MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN M. Saifuddin, M.SM

ORGANISASI PERKANTORAN BAB 2 ORGANISASI PERKANTORAN Penerbit Erlangga

TUJUAN BAB 2 Mengetahui apa dan bagaimana prinsip serta mampu merancang dan memodifikasi struktur organisasi administrasi perkantoran. Memahami posisi sekretaris dan kesekretarisan di kantor administrasi modern Penerbit Erlangga

2.1 ORGANISASI Pengorganisasian merupakan salah saatu dari lima fungsi Manajemen P O A C Penerbit Erlangga

2.1 PRINSIP ORGANISASI 6 prinsip penting dalam mendesain struktur organisasi 1. Spesialisasi pekerjaan ; pembagian tugas yang spesifik 2. Departementalisasi ; Pengelompokan Pekerjaan, indofood = manajer makanan instan (indomie, supermie, sarimi, dan kecap bango) 3. Rantai komando ; kepda siapa hasil pekerjaan dilaporkan , militer dan pemerintahan Penerbit Erlangga

2.1 PRINSIP ORGANISASI 6 prinsip penting dalam mendesain struktur organisasi 4. Rentang pengawasan ; memperbanyak manajer pengawas 5. Sentralisasi dan Desentralisasi ; Siapa pengambil keputusan 6. Formalisasi ; tertulis dan terdapat tanggung jawab Penerbit Erlangga

2.2 STRUKTUR ORGANISASI Struktur Garis Penerbit Erlangga Direktur Sekretaris Bendahara Manajer Operasi Supervisor Supervisor Penerbit Erlangga

Kelebihan: Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal Kekurangan: Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh organisasi tersebut. Pimpinan lebih cenderung otoriter Karyawan lebih sulit berkembang

Asisten Direktur Utama Struktur Garis dan Staf Direktur Utama Asisten Direktur Utama Direktur Keuangan Direktur Produksi Direktur Pemasaran Direktur SDM Supervisor Supervisor Penerbit Erlangga

Kelebihan: Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staff ahli Cocok digunakan pada organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas Lebih mudah untuk menerapkan “The Right man on the right place” Kekurangan: Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi

Struktur Fungsional Penerbit Erlangga Rektor Pembantu Rektor I Bidang Akademik Pembantu Rektor II Bidang Administrasi Pembantu Rektor III Bidang Kemahasiswaan Dekan Pembantu Dekan I Pembantu Dekan II Pembantu Dekan III Penerbit Erlangga

Kelebihan: Pembagian tugas lebih jelas Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin Kekurangan: Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan) Karyawan merasa ahli sehingga sulit bekerjasama dan lebih mementingkan spesialisasinya Tidak ada kesatuan perintah

Direktur Utama Astra Company Struktur Produk Direktur Utama Astra Company Direktur Toyota Astra Motor Direktur Daihatsu Astra Motor Direktur Honda Astra Motor Manajer Keuangan Manajer Produksi Manajer Pemasaran Manajer Personalia Penerbit Erlangga

Struktur Komite Penerbit Erlangga Presiden Menteri Negara Dep Menteri Non Dep Pejabat Setingkat Menteri Komite : KPU, KPPU Penerbit Erlangga

Struktur Matriks Penerbit Erlangga Direktur Produksi Direktur Keuangan Pemasaran Manajer Proyek A Manajer Proyek B Penerbit Erlangga

2.3 MERANCANG, MENGANALISIS, DAN MENDESKRIPSIKAN PEKERJAAN Rancangan pekerjaan didefinisikan sebagai proses pengorganisasian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang diperlukan untuk melakukan sebuah pekerjaan (Gomez-Mejia, dkk, 2004) Penerbit Erlangga

Tiga Hal Penting dalam Merancang Sebuah Pekerjaan Analisis alur kerja (work flow analysis) Strategi bisnis yang diambil Bagaimana struktur organisasi yang paling tepat dengan strategi tersebut

Lima Pendekatan dalam Merancang Pekerjaan Penyederhanaan Pekerjaan ; Tugas yang berulang 2 = efisiensi dan efektivitas pekerjaan admin Pemekaran Pekerjaan ; korespondensi = pengiriman surat = tanggung jawab dalam pendokumentasisan Perotasian Pekerjaan ; merotasi karyawan = penyegaran Pemerkaya Pekerjaan ; agar pekerjaan lebih menarik = bagian penggandaan juga diberi tugas mendistribusikannya di internal Desain Pekerjaan berdasarkan tim ; pembuatan tim dalam sebuah project Penerbit Erlangga

Analisis Pekerjaan Menganalisis pekerjan merupakan proses pengumpulan informasi yang akan digunakan dalam membuat keputusan tentang pekerjaan. Hal ini dilakukan dengan mengidentifikasi tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari pekerjaan tersebut Penerbit Erlangga

Mendeskripsikan Pekerjaan Menuangkan hal yang telah diidentifikasikan, dijelaskan, dan didefinisikan oleh analisis pekerjaan ke dalam sebuah dokumen tertulis disebut dengan deskripsi pekerjaan. Penerbit Erlangga

Dua Jenis Deskripsi Pekerjaan Deskripsi pekerjaan secara khusus ; ringkasan dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab (biasanya terdapat penjelasan hal 2 yang detail) Deskripsi pekerjaan secara umum

Empat Elemen Penting Deskripsi Pekerjaan Identifikasi informasi ; mengidentifikasikan nama pekerjaan ,lokasi, dan sumber informasi dari informasi analisis pekerjaan Ringkasan pekerjaan Kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan Spesifikasi pekerjaan dan kualifikasi minimum ; karakteristik karyawan yang dibutuhkandalam melakukan pekerjaan secara baik Penerbit Erlangga

2.4 SEKRETARIS DAN KESEKRETARIATAN Menurut Susanto (2001), tiga peran sekretaris, yaitu: 1. Sebagai pusat informasi 2 . Sebagai penunjang kinerja pimpinan 3. Memberikan pengaruh positif bagi anggota organisasi lain, dengan mendistribusikan informasi secara cepat dan tepat sasaran Penerbit Erlangga

Tiga Aspek Jenis Jabatan Sekretaris Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab Sekertaris organisasi Sekertaris Pribadi Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja Sekertaris senior Sekertaris yunior Berdasarkan spesialisasi ; memiliki keahlian tertentu Sekertaris hukum Sekertaris keuangan

Lima Bagian Tugas Sekretaris Tugas perkantoran Menyiapkan meja kerja pimpinan menangani surat menyurat Tugas resepsionis Menerima jawaban telepon, Menerima tamu pimpinan Tugas keuangan Menangani keuangan pribadi pimpinan Tugas sosial Mengucapkan rasa terima kasih atau bela sungkawa kepada partner pimpinan Tugas insidentil Menyiapkan agenda rapat Menyiapkan pidato dll Penerbit Erlangga

Tiga Tahapan yang Dilalui Sekretaris 1. Dependance pada tahap awal sekretaris memiliki ketergantungan yang tinggi pada atasan dan rekan kerja. 2. Independence seiring dengan adaptabilitas dan fleksibilitas terhadap pekerjaan, sekretaris semakin mampu memahami dan menjalankan pekerjaan. memiliki perasaan bahwa ia dibutuhkan organisasi. 3. Interdependence sudah memiliki konsep berpikir dan konsep kerja yang konstruktif. Perasaan Dia merasa ikut memiliki perusahaan Penerbit Erlangga

KUIS : Mungkinkah suatu organisasi menggunakan bermacam macam struktur organisasi ? Apa arti istilah Centralization dan desentralization berkaitan dengan proses administrasi di perusahaan ? Peran apa yang dilakukan sekertaris dalam sebuah organisasi ?