pelaksanaan AMAI PADA JURUSAN-PROGRAM STUDI Oleh : Titiek Widyastuti Bidang Asesmen Mutu BPM UMY

SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) P (Plan) D (Do) C (Check) A (Action)

PENGERTIAN AUDIT MUTU Suatu pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan

AUDIT INTERNAL Audit secara internal dalam organisasi berdasarkan standar yang dimiliki organisasi itu sendiri untuk menganalisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang penyempurnaan

PENGERTIAN AMAI UMY Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) UMY ialah suatu kegiatan penjaminan mutu dan konsultasi yang bersifat independen dan objektif terhadap pelaksanaan kegiatan akademik di UMY

AUDITOR Ketua Tim AMAI - Kepala Bidang Asesmen Mutu - Tugas : menentukan ruang lingkup audit, jadwal audit, tim audit, sistematika laporan audit, serta melaporkan hasil audit Tim Auditor - Anggota Asesor Mutu Internal UMY yang ditetapkan oleh BPM dan diberi tugas untuk melakukan audit di Jurusan-Prodi (terdiri atas 2 orang) tugas : merencanakan, membuat jadwal, melaksanakan audit, melaporkan pelaksanaan dan hasil audit.

AUDITEE Membuat kesepakatan dengan tim audit : ruang lingkup audit, jadwal audit, Menyiapkan dokumen sistem mutu yang menjadi ruang lingkup audit melaksanakan tindakan koreksi berdasarkan laporan audit (jika ada penemuan)

DOKUMEN UNTUK AMAI YG HARUS DISIAPKAN AUDITEE Dokumen Butir Mutu Bidang Organisasi dan Sistem Penjaminan Mutu Dokumen Butir Mutu Bidang Akademik UMY Dokumen Akademik dan Dokumen Mutu Prodi LED, RKA, Borang Prodi

Dokumen Butir Mutu Bidang Organisasi dan Sistem Penjaminan Mutu Visi, misi, tujuan, sasaran dan strategi pencapaian Tata Kelola Sistem Penjaminan Mutu Sistem Informasi Kerjasama antar Lembaga di Dalam dan Luar Negeri

Dokumen Butir Mutu Bidang Akademik Karir Dosen Kurikulum Proses Pembelajaran Suasana Akademik Penelitian dan Publikasi Pemberdayaan Masyarakat

Dokumen Akademik Prodi Visi, misi, dan tujuan Prodi Kebijakan akademik Prodi Standar akademik Prodi Spesifikasi Prodi Kompetensi Lulusan Kurikulum dan peta kurikulum

Dokumen Mutu Prodi Panduan Mutu Prosedur Mutu Instruksi Kerja Dokumen Pendukung Borang Rekaman

TEKNIS PELAKSANAAN AMAI JURUSAN-PRODI Persiapan Pelaksanaan (desk evaluation & visitasi) Pelaporan No Kegitan Minggu ke 1 2 3 4 Persiapan X Pelaksanaan Pelaporan

PERSIAPAN Menentukan standar atau dokumen sistem mutu yang harus dipatuhi Telaah awal sistem mutu teraudit (memenuhi persyaratan/tidak) Merencanakan pelaksanaan audit Persiapan dokumen kerja (checklist, borang)

PELAKSANAAN Audit dilakukan melalui 2 tahapan: Audit Sistem (desk evalution), adalah audit terhadap kecukupan kebijakan dan prosedur organisasi Audit Kepatuhan (visitasi), adalah audit untuk memeriksa atau memastikan apakah setiap prosedur atau Instruksi Kerja (IK) dilaksanakan secara tertib dan benar

AUDIT SISTEM (desk evalution) Pembagian Tugas Tim Auditor Menilai Dokumen Penilaian secara kualitatif dan kuantitatif oleh masing-masing anggota Tim Auditor

AUDIT KEPATUHAN (visitasi) Opening meeting Melakukan audit Closing meeting

TUJUAN AMAI Audit Mutu Akademik Internal di tingkat Jurusan-Program Studi bertujuan untuk : Meneliti kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu akademik Prodi terhadap dokumen akademik dan dokumen mutu Prodi dan Universitas. Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu akademik Prodi terhadap dokumen akademik dan dokumen mutu Prodi. Meneliti kepastian bahwa lulusan memiliki kompetensi sesuai dengan yang ditetapkan oleh program studi.  

TUJUAN AMAI (lanjutan...) Untuk memastikan kepatuhan pelaksanaan proses pembelajaran di program studi terhadap Manual Prosedur dan Instruksi Kerja program studi Untuk memastikan konsistensi penjabaran kurikulum dengan kompetensi program studi. Untuk memastikan konsistensi pelaksanaan proses pembelajaran program studi terhadap pencapaian kompetensi lulusan program studi Untuk memastikan kecukupan penyediaan sumberdaya pembelajaran.  

RUANG LINGKUP AUDIT Proses Bisnis Organisasi dan Penjaminan Mutu Proses Bisnis Akademik Dokumen Akademik Prodi Dokumen Mutu Prodi

JADWAL VISITASI SESI 1 : Opening meeting SESI 2 : Pertemuan dengan Pimpinan Fakultas SESI 3 : Pertemuan dengan Ketua Jurusan-Prodi /Task Force, SESI 4 : Pertemuan dengan Dosen /Staf Administrasi/Laboran, SESI 5 : Pertemuan dengan Perwakilan Mahasiswa, SESI 6 : Kunjungan lapangan dan pemeriksaan dokumen, SESI 7 : Closing meeting)

METODE AUDIT Wawancara Observasi fisik dari pelaksanaan dan kondisi sarana/prasarana Review Dokumen Melakukan pengujian/test (jika diperlukan)

OPENING MEETING Pengenalan auditor termasuk rincian tugasnya dan peranannya Konfirmasi tujuan audit, lingkup audit dan kriteria audit Konfirmasi tentang jadwal audit Pernyataan tentang metode audit Konfirmasi mengenai komunkasi antara auditor dan auditee Konfirmasi bahwa perkembangan audit akan selalu di informasikan

OPENING MEETING (lanjutan...) Konfirmasi mengenai sumberdaya dan fasilitas yang diperlukan oleh tim auditor Konfirmasi hal-hal yang terkait dengan kerahasiaan Konfirmasi kesediaan dari guide (jika diperlukan) Pernyataan tentang metode pelaporan audit Informasi tentang kondisi yang dapat menyebabkan audit diakhiri Informasi tentang sistem banding terhadap pelaksanaan dan kesimpulan audit

CLOSING MEETING penghargaan dan terima kasih atas waktu dan usaha dari auditee menyampaikan kesimpulan dari keseluruhan jalannya audit memaparkan ketidak sesuaian yang ditemukan (jika ada) memberikan rekomendasi jika diperlukan dan auditor mengerti tentang hal itu permintaan waktu untuk menyelsaikan corrective/preventive action dan memastikan kapan tindakan perbaikan dilakukan menekankan kerahasiaan data dan informasi verifikasi tindakan perbaikan yang dilakukan

LAPORAN AMAI JURUSAN-PRODI Batas waktu penyerahan Laporan : 3 (tiga) hari setelah melakukan audit Berkas yang harus diserahkan oleh Tim Auditor kepada Ketua Tim AMAI : Berita Acara Penilaian Desk Evaluation Hasl Audit yang ditandatangani oleh Ketua Prodi dan Tim Asesor Audit notes Presensi kehadiran (visitasi AMAI)

PENILAIAN Dokumen Prodi dinilai melalui beberapa tahapan. sebagai berikut.  1. Asesmen kecukupan (desk evaluation) Tahap 1. Penilaian secara kualitatif dan kuantitatif oleh masing-masing anggota Tim Auditor. 2. Asesmen lapangan (visitasi)(oleh Tim Auditor) Tahap 2. Penyusunan berita acara antara Tim Asesor dengan Pimpinan Prodi Tahap 3 Penilaian secara kualitatif dan kuantitatif Tahap 4. Penyusunan komentar dan rekomendasi

PENILAIAN (lanjutan...) 3. Pembobotan nilai, validasi hasil asesmen lapangan dan keputusan hasil AMAI (oleh BPM) Tahap 6. Perhitungan nilai terbobot hasil penilaian kuantitatif dan perhitungan nilai sementara Tahap 7. Validasi hasil asesmen lapangan Tim Asesor Tahap 8. Keputusan Hasil AMAI

DAFTAR PENGECEKAN Checklist AMAI Prodi

Terima Kasih Selamat Bekerja