Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan dan Rekam Medis Pada Instalasi Gawat Darurat di Rumah Sakit Bedah Surabaya Fitria Aini, Haryanto Tanuwijaya, Tan Amelia S1 Jurusan Sistem Informasi, STIKOM Surabaya Email: fitria_aini10@yahoo.co.id Abstract Medical records are one of the quality assessment of a medical service which provides information such as the details of handling cost, types of diseases and health conditions of patients that are useful for the physician to determine further actions to medical treatment in patients. Medical record documents in RSBS still in a paper form (not paperless) and causing physicians have difficulty in determining a patient's medical treatment following actions. Using Information Systems and Medical Records Services in Emergency Unit at RSBS, the documentation of medical records and patient handling data can be accessed online in order to facilitate the search of medical records when needed. This information system also delivers the data to shape files and manage patient's medical record data, then it can generate reports and information of medical records and patient treatment during treatment in hospital. This information system can provide an easy access to patient medical records and be able to create managerial information, and also can used by physicians to consider treatment given to the patient. Keywords: Information Systems, Medical Records, Hospital, Emergency Unit Pendahuluan dimiliki pasien yang pernah berobat ke IGD. Rumah Sakit Bedah Surabaya (RSBS) terletak di jalan Raya Manyar 9 Surabaya yang berdiri sejak tanggal 20 Desember 2010, telah memiliki sebuah Instalasi Gawat Darurat (IGD). Setiap tindakan yang diberikan dokter IGD, selalu dicatat pada dokumen rekam medis Menurut Hanafiah dan Amir (2007: 266), tindakan medis adalah suatu tindakan yang dilakukan terhadap pasien berupa diagnosis atau terapeutik. Pembuktian tentang adanya kontrak terapeutik dapat dilakukan pasien dengan mengajukan arsip rekam medis atau dengan persetujuan tindakan medis (informed consent) yang diberikan oleh pasien. RM adalah berkas penting yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, (RM) dan disimpan diruang arsip. RM pasien dicatat dalam bentuk kertas secara manual. Sebelum mengambil tindakan medis terutama di IGD, seorang dokter IGD akan mempelajari jejak RM yang 1

tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (Peraturan a. Mencegah kematian dan cacat pada penderita gawat darurat hingga dapat Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2008: 1). hidup dan berfungsi kembali dalam masyarakat sebagaimana mestinya, IGD RSBS memiliki kendala dalam mencari, menyediakan, dan mempelajari jejak RM pasien karena masih dalam bentuk dokumen kertas yang disimpan diruang arsip terpisah yang menyebabkan petugas RM harus mengantarkan dokumen tersebut ke ruang IGD. Kelemahan lain adalah beberapa dokumen RM ada yang hilang karena kesalahan manusia dalam penyimpanan arsip tersebut. b. Merujuk penderita gawat darurat melalui sistem rujukan untuk memperoleh penanganan yang lebih memadai, Ikut menanggulangi korban bencana pada masyarakat. Peranan Instalasi Gawat Darurat sangat penting di dalam pelayanan kesehatan karena instalasi ini memberikan pelayanan khusus kepada penderita gawat darurat selama 24 jam setiap harinya (Departemen Kesehatan RI, 1995: 1). Untuk membantu menyelesaikan kendala yang dihadapi oleh IGD RSBS maka dibutuhkan Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan dan Rekam Medis pada Instalasi Gawat Darurat. Sistem informasi ini dibuat agar membantu dokter IGD untuk pertimbangan pemberian tindakan kepada pasien dan akses jejak RM pasien sehingga menghasilkan RM yang terjamin, akurat dan mudah dicari. Rekam Medis Dalam Permenkes No. 749 Tahun 1989 tentang Rekam Medis disebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan. Dijelaskan lebih lanjut dalam Surat Keputusan Direktotar Jenderal Pelayanan medis No. 78 Tahun 1991 tentang Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit, bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan, diagnosis, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang pasien selama dirawat di rumah sakit yang dilakukan di unit-unit rawat jalan termasuk unit gawat darurat dan rawat inap. Dengan adanya bantuan rancang bangun sistem informasi pelayanan dan rekam medis yang digunakan pada IGD, maka IGD menjadi lebih baik dalam memberikan pelayanan kepada pasien mulai dari proses pendaftaran sampai proses pembayaran pasien. Landasan teori Instalasi Gawat Darurat (IGD) Instalasi Gawat Darurat (IGD) merupakan salah satu unit di rumah sakit yang memberikan pelayanan kepada penderita gawat darurat dan merupakan Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak mungkin tertib administrasi di tempat pelayanan bagian dari rangkaian upaya penganggulangan penderita gawat darurat yang perlu diorganisir. Instalasi Gawat Darurat harus dapat: 2

Gambar 1 Alur Proses Penanganan Pasien Instalasi Gawat Darurat kesehatan akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan. yang digunakan pasien untuk berobat kembali. Apabila pasien diketahui pasien lama maka pada komputer petugas front office akan muncul data pasien. Petugas front office dapat mengubah data pasien bila ada perubahan. Sebelum melakukan perubahan data, petugas front office melakukan input nomor rekam medis pasien dan mendaftarkan pasien tersebut sesuai dengan unit tujuannya maka akan tampil daftar pasien yang teregistrasi. Setelah itu petugas front office mencetak karcis sebagai tanda bukti pembayaran registrasi. Adapun sistem pendaftaran dapat dilihat pada Gambar 2. Perancangan sistem Alur proses penanganan pasien IGD terdiri dari proses pendaftaran, proses pencatatan rekam medis, proses pembayaran, dan pembuatan laporan. A. Alur Proses Mulai Pendaftaran Pasien Pasien Petugas Front Office Petugas RM Mulai Pencatatan Rekam Dokumen RM Data Pasien Mengecek Medis Pasien Data Pasien tb_pasien tb_rekammedis Pembayaran Pasien Mengecek Data Pasien Dokumen Ada? Apakah T tb_pasien Dokumen RM Y Pembuatan Laporan T Pasien Lama? Y Tersedia Pasien Data Identitas Pasien Data Pasien tb_kelurahan Dokumen Baru RM Pasien Menyimpan Dokumen RM Selesai Pasien Tersedia Gambar 1 Alur Proses Penanganan Pasien Instalasi Gawat Darurat Menyimpan Data tb_informasi_rs Pasien Baru tb_agama Perubahan Data Pasien tb_rekammedis Verifikasi tb_pekerjaan Data Pasien Perubahan? Y Ada Peminjaman Dokumen tb_jenis_pasien Blok diagram ini terdiri dari input, proses, output seperti yang telah dijelaskan pada Gambar 1. Mencetak Kartu Pasien Perubahan Data Pasien RM Pasien T Update Data 1 Pasien Kartu Pasien Kartu Pasien tb_kiriman No RM Pasien B. Sistem Flow tb_registrasi tb_dokterkel Menyimpan Data Registrasi Pasien tb_instkls tb_konsul B1. Sistem Flow Pendaftaran Pasien tb_hub_keluarga Menyimpan Data Registrasi Unit Pelayanan Pada proses pendaftaran pasien, petugas front office melakukan input data pasien untuk mengecek apakah pasien tersebut termasuk pasien baru atau pasien lama. Apabila pasien diketahui pasien baru maka pasien harus mengisi data pasien sesuai dengan formulir dan petugas front office melakukan input data pasien kedalam sistem dan mencetak tb_keluarga tb_alamat_tinggal Data Registrasi Pasien Mencetak Karcis Klinis Karcis Karcis Selesai Mencetak Lembar Klinis Lembar Klinis 2 kartu pasien. Kartu pasien adalah kartu Gambar 2 System Flow Pendaftaran 3