seratakan ilustrasi foto, tabel, atau grafik atau bahan pendukung lainnya –makalah, naskah pidato, susunan acara, dsb. 9. Tuliskan pada kertas berkop-surat sehingga benar-benar resmi. 10. Tandatangani oleh pejabat paling berwenang, misalnya manajer humas, ketua panitia, dan/atau ketua lembaga/perusahaan. 11. Jika bersifat individu, misalnya artis, pakar, pejabat, ataupun warga biasa, sertakan fotokopi identitas. Bina Nusantara University

Press Release Format Letterhead Heading (Topic) Sub-heading (highlight the most important message) Date & place where the press release is issued Text (1st & 2nd para to include the key messages) Boilerplate (brief introduction of the company) Additional information Contact for enquiries Bina Nusantara University 11

Press Release Format Press release Heading Sub-heading Date & Place Letterhead (with company logo) Press release Heading Sub-heading Date & Place Text Text pagination Bina Nusantara University 12

Press Release Format boilerplate Additional Information Contact 13 Text boilerplate Additional Information Contact Bina Nusantara University 13

Audience Chart Who are your stakeholders those who will be affected Who are interested in your story (check against the stakeholders) Who do you want to tell your story (check against the stakeholders & those who are interested in your story) Why are they important What are their interests/concerns What happens if their interests/ Concerns are not entertained What do you want to tell them Goes to the message house Bina Nusantara University 14

Press Release – Purpose “To Get Publicity” Bina Nusantara University 15

Press Release – Flow Chart thoughts Media Public Bina Nusantara University 16

When do we need to issue a press release To make a formal announcement e.g. Official launch of a project Launch of a marketing & promotional plan Financial result announcement Senior management announcement with special purpose Reveal of major research findings Important economic forecast etc. Bina Nusantara University 17

When we don’t need a press release Informal Not much newsworthy Testing the water “Off-the-record” information feeding e.g. Regular meeting to renew ties with the media or analysts Feeding of background information Pure introduction of senior management Minor research findings Insider’s story Soft launch of a product / service Bina Nusantara University 18

Press Release – Flow Chart thoughts Media Public Bina Nusantara University 19

What determine if a press release will be used? Media Press Release Poor writing Incompleteness Inaccuracy Poor timing Little local or no reader interest Rejected Press Release Bina Nusantara University 20

Why most press releases are not used? Most releases don’t get used because the PR people preparing the releases don’t know what they are doing. Bina Nusantara University 21

How to prepare press release? News Writing Delivery Bina Nusantara University 22

How to prepare a press release… What is News? News is not what you think it is News is what the media will run Bina Nusantara University 23

How to prepare a press release… Audience interests News is….. A press release should contains newsworthy information Press Release Familiar with the media Familiar with the company which papers have education section? who are the reporters of that page? what are their interest and style? business / operations that the audience will have interest? research topics that affect people’s lives? Bina Nusantara University 24

How news worthy is of your press release? Ask yourself: General public have interest in the information? Your news affect the lives of the readers? How unusual is the substance of your press release ? Bina Nusantara University 25

How news worthy is of your press release? Ask yourself: General public have interest in the information? Your news affect the lives of the readers? How unusual is the substance of your press release ? !!Yes !! !!No!! Newsworthy No News Value Bina Nusantara University 26