Kegiatan Media Relations

Secara umum terdapat 3 Pers events: Konferensi pers. Resepsi pers./pers gathering Kunjungan pers./pers visit Wawancara

Konferensi pers Konferensi pers merupakan acara yang dibuat secara sengaja untuk melakukan pertemuan dengan pihak media, yaitu jurnalis. jurnalis yang sengaja berkumpul untuk mendapat informasi perihal topik yang tengah hangat dibicarakan.

Pada acara ini PR mengundang jurnalis untuk hadir dan memberikan kesempatan pada jurnalis untuk Tanya jawab. Praktisi PR mengirim undangan pada media. Waktu dan tempat telah ditentukan dan tidak terlalu lama. Dalam konferensi pers, diharapkan praktisi PR dapat memberikan informasi yang tepat dan jujur.

Resepsi pers. Pada acara ini lebih kekeluargaan dan santai. Biasanya setelah suatu program PR berjalan baik maka mengadakan resepsi untuk kalangan pers. Acara kumpul-kumpul kalangan pers yang lebih menyenangkan, lebih terecana, dan terorganisir

Kunjungan pers Merupakan acara yang dibuat PR untuk jurnalis. Biasanya mengundang pers untuk datang melihat-lihat atau tur perusahaan dengan menjelaskan lelebihan dari perusahaan. Atau melihat fasilitas penunjang perusahaan atau perusahaan baru.

Yang harus disiapkan dalam mengadakan konferensi pers dan resepsi pers Tujuan dari acara tersebut. Tanggal acara diselenggarakan. Itu sangat penting agar kalangan media dapat menghadiri dan menyesuaikan jadwal mereka yang ketat. The Venue. Sangat penting menetukan lokasi acara. Disesuaikan dengan acara yang akan berlangsung juga konsumsi yang pas. Kiranya tempat acara harus mudah dicari dan tidak menyusahkan undangan untuk datang.

Daftar undangan. Pembuatan daftar undangan sangat penting, agar semua yang akan diundang tidak terlupakan. Selain itu untuk mengetahui kehadiran tamu dan sekiranya yang tidak diundang agar tidak sembarang hadir. Undangan. Undangan diberikan bagi para tamu dimana isinya harus singkat padat dan jelas. Informasi tanggal, hari, jam, dan lokasi harus ada. Tanda pengenal. Untuk menghindari terjadi hal yang tidak diinginkan maka perlu adanya undangan atau tanda pengenal untuk masuk pada acara.

Press kits. Merupakan materi yang akan diberikan pada pers Press kits. Merupakan materi yang akan diberikan pada pers. Press kits harus lengkap sehingga akan membantu dalam pemberitaan media. Catering. Makan yang akan disediakan harus disesuaikan dengan waktu dan lamanya acara. Juga budget dari perusahaan. Makanan yang enak akan menimbulkan kesan baik. Gift. Merupakan hal yang biasa namun ada baiknya memberikan tanda mata dengan suatu yang berhubungan dengan produk atau perusahaan. Mengatur acara. Acara yang akan diselenggarakan harus direncanakan secara baik dan diselenggarakan dengan baik. Perlunya mempersiapkan segala sesuatu.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk kunjungan pers: Jumlah peserta kunjungan. Tentunya tidak bisa mengundang semua wartawan untuk melakukan kunjungan, sehingga perlu dilakukan seleksi. Tentunya yang diundang adalah target media dari perusahaan. Undangan. Undangan harus jelas dan menarik. Karena kunjungan maka akan lebih detail lagi yang tercantum didalamnya. Undangan berisi tanggal, hari, lokasi dan berapa lama. Dan keterangan pendukung lainnya.

Briefing. Perlu adanya latihan bagi pihak dalam perusahaan maupun pada jurnalis tentang acara dan kapan. News story facilities. Perlu adanya fasilitas bagi jurnalis agar dapat membuat berita dan mengirimnya. Seperti: telpon, fax, komputer, dan lainnya. Waktu. Waktu tergantung dari lokasi yang akan dikunjungi bisa sehari, atau lebih.

Wawancara LANGKAH PERSIAPAN: Berbicaralah untuk kepentingan masyarakat dan bukan semata-mata untuk kepentingan perusahaan/organisasi Buatlah sesuatunya mudah dipahami dan digunakan

Jika tidak ingin mengutip beberapa pernyataan, jangan melakukannya Jika presentasi atau melakukan media release sebutkan fakta-fakta di muka, baru kemudian opini Jangan berargumentasi dengan wartawan

Jika ada pertanyaan yang cenderung tidak suka atau bahkan menghina jangan ulangi pertanyaan itu ketika menjawabnya Jika reporter bertanya langsung, bila memungkinkan berikan juga jawaban yang langsung pula

Jika juru bicara perusahaan tidak tahu jawaban pertanyaan reporter, sebaiknya mengatakan, “saya tidak tahu, tetapi saya segera akan mngusahakan secepatnya jawaban” Jangan melaksanakan konferensi pers jika tidak punya sesuatu yang bernilai berita