KOMUNIKASI ORGANISASI ADHI GURMILANG, S.Sos, M.Si

PENGANTAR Hidup di zaman digital Junk information sistem komunikasi efektif dan kinerja perusahaan Need: komunikasi manusia dgn manusia Tingkat perceraian meningkat; komunikasi pasutri buruk. Anak: komunikasi org tua buruk. Di sisi politik, 45 persen penduduk percaya bahwa pemimpin dan professional kita tidak pernah berhubungan dengan masyarakat padahal mereka seharusnya memimpin dan menolong masyarakat

MASALAH KOMUNIKASI PERUSAHAAN pegawai menerima informasi tidak lengkap mengenai pekerjaan dan organisasi manajemen tidak menuruti (follow up) pesan pegawai. pesan dikirimkan terlambat atau terlalu cepat muncul kelompok kecil yang menggantikan keterbukaan, keterusterangan manajemen puncak saluran tidak personal sebagai pengganti kontak tatap muka tidak ada masukan dari pegawai terhadap kebijakan perusahaan.

PARADIGMA DAN DEFINISI KOMUNIKASI ORGANISASI Proses penciptaan dan pertukaran pesan dalam jaringan hubungan saling ketergantungan untuk mengatasi ketidakpastian lingkungan. Ada tujuh konsep kunci yaitu: proses, pesan, jaringan, saling ketergantungan, hubungan, lingkungan dan ketidakpastian.

PROSES Sebuah organisasi bersifat sistem terbuka dinamis yang menciptakan dan mempertukarkan pesan di antara anggota dan lingkungan. Proses disini bersifat selalu terjadi, tidak berubah dan terus menerus.

Sedangkan tantangan lingkungannya meliputi Perubahan populasi (faktor sosial) Resesi (faktor ekonomi) Teknologi wirausaha (faktor teknologi) Peraturan pemerintah (faktor legal)

Selain itu, dilakukan pertukaran pesan antar anggota kelompok seperti Tujuan organisasi Peran dan fungsi Tanggung jawab Alokasi sumber daya Perencanaan tertulis akan tujuan dan metode operasi.

PESAN Verbal mempelajari penggunaan kata pada pidato, surat atau percakapan. Pesan nonverbal pada bahasa tubuh, karakteristik fisik, vocal cues, dan lain-lain. Penerima: di dalam dan di luar organisasi. memo, buletin, pertemuan. kampanye periklanan, hubungan masyarakat.

Metode difusi: mengenali aktivitas komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan pesan kepada orang. Bisa menggunakan hardware dan software Tujuan aliran pesan: mengapa pesan dikirimkan dan diterima dan apakah fungsi pesan tersebut. Tugas adalah pesan untuk produk, jasa, aktivitas organisasi. Pemeliharan adalah pesan untuk kebijakan dan peraturan. Pesan manusia ditujukan untuk sikap, moral, kepuasan pegawai.

JARINGAN Jaringan komunikasi dapat terdiri dari dua orang, banyak orang atau seluruh organisasi. Peran Peran pada organisasi mengatur siapa bekerja pada posisi apa. EX; sekretaris Ada peran formal dan peran informal

ARAH JARINGAN Komunikasi ke bawah: pesan dari atasan ke bawahan. Lebih kepada pesan tugas atau pemeliharaan seperti araham, tujuan, disiplin, perintah.

Komunikasi ke atas: pesan dari bawahan ke atasan seperti bertanya, umpan balik, memberikan saran. Bertujuan untuk meningkatkan moral dan sikap pegawai.

Komunikasi horisontal: pertukaran pesan antara manusia dengan tingkat otoritas yang setingkat. Biasanya pemecahan masalah, koordinasi, resolusi konflik, gossip.

Proses Urutan Merupakan urutan langkah-langkah dan menekankan komunikasi organisasi dari orang ke orang. Ketika pesan diteruskan ke atas, ke bawah, pesan direproduksi secara urutan. Hal yang biasa terjadi pada urutan adalah pengurangan, penambahan, modifikasi dan penekanan. Hal ini bergantung kepada subyektivitas yang mengeluarkan pesan.

SALING KETERGANTUNGAN Organisasi merupakan sesuatu yang saling bergantung sama lain. Sebuah perubahan di bagian lain akan mempengaruhi bagian lain di organisasi. efek sampingnya adalah information overload atau information minimal sehingga moral, sikap, produksi menjadi rendah.

Hubungan Komunikasi Interpersonal: komunikasi tatap muka. Komunikasi serial: komunikasi berurutan Komunikasi kelompok kecil: 3-12 orang Komunikasi audiens:> 13 orang.

Lingkungan & Ketidakpastian Definisi lingkungan adalah ”keseluruhan faktor sosial dan fisik yang berperan pada perilaku pengambilan keputusan individu pada sistem. Terbagi menjadi internal yaitu budaya organisasi dan eksternal.

Ketidakpastian Ketidakpastian adalah perbedaan antara informasi yang dibutuhkan dan informasi yang teredia. ketidakpastian berhubungan dengan information overload atau information minimal. Dibutuhkan suatu pengukuran yang tepat agar tidak terjadi information overload.

THE CLASSICAL SCHOOL konsep : desain & struktur org. bukan manusia. Alat utamanya: struktur organisasi. Manusia: mahluk rasional, ekonomis Motivasi: imbalan, bonus, Efisiensi pegawai adalah uang. Uang merupakan kebutuhan dasar manusia. sistem kerja pabrik.

KONSEP DASAR CLASSICAL SCHOOL Organisasi formal: sistem yang terdiri aktivitas yang terkoordinasi dari sekelompok manusia yang bekerja sama menuju tujuan di bawah wewenang dan kepemimpinan.

Divisi tenaga kerja: jumlah kerja dibagi dengan sumber daya yang ada. Berdasarkan pekerjaan atau jumlah tanggung jawab dan wewenang. Terbagi: Scalar adalah tingkat hirarki. Sedangkan functional tanggung jawab personel.

KONSEP DASAR CLASSICAL SCHOOL Struktur: jaringan hubungan dan peran pada organisasi. tercapai tujuan secara efektif dan aturan.

Terbagi: Line adalah chain of command dan fungsi primer organisasi formal. organization chart. Staff: pendukung line.

Span of control: jumlah pegawai di mana seorang manajer dapat mengawasinya. Contoh dapat dilihat pada organization chart.

THE HUMAN RELATIONS SCHOOL Elton Mayo; penelitian Hawthorne di tahun 1930-an. meneliti intensitas cahaya, lampunya dimatikan; produksi pekerja meningkat. Hasilnya adalah pekerja akan meningkatkan produktivitas ketika menerima atensi. Hal ini disebut efek Hawthorne. Sikap, moral, kelompok kerja dan hubungan sosial diperhatikan.

THE HUMAN RELATIONS SCHOOL Logika dasar human relations: bersahabat, memanggil nama depan, akan meningkatkan kepuasan dan moral kerja. Hasilnya adalah penolakan yang rendah dan peningkatan kekompakan dengan otoritas manajemen. “jika saya baik, anda akan bahagia dan melakukan apa saya minta.” Kritik terhadap human relations: ada kemungkinan manipulasi terhadap pekerja.

THE HUMAN RELATIONS SCHOOL Informal power dicapai dan diberikan oleh anggota kelompok; bukan delegasi; tidak mengikuti rantai komando. Muncul dari kelompok dan bukan dari atasan. Bersifat melintas antar departemen. tidak stabil karena sentimen orang. sifatnya informal, tidak dapat dikendalikan organisasi.

THE HUMAN RELATIONS SCHOOL Kriteria pemimpin informal adalah usia, senioritas, kompetensi teknik, lokasi kerja, kebebasan bergerak di lingkungan kerja, kepribadian responsif. Penting bagi manajer untuk mengenali para pemimpin informal, untuk meminimalkan potensi konflik. grapevine dan penyebaran rumor.

OPEN SYSTEM ORGANIZATION Sebuah sistem tertutup memiliki batas yang ditetapkan di mana tidak ada interaksi dengan lingkungan. Hasilnya: struktur, fungsi dan perilaku relatif stabil dan dapat diramalkan. sistem terbuka memiliki batas yang dapat ditembus; interaksi antara sistem dan lingkungan. Hasilnya: struktur, fungsi dan perilaku dapat berubah terus menerus.

KONSEP DASAR ORGANISASI OPEN SYSTEM Lingkungan: merupakan sesuatu di luar sistem dan menentukan bagaimana sisem beroperasi.. Umpan balik: beberapa keluaran sistem dikirimkan balik kepada sistem sebagai masukan baru. Contohnya: lulusan universitas > kerja dan membayar pajak,

Keseimbangan: sistem memastikan kelangsungan hidup mereka dengan memasukkan energi mereka dibandingkan mengeluarkan energi. Keseimbangan antara input dan output adalah keadaan homeostasis atau equilibrium. Input: energi dari lingkungan yang diimpor ke dalam organisasi sebagai input. Manusia butuh oksigen, komputer butuh data, mobil butuh bensin.

KONSEP DASAR ORGANISASI OPEN SYSTEM Transformasi: proses mengubah input menjadi output. Output: produk dan jasa yang diekspor oleh organisasi kepada lingkungan. Interdependence: ada hubungan saling tergantung antara bagian sistem. Ketika satu bagian berubah maka seluruh bagian akan terpengaruh.

IKLIM ORGANISASI Organizational climate is a set of properties of the work environment, perceived directly or indirectly by employees, that is assumed to be a major force in influencing employee behavior. (Organizational Behavior & Management, 8th Ed., Ivancevich, Konopaske, and Matteson) Organisasi yang menginginkan produktivitas tinggi harus tergantung kepada pekerja untuk mencapai hasil. > INTERAKSI PEKERJA

IKLIM ORGANISASI hubungan manusia di organisasi dibangun. Hubungan ini dapat saja bersifat positif dan negatif dan mempengaruhi perkembangan dan organisasi. Idealnya, iklim dan lingkungan organisasi meningkatkan hubungan, kepada hubungan saling menguntungkan antara individu dan organisasi.

IKLIM ORGANISASI Iklim organisasi dapat dipelajari dengan mengamati jumlah otonomi individu dan kebebasan yang dialami oleh organisasi, tingkat kejelasan struktur, orientasi reward organisasi, jumlah pertimbangan, kehangatan dan dukungan pada pekerja. Semakin positif iklim, semakin produktif organisasi.

BUDAYA ORGANISASI Definisi budaya organisasi adalah: "the specific collection of values and norms that are shared by people and groups in an organization and that control the way they interact with each other and with stakeholders outside the organization." definisi nilai organisasi adalah "beliefs and ideas about what kinds of goals members of an organization should pursue and ideas about the appropriate kinds or standards of behavior organizational members should use to achieve these goals.” norma organisasi adalah From organizational values develop organizational norms, guidelines or expectations that prescribe appropriate kinds of behavior by employees in particular situations and control the behavior of organizational members towards one another."

SYSTEM OF SHARED MEANING masyarakat memiliki sub-cultures dan counter- cultures pada batas-batas mereka. Contohnya pegawai di bagian sales dan akunting saling menjuluki masing-masing. “penghitung kacang” dan “tukang obat” Toyota Astra Motor. Budaya pelayanan dan kualitas menjadi budaya perusahaan

BUDAYA KUAT DAN BUDAYA LEMAH Budaya kuat menolong perusahaan untuk menyesuaikan pekerjaan yang sulit, eksekusi pekerjaan yang hebat, dan lain- lain. budaya yang lemah adalah rendahnya kesesuaian antara nilai organisasi dan kendali harus dilakukan secara ekstensif melaui prosedur dan birokrasi.

Ketika budaya kuat, orang melakukan sesuatu karena mereka percaya hal tersebut merupakan hal yang paling benar dilakukan, = groupthink.

Groupthink adalah "...a quick and easy way to refer to a mode of thinking that people engage when they are deeply involved in a cohesive ingroup, when members' strivings for unanimity override their motivation to realistically appraise alternatives of action."

GROUPTHINK

GROUPTHINK keadaan di mana orang, jika mereka memiliki ide berbeda, tidak menantang pemikiran organisasi maka akan ada pengurangan kapasitas pemikiran inovatif. Hal ini terjadi karena ketergantungan pada figur karismatik organisasi, iklim bersahabat didasarkan pada identitas (menghindari konflik). TES TES

Groupthink sangat biasa, terjadi di mana saja Groupthink sangat biasa, terjadi di mana saja. Anggota yang menyimpang akan dibuang atau dianggap sebagai pengaruh negatif oleh anggota kelompok karena mereka membawa konflik. Organisasi inovatif membutuhkan individu yang sanggup menantang keadaan status quo, baik groupthink maupun birokrasi dan prosedur baru untuk implementasi ide baru secara efektif.

TERIMA KASIH