Implementasi Koha ILS di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta Oleh: Suyadi

Latar Belakang Perpustakaan UMS mulai menerapkan sistem otomasi berbasis text (dos) pada tahun 1994. Tahun 2003 migrasi ke sistem berbasis windows. Setelah mempelajari beberapa sistem otomasi yang ada, pada tahun 2008 memutuskan untuk migrasi ke KOHA.

Sistem Lama (1994-2003) Sistem operasi: dos. Aplikasi & database: clipper. Multiuser: netware file system. Meliputi modul: Katalogisasi, OPAC, dan laporan.

Sistem Lama (2003-2008) Menggunakan aplikasi client – server. Server: - OS Linux, - database MySQL. Client: - OS Win 98, 2000, dan XP, - aplikasi: Visual Basic 6.0 Meliputi modul: - katalogikasi, - patron management, - sirkulasi, dan - laporan.

Mengapa Beralih ke KOHA? Program lama: - fiturnya kurang lengkap, - tidak berbasis web, dan - tidak dikembangkan lagi. Pemilihan KOHA sudah melalui pengkajian mendalam, termasuk menetapkan pilihan menggunakan 'Open Source Software'. KOHA memiliki cukup banyak kelebihan. KOHA memenuhi syarat sebagai ILS masa depan.

Apa Open Source Software itu? Pengertian “open source” menunjuk pada software yang bebas dan menyertakan kode sumber yang digunakan untuk membuatnya, pengguna dapat memodifikasi disesuaikan dengan kebutuhannya. Open source software mungkin gratis, tetapi pengembang atau distributor dapat mengambil beaya untuk layanan, termasuk pembuatan program spesial, instalasi, pelatihan, dan dukungan teknis.

Keuntungan menggunakan open source software Memungkinkan untuk memodifikasi sesuai dengan kebutuhan lokal: Dengan tersedianya kode sumber, pengguna dapat memodifikasi dan meningkatkan kemampuan software untuk menyesuaikan kebutuhan lokal dengan lebih teliti. Tidak ada pembatasan dalam penggunaan: Tidak ada perjanjian yang membatasi bagaimana software digunakan. Beaya rendah: Untuk pengadaan software tidak ada beaya. Sebagian besar beaya adalah pengembangan untuk kebutuhan lokal.

Kriteria Pengkajian Open Source ILS Minimal menyediakan modul katalogisasi, sirkulasi, patron management, akuisisi, dan serial. Mendukung MARC. Kode sumber dan dokumentasi tersedia untuk diunduh. 'Adaptability' dan 'user friendly'. 'Scalability'. Banyak yang menggunakan. Pengembangannya aktif.

Keunggulan KOHA Koha adalah free/open source ILS yang pertama dan memiliki fitur yang sangat lengkap. Full support MARC21 dan UNIMARC. Koha menggunakan 'dual database design' sehingga mampu diterapkan di semua jenis perpustakaan berapapun ukurannya. Mudah digunakan dan disesuaikan dengan kondisi lokal. Saat ini lebih dari 1000 perpustakaan diberbagai belahan dunia menggunakan Koha. Mendukung berbagai standar pertukaran data: Z39.50, SRW/SRU, OAI-PMH, SIP2, ILS-DI. Antar muka berbasis web, sehingga cukup di-install di server saja.

Keunggulan KOHA(lanjutan) Memiliki modul 'Offline Circulation', sirkulasi di tempat yang tidak memiliki jaringan (seperti: Perpustakaan keliling). Dapat diintegrasikan dengan sistem informasi lain seperti sistem informasi akademik, 'hotspot authentication', email, dll. dengan 'Single SignOn' (menggunakan 1 username/1 password untuk masuk ke semua sistem). Aktif dikembangan dan semua orang bisa berkontribusi untuk mengembangkannya. Bagi perpustakaan yang tidak memiliki tenaga teknis (IT), dapat menggunakan dukungan komersil seperti: Liblime, Bywater, OSS Lab, dsb.

KOHA di Perpustakaan UMS

KOHA di PerpustakaanUMS(lanjutan) Hingga 8 Desember 2010: Jumlah bibliografi = 47.833 Jumlah item = 139.959. Jumlah patron aktif = 8.513. total patron = 49.259 = mahasiswa+staf+alumni+lainnya. Rata-rata koleksi yang dipinjam perhari = 300 eksemplar. Server: - Intel Core 2 Quad, RAM 8 GB. - OS Debian Lenny (5.0).

Proses Migrasi ke KOHA Instalasi dan konfigurasi Koha pertama kali pada server produksi, 1 hari. OS Ubuntu 7.10, Koha 3.0 versi development. Pemetaan data dari sistem lama ke Koha, 1 minggu (untuk kondisi lain bisa lebih cepat atau bisa lebih lama). Proses ini lama karena termasuk pembuatan 'tool' untuk export data. Export data, testing, dan perbaikan, 2 hari. Pelatihan staf perpustakaan, 3 hari. Server running Februari 2008

Beberapa masalah setelah program berjalan Tampilan masih standar: Tidak masalah, tampilan standar sudah cukup baik. Server sering 'hung' karena kerjanya overload: Harus mengeluarkan dana untuk membeli server baru. Ada beberapa bagian program yang belum dipahami: Dukungan komunitas cukup baik, ketika menanyakan satu masalah di milis, reaksinya cukup cepat. Ada 'bug' di dalam program: Masalah ini cepat diketahui dan cepat diperbaiki, karena pengembangannya cukup aktif dan banyak yang terlibat.

Pengembangan Integrasi dengan CAS authentication service http://millruntech.com/koha/koha- tools/koha-offline- circulation(http://www.jasig.org/cas) dan LDAP (http://www.openldap.org/) sebagai 'backend' sistem Single SignOn layanan email, hostspot, dan perpustakaan. (mendatang: dengan sistem informasi akademik). Menambah modul 'reading list' semacam 'list' bacaan untuk mata kuliah tertentu (dalam pengembangan). Membuat 'Union Catalog' (in progress).

Pemeliharaan Backup data otomatis tiap hari (ke hardisk). Backup data ke media penyimpanan (CDROM), tiap bulan sekali. Upgrade dijadwalkan setiap 6 bulan sekali.

Links: Situs komunitas: http://koha- community.org. Wiki: http://wiki.koha-community.org. Mailing list: http://lists.koha- community.org. Offline Corculation: http://millruntech.com/koha/koha- tools/koha-offline-circulation Live CD: http://mizstik.com/projects/koha-livecd/ Perpustakaan UMS: - website: http://library.ums.ac.id. - OPAC: http://search.lib.ums.ac.id - Z39.50 (SRW/SRU) server: http://search.lib.ums.ac.id:7090/biblios.

Diskusi ...

Sekian, Terima kasih, Suyadi abufarros@gmail.com suyadi@ums.ac.id