PERENCANAAN PROYEK

Pendahuluan Hal penting dalam manajemen proyek adalah Ketepatan memilih bentuk organisasi (tim) Memilih manajer proyek yang tepat Aktifitas integrasi dan koordinasi yang baik Diluar hal tsb diperlukan : Apa yang akan dikerjakan?  Planning Bagaimana pengendaliannya?  Control

Perlunya Perencanaan Menghilangkan atau mengurangi ketidakpastian Memperbaiki efisiensi operasi Mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang tujuan proyek Memberikan dasar bagi pekerjaan monitoring dan pengendalian

Lingkup pekerjaan Perencanaan dan pengendalian : Sebelum proyek dimulai Selama proyek berlangsung Koreksi pada saat terjadi perbedaan antara rencana dan pelaksanaan Ditujukan untuk mengurangi ketidakpastian tentang apa yang akan dihasilkan dari pengerjaan proyek

Tahap Perencanaan Proyek Aktifitas ini dikerjakan setelah proyek ditanda tangani Menentukan tujuan proyek dan kebutuhannva. Dalam hal ini perlu ditentukan hasil akhir proyek, waktu, biava dan performansi yang ditargetkan. Menguraikan pekerjaan‐pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek. Merancang Organisasi proyek untuk menentukan departemen‐departemen yang ada, subkontraktor yang diperlukan dan manajer manajer yang bertanggungjawab terhadap aktivitas pekerjaan yang ada.

Membuat Jadwal untuk setiap aktivitas pekerjaan memperlihatkan waktu tiap aktivitas, batas selesai dan milestone. Mempersiapkan rencana anggaran dan sumberdaya yang dibutuhkan. Rencana ini akan memberikan informasi mengenai jumlah sumberdaya dan waktu untuk setiap aktivitas pekerjaan. Membuat Estimasi waktu, biaya dan performansi penyelesaian proyek.

Permasalahan dalam Perencanaan Area permasalahan yang biasanya muncul antara lain : Tujuan dan sasaran proyek tidak bisa disetujui oleh semua pihak Tujuan proyek terlalu kaku sehingga kurang bisa mengakomodasi perubahan Tidak cukup untuk menentukan tujuan secara baik Tujuan tidak cukup terkuantifikasi atau terukur

Rencana Induk Proyek Tujuan pembuatan rencana adalah : untuk memberikan petunjuk kepada manajer dan tim proyek selama siklus hidup proyek; untuk memberitahukan mengenai sumberdaya apa yang diperlukan, kapan dan berapa besar biaya yang dikeluarkan, dan memungkinkan mereka mengukur kemajuan yang telah dibuat dan keterlambatan yang terjadi, selanjutnya Apa yang perlu dilakukan untuk mengejar ketertinggalan itu.

Isi Rencana Proyek (RIP) Terdapat kemiripan dengan proposal proyek, harus lebih detail dan luas, ditujukan untuk kepentingan anggota tim proyek (internal). Deskripsi proyek Manajemen dan Organisasi Bagian teknis Alat‐alat perencanaan

Deskripsi Proyek Deskripsi singkat mengenai asal‐usul dan latar belakang lahirnya proyek. Termasuk disini penjelasan singkat tentang proyek, tujuan, kebutuhan, kendala, masalah yang ada (dan bagaimana akan diatasi), jadwal induk yang memperlihatkan kejadian dan milestone yang ada.

Manajemen dan Organisasi Ringkasan mengenai organisasi dan personel yang dibutuhkan. Isinya meliputi : Manajemen proyek dan organisasi. Detail mengenai bagaimana proyek akan dikelola dan identifikasi mengenai personel kunci dan hubungan kewenangan yang ada. Kebutuhan orang. Estimasi kebutuhan orang berikut ketrampilan, kepakaran dan cara penempatan serta rekruitingnya. Training dan pengembangan. Ringkasan mengenai pengembangan eksekutif dan training personel yang perlu diberikan untuk mendukung proyek.

Bagian Teknis Ringkasan mengenai aktivitas utama proyek, waktu dan biaya. Termasuk dalam bagian ini adalah: Rincian pekerjaan (statement of work). Pekerjaan yang ada diuraikan. Jadwal proyek. Jadwal proyek berhubungan dengan kejadian, termasuk Milestone, jaringan kerja proyek, diagram CPM/ PERT. Anggaran dan dukungan keuangan. Estimasi mengenai pengeluaran, kapan waktunya, untuk biaya tenaga kerja, bahan dan fasilitas. Testing. Daftar semua yang perlu diuji, termasuk prosedur, waktu dan orang yang bertanggungjawab. Dokumentasi. Dokumen‐dokumen yang akan dihasilkan dan bagaimana dokumen ini akan diorganisasikan dan disimpan.

Rencana peninjauan pekerjaan. Implementasi. Bahasan dan petunjuk mengenai bagaimana pelanggan menjalankan hasil proyek. Rencana peninjauan pekerjaan. Prosedur mengenai peninjauan pekerjaan secara periodik, catatan apa yang perlu ditinjau, kapan, oleh siapa dan menurut standar apa. Justifikasi ekonomi. Ringkasan alternatif yang mungkin dalam mencapai tujuan proyek memperlihatkan tradeoff antara biaya dan jadwal.

Alat‐alat Perencanaan Banyak metoda yang digunakan dalam perencanaan antara lain: Work breakdown structure (WBS) ‐ untuk menentukan pekerjaan pekerjaan yang ada dalam proyek. Matriks tanggungjawab ‐ untuk menentukan organisasi proyek, orang‐orang kunci dan tanggungjawabnya. Gantt charts ‐ digunakan untuk menunjukkan jadwal induk proyek, dan jadwal pekerjaan secara detail. Jaringan kerja (network) ‐ untuk memperlihatkan urutan pekerjaan, kapan dimuiai, kapan selesai, kapan proyek secara keseluruhan selesai.

Estimasi Pilihan dalam estimasi : Menunda estimasi sampai akhir proyek Mendasarkan pada proyek yg mirip Menggunakan teknik dekomposisi Model empiris

Pendefinisian Pekerjaan Utk proyek dalam skala besar diperlukan metode untuk menentukan elemen‐elemen proyek dalam bagian yang lebih detail. Dapat diketahui keterkaitan antar aktifitas, urutan waktu dan personilnya. Work Breakdown Structure (WBS)

WBS (Work Breakdown Structure) WBS : Pemecahan pekerjaan besar menjadi elemen pekerjaan yang lebih kecil Manfaat dari WBS : Dalam tahap analisis WBS dapat digunakan untuk memastikan akurasi dan kelengkapan dari semua personil proyek Dijadikan sebagai dasar penganggaran dan penjadwalan Sebagai alat kontrol pelaksanaan proyek

Tidak ada pedoman baku dalam WBS Dikatakan memadai selama Pekerjaan sudah cukup mudah dilaksanakan Dapat ditentukan waktu penyelesaiannya Bisa diukur kemajuannya Sumberdaya dan biaya yang diperlukan dapat dihitung Tingkat pemecahan adalah sbb: Tingkat Deskripsi 1 Proyek 2 Tugas 3 Sub-Tugas 4 Paket Pekerjaan

WBS untuk pembuatan rumah Penggalian Pondasi Pasang Rangka Buat Tembok Pasang Batubata Melapisi semen Pasang Atap

Organizational Breakdown Structure (OBS) OBS adalah proses hierarkis yang melukiskan bagaimana perusahaan dikelola sebagai suatu organisasi untuk menentukan tanggung jawab kerja. Tujuan OBS adalah: Menyediakan suatu kerangka untuk meringkas kerja unit organisasi, Mengidentifikasi unit organisasi yang bertanggung jawab untuk paket kerja, dan mengikat unit organisasi kepada akun pengendalian biaya.

Integrasi WBS dengan organisasi proyek Mandiri Manaj Proyek Eng Progrmer Pembelian Dukungan teknia Desain dasar Hardware Bahan baku Assembly Instalasi Software Spesifikasi Prosedur Uji akhir Uji Sistem Uji User A D B C G E F H

Responsibility Assignment Matriks (RAM) RAM merupakan matrik yang menggambarkan hubungan antara WBS dan OBS. Dalam RAM setiap unit organisasi dalam OBS ditugaskan kepada tiap aktivitas yang terdapat dalam WBS.

RAM  Matriks Tanggungjawab Pekerjaan Adi (MP) Budi (controller) Dedi (acc) Edi (QA) A R,A R B S N C D E Keterangan : R = Responsible S = Support A = Approve N = Notice