Analisis Proses Bisnis Pertemuan 2 DOKUMENTASI

Review Pertemuan 1 Analisis Proses Bisnis merupakan matakuliah yang memberikan pengetahuan, kemampuan dan keahlian bagi mahasiswa dalam melakukan analisis prosedur sebuah sistem yang menciptakan nilai (value) secara “end-to-end” untuk membantu perusahaan (organisasi) memperbaiki fungsi dan aktivitasnya sehingga dapat menekan biaya, menggunakan sumberdaya secara efisien, mengurangi pemborosan, menghapus proses yang tidak perlu, meningkatkan kepuasan pelanggan, serta memperbaiki proses bisnis akibat adanya perubahan (changes).

Tujuan Pertemuan 2 DOKUMENTASI DALAM ANALISIS PROSEDUR 1. Peran dokumentasi 2. Keunggulan Dokumentasi Visual 3. Metoda mendapatkan informasi prosedur 4. Berbagai macam dokumentasi 5. CASE Tools Pembuatan Dokumentasi dengan VISIO

1. Peran Dokumentasi Mengingat kembali tentang berbagai prosedur dan kegiatan operasi organisasi yang telah ditetapkan. Meningkatkan konsistensi kerja dan mengurangi resiko kesalahan (error). Contoh: Buku panduan manual penggunaan software. Kontrol terhadap komponen-komponen sistem informasi yang lebih mudah. Secara umum mampu meningkatkan kulitas kerja karena sistem dan prosedur yang jelas dan tertata rapi (terdokumentasi dg baik)

Ciri Dokumentasi Yang Baik 5W dan 1H: What, menjelaskan prosedur apa yang digambarkan dalam sebuah dokumentasi Who, menjelaskan siapa saja pihak yan terkait dalam sebuah prosedur aktifitas. Where, menjelaskan dimana prosedur atau rangkaian aktifitas dilakukan. When, menjelaskan kapan sebuah aktifitas dalam prosedur dapat dilakukan. Why, menjelaskan rasionalitas mengapa sebuah aktifitas dilakukan. How, menjelaskan logika bagaimana sebuah prosedur berjalan.

Contoh Sederhana Dokumentasi Prosedur Dengan Narasi NARASI (Pembelian di sebuah Rumah Makan Burger) Pembeli mendatangi kasir (counter), lalu memesan Burger. Kasir wajib menanyakan apakah pembeli ingin juga memesan fries, jika ya maka order fries kepada dapur. Lalu kasir juga wajib menanyakan apakah pembeli ingin juga membeli minuman, jika ya maka order minuman kepada dapur. Lalu kasir memproses pembayaran.

Contoh Sederhana Dokumentasi Prosedur Secara Visual Manakah yang lebih mudah dipahami, secara narasi atau secara visual?

2. Dokumentasi Visual Mana yang lebih asyik? Membaca Novel? Mendengarkan cerita? Menonton film? Dari banyak hasil penelitian, secara alamiah sebagian besar orang lebih menyukai yang terakhir. Media visual menduduki peringkat pertama sebagai media paling mudah diterima/dipahami seseorang.

3. Metoda Mendapatkan Informasi Prosedur Ada berbagai macam cara, namun umumnya dengan: Pengamatan langsung di lokasi Wawancara langsung baik dengan pihak client (perusahaan) maupun dengan pihak konsumen perusahaan tersebut. Mengambil dokumentasi prosedur yang sudah ada. Mengambil contoh best-practice standar prosedur di bidang tersebut. Menjabarkan narasi tertulis dari pihak-pihak terkait (jika wawancara langsung tdk memungkinkan, biasanya jarak jauh). Dll.

4. Berbagai Macam Dokumentasi Ada sangat banyak teknik dokumentasi, namun di mata kuliah ini akan dibahas 7 saja teknik dokumentasi yang lazim dipakai: Mind Map Gantt Chart atau Diagram PERT (Intro) Desain Struktur Organisasi FlowChart Work & Data Flow Diagram (Intro) Layout jaringan Desain Form dan laporan

5. CASE Tools CASE (Computer Aided Software Engineering) Untuk dokumentasi prosedur ada banyak CASE Tools: Visio (Drawing Tool) IBM Rational Software (Modelling Tool, Industry Standard) Power Designer (Modelling Tool, Industry Standard) Magic Draw (Drawing Tool) DIA (Drawing Tool, Freeware) Dan lain-lain..

CASE Tools Di Indonesia, sebagian besar CASE tools yang dipakai masih lebih hanya untuk alat bantu gambar (diagram), penggunaan Modelling Tool IBM Rational akan diberikan di MK Analisis dan Perancangan Sistem. Untuk mata kuliah ini kita akan menggunakan Microsoft VISIO 2007, selain sederhana dan lengkap, Microsoft juga berkomitmen untuk menjadikan versi VISIO di masa depan lebih bisa memenuhi sebagai modelling tools dan bukan hanya sebagai alat gambar. Lanjut ke slide visio Sambung ke slide tentang Microsoft Visio