Sistem Administrasi Surat Menyurat Annisaa Elina Dewi

Presentasi ini akan membahas Sistem Administrasi dalam Pelaksanaan Acara - Proposal Acara - LPJ Acara - Surat – surat yang diperlukan (Surat izin kegiatan, surat pengantar proposal, surat pengantar LPJ, dll) Format – format Proposal, surat, dll Alur administrasi

Mengapa kita perlu tahu ??? Dalam setiap kegiatan Lokal yang akan dilaksanakan , baik di dalam FKUI maupun di luar membutuhkan perizinan & harus melalui alur administrasi yang telah ditetapkan. Apabila tidak tahu  banyak konsekuensi - dapat menghambat jalannya acara - dapat terjebak dalam kebingungan Siapa yang bertanggung Jawab ?? Sekretaris dalam tiap Acara /Event

Sistem Administrasi Proposal Acara  dibuat sebelum melaksanakan suatu kegiatan, untuk diajukan kepada CIMSA lokal, fakultas, maupun pihak2 luar lainnya Laporan Pertanggung Jawaban Acara  dibuat setelah suatu kegiatan berhasil dilaksanakan. Surat – surat penting yang berkaitan dg pelaksanaan acara  surat izin kegiatan, surat pengantar proposal , surat pengantar LPJ, surat permohonan dana PPKM, surat izin meminjam ruangan, surat keringanan/pembebasan biaya

Format Administrasi Proposal Sebuah proposal berisi : - Ringkasan Kegiatan -> - Susunan Kepanitiaan - Kualifikasi Organisasi - Latar Belakang Kegiatan - Nama Kegiatan - Tujuan Kegiatan

- Waktu & Tempat Kegiatan - Sasaran & Target Kegiatan - Bentuk Kegiatan - Susunan Acara - Anggaran Acara - Penutup

Menjelaskan mengenai CIMSA, IFMSA, dan SCO yang melaksanakan -> bisa dilihat di website CIMSA Menjelaskan mengenai alasan mengapa satu kegiatan dilaksanakan

Tujuan bisa ada 2 : umum & khusus -> opsional

Menerangkan isi dari acara yang akan dilaksanakan

Menerangkan rundown acara Menerangkan Anggaran acara. SEDETAIL MUNGKIN!! Sangat penting apabila mau minta dana ke PPKM !! Kerjasama dg Bendahara

Membutuhkan ttd LOCO CIMSA UI, Ketua Pelaksana, Ketua Umum & Korstaf EKS-INFO SM IKM FKUI

Catatan tentang Proposal Proposal acara yang akan dilakukan di FKUI tidak boleh memakai Logo CIMSA Semua proposal harus disertai : - Surat Perizinan Kegiatan - Surat Pengantar Proposal & LPJ - Surat Permohonan Dana PPKM (bila diperlukan) - Surat Perizinan Ruangan (bila diperlukan) - Surat Keringanan/Pembebasan biaya Sewa Ruangan (bila diperlukan) Lebih cepat memasukkan proposal , lebih baik !

Surat - Surat Semua surat mempunyai banyak jenis dan format yang berbeda – beda tiap jenisnya Format dari surat ini sering berubah – ubah ! Oleh karena itu kita harus tahu terhadap format yang paling baru. Yang sering dipakai : - Surat Perizinan Kegiatan - Surat Pengantar Proposal & LPJ - Surat Permohonan Dana PPKM (bila diperlukan) - Surat Perizinan Ruangan (bila diperlukan) - Surat Keringanan/Pembebasan biaya Sewa Ruangan (bila diperlukan)

Surat Izin Kegiatan Disertakan bersama proposal Tetap harus mengajukan ke fakultas apabila mau mengadakan acara di luar FKUI. Apabila mengadakan acara di wilayah FKUI, semua surat WAJIB menggunakan kertas dengan Kop Senat Apabila tidak , maka baru diperbolehkan memakai kop surat CIMSA. Semua jenis surat dari siapapun ke manapun WAJIB ditembuskan ke SECGEN CIMSA

Kop Surat CIMSA No surat  tanya ke Secgen (3 angka) Sifat surat  “I” ; internal & “e” Eksternal Jabatan pengurus -> LOCO, MCD, SECGEN, HRD , etc Bulan -> romawi (XI) Tahun -> angka (2011) Bisa disertakan Lampiran -> proposal, lpj, dll

Kop Surat Senat

Surat Izin Kegiatan A

Kalau kak Zai ga bisa, a/n Karkal Sudah ganti dari dr. Ari

Surat Pengantar Proposal & LPJ

Kalau kak Zai ga bisa, a/n Karkal Sudah ganti dari dr. Ari

Surat Permohonan Dana PPKM Apabila ingin mengajukan dana ke PPKM Surat disertakan bersama proposal , setelah itu mengisi form permohonan dana PPKM di Senat bersama Mbak Mimin.

Surat Perizinan Ruangan

Surat Keringanan/Pembebasan Biaya

Laporan Pertanggung Jawaban Disertakan dengan Surat Pengantar LPJ Diberikan max. 2 minggu setelah acara selesai  kalau tidak, tidak bisa dapat dana lagi dari PPKM !!! Diselesaikan lebih cepat lebih baik Isi mirip dengan Proposal

Alur Surat Menyurat CIMSA Alur Perizinan Kegiatan Daftar Kelengkapan Pengajuan Izin Kegiatan: Surat Izin Kegiatan Proposal Kegiatan sesuai standar CIMSA (1 proposal asli, 3 fotokopi) Formulir PPKM (bila meminta dana ke PPKM)

Alur Pertanggung Jawaban Kegiatan Daftar Kelengkapan Pertanggungjawaban Kegiatan :   Surat Pengantar LPJ kepada Dekanat dan PPKM (bila meminta dana kepada PPKM) Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan ( 1 LPJ asli, 3 fotokopi)

THANK YOU !! \m/