KOMUNIKASI YANG EFEKTIF Eunike Prapti Lestari Krissetyanti, M.Si DIKLAT PRAJABATAN GOLONGAN III BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA 13 NOVEMBER 2009

Curriculum Vitae Eunike Prapti Lestari Krissetyanti, S.IP, M.Si Lahir di Yogyakarta, 6 Juni 1972 Alamat : Kalibata Selatan II no. 9 Jakarta Selatan Email : eunike_krissetyanti@yahoo.com Pendidikan : SD-SMA di Yogyakarta S1 Administrasi Negara, Fak. Isipol, UGM S2 Ilmu Manajemen, Fak. Ekonomi, UGM Pengalaman Kerja : 1996 s.d. 2006 : Dosen di Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi-AAN Yogyakarta 2006 s.d. skrg : PNS BKN Pengalaman Mengajar : STIA – AAN : 1996 - 2006 LPK Arka Paramita Yogyakarta : 1998 – 2006 Univ. Terbuka, Yogyakarta : 1998 - 2006 STADS ASMI Jakarta : 2006 – 2008 STIAMI Jakarta : 2008 – skrg Pengalaman Fasilitator Diklat : Diklat Manajemen Perkantoran Modern, BKD-Pemda NAD (2007) Diklat Prajabatan, Pemda Kab. Bandung (2007) Diklat Analis Kepegawaian, Depperindag (2008) Diklat Kesekretarisan, BKN (2008) Diklat Pelayanan Prima, BKN (2008)

Mengapa kita berkomunikasi? Komunikasi mempunyai fungsi : Fungsi Pertama : Komunikasi Sosial Fungsi Kedua : Komunikasi Ekspresif Fungsi Ketiga : Komunikasi Ritual Fungsi Keempat : Komunikasi Instrumental

Fungsi Pertama : Komunikasi Sosial  mengisyaratkan bahwa komunikasi penting untuk membangun konsep diri dan aktualisasi diri Pembentukan konsep diri. Konsep diri adalah pandangan kita mengenai diri kita, dan itu hanya bisa kita peroleh lewat informasi yang diberikan orang lain kepada kita Pernyataan eksistensi diri. Orang berkomunikasi untuk menunjukkan dirinya eksis. Untuk memenuhi kebutuhan dalam rangka kelangsungan hidup; untuk memupuk hubungan dan memperoleh kebahagiaan.

Fungsi Kedua : Komunikasi Ekspresif Komunikasi ekspresif tidak otomatis bertujuan mempengaruhi orang lain, tetapi dapat dilakukan sejauh komunikasi merupakan instrumen untuk menyampaikan perasaan-perasaan (emosi) kita. Perasaan-perasaan tersebut dapat disampaikan melalui kata-kata (verbal) tetapi terutama melalui perilaku non verbal. Dapat dilakukan sendirian ataupun dalam kelompok

Fungsi Ketiga : Komunikasi Ritual kebiasaan-kebiasaan/ritual-ritual/upacara-upacara yang sering dilakukan oleh suatu komunitas. Contoh : rites of passage (upacara kelahiran, ulangtahun, pertunangan, pernikahan, s.d. kematian) Contoh lain : kegiatan olahraga (olimpiade, piala dunia, dll) Dalam acara-acara tersebut orang mengucapkan kata-kata atau perilaku-perilaku tertentu yang bersifat simbolik. ,

Fungsi Keempat : Komunikasi Instrumental Komunikasi Instrumental mempunyai beberapa tujuan umum yaitu menginformasikan, mengajar, mendorong, mengubah sikap dan keyakinan, dan mengubah perilaku atau menggerakkan tindakan, dan untuk menghibur (entertain). Jika diringkas, tujuan-tujuan tersebut dapat disebut membujuk (bersifat persuasif) Komunikasi yang berfungsi memberitahukan atau menerangkan (to inform) mengandung muatan persuasif dalam arti pembicara menginginkan pendengarnya mempercayai bahwa fakta atau informasi yang disampaikan akurat dan layak untuk diketahui

KOMUNIKASI Aktivitas pertukaran ide atau gagasan. Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak ke pihak yang lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.

Menurut Longman Dictionary of Contemporary English Communicate = upaya untuk membuat pendapat, mengatakan perasaan, menyampaikan informasi dan sebagainya agar diketahui atau dipahami oleh orang lain (to make opinions, feelings, information, etc, known or understood by others) Communication diartikan sebagai tindakan atau proses berkomunikasi (the act or process of communicating)

Beberapa Pengertian Komunikasi Communio (Bhs.Latin) = Communion (Bhs.Inggris) yang artinya kebersamaan, persatuan, persekutuan gabungan, pergaulan, atau hubungan Communicate yang berarti membagi sesuatu dengan seseorang, tukar menukar, membicarakan sesuatu dengan seseorang, bercakap-cakap, bertukar pikiran, berhubungan, berteman Jadi komunikasi berarti pemberitahuan pembicaraan, percakapan, pertukaran pikiran atau hubungan

Beberapa definisi lainnya: Komunikasi adalah seluruh proses yang dipergunakan untuk mencapai pikiran-pikiran orang lain (communication is the whole process used to reach other minds) (Wursanto, 1994) Komunikasi secara teknis didefinisikan sebagai suatu proses untuk membangkitkan kembali ingatan-ingatan (communication is more technically defined as a process for conduction the memories)

Pengertian Komunikasi dalam konteks pembahasan ini: Komunikasi adalah suatu kata yang mencakup segala bentuk interaksi degan orang lain yang berupa percakapan biasa, membujuk, mengajar dan negosiasi

Tiga Konseptualisasi Komunikasi Menurut John R. Wenburg & William E. Wilmot, ada 3 kerangka pemahaman mengenai komunikasi, yaitu: Komunikasi sebagai tindakan satu arah (one way) Komunikasi sebagai interaksi Komunikasi sebagai transaksi

Unsur Proses Komunikasi Linier SIAPA MENGATAKAN APA DENGAN SALURAN YANG MANA KEPADA SIAPA DENGAN EFEK SEPERTI APA KOMUNIKATOR ISI PERNYATAAN MEDIA KOMUNIKAN E F E K Rumusan cara untuk menggambarkan sebuah tindak komunikasi, yaitu dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut: Who (siapa) Says what (mengatakan apa) In which channel (dengan saluran yang mana) To whom (kepada siapa) With what effect (dengan efek seperti apa)

Unsur Proses Komunikasi Sirkuler SENDER CHANNEL MEDIA RECEIVER MEANING ENCODE MESSAGE DECODE MEANING NOISE FEEDBACK

Elemen Komunikasi Komunikator = orang yang menyampaikan pesan Pesan = ide atau informasi yang disampaikan Media = sarana komunikasi Komunikan = audience/ pihak yang menerima pesan Umpan balik = respon dari komunikan terhadap pesan yang diterima

BENTUK KOMUNIKASI Dari segi penyampaian pesan: komunikasi secara lisan, tertulis, atau secara elektronik Dari segi kemasan pesan: komunikasi yang dilakukan secara verbal (dengan berbicara) dan non- verbal (dengan bahasa isyarat) Dari segi keresmian pelaku komunikasi, saluran yang digunakan, dan bentuk kemasan: komunikasi formal da informal Dari segi pasangan komunikasi: komunikasi intrapersonal dan komunikasi internpersonal

Konteks-konteks Komunikasi Komunikasi berlangsung dalam suatu konteks atau situasi tertentu. Konteks = semua faktor di luar orang-orang yang berkomunikasi, yaitu : (1) aspek fisik : iklim, suhu udara, bentuk ruangan, alat penyampai pesan, dll (2) aspek psikologis : sikap, kecenderungan, prasangka, emosi peserta komunikasi, dll (3) aspek sosial : norma kelompok, nilai sosial, karakteristik budaya, dll (4) aspek waktu : kapan berkomunikasi, hari, siang/malam, berapa jam, dll

Bentuk-bentuk Komunikasi berdasarkan konteks-nya : Komunikasi Intrapersonal Komunikasi Interpersonal Komunikasi Kelompok Komunikasi Publik Komunikasi Organisasi Komunikasi Massa Catatan : for discussion

BAGAIMANA KOMUNIKASI YANG EFEKTIF ITU?

Komunikasi yang Efektif Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang berhasil mencapai sasaran dengan feedback (respon) yang sesuai dengan tujuan individu berkomunikasi Komunikasi yang sukses/berhasil : Perencanaan dan penyusunan pesan yang dapat menarik perhatian penerima pesan Menggunakan bahasa dan alat komunikasi yang mudah dipahami kedua pihak Timing yang tepat untuk berkomunikasi Merencanakan tujuan dan sasaran yang sesuai dengan kebutuhan penerima pesan

Persepsi : Inti Komunikasi Kesan adalah nuansa rasa manusia thd obyek tertentu. Kesan bisa terjadi jika ada sesuatu yg menarik dari obyek tersebut. Persepsi adalah interpretasi bermakna atas sensasi sebagai representatif obyek eksternal (Proses menafsirkan informasi indrawi). Jika persepsi tidak akurat, tidak mungkin bisa terjadi komunikasi yang efektif.

5 Sasaran Pokok dalam Proses Komunikasi Membuat pendengar mendengarkan apa yang kita katakan (atau melihat apa yang kita tunjukkan kepada mereka) Membuat pendengar memahami apa yang mereka dengar atau lihat Membuat pendengar menyetujui apa yang mereka dengar/ lihat (atau tidak menyetujui apa yang kita katakan, tetapi dengan pemahaman yang benar Membuat pendengar mengambil tindakan yang sesuai dengan maksud kita dan maksud kita bisa mereka terima Memperoleh umpan balik dari pendengar. Ini merupakan proses mencapai kesepakatan (sharing of meaning)

5 Hukum Komunikasi yang Efektif RESPECT Respect adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan kinerja.

2. Empathy Empati (empathy) adalah kemampuan untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama untuk memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain. Dengan memahami dan mendengar orang terlebih dulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang diperlukan dalam membangun kerjasama atau sinergi dengan orang lain. Rasa empati akan memampukan kita untuk menyampaikan pesan dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan menerimanya. Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar atau bersikap perseptif atau siap menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap positif.

3. Audible Audible dimaknai : dapat didengarkan atau dimengerti. Pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel hingga dapat diterima oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat bantu audio visual yang akan membantu agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam komunikasi personal, hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.

4. Clarity Clarity adalah kejelasan dari pesan itu sendiri, sehingga tidak menimbulkan multi-interpretasi atau berbagai penafsiran yang berbeda. Clarity dapat juga berarti keterbukaan dan transparansi. Keterbukaan akan menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan.

5. Humble Humble adalah sikap rendah hati. Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan untuk membangun rasa menghargai orang lain, yaitu diawali dengan sikap rendah hati. Termasuk dalam sikap yang humble dalam komunikasi yaitu sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong dan tidak memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, pengendalian diri, dan mengutamakan kepentingan yang lebih besar.

Komunikasi dianggap efektif jika paling tidak menghasilkan 5 hal : Menyampaikan informasi dan menghasilkan pengertian Menghasilkan kesenangan Mempengaruhi sikap  komunikasi persuasif Menghasilkan hubungan sosial yang lebih baik. Menghasilkan tindakan nyata

Openess = adanya keterbukaan Supportiveness = saling mendukung Menurut Joseph de Vito: 5 Kualitas Umum yang dipertimbangkan untuk Efektivitas Komunikasi Openess = adanya keterbukaan Supportiveness = saling mendukung Positiveness = bersikap positif Emphaty = memahami perasaan orang lain Equality = kesetaraan

Kualitas Komunikator adalah kemampuan komunikator untuk : Menilai orang Tahu mana yang penting dan menghargai kontribusi orang lain Mendengarkan secara aktif Berusaha keras memahami keinginan dan masalah orang lain Bijaksana Memberikan kritik secara halus, konstruksi dan hormat Memberikan pujian Menghargai orang lain dan kontribusi mereka di depan umum Konsisten Mengendalikan suasana, memperlakukan sama bagi semuanya Mengakui kesalahan Kemauan untuk mengakui kesalahan Memiliki rasa humor Mempertahankan posisi yang menyenangkan dan pendekatan yang enak Memberi contoh yang baik Melakukan apa yang diharapkan orang lain Menggunakan bahasa yang jelas, lugas dan tepat Menggunakan kata-kata yang lazim, pemberian petunjuk yang menyentuh perasaan penyimak. Hindari kata-kata yang bercitra buruk.

Meningkatkan kemampuan menyimak secara efektif Memberikan perhatian Memahami komunikasi verbal dan non verbal Meningkatkan kemampuan dalam memahami simbol verbal dan non verbal dengan menambah referensi pemahaman. Menyimak untuk menganalisa dan mengevaluasi Meningkatkan keahlian penyimak antar personal

Hambatan komunikasi yang sering terjadi : FISIK  hal yang menyangkut ruang fisik & lingkungan BIOLOGIS  hambatan karena ketidak sempurnaan tubuh INTELEKTUAL  hambatan yang berhubungan dengan kemampuan pengetahuan PSIKIS  hambatan yang menyangkut faktor kejiwaan, emosional, tidak saling percaya, penilaian menghakimi KULTURAL  hambatan yang berkaitan dengan nilai budaya, bahasa.

Komunikasi Interpersonal yang efektif Faktor-faktor yang menumbuhkan hubungan interpersonal dalam komunikasi interpersobal : Percaya (trust)  krn pengalaman, menerima, empati, dan kejujuran Sikap Suportif = sikap yang mengurangi sikap defensif dalam komunikasi Sikap Terbuka (open-mindedness) >< dogmatis

SIKAP TERBUKA SIKAP TERTUTUP 1 Menilai pesan secara obyektif, dengan menggunakan data dan konsistensi logika Menilai pesan berdasarkan motif-motif pribadi. Tidak memperhatikan logika dari proposisi, lebih melihat sejauhmana proposisi itu sesuai dgn dirinya 2 Membedakan dengan mudah, melihat nuansa Berpikir simplisitis, artinya berpikir hitam-putih (tanpa nuansa) 3 Berorientasi pada isi Bersandar lebih banyak pada sumber pesan (siapa) daripada isi pesan (apa) 4 Mencari informasi dari berbagai sumber Mencari informasi tentang kepercayaan org lain dari sumber sendiri, bukan dari sumber kepercayaan org lain 5 Lebih bersifat provisional dan bersedia mengubah kepercayaan Secara kaku mempertahankan dan memegang teguh sistem yang dipercayainya 6 Mencari pengertian pesan yang tidak sesuai dengan rangkaian kepercayaannya Menolak, mengabaikan, mendistorsi dan menolak pesan yang tidak konsisten dengan sistem yang dipercayainya

Thank U 4 U'r Attention