Tim Penataan Departemen dan Program Studi Universitas Indonesia 06 Februari 2009 Reorganisasi Struktur Akademik Universitas Indonesia

2 Latar Belakang Sasaran utama jangka pendek Kebijakan Umum Arah Pengembangan UI periode : l.Integrasi UI dari multifakultas menjadi universitas. 2.Pendidikan tinggi berbasis riset yang unggul dan memiliki integritas dengan pengembangan dan pengelolaan pengetahuan (Knowledge Creation and Knowledge Management) melalui penerapan prinsip organisasi pembelajaran (Learning Organization). 3.Tewujudnya UI sebagai enterprise university dengan perolehan nilai tambah dari hasil kegiatan penelitian, pelayanan pada masyarakat, dan ventura komersial penunjang.

3 Fakultas cenderung beroperasi sendiri-sendiri Tidak terintergrasi, (mirip strategic business unit dengan transfer, transaction, dan bureaucratic costs yang tinggi baik intra- maupun antarfakultas). Terciptanya budaya organisasi yang berorientasi pada kepentingan Fakultas, bukan kepentingan bersama/ Universitas. Kendala untuk melakukan kebersamaan berbagi sumber daya (resource sharing), pengembangan pengajaran, riset lintas disiplin, serta efisiensi program studi. Kondisi Dasar (Baseline Conditions)

4 Adanya sejumlah program studi serupa di fakultas lain. Inefisiensi penggunaan sarana, prasarana dan SDM. Sumber Daya Manusia hanya berfungsi di Fakultas/ Departemen. Laboratorium/sarana pendidikan milik Fakultas. Pemanfaatannya tertutup bagi Fakultas lain. Pendanaan dan manajemen keuangan yang kompetitif hanya pada Fakultas yang secara finansial “kuat”. Kondisi Dasar (Baseline Conditions) (Lanjutan)

5 Tatanan organisasi dan budaya multifakultas yang tidak terintegrasi dinilai sebagai salah satu kendala utama. Semua Fakultas beranggapan bahwa integrasi memang diperlukan. Masyarakat berbasis pengetahuan membutuhkan universitas sebagai komunitas berpengetahuan yang terintegrasi (integrated knowledge society). Sebagian besar Fakultas sependapat bahwa integrasi dalam pengertian kebersamaan berbagi sumber daya (resource sharing) perlu dilakukan untuk peningkatan efisiensi dalam proses pengajaran, penelitian, maupun pengabdian kepada masyarakat. Hasil Gali Pendapat (Kesamaan Presepsi)

6 Pada umumnya, Fakultas berpendapat bahwa kendala struktural pada tataran Universitas memerlukan perubahan mendasar. Perubahan yang dilakukan harus diarahkan pada upaya mengurangi biaya birokrasi (bureaucratic cost), menyederhanakan prosedur, dan memiliki fleksibilitas tinggi. Diperlukan peningkatan dan perbaikan proses dalam sistem komunikasi dan koordinasi pada semua tataran dan unit-unit yang terkait. Hasil Gali Pendapat (Kesamaan Presepsi) (Lanjutan)

7 Sebagian besar Fakultas berpendapat perlu pengkajian yang mendalam bila menginginkan perubahan pada struktur organisasi Universitas : Mempertahankan tatanan dan sistem yang berjalan dengan baik dan menunjukkan efisiensi tinggi; Memerlukan kejelasan bagaimana manajemen perubahan akan dilakukan; Mempertimbangkan bahwa perombakan yang drastis pada struktur organisasi kurang diperlukan; Mengarahkan perubahan agar staf akademik dapat fokus pada penelitian dan pengajaran, bukan jabatan struktural dlm manajemen administrasi. Hasil Gali Pendapat (Kesamaan Presepsi) (Lanjutan)

8 Semua Fakultas beranggapan bahwa tidak diperlukan penghapusan atau merger dari Fakultas yang ada. Salah satu fungsi penting dari Fakultas adalah pengembangan peer group (kelompok keahlian) di bidang disiplin ilmu masing-masing. Perombakan struktural yang bersifat drastis lebih besar mudarat daripada manfaatnya. Sebagian Fakultas beranggapan bahwa proses integrasi tetap dapat dilakukan dengan membenahi sistem dan prosedur serta menghilangkan kendala-kendala administratif. Hasil Gali Pendapat (Kesamaan Presepsi) (Lanjutan)

9 1.Memindahkan titik berat kegiatan dosen dari aspek struktural ke aspek fungsional yaitu sebagai pengajar dan peneliti; 2.Meningkatkan integrasi akademik yang ditopang dengan integrasi non-akademik; 3.Menciptakan struktur yang mampu menggerakkan UI menuju World Class Research University. Tujuan Penataan

10 Esensi KU – UI : mengembalikan UI sebagai komunitas ilmuwan serta mentransformasikan menjadi universitas riset berkelas dunia. Konsep Perubahan Pokok 1. Kegiatan saling menunjang dan menguatkan dalam berbagai kegiatan yang bersifat ilmiah. Wujud utama kegiatan ilmiah ini adalah kegiatan riset. 2. Pemanfaatan hasil penelitian staf akademik dalam menyebarkan ilmu pengetahuan sebagai interpretasi atau arti dari pendidikan berbasis riset 3. Proses pilihan kegiatan akademik UI yang digeluti harus diinternalisasikan pada pertimbangan aspek kesinambungan nilai (value chain).

11 P engembangan Komunitas Ilmuwan 1. Kemudahan akses dan peralihan pengetahuan antarbidang ilmu (pendidikan tanpa sekat atau education without walls); 2.Perkembangan ilmu pengetahuan (KC) menunjukkan arah yang lebih cenderung lintas disiplin; 3.Keleluasan anggota komunitas ilmuwan yang terbebaskan oleh kendala pengelompokan formal (struktural) maupun informal (pressure group); 4.Pemicu kegiatan akademik menitikberatkan pada penelitian sehingga faktor penarik maupun pendorong staf akademik adalah pada KC bukan semata-mata pada KD.

12 P engembangan Komunitas Ilmuwan (Lanjutan) Perlu ditunjang oleh manajemen pengetahuan (knowledge management, KM) yang mendukung dan kondusif bagi interaksi dan inter-relasi antarilmuwan dari berbagai disiplin ilmu. Perubahan KM menuntut paradigma baru yang memfokuskan KC sebagai tujuan utama dan KM sebagai pendukung guna menumbuhkembangkan KC. Konsekuensi dari pergeseran fokus ini menuntut perubahan KM dari manajemen UI sebagai Universitas Negeri yang terkendalikan oleh sistem birokrasi pemerintahan, ke arah UI sebagai universitas riset yang mandiri

13 P engembangan Komunitas Ilmuwan (Lanjutan) Dimensi penting KM : 1. Mengutamakan efisiensi melalui kebersamaan berbagi sumber daya yang menekankan pada transparansi sistem dan kegiatan. 2.Menghargai serta proaktif dan responsif terhadap gagasan inovatif dan terobosan baru dalam penelitian dan peluang yang terbuka. 3.Keterbukaan dan kejujuran dalam proses pelaksanaan penelitian. 4.Sistem KM yang memberikan hak kebebasan berpikir, mengajukan usulan dan urun-rembuk dalam pengembangan ilmu pengetahuan ke semua anggota komunitas ilmuwan.

14 Transformasi menuju Universitas Riset Memanfaatkan hasil penelitian staf akademik dalam menyelenggarakan KD. Menghargai hasil penelitian komunitas ilmuwan UI sendiri melalui penggunaan hasil penelitian staf akademik dalam KD; Tidak semata-mata mengejawantahkan pemikiran penulis buku acuan dari luar UI yang selanjutnya diberikan pada peserta didik melalui berbagai metode pengajaran termasuk Student Centered Learning. Keterlibatan peserta didik dalam proses penelitian lebih diutamakan daripada pengajaran sehingga terjadi pengembangan cara berpikir kritis dan kreatif.

15 Transformasi menuju Universitas Riset (Lanjutan) Staf akademik UI wajib meletakkan prioritas kerja utama melakukan penelitian (KC), Pengajaran sebagai penunjang dan wahana umpan-balik terhadap penelitian yang sedang dilakukan maupun bidang penelitian yang digeluti. Diperlukan integrasi akademik yang merupakan cetak pikir (mindset) dan jalur pendekatan (approach pathway) dalam bentuk intra dan antarrumpun ilmu kesehatan, sains dan teknologi, ilmu sosial dan humaniora.

16 Integrasi Akademic menuju KC : Aspek Horizontal Pengembangan dalam lingkup jalur (vokasi, akademik, profesi), antardisiplin/bidang (science, engineering, humanities, health); Pengembangan dalam lingkup antara kegiatan pendidikan, penelitian, dan pelayanan dilakukan untuk membentuk sinergi antara ketiga darma dan optimalisasi sumber daya; Pengembangan dalam bentuk kurikulum yang fleksibel untuk memungkinkan pengembangan kompetensi di luar batas (beyond) bidang ilmu pokok.

17 Integrasi Akademic menuju KC : Aspek Vertical Pengembangan secara keseluruhan yaitu membangun piramida kompetensi yang integratif melalui penerapan, penguasaan, penciptaan dan /atau pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi; Pengembangan antar jenjang pendidikan dilaksanakan dengan integrasi kurikulum secara keseluruhan untuk membangun body of knowledge yang utuh; Pengembangan kegiatan penelitian dilaksanakan dengan mengintegrasikan seluruh spektrum (dari tataran dasar hingga aplikatif) yang mencakup kegiatan Management and Organization, Research and Development, serta Commercialization and Enterprise.

18 Kelompok Keahlian Kelompok Keahlian (KK) adalah kelompok tenaga akademik yang mempunyai kesamaan minat atau riwayat kepakaran yang memfokuskan diri pada pengembangan ilmu pengetahuan baik berupa pengajaran maupun penelitian (SK-MWA 006/2006). KK (disebut juga : bagian, kelompok ilmu, peer group) menjadi sangat sentral, baik dalam integrasi vertikal maupun horizontal, intra maupun antarfakultas. KK menentukan siapa mengajar apa, sedangkan di mana ybs mengajar, diatur oleh administratur (Fakultas/Univ.) Pengaturan lebih rinci ttg KK akan dilakukan kemudian.

19 Administrasi Pendidikan Untuk tertib administrasi, penyelenggaraan program pendidikan ditata ulang secara terintegrasi dan komprehensif sebagai berikut: Program Pendidikan Sarjana (S1) dikelola oleh Direktur Pendidikan Sarjana, Program Pendidikan Pascasarjana (S2 dan S3) dikelola oleh Direktur Pendidikan Pascasarjana. Program Pendidikan Profesi dan Spesialis dikelola oleh Direktur Pendidikan Profesi dan Spesialis. Program Pendidikan Vokasi (Diploma) dikelola oleh Direktur Pendidikan Vokasi,

20 Tatanan yg Diinginkan Aspek Penguatan Fungsi Pendukung 1.Integrasi Keuangan; 2.Integrasi SDM; 3.Integrasi pemanfaatan sarana dan prasarana; 4.Integrasi Proses; 5.Integrasi Kurikulum; 6. Integrasi Struktur, yang dilakukan secara terbatas. Aspek Penguatan Substansi Akademik 1.Perubahan paradigma universitas; 2.Pergeseran fungsi unit akademik dari administratif menjadi pengembang keilmuan; 3.Pengelompokan disiplin ilmu menjadi tiga rumpun keilmuan ke dalam unit kerja yang bersifat koordinatif.

21 Penguatan Fungsi Pendukung Integrasi Keuangan : 1.Kebijakan yang terpadu dan memberi prioritas pada Fakultas dlm melakukan alokasi & realokasi anggaran; 2.Mekanisme revisi dan addendum anggaran; 3.Kebijakan pembagian kewenangan antarlevel pengelola; 4.Pengaturan fleksibilitas di unit pelayanan; 5.Standarisasi remunerasi; dan 6.Mengupayakan agar standarisasi gaji juga akan meningkatkan kinerja staf pengajar dalam menjalankan Tridarma Perguruan Tinggi ( Staf pengajar yang semula lebih banyak terfokus pada pengajaran demi remunerasi, sekarang akan dituntut lebih banyak meluangkan waktu untuk meneliti ).

22 Penguatan Fungsi Pendukung (Lanjutan) Integrasi Orang (SDM) : 1.Membangun dan mengembangkan Sistem SDM yang terintegrasi, sehingga jelas pembagian tugas dan wewenang dari universitas dan/atau fakultas : Administrasi dan sistem informasi SDM; Rekrutmen, seleksi dan distribusinya; Pengembangan karier dan kapasitas sebagai pendidik, peneliti, maupun karyawan; Kinerja, imbalan, dan sangsi, serta tunjangannnya. 2.Manajemen SDM yang terpusat.

23 Penguatan Fungsi Pendukung (Lanjutan) Integrasi pemanfaatan sarana dan prasarana Universitas membangun dan mengembangkan manajemen infrastruktur yang terpadu di Direktorat Umum dan Fasilitas, yang menunjang kebersamaan berbagi fasilitas baik untuk kegiatan pengajaran maupun penelitian. Universitas mengembangkan manajemen Teknologi Informasi (TI) yang terpadu yang merupakan penunjang penting dalam perkuliahan maupun penelitian lintas disiplin.

24 Penguatan Fungsi Pendukung (Lanjutan) Integrasi proses Mengembangkan dan mengintegrasikan pelayanan akademik berupa: 1.Penyempurnaan Katalog UI; 2.Pelayanan terintegrasi untuk penggunaan fasilitas fisik antara lain seperti ruang kelas, laboratorium, perpustakaan; dan 3.Penyelenggaraan terintegrasi mata kuliah lintas departemen dan/atau lintas fakultas.

25 Penguatan Substansi Akademik Perubahan Paradigma Universitas Penguatan substansi akademik pada tahap pertama adalah mengubah paradigma universitas pengajaran (teaching university) menjadi universitas riset (research university) yang terintegrasi. Seluruh sumber daya universitas harus difokuskan pada penguatan pendidikan pascasarjana. Untuk memperkuat pendidikan pascasarjana perlu dipertimbangkan pemisahan manajemen dengan program pendidikan sarjana. Watak dan corak manajemen program sarjana dan pascasarjana memang berbeda.

26 Penguatan Substansi Akademik (Lanjutan) Perubahan Paradigma Universitas Pada program pendidikan sarjana: Lebih mementingkan KD untuk merespon pasar. Idealnya, program pendidikan sarjana menganut kurikulum liberal arts yang bertujuan agar mahasiswa mampu mencari, memupuk, dan membentuk jatidirinya. Perlu pembenahan kurikulum secara menyeluruh. Implementasi liberal arts : mata dalam kuliah bersama di tingkat universitas yang menggabungkan antara ilmu alam dan sosial-humaniora, wajib diikuti oleh semua mahasiswa yang diberikan pada semester satu dan dua.

27 Penguatan Substansi Akademik (Lanjutan) Perubahan Paradigma Universitas Program pendidikan pascasarjana: Berfokus pada KC guna mendorong munculnya temuan baru di berbagai bidang keilmuan. Proses rekrutmen mahasiswa pascasarjana harus dibuat lebih selektif dibandingkan program sarjana reguler. Pembenahan kurikulum, antara lain: Kurikulum peminatan. meleluasakan mahasiswa untuk mengambil satu disiplin ilmu secara mendalam; Kurikulum tailor-made. meleluasakan penuh kepada mahasiswa dan calon pembimbing untuk meramu kurikulum berdasarkan minat dan kebutuhannya.

28 Penguatan Substansi Akademik (Lanjutan) Pergeseran Fungsi Menggeser fungsi unit-unit akademik dari administratif menjadi pengembang keilmuan. KK yang serumpun bidang ilmunya dapat bergabung pada satu Departemen atau Fakulktas. Fungsi pokok KK adalah pengembangan keilmuan melalui riset dan publikasi. Fungsi pengajaran harus dikaitkan dengan riset sehingga senantiasa menampilkan state of the art keilmuannya. Program studi adalah produk kurikuler KK atau Departemen, bukan lagi resource unit yang memerlukan ketua maupun sekretaris.

29 Penguatan Substansi Akademik (Lanjutan) Pengelompokan Disiplin Ilmu Mengelompokan disiplin ilmu menjadi tiga rumpun keilmuan ke dalam unit kerja yang bersifat koordinatif. Tiga rumpun ilmu itu adalah rumpun ilmu sosial dan humaniora, rumpun ilmu sains dan teknologi, dan rumpun ilmu kesehatan yang akan dikoordinasi oleh tiga komite dengan nama rumpun masing-masing, disebut Komite Rumpun Keilmuan (KRK). Komite Rumpun Keilmuan ini dipimpin oleh seorang Ketua Komite yang dipilih di antara anggota. Anggota KRK adalah (sebanyak banyaknya) dua orang Guru Besar yang diusulkan oleh Dekan Fakultas ybs.

30 Penguatan Substansi Akademik (Lanjutan) Tugas KRK : Memetakan kepakaran untuk memfokuskan keunggulan KRK; Menjamin kelancaran penyelenggaraan riset lintas disiplin pada rumpunnya masing-masing; Mengadakan pertemuan peneliti lintas disiplin untuk bersama-sama mengevaluasi riset; Mengadakan pertemuan sesama KRK secara berkala untuk membahas perkuliahan dan riset lintas rumpun; Merintis pengembangan program studi serta pusat riset; Mensupervisi hasil pendidikan dan riset untuk pengabdian dan pelayanan kepada masyarakat;

31 Tatanan Organisasi Struktur Akademik UI Beberapa unit yang lama perlu diredefinisi untuk disesuaikan dengan rencana reorganisasi. Redefinisi ini perlu dilakukan secara paralel dan terkoordinasi dengan adanya UU BHP, perubahan ADART UI, maupun perubahan peraturan UI lainnya sesuai dengan perkembangan organisasi UI. Redefinisi yang diperlukan adalah: Komite Rumpun Keilmuan (KRK) Fakultas/School Departemen atau Kelompok Keahlian (KK) Program Studi

32 Rekomendasi Akademik 1. Membentuk Komite Rumpun Keilmuan 2. Merestrukturisasi organisasi tingkat fakultas 3. Mereorganisasi Pascasarjana

33 Direktorat Keuangan Direktorat Akuntansi Departemen / Bagian / BPMABAI

34 Tahapan Restrukturisasi 2011 – 2012 Mengubah fungsi Departemen dan PS dari struktural menjadi fungsional. Menata Kelompok Keahlian Me-reorganisasi struktur UI berdasarkan kajian yang lebih mendalam berdasarkan hasil diagnosis manajemen saat ini dan idealnya di masa depan. Memperbaiki kurikulum agar sesuai dengan KU (integrasi keilmuan), Menggabungkan beberapa PS yang memiliki mata kuliah wajib yang sama – 2010 Membentuk Komite Rumpun Keilmuan – 2011 Menata Departemen dan Program Studi