ERP (enterprise resource planning) BAG I Fahmi Yusuf, S.Kom, MMSI 1

Business Processes and Operations Roles of IS in Business Support Strategies for Competitive Advantage Support Business Decision Making Information Technology is increasingly important in the competitive marketplace. Managers need all the help they can get. Information systems perform three vital roles in business: Support Business Operations. From accounting to tracking customers' orders, information systems provide management with support in day-to-day business operations. As quick response becomes more important, the ability of information systems to gather and integrate information across business functions is become crucial. Teaching Tip: For example, the ability to match a change in product items sales with as a result of a new marketing campaign to the inventory and ordering system, can help keep items in high demand in stock. Support Business Decision Making. Just as information systems can combine information to help run the business better, the same information can help managers identify trends and to evaluate the outcome of previous decisions. IS helps managers make better, quicker, and more informed decisions. Support Strategies for Competitive Advantage. Information systems designed around the strategic objectives of the company help create competitive advantages in the marketplace. Teaching Tip: For example, Wal-Mart stores can provide lower prices in part due to the lower costs incurred by their state-of-the art computerized inventory, tracking, and distribution system. Support Business Processes and Operations 2 2

The Internet Extranets Intranets Intranets Extranets Roles of e-Business in Business The Internet Extranets Suppliers and Other Business Partners Company Boundary Supply chain management: Procurement, Distribution, and Logistics Intranets Engineering and Research Manufacturing and Production Accounting and Finance Intranets Emphasis should be placed on how businesses relate to a variety of constituencies in forming Virtual Teams The Internet and related technologies and applications is revolutionizing the way businesses are operated and people work, and how information technology supports business operations and end user work activities. Businesses are quickly becoming e-business enterprises. The Internet and Internet-like networks - inside the enterprise (intranets), and between an enterprise and its trading partners (extranets) - have become the primary information technology infrastructure that supports the business operations of many companies. E-business enterprises rely on such technologies as to: 1. Reengineer and revitalize internal business processes 2. Implement electronic commerce systems among businesses and their customers and suppliers. 3. Promote enterprise collaboration among business teams and workgroups. E-Business: is defined as the use of Internet technologies to Internetwork and empower business processes, electronic commerce, and enterprise communication and collaboration within a company and with its customers, suppliers, and other business stakeholders. Customer relationship management: Marketing Sales Customer Service Extranets Consumers and Business Customers 3 3

Trends in Information Systems Electronic Business & Commerce: 1990s – 2000s Internet-Based E-Business and E-Commerce systems Expanding Participation of End Users and Managers in IS Expanding Roles of IS in Business and Management Strategic and End User Support: 1980s – 1990s End User Computing Systems Executive Information Systems Expert Systems Strategic Information Systems Decision Support: 1970s – 1980s Decision Support Systems PATIENTLY ALLOW TIME FOR ANIMATIONS TO WORK Provide Examples of Computers, Tasks, and Career Possibilities for each Decade Data Processing: 1950s - 1960’s: Electronic data processing systems. Transaction processing, record-keeping, and traditional accounting applications Management Reporting: 1960s - 1970’s: Management Information systems. Management reports of prespecified information to support decision making. Decision Support: 1970s - 1980s: Decision Support systems. Interactive ad hoc support of the managerial decision-making process. Strategic and End User Support: 1980s - 1990’s: End User computing systems. Direct computing support for end user productivity and work group collaboration. Executive information systems. Critical information for top management Expert systems: Knowledge-based expert advice for end users Strategic Information Systems. Strategic products and services for competitive advantage Electronic Business and Commerce: 1990’s - 2000’s: Internetworked e-business and e-commerce Systems. Internetworked enterprise and global e-business operations and e-commerce on the Internet, intranets, extranets, and other networks. Management Reporting: 1960s – 1970s Management Information Systems Data Processing: 1950s – 1960s Electronic Data Processing Systems 4 4

Types of Information Systems Support of Managerial Decision Making Support of Business Operations Operations Support Systems Management Support Systems Information Systems can be classified by the type of support they provide an organization. Operations support systems process data generated by and used in business operations. They produce a variety of information products for internal and external use. Operations support systems do not emphasize producing the specific information products that can best be used by managers. Further processing by management information systems is usually required. The role of a business firm’s operations support systems is to: 1. Effectively process business transactions (TPS) 2. Control industrial processes 3. Support team and workgroup collaboration Management support systems assist managers in decision making. Providing information and support for decision making by all types of managers and business professionals is a complex task. Conceptually, several major types of information systems support a variety of decision-making responsibilities. 1. Management information systems - provide information in the form of reports and displays to managers and many business professionals. 2. Decision support systems - give direct computer support to managers during the decision-making process. 3. Executive information systems - provide critical information from a wide variety of internal and external sources in easy-to-use displays to executives and managers. Transaction Processing Systems Process Control Systems Enterprise Collaboration Systems Management Information Systems Decision Support Systems Executive Information Systems Processing Business Transactions Control of Industrial Processes Team and Workgroup Collaboration Prespecified Reporting for Managers Interactive Decision Support Information Tailored for Executives 5 5

PERENCANAAN Perencanaan adalah fungsi pertama dan salah satu fungsi dari manajemen. fungsi manajemen ada lima yaitu perencanaan (planning), penyusunan organisasi (organizing), pengisian sumber daya manusia (staffing), penggerakan organisasi (actuating), dan pengawasan (controlling). 6

TAHAPAN PERENCANAAN Ada lima tahapan dalam evolusi pemikiran perencanaan dilihat dari sudut pandang ini, yaitu :   • Penganggaran dan pengawasan keuangan. • Perencanaan jangka panjang. • Perencanaan strategi bisnis. • Perencanaan strategi korporat. • Manajemen strategi. 7

TAHAPAN PERENCANAAN Perkembangan pemikiran perencanaan dapat juga dilihat dari sudut lain, yaitu integritasnya dalam keseluruhan perencanaan perusahaan. Dari sudut pandang ini, terjadi juga 5 tahap evolusi. Tahapan pertama dan kedua hanya terjadi dalam perencanaan kebutuhan barang untuk perusahaan. Tahap-tahap selanjutnya sudah menyangkut kebutuhan produksi, manufaktur, keuangan, marketing, dan sebagainya. Ke lima tahapan tersebut adalah sebagai dalam Gambar 1 8

Perkembangan perencanaan 9

TAHAPAN PERENCANAAN Tahap 1 : EOQ (Economic Order Quantity) dan perangkatnya. Perangkat yang dimaksud ialah Persediaan Pengaman, BOM (Bill of Materials), Perintah Kerja dan sebagainya. Sebetulnya masih ada lagi beberapa formula perencanaan material yang hampir sama seperti formula Persediaan Minimum dan Maksimum, persediaan atas dasar perhitungan berkala. Tahap ini mulai berkembang sekitar tahun 1950an. Perencanaan pengadaan barang secara tepat waktu atau just-in-time inventory control juga merupakan pengembangan perencanaan kebutuhan material, namun baru dikembangkan tahun 1980an, sebagai pendukung MRP dan MRP II.   Tahap 2 : MRP (Materials Requirement Planning) Tahap kedua ini berkembang untuk memenuhi keperluan material yang tergantung dari keperluan material lain. Formula EOQ dan sebagainya kurang mendukung keperluan ini, yang terutama diperlukan untuk perencanaan keperluan bahan mentah dan pendukung untuk manufaktur produk. MRP mulai dikembangkan sekitar tahun 1965. 10

TAHAPAN PERENCANAAN Tahap 3 : MRP II (Manufacturing Resource Planning) Tahap ini diberi singkatan MRP II untuk membedakan dengan MRP, karena nama tersebut apabila disingkat, akan sama. Tahap ini adalah tahap pengintegrasian perencanaan kebutuhan material dengan kebutuhan perusahaan yang lain, seperti perencanaan bisnis, perencanaan produksi dan sebagainya. Tahap ini mulai dikembangkan sekitar tahun 1975.   Tahap 4 : ERP (Enterprise Resource Planning) Ini adalah penyempurnaan lagi dari MRP II, di mana digunakan pengembangan teknologi terakhir, termasuk teknologi informasi dan cakupan perencanaan lebih luas lagi. Tahap ini mulai dikembangkan sekitar tahun 1990. Tahap 5 : ERM (Enterprise Resource Management) Ini adalah pengembangan lebih lanjut dari ERP. Dalam ERP, cakupannya adalah hanya perencanaan, sedangkan dalam ERM, cakupannya menyangkut fungsi- fungsi manajemen yang lain. Tahap ini mulai dikembangkan sekitar tahun 2000. 11

Diagram umum sistem informasi perusahaan Dari gambar diatas, dapat dilihat sistem informasi internal perusahaan terdiri dalam 3 kelompok besar:   SCM : adalah suatu sistem informasi untuk memudahkan pengendalian atas supplier. ERP : adalah sistem inti perusahaan yang mengendalikan semua aspek internal perusahaan. CRM : adalah sistem informasi untuk melakukan pengendalian atas konsumen perusahaan. 12

SCM (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT) Supply chain management adalah suatu sistem yang ditujukan untuk mengendalikan suplier. Pengendalian ini bertujuan utama untuk memastikan ketersediaan bahan baku atau bahan mentah agar tidak menghambat kinerja perusahaan secara keseluruhan.   Sistem ini mempunyai modul-modul antara lain: -Manajemen Stok bahan baku -Manajemen Utang dan Aging Utang -Manajemen Reorder Point -Penilaian Persediaan (dengan metode real time average) Pengembangan dari sistem ini adalah dengan teknologi Electronic Data Interchange (EDI) yang memungkinkan supplier dapat memantau stok kita secara realtime sehingga resiko kekurangan stok akan dapat diminimalisasikan. Secara global, ruang lingkup sistem pada bagian ini dapat digambarkan sebagai berikut : 13

SCM 14

CRM (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT) CRM adalah singkatan dari “Customer Relationship Management”. Software CRM mensupport proses bisnis anda untuk mencari, mendapatkan, dan mempertahankan konsumen. Aplikasi CRM biasanya terdiri atas modul- modul seperti Sales Force Automation, Call anagement, dan Self Service. 15

16

Ruang lingkup CRM adalah :   Melakukan evaluasi atas marketing scheme3 yang dijalankan perusahaan. Dengan sistem ini, dapat dilakukan evaluasi efektivitas dari skema pemasaran yang dilakukan perusahaan dalam melakukan promosi atas suatu produk. Melakukan profiling atas konsumen. Dengan membagi konsumen kedalam kelompok-kelompok, diharapkan perusahaan dapat dengan mudah menemukan sasaran pemasaran produk- produknya. Melakukan analisis lead time untuk pemenuhan kebutuhan konsumen. Konsumen dapat melakukan tracing atas produk pesanannya. 17

ERP Enterprise Resource Planning (ERP) ERP adalah sebuah sistem komputer yang dirancang untuk dapat mengendalikan seluruh aspek dalam perusahaan. Secara garis besar, sistem ini dibagi dalam kelompok sebagai berikut : Sistem informasi akuntansi memiliki dua karakteristik utama :     - Pengendalian atas transaksi keuangan - Konversi data keuangan menjadi laporan keuangan Sistem informasi manajemen adalah semua hal yang bertujuan untuk melakukan pengukuran kinerja atas perusahaan. Sistem ini mencakup manajemen seluruh aspek perusahaan dalam pekerjaan sehari- hari 18

ERP adalah sebuah system informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP  didasarkan  pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu system ystemr yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan. 19

ERP Enterprise Resource Planning (ERP): An expanded effort to integrate marketing, financial, manufacturing and human resources in a single information system. Standardized record-keeping permits information sharing throughout the organization. A computer-based system designed to process an organization’s transactions and facilitate integrated and real- time planning, production, and customer response. 20

ERP Definition ’ERP is a complete enterprise wide business software solution. The ERP system consists of software support modules such as : marketing and sales, field service, product design and development, production and inventory control, procurement, distribution, industrial facilities management, process design and development, manufacturing, quality, human resources, finance and accounting, and information services’   Daniel E.O’Leary memberikan definisi mengenai ERP seperti kutipan berikut ini. ’ERP systems are computer based systems designed to process an organization’s transactions and facilitate integrated and real-time planning, production, and customer response. In particular ERP systems will be assumed to have certain characteristics’ 21

Karakteristik ERP Karakteristik tertentu dari ERP yang dimaksud dalam definisi ERP oleh Daniel E. O’Leary di atas meliputi hal-hal sebagai berikut ini. Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan. Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis. Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan. Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja. Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time) Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan. Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional. Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali. 22

Sistem ERP (gambaran) 23

Syarat utama ERP : INtegrasi Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi. Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time. Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan mudah disebarluaskan. Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis. 24

TUJUAN DAN PERANANNYA DALAM ORGANISASI Tujuan ystem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk: Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise Menghasilkan informasi yang real-time Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan 25

ERP – The Evolution eMarkets (extended ERP) ERP MRP II MRP Extra-prize Collaboration i.e.“The Networked Economy” eMarkets (extended ERP) 1970 1980 1990 2000 Degree of Collaboration/ Networking Low High Enterprise Integration ERP Computer Integrated Manufacturing MRP II Islands of Automation MRP M0254 Enterprise Resources Planning ©2004 26

EVOLUSI ERP TAHAPAN EVOLUSI ERP Tahap I : Material Requirement Planning (MRP), Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material Tahap II: Close-Loop MRP, Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II), Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan Tahap IV: Enterprise Resource Planning, Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan  dilakukan secara mudah Tahap V: Extended ERP (ERP II), Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya. 27

M0254 Enterprise Resources Planning ©2004 Why Implement ERP? Business Reasons Technological Reasons M0254 Enterprise Resources Planning ©2004 28

Common Business Reasons for Implementing ERP 27 poor performance 24 high costs 21 not responsive to customers 20 complex processes 15 unable to support strategies 15 globalization 10 inconsistent business processes M0254 Enterprise Resources Planning ©2004 29

Technology Reasons for Implementing ERP 42 Y2K 37 disparate systems 26 poor quality of information 19 systems not integrated 12 difficulty integrating acquisitions 11 obsolete systems 6 unable to support growth M0254 Enterprise Resources Planning ©2004 30

Profitability You have Two Choices : Increase in Sales - Say 30% OR 500 1,000 1,500 2,000 2,500 3,000 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Profit Time You have Two Choices : Increase in Sales - Say 30% OR Reduce Cost - Say by 5-10 % M0254 Enterprise Resources Planning ©2004 31

Integrasi erp 1. Integrasi Informasi Keuangan. Integrasi alasan penggunaan ERP, khususnya integrasi perencanaan dalam ERP meliputi informasi keuangan, informasi pesanan pelanggan, standarisasi dan percepatan proses manufaktur, mengurangi persediaan, dan standarisasi informasi karyawan.   1. Integrasi Informasi Keuangan. Sebelum penggunaan ERP masing-masing bagian memberikan laporan mengenai informasi keuangan berdasarkan database, dan versinya sendiri-sendiri yang menggunakan sistem komputer sendiri-sendiri misalnya angka penjualan, angka pendapatan, dan sebagainya. ERP menawarkan satu kebenaran dalam satu versi karena masing-masing menggunakan database dan sistem yang sama. 2. Integrasi Informasi Pesanan Pelanggan. Dengan ERP, status dan perkembangan pesanan pelanggan dapat dilacak secara akurat oleh siapa saja sejak dari penerimaan oleh bagian penjualan sampai barang yang dipesan siap dikirimkan. Dengan ini perusahaan dapat dengan mudah melacak pesanan, melakukan koordinasi antar bagian manufaktur, pergudangan, dan pengiriman. 3. Standarisasi dan Percepatan Proses Manufaktur. ERP mengganti proses manufaktur yang tadinya tidak standar menjadi proses manufaktur yang standar, termasuk proses otomatisasi. Standarisasi proses dengan menggunakan sistem komputer yang terintegrasi dapat menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi jumlah tenaga kerja. 4. Mengurangi Persediaan. Dengan ERP, perencanaan kebutuhan barang untuk manufaktur yaitu bahan mentah dan bahan penolong akan lebih akurat dan tepat waktu sehingga ini akan mengurangi tertumpuknya barang di gudang penyimpanan. Pengurangan persediaan ini juga berlaku untuk barang setengah jadi dan produk jadi, karena arus produk jadi ke pelanggan dapat direncanakan dengan lebih baik. 5. Standarisasi Informasi Karyawan. Ini khususnya berlaku untuk perusahaan yang mempunyai berbagai unit bisnis, yang mungkin tidak mempunyai data mengenai karyawan yang standar dan seragam sehingga pemanfaatan karyawan dalam seluruh grup perusahaan tidak dapat dilakukan secara optimal. Dengan adanya standarisasi informasi, kelebihan jam karyawan di suatu unit bisnis mungkin dapat dimanfaatkan di unit bisnis lain yang mengalami kekurangan tenaga. 32

IMPLEMENTASI ERP Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan peran serta pelanggan. Perusahaan membutuhkan jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa pendukung. Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan kesuksesan dari implementasi ERP.  Sayangnya, Migrasi data merupakan aktifitas terakhir sebelum fase produksi.  Langkah strategi migrasi data yang dapat menentukan kesuksesan  implementasi ERP: Mengidentifikasi data yang akan di migrasi Menentukan waktu dari migrasi data Membuat template data Menentukan alat untuk migrasi data Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan  migrasi Menentukan pengarsipan data 33

KEUNTUNGAN ERP Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat. Rancangan Perekayasaan Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti 34

Keterbatasan implementasi ERP Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP Sistem ERP sangat mahal Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini  dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan 35