DATABASE & TABLE By : d e w i

Pendahuluan Database (basis data) adalah suatu pengorganisasian data dengan bantuan komputer yang memungkinkan data dapat diakses dengan mudah dan cepat. Microsoft Access adalah salah satu contoh produk RDBMS (Relational Database Management System) yang sangat populer di lingkungan Windows.

Perangkat lunak ini menyediakan fasilitas yang memudahkan dalam mengelola database, melakukan query, membuat form, membuat laporan dan lain sebagainya. Pada Microsoft Access, istilah kolom yang biasa dipakai pada basis data relasional disebut field dan baris disebut record.

Tipe Data dalam Microsoft Access Keterangan Ukuran Teks Tipe data ini digunakan untuk menyatakan teks atau data yang bisa mengandung huruf, angka, karakter-karakter yang lain seperti tanda * dan &. Contoh pemakaiannya antara lain untuk nama orang, alamat, bahkan untuk angka yang tidak dimaksudkan untuk dihitung (misalnya nomor telepon) Maksimum terdiri atas 255 karakter Memo Merupakan tipe data teks yang berukuran besar Dapat mencapai 65.535 karakter Number Merupakan tipe data untuk suatu nilai bilangan yang bisa dihitung. 1,2,4,8 atau 16 byte tergantung tipe detilnya

Tipe Data Keterangan Ukuran Date/Time Nilai jam dan tanggal dimulai dari tahun 100 s/d 9999 8 byte Currency Merupakan tipe data untuk nilai uang. Keakuratan sampai 15 digit di sebelah kiri tanda pecahan dan 4 digit di sebelah kanan tanda pecahan Auto Number Menyatakan nilai yang urut. Nilai dibangkitkan oleh Microsoft Access dan tak dapat diubah oleh pemakai 4 byte Yes/No Menyatakan data yang hanya memiliki dua kemungkinan nilai saja. Contoh benar atau salah, pria atau wanita 1 bit OLE Object Menyatakan data objek seperti lembar kerja Excel, dokumen word yang dihubungkan atau dilekatkan ke Microsoft Access Sampai 1 gigabyte

Tipe Data Keterangan Ukuran Hyperlink Menyatakan data alamat hyperlink (misalnya digunakan sebagai alamat Web atau untuk melompat ke word) Sampai 2048 karakter Lookup Wizard Memungkinkan berhubungan dengan nilai pada tabel lain melalui fasilitas kotak daftar (list box) atau kotak kombo (combo box)

Membuat Database Pertama kali membuka Microsoft Access 2007 Kemudian Klik ikon Blank DataBase Kemudian beri nama DataBase yang dibuat sesuai dengan nama file yang diinginkan pada kotak isian file name, klik icon browse untuk menentukan tempat penyimpanan database.

Kemudian klik tombol Create

Membuat Tabel Setelah Database dibuat, tampilan sbb:

Pada awal tampilan tersebut, Table 1 sudah ada. Klik Ms. Office Button, pilih Save kemudian simpan Nama tabel 1 sesuai dengan nama yang diinginkan. Kemudian, Tabel tersebut akan tampil dalam bentuk Design View.

Kemudian isi Field Name dan Data Type, serta pengaturan yang lain di Field Properties pada tab General.

Untuk mengisi data Tabel tersebut, pada layar PC sebelah kiri, klik tabel yang bersangkutan, klik kanan mouse pilih Open. Isilah data pada tabel tersebut. Kemudian Save kembali.

Catatan : Jika ingin membuat lebih dari 1 tabel, pilih tab Create, dalam group Tables, pilih Table Design, lakukan langkah 5 s/d 7. Untuk membuat kunci primer / primary key dalam suatu tabel, tabel dalam tampilan design view, pilih field yang akan dijadikan sebagai primary key, kemudian klik kanan mouse, pilih primary key, atau pada tab design, dalam group Tools, klik Primary Key.

Mengganti Urutan Field Klik tabel yang akan diubah urutan fieldnya, klik kanan mouse pilih design view. Klik atau sorot field yang akan diganti urutannya, tarik ke posisi yang diinginkan. Lepaskan penekanan terhadap mouse jika posisi telah ditemukan.

Menambah Data Tampilkan isi tabel Sorot 1 record, klik kanan mouse, pilih new record kemudian isi data nya. Atau setelah satu record semua datanya terisi, langsung klik Enter

Mengubah Data Tampilkan isi tabel. Pilih data yang akan diubah, ketik lah data baru yang diinginkan. Kemudian tutuplah tabel tersebut

Menghapus Suatu Record Klik tabel yang recordnya akan dihapus, klik kanan mouse pilih Open (tampilkan isi tabel) Pilih record yang akan dihapus, klik kanan mouse, pilih delete rows. Kemudian di Save

Menambahkan Field Klik tabel yang akan ditambah field nya, klik kanan mouse pilih design view. Pilih salah satu field yang sesuai dengan dimana Anda akan menambahkan field yang baru, klik kanan mouse, pilih insert rows Kemudian di Save

Mengganti Nama Field Klik tabel yang field yang akan diganti, klik kanan mouse pilih design view. Ubah nama field yang akan diganti menjadi nama yang diinginkan. Kemudian di Save

Menghapus Field Klik tabel yang field yang akan dihapus, klik kanan mouse pilih design view. Pilih field yang akan dihapus. Klik kanan mouse, pilih delete rows

FORM

Pendahuluan Form adalah suatu bentuk jendela yang ditujukan untuk mempermudah pemakai dalam memasukkan data, mengolah data, mengubah data, atau mencari data yang tidak terbatas pada suatu tabel. Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows.

Membuat Form Klik tab Create, dalam group Forms, pilih Forms atau Form Design (Merancang form sendiri). Catatan : Untuk menampilkan field yang sudah ada ke dalam form, pada posisi form design tools, klik tab design, dalam group Tools pilih Add Existing Fields. Untuk pengaturan lebih lanjut dalam form baik berupa latar belakang, huruf, gambar, dll, klik tab design, dalam group Tools pilih Property Sheet.

Untuk membuat label, text box, button, combox box dan lain sebagainya, pilih tab Design dalam Form Design Tools, kemudian pilih lah dalam group Controls. Setelah form selesai di Design, simpan form tersebut

Membuat Combo Box Bukalah design form Klik tab Design dalam Form Design Tools, kemudian pilih tombol Combo Box dalam group Controls. Bentuklah Combo Box dalam form, muncul Combo Box Wizard.

Klik pada tombol radio I will type in the values that I want. Klik tombol Next

Pada number of columns : jumlah kolom yang diinginkan dalam combo box, misal dalam combox box tersebut kita ingin menampilkan L dan P, maka number of columns isi 1 (satu), kemudian dalam kotak isian Col1: ketik L pada baris pertama dan P pada baris kedua.

Kemudian klik tombol Next. Klik pada tombol radio Store that value in this field, kemudian klik anah panah ke bawah pilih nama field yang sesuai, misal Kode Jenis.

Klik tombol Next, ketikkan Jenis Kelamin dan klik tombol Finish

Menambahkan Tombol Bukalah Design Form Klik tab Design dalam Form Design Tools, kemudian pilih tombol Button dalam group Controls. Bentuklah Button dalam form, muncul Command Button Wizard

Pilih Catagories dan Actions yang diinginkan. Klik tombol Next Jika memilih Text : ketik teks yang akan ditampilkan dalam button. Jika memilih picture : gambar akan ditampilkan dalam button.

Klik tombol Next Isikan Nama untuk tombol yang dibuat kemudian klik tombol Finish

Daftar Tindakan pada Tombol Operasi Keterangan Record Navigation Find Text Find Record Go To First Record Go To Last Record Go To Next Record Go To Previous Record ( Pindah Record) Mencari record berikutnya Mencari record Ke record pertama Ke record terakhir Ke record berikutnya Ke record sebelumnya Record Operations Add New Record Delete Record Duplicate Record Print Record Save Record Undo Record (Operasi record) Menambah record Menghapus record Menduplikasi record Mencetak record Menyimpan record Membatalkan record

Operasi Keterangan Form Operations Apply Form Filter Close Form Edit Form Filter Open Page Print A Form Print Current Form Refresh Form Data ( Operasi Formulir) Menerapkan filter formulir Menutup formulir Mengedit filter formulir Membuka halaman Mencetak suatu formulir Mencetak formulir sekarang Menyegarkan data formulir Report Operations Mail Report Preview Report Print Report Send Report to File (Operasi Laporan) Mengirim laporan Mempreview laporan Mencetak laporan Mengirim laporan ke dalam berkas

Operasi Keterangan Application Quit Application Run Application Run MS Excel Run MS Word Run Notepad (Aplikasi) Keluar dari aplikasi Menjalankan aplikasi Menjalankan MS Excel Menjalankan MS Word Menjalankan Notepad Miscellaneous Auto Dialer Print Table Run Macro Run Query (Lain-lain) Mencetak tabel Menjalankan macro Menjalankan query

QUERY

Pendahuluan Query adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam tabel(-tabel) menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Dengan menggunakan query, Anda bisa melihat, mengubah dan menganalisis data dengan berbagai titik pandang yang Anda kehendaki

Dengan Query kita dapat : Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat anatr table itu ada field yang berhubungan, Dapat melakukan operasi perhitungan.

Membuat Query Klik tab Create, dalam group Other pilih Query Design. Muncul Show Table, pilih tabel klik tombol Add, kemudian klik tombol Close.

Klik pada sel disebelah kanan tulisan field, pilih field yang diinginkan. Pada bagian Criteria, tentukan kriteria yang akan ditampilkan dalam query. Klik tombol RUN. Kemudian simpan Query tersebut. Keterangan : Field = Nama Field yang ingn ditampilkan Table = Nama Table dari Filed tersebut Sort = Mengurutkan Data hasil query Show = Mengatur Field ditampikan atau tidak Criteria = Syarat dari data yang ingin ditampilkan

REPORT

Pendahuluan Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas. Mengapa kita perlu membuat Report ? Misalnya : Jika Atasan Anda meminta laporan penjualan kepada anda, tentunya anda akan segera menyiapkannya anda bisa mencetak table penjualan sebagai laporan tetapi hasil cetakannya tidak seperti laporan yang diinginkan. Cara yang terbaik adalah dengan membuat Laporan Penjualan tersebut dengan menggunakan Report. Dengan Report kapanpun Laporan dibutuhkan maka dengancepat kita dapat menyediakannya.

Membuat Report Klik tab Create, dalam group Reports pilih Report Design. Untuk menampilkan field yang ada dalam table, klik tab Design, dalam group Tools pilih Add Existing Fields. Penambahan yang lain dapat dilakukan dengan memilih tab Design, dalam group Controls Pengaturan lebih lanjut mengenai Report dilakuan dengan memilih tab Design, dalam group Tools, pilih Property Sheet. Simpan report yang telah dibuat