Asas - Asas Manajemen (George R. Terry) PERENCANAAN STMIK Dhama Putra Kampus II

A. Strategi – Strategi dan Kebijaksanaan – Kebijaksanaan Perencanaan = menentukan sebelumnya apa yang harus dilakukan dan bagaimana cara melakukannya.

Perencanaan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasi serta merumuskan aktivitas-aktivitas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan.

Fungsi atau Manfaat dari Perencanaan Pengarah Organisasi Fungsi atau Manfaat dari Perencanaan Minimalisasi Ketidakpastian Minimalisasi inefisiensi sumber daya Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas

Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements) 1. Faktual dan Realistis 2. Logis dan Rasional 3. Fleksibel 4. Komitmen 5. Komprehensif atau menyeluruh

Beberapa Alat Bantu perencanaan Bagan Arus (Flow Chart) Bagan Gantt (Gantt Chart) Jaringan PERT (PERT Network) dll

Contoh Bagan Arus (Flow Chart) Mulai Perlu Buku Bacaan? Tidak Berhenti Ya Beli Buku Bacaan ? Tidak Pinjam Ya Membeli Buku Bacaan yang diinginkan Membaca Buku Yang diinginkan Selesai

Contoh Bagan Gantt Pekerjaan Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4 I II III IV 1. Pembelian Bahan Baku 2. Proses Produksi 3. Pergudangan 4. Pengiriman Keterangan : Bagian yang diarsir menunjukkan waktu pengerjaan

Contoh Jaringan PERT 2 5 8 Te=6 Te=2 Te=2 1 3 6 9 10 Te=7 ¼ Te=1 F 8 Te=6 Te=2 Te=2 A 1 B 3 D 6 G 9 H 10 I Te=7 ¼ Te=1 Te=5 ¼ Te=2¼ Te=4 ¼ 4 E 7 Te=3 Te=1 = Kegiatan-kegiatan(Activites) dalam kerangka PERT, dimana pada contoh diatas dapat memerlukan waktu pengerjaan antara 1 hari hingga 7 ¼ hari. = Kejadian-kegiatan (Events) yang menjadi indikator sebelum kegiatan dilaksanakan. Misalnya, setelah kejadian A terjadi, maka pengerjaan kegiatan 1 dapat dilaksanakan, dan seterusnya. Te = Waktu Pengerjaan Kegiatan berdasarkan Te. Dari contoh diatas terdapat waktu pengerjaan berdasarkan Te yang berbeda-beda, dari mulai 1 hari hingga paling lama 7 ¼ hari. Secara keseluruhan contoh pengerjaan berdasarkan Jaringan PERT diatas akan membutuhkan waktu selama 21 ¾ hari yaitu dengan menjumlahkan salah satu jalur jaringan untuk waktu yang terpanjang, yaitu Te1=4 ¼ + Te2=6 + Te5=2 + Te8=2 + Te9=5 ¼ + Te10=2 ¼ sehingga total keseluruhannya adalah 21 ¾ hari.

1) Financial goals 2) Strategic goals Respect to the environment Continueto win marketshare globally

Tipe-tipe perencanaan : Jangka Jangka Jangka Pendek Menengah Panjang < 1 tahun 1 – 5 tahun > 5 tahun Jadwal Laba Produk penggunaan pertumbuhan penyesuaian sumber daya tujuan dan perubahan strategi

Keuntungan dari perencanaan : 1. Aktivitas-aktivitas akan teratur yang ditujukan ke arah pencapaian sasaran 2. Menunjukkan perlu diadakannya perubahan pada masa yang akan datang 3. Menjawab pertanyaan-pertanyaan : “apakah yang akan terjadi apabila … ?” 4. Memberikan sebuah dasar atau landasan untuk melakukan pengawasan 5. Mendorong orang memberikan prestasi (sebaik mungkin)

6. Memaksakan orang untuk memandang perusahaan secara menyeluruh 7. Memperbesar dan mengimbangkan pemanfaatan fasilitas-fasilitas 8. Membantu seorang manajer mencapai status

Perencanaan Laba Termasuk jenis perencanaan jangka menengah Usaha untuk memperbaiki laba, terutama untuk produk tertentu dalam periode 1 tahun atau lebih

Perencanaan Produk  Perencanaan jangka panjang  Dari perkiraan penjualan masa yang akan datang yang diinginkan, dibandingkan dengan neraca laba/rugi, sehingga dapat menetapkan program dalam berbagai bidang

Perencanaan Strategis Strategi-strategi dalam bidang perencanan : 1. Cara pendekatan “sedikit demi sedikit” 2. “Menebarkan bibit ke tanah yang subur” 3. Cara “penyerangan” secara terkonsentrasi 4. Kacaukan issu yang bersangkutan 5. Gunakan taktik-taktik keras hanya apabila hal tersebut diperlukan

6. Lepaskan tanggung jawab 7. Waktu merupakan alat penyembuh yang mujarab 8. Laksanakan tindakan pada saat yang tepat 9. Hasil pemikiran beberapa orang lebih baik dibandingkan dengan hasil pemikiran satu orang 10. Lakukan tindakan “memecah-belah” dan kuasailah

Perencanaan Taktis Tujuan : mengidentifikasi tugas-tugas pokok yang diperlukan untuk mencapai sasaran-sasaran strategis

Kebijakan (Policy) Sebuah petunjuk menyeluruh secara verbal, tertulis, atau yang diimplikasi yang menetapkan batas-batas umum, serta arah di dalam mana tindakan manajerial akan dilaksanakan.

Mengapa para manajer menggunakan kebijaksanaan? Kebijaksanaan membantu para manajer dalam mencari jawaban apa yang harus dilakukan Dapat memberikan arti kepada sasaran (menterjemahkan dalam bentuk yang lebih dimengerti) Merangsang golongan yang memiliki otoritas untuk menggunakannya

Membantu perkembangan manajemen, karena kebijaksanaan mengembangkan orang-orang yang menerapkannya Memerlukan penafsiran dan menyebabkan seseorang manajer berpikir untuk diri sendiri Menimbulkan tindakan-tindakan positif yang diinginkan.

B. Mengimplementasi Perencanaan Manajemen

Langkah-langkah pokok dalam bidang perencanaan : 1. Jelaskan problem yang bersangkutan 2. Usahakan untuk mencapai keterangan-keterangan tentang aktivitas-aktivitas yang akan dilaksanakan 3. Analisia dan klasifikasi keterangan-keterangan yang diperoleh 4. Tetapkan premis-premis perencanaan dan penghalang-penghalang terhadapnya

5. Tentukan rencana-rencana alternatif 6. Pilih rencana yang diusulkan 7. Tetapkan urutan-urutan dan penetapan waktu secara terperinci bagi rencana yang diusulkan tersebut 8. Laksanakan pengecekan tentang kemajuan rencana yang diusulkan

Pertanyaan dasar (5W+1H) dalam bidang perencanaan menurut George R Pertanyaan dasar (5W+1H) dalam bidang perencanaan menurut George R. Terry : What  Tindakan apa yang harus dilaksanakan ? Why  Mengapa hal tersebut harus dilaksanakan ? Where  Dimana hal tersebut akan dilaksanakan ?

When  Kapan hal tersebut akan dilaksanakan ? Who  Siapa yang akan melaksanakannya ? How  Bagaimana hal tersebut akan dilaksanakan ?

Pihak yang melaksanakan tindakan perencanaan Kemungkinan pertama  seorang manajer melaksanakan perencanaannya sendiri Kemungkinan kedua  manajer melakukan perencanaan, tetapi perencanaan dilaksanakan dengan memanfaatkan saran-saran dari para rekan

Kemungkinan ketiga  manajer menyajikan garis besar rencana-rencana kepada pihak bawahan, lalu pihak bawahan melengkapi hal-hal detailnya Kemungkinan keempat  para bawahan menyusun rencana dan menyerahkannya kepada pihak manajer untuk disetujui

C. Pertimbangan – Pertimbangan Addisional dan Hubungan – Hubungannya dengan Etika dan Kreativitas

Pola-pola perencanaan : Satisficing (mempertahankan cara-cara kerja yang lazim dilakukan) Optimizing (mengoptimalisasi) Adaptivizing (mengadaptasi)

Beberapa konsep dalam bidang perencanaan: Perencanaan harus mendahului pelaksanaan fisik sesuatu tindakan. Lebih baik merumuskan sebuah rencana yang akan kita lakukan, sebelum kita melakukannya. Dalam tindakan-tindakan ada waktu yang tepat. Ada elemen waktu dalam konsepsi pertahapan dari banyak rencana. Jangka waktu pada suatu rencana harus cukup lama untuk memenuhi komitmen-komitmen manajerial (recovery cost).

Prinsip-prinsip, fakta-fakta, dan perencanaan : Untuk dapat menyusun sebuah rencana yang efektif, orang perlu mencapai semua fakta-fakta penting yang tersedia, kemudian menghadapi fakta-fakta tersebut dan memasukkan ke dalam rencana, tindakan-tindakan yang diharuskan oleh fakta-fakta tersebut.

Kerugian-kerugian perencanaan : 1. Perencanaan manjadi terbatas karena kurang tepatnya keterangan-keterangan dan fakta-fakta masa yang akan datang 2. Memerlukan biaya besar 3. Ada penghalang-penghalang psikologis 4. Mematikan inisiatif 5. Menyebabkan terlambatnya tindakan-tindakan yang perlu dilakukan dalam keadaan darurat

6. Kadang-kadang direncanakan secara berlebihan oleh para perencana 7. Memiliki nilai praktis yang terbatas

Hubungannya dengan etika Perencanaan dipengaruhi oleh etika pihak perencana. Perencanaan dipengaruhi oleh apa yang dianggap benar oleh perencana, dan apa yang dianggapnya sebagai tindakan yang tepat dalam keadaan tertentu. Standard-standart etis yang diikuti oleh seorang manajer membantu mendeterminasi etika perusahaannya. Patokan kelakuan seorang manajer mempengaruhi kelakuan etis atau kelakuan non-etis yang akan diikuti.

Etika intern  etika di dalam lingkungan sebuah perusahaan Etika ekstern  etika perusahaan yang bersangkutan dengan perusahaan lain, dengan para konsumen, dengan para leveransir, dan dengan badan-badan pemerintah

Prinsip etika : Etika tepat, dalam bidang manajemen mengharuskan seorang manajer bersikap jujur terhadap dirinya sendiri, dan terhadap masyarakat, dan berhubungan dengan pihak lain secara terhormat, seperti halnya ia sendiri ingin diperlakukan.

Kreativitas dan perencanaan Kreativitas berhubungan dengan penciptaan ide-ide, melakukan inovasi dengan penerapan ide-ide. Dipandang dari sudut manajerial, kreativitas saja tidak cukup, ide perlu diimplementasi (memanfaatkan ide-ide dalam rencana-rencana manajerial).

Jenis-jenis pemikiran menurut G.R. Terry : 1. Pemikiran kreatif Membenamkan secara mendalam problem tertentu dalam alam pikiran kita, kemudian memvisualisasikannya dengan jelas setelah direnungkan, yang ditujukan ke arah perumusan sebuah ide atau konsep yang baru.

2. Pemikiran kausatif Menekankan pembentukan kejadian-kejadian dan hasil-hasil masa yang akan datang, bukan menunggu sampai nasib menentukannya. 3. Pemikiran induktif Penguraian yang didasarkan atas macam-macam hal khusus menuju ke arah sebuah prinsip atau kesimpulan umum 4. Pemikiran deduktif Kesimpulan-kesimpulan umum menuju ke arah ide-ide khusus.

5. Pemikiran untuk memecahkan masalah (problem solving) Mengumpulkan fakta-fakta tentang situasi tertentu, kemudian menetapkan problem yang dihadapi, lalu menganalisa dan mengevaluasi fakta-fakta secara logis, agar menemukan hubungan-hubungan yang penting antara mereka, dan akhirnya dicari pemecahan atas problem tersebut.

Proses kreatif Langkah-langkah penciptaan ide: 1. Kembangkan sikap yang menguntungkan bagi produksi ide (ideation) 2. Kembangkan sesitivitas (kepekaan) problem 3. Persiapkan diri dengan mengumpulkan bahan-bahan mentah yang diperlukan (pengetahuan, ide-ide lain, pengalaman) 4. Terapkan kelancaran ide (idea fluency)

5. Usahakan agar terjadi “inkubasi” atau bekerjanya pikiran di bawah sadar 6. Usahakan timbulnya iluminasi ide baru (pada waktu yang tidak diduga)

Beberapa saran praktis untuk mencapai kelancaran ide: 1. Buat catatan-catatan 2. Cari waktu (yang tepat) untuk menjadi kreatif 3. Perkembangkan sikap ingin tahu dan sikap ingin bertanya 4. Manfaatkan kaitan-kaitan ide 5. Rubah bentuk yang ada (dengan cara mengatur kembali, mensubstitusi, menambahkan, mengurangi, atau mengalihkan)

6. Ambil manfaat dari pencatatan sifat-sifat (attribute listing) 7. Gunakan teknik “memproduksi ide dalam waktu singkat” (brain storming technique) atau teknik hubungan bebas (free association technique) 8. Baca juga apa yang “tersirat” (bukan hanya yang “tersurat”) 9. Tempatkan diri pada posisi orang lain 10. Manfaatkan kejadian-kejadian yang tidak diduga

Proses inovatif Beberapa petunjuk untuk mencapai penerimaan suatu ide: 1. Jabarkan ide baru tersebut secara terperinci dan lengkap 2. Catatlah keuntungan-keuntungan potensial bila ide baru tersebut dipergunakan 3. Usahakan agar ide baru tersebut mudah dimengerti

4. Bicarakan ide baru tersebut dengan beberapa orang, untuk mengetahui kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki 5. Sajikan rencana yang diperbaiki pada waktu yang tepat

D. Jenis-jenis Pokok Rencana-Rencana Manajemen

Jenis-Jenis rencana : 1. Prosedur (Procedure) Suatu kumpulan tugas-tugas yang berhubungan satu sama lain, yang merupakan bagian dari urutan kronologis dan cara yang ditetapkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan.

2. Metode (Method) Suatu cara yang ditetapkan untuk melaksanakan suatu tugas tertentu, dengan cukup memperhatikan sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia, dan pengeluaran total berupa waktu, uang, serta usaha. Penyederhanaan pekerjaan  penerapan akal sehat untuk mencapai penggunaan dengan paling ekonomis dari usaha-usaha manusia, bahan-bahan, mesin-mesin, waktu, serta ruangan, hingga dapat diterapkan cara-cara bekerja yang lebih mudah dan yang lebih baik.

3. Standard (Standard) Suatu kesatuan pengukuran yang ditetapkan sebagai suatu patokan atau tingkat referensi. Sumber-sumber untuk menetapkan sebuah standard: - pengalaman masa lampau - penilaian - metode ilmiah

4. Anggaran (Budget) Sebuah rencana untuk pendapatan, atau pengeluaran, ataupun untuk keduanya, yang menyangkut uang, personil, barang-barang yang dibeli, barang-barang penjualan, ataupun entitas lain mengenai penetapan tindakan-tindakan yang akan dilakukan pada masa yang akan datang yang akan membantu usaha-usaha manajerialnya.

5. Program (Program) Sebuah rencana komprehensif yang meliputi penggunaan macam-macam sumber daya untuk masa yang akan datang, dalam bentuk sebuah pola yang terintegrasi, dan yang menetapkan suatu urutan tindakan-tindakan yang perlu dilaksanakan, serta jadwal-jadwal waktu untuk masing-masing tindakan tersebut, dalam rangka usaha mencapai sasaran-sasaran yang ditetapkan.

6. Faktor teknis (Techno-factor) Suatu rencana berhubungan dengan adanya faktor-faktor teknis, seperti waktu, biaya, atau arus bahan.

Planning in the Hierarchy of Organization Strategic Planning Top Executive Middle-Level Managers First-Level Managers Operational Planning

KESIMPULAN - Perusahaan berdiri untuk satu tujuan tunggal Manager menentukan tujuan secara spesifik dan terukur Macam-macam rencana operaional : Rencana bersasaran Rencana sekali pakai dan tetap Rencana kontingensi

Pada masa lalu Perencanaan hampir selalu dilakukan oleh Top manager, Konsultan atau Tim perencana Pada Era sekarang Perusahaan melakukan perencanaan secara terdesentralisasi dan seluruh anggota terlibat dalam membuat rencana

thank you see you next week…