SOLUSI MANAJEMEN PENGETAHUAN (MP) PROSES DAN SISTEM

Review Pertemuan Sebelumnya Solusi MP terdiri dari proses MP dan sistem MP. Solusi MP bergantung pada dasar-dasar MP (yang terdiri dari mekanisme, teknologi dan infrastruktur MP)

PROSES MP Definisi MP Melakukan aktivitas-aktivitas terkait menemukan, menangkap, membagi dan menerapkan pengetahuan dalam organisasi untuk memperoleh keunggulan kompetitif. MP bergantung pada 4 proses utama yaitu : Menemukan (Discovery) Menangkap (Capture) Membagi (Sharing) Menerapkan (Application)

PROSES MP 4 proses MP ini bergantung pada 7 subproses yaitu : Sosialisasi, Eksternalisasi, Internalisasi dan Kombinasi (Nonaka, 1994) Exchange, Direction dan Routines (Grant,1996) dan (Nahapiet & Ghoshal, 1998)

PROSES MP

(1) Menemukan (Discovery) Pengetahuan Definisi : Pengembangan pengetahuan tacit atau eksplisit baru yang berasal dari data dan informasi atau dari sintesis pengetahuan sebelumnya. Menemukan pengetahuan baru dari pengetahuan eksplisit bergantung pada proses Kombinasi. Menemukan pengetahuan baru dari pengetahuan tacit bergantung pada proses Sosialisasi.

KOMBINASI Pengetahuan eksplisit baru ditemukan melalui KOMBINASI, dengan mensintesis berbagai pengetahuan eksplisit (dan/atau data dan/atau informasi) (Nonaka, 1994) Contoh : Dalam membuat proposal untuk client; data, informasi dan pengetahuan eksplisit dari proposal-proposal sebelumnya dikombinasikan untuk membuat proposal baru. Teknik data mining yang digunakan untuk menemukan hubungan baru diantara data eksplisit sehingga dapat menciptakan pengetahuan baru.

SOSIALISASI Sosialisasi adalah sintesis dari pengetahuan tacit di antara individu-individu,biasanya melalui aktivitas bersama (joint activities) daripada instruksi tertulis atau verbal. Contoh : Dengan mentransfer ide dan gambaran/penjelasan, magang membantu pendatang baru melihat bagaimana orang lain berpikir.

(2) Menangkap (Capture) Pengetahuan Bab 2 disebutkan bahwa lokasi pengetahuan dapat berada pada orang (individu atau kelompok), artifak (praktik, teknologi atau repositori), dan entitas organisasi (unit organisasi, organisasi, jaringan antarorganisasi) Definisi : Proses mengambil (retrieve) pengetahuan eksplisit atau tacit yang terletak di dalam orang, artifak atau entitas organisasi. Pengetahuan yang ditangkap mungkin saja berada di luar organisasi seperti konsultan, kompetitor, pelanggan, supplier dan karyawan sebelum karyawan baru suatu organsasi.

(2) Menangkap (Capture) Pengetahuan Menangkap pengetahuan melibatkan 2 subproses yaitu eksternalisasi dan internalisasi. EKSTERNALISASI Mengubah pengetahuan tacit menjadi bentuk eksplisit yaitu kata-kata, konsep, visual (sebagai contoh : perbandingan/metafora, analogi, dan naratif; Nonaka dan Takeuchi, 1995) Proses yang sulit karena pengetahuan tacit sulit diartikulasikan Solusinya (Nonaka, 1994) dengan menggunakan metafora/perbandingan, yaitu memahami sesuatu dengan membandingkan terhadap yang lain. Contoh : Tim konsultan menulis dokumen yang berisi pelajaran yang diperoleh tim mengenai organisasi client, client executives dan pendekatan-pendekatan yang dilakukan selama melakukan pekerjaan. Hal ini berarti menangkap pengetahuan tacit dari para anggota.

(2) Menangkap (Capture) Pengetahuan 2. INTERNALISASI Perubahan pengetahuan eksplisit menjadi pengetahuan tacit. Pengetahuan eksplisit memuat tindakan atau praktik sehingga individu yang telah memperoleh pengetahuan tacit mengalami kembali (re-experience) apa yang telah dialami orang lain. Atau individu dapat memperoleh pengetahuan tacit dengan situasi virtual, yaitu baik dengan membaca manual atau cerita yang lain atau melalui simulasi atau eksperimen. Contoh : Konsultan software baru membaca buku mengenai pengembangan software inovatif dan belajar (learning) dari buku tsb.

(3) Membagi (Sharing) Pengetahuan Definisi : Proses dimana pengetahuan eksplisit atau tacit dikomunikasikan ke yang lain. 3 hal penting terkait proses ini : Membagi pengetahuan berarti efektif-transfer yaitu penerima pengetahuan paham pengetahuan tsb dan dapat menerapkannya. Apa yang dibagi adalah pengetahuan, bukan rekomendasi berdasarkan pengetahuan. Membagi pengetahuan dapat terjadi antar individu, antar kelompok,departemen atau organisasi. (Alavi dan Leidner, 2001)

(3) Membagi (Sharing) Pengetahuan Melibatkan 2 subproses yaitu : sosialisasi dan exchange. SOSIALISASI Proses sosialisasi pada discovery tidak berbeda dari sharing, hanya cara bagaimana proses sosialisasi digunakan pada 2 tahapan tsb mungkin berbeda. Contoh : Pada tahapan sharing, face-to-face meeting (salah satu proses sosialisasi) berbentuk bertanya dan menjawab antara pemberi dan penerima pengetahuan, sedangkan pada tahapan discovery, face-to-face meeting mungkin berbentuk debat atau pemecahan masalah bersama.

(3) Membagi (Sharing) Pengetahuan 2. EXCHANGE Fokus : berbagi pengetahuan eksplisit. Contoh : Manual perancangan produk ditransfer dari satu karyawan ke karyawan lain, sehingga karyawan lain dapat menggunakan pengetahuan eksplisit yang termuat dalam manual.

(4) Menerapkan (Application) Pengetahuan Pengetahuan dapat secara langsung berkontribusi terhadap kinerja organisasi jika digunakan untuk pengambilan keputusan dan menjalankan tugas (task). Penerapan pengetahuan bergantung pada 3 proses sebelumnya (discovery, capture, dan sharing) 2 subproses yang terlibat yaitu : Direction Routines

DIRECTIONS Definisi : proses dimana individu yang memiliki pengetahuan mengarahkan aksi yang lain tanpa mentransfer pengetahuan tsb. Melibatkan transfer instruksi atau keputusan, dan bukan transfer pengetahuan yang diperlukan untuk membuat keputusan tsb. Contoh : Proses direction digunakan karyawan produksi ketika dia bertanya kepada seorang expert bagaimana memecahkan permasalahan terkait mesin dan menyelesaikannya dengan instruksi yang diberikan expert.

ROUTINES Routines melibatkan pemanfaatan pengetahuan yang terdapat dalam prosedur, aturan dan norma-norma untuk mengarahkan perilaku individu dalam organisasi. Routines memperkecil komunikasi, karena terletak pada prosedur atau teknologi. Butuh waktu untuk pengembangan, bergantung pada “constant repetition” Contoh : Sistem yang memuat help desk agent yang mengotomasi jawaban dari repositori pengetahuan. Sistem manajemen inventori memanfaatkan pengetahuan tentang hubungan antara demand dan supply,tidak ada direction yang dikomunikasikan antar individu. Sistem enterprise memuat routine yang menjelaskan proses bisnis.

Sistem Manajemen Pengetahuan Definisi : Sistem manajemen pengetahuan adalah integrasi teknologi dan mekanisme yang dikembangkan untuk mendukung empat proses MP.

REKOMENDASI TERKAIT MENGELOLA SOLUSI MP Organisasi sebaiknya menggunakan kombinasi dari 4 jenis proses dan sistem MP. Hal yang harus diperhatikan terkait 4 proses MP: Menerapkan pengetahuan dapat memunculkan efisiensi. Menangkap pengetahuan dapat membuat konversi pengetahuan tacit ke explicit atau explicit ke tacit. Membagi pengetahuan dapat memunculkan efisiensi dengan mengurangi redundansi. Menemukan pengetahuan dapat memunculkan inovasi. 2. Tiap-tiap proses MP dapat memberikan keunggulan dengan menggunakan 2 subproses berbeda. 3. Tiap 7 subproses dari proses MP bergantung pada mekanisme dan teknologi MP. 4. Proses dan sistem MP sebaiknya dipandang sebagai sesuatu yang saling melengkapi.

RANGKUMAN