Oleh : Prof. Dr. H. Abdul Azis Wahab, M.A PELAKSANAAN PELATIHAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK (AIMA) DAN JADWAL PELAKSANAAN AIMA 2 JUNI 2009 Oleh : Prof. Dr. H. Abdul Azis Wahab, M.A Q Berkembang menggapai mutu UPI

MISI AIMA Menjamin pencapaian standar mutu akademik Universitas/Fakultas/ Jurusan yang telah ditetapkan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholders memperoleh kepuasan atas lulusan yang dihasilkan.

Tujuan AIMA Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan standar yang tetah ditentukan; Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan mutu yang tetah ditentukan; Memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem mutu; Memenuhi syarat-syarat peraturan/perundangan.

Ruang Lingkup AIMA Tingkat Universitas: Kebijakan Akademik Standar Akademik Peraturan Akademik Manual Mutu Akademik Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Dokumen Pendukung (Rencana Strategis Universitas, Statuta dll.)

Ruang Lingkup AIMA Tingkat Fakultas: Kebijakan Akademik Standar Akademik Peraturan Akademik Manual Mutu Akademik Manual Prosedur Implementasi sistem penjaminan mutu akademik Dokumen Pendukung (Evaluasi Diri Fakultas, Rencana Strategis Fakultas, Borang)

Ruang Lingkup AIMA Tingkat Jurusan/Program Studi: Manual Prosedur Instruksi Kerja Spesifikasi Program Studi Kompetensi Lulusan Dokumen Pendukung (Evaluasi Diri Program studi, Rencana Strategis Jurusan, Borang)

Alasan Pelaksanaan AIMA Memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem kontrol dan prosedur penjaminan mutu. Meyakinkan bahwa institusi akuntabel pada mutu dan standar yang telah ditentukan. Meningkatkan kemampuan institusi untuk memprioritaskan lingkup tertentu dan memfasilitasi pengambilan keputusan.

Alasan Pelaksanaan AIMA Memudahkan institusi untuk memberikan tanggapan lebih baik pada persyaratan yang diminta audit mutu eksternal serta menilai mutu. Menyediakan sarana bagi identifikasi cara kerja yang baik untuk disebarluaskan. Merupakan sarana untuk peningkatan dan pengembangan mutu.

Tugas Koordinator Tim Audit merencanakan audit, mengatur piranti kerja untuk anggota tim dan mengarahkan tim audit membuat jadwal audit yang disepakati oleh teraudit melaporkan dengan segera setiap ketidaksesuaian dan hambatan yang dihadapi dalam melaksanakan audit kepada ketua AIMA melaporkan hasil audit kepada ketua AIMA.

Tugas Auditor mengkaji ulang kelengkapan dokumen mutu akademik yang bertaku (audit system) menggali dan menganalisis bukti yang relevan agar dapat menyimpulkan pelaksanaan sistem mutu yang diaudit, mempelajari indikasi yang dapat mempengaruhi hasil audit atau mungkin memerlukan audit lebih lanjut, pada saat kegiatan konsultasi dapat menjawab pertanyaan tentang: (1) prosedur, dokumen, atau informasi lain yang menggambarkan atau mendukung unsur-unsur sistem mutu yang diperlukan, diketahui, tersedia, dipahami dan digunakan oleh teraudit, (2) semua dokumen dan informasi lain yang digunakan untuk menggambarkan sistem mutu yang memadai untuk mencapai tujuan mutu.

Tugas Auditee menginformasikan kepada penanggung- jawab unit kerja yang akan diaudit tentang tujuan dan lingkup audit, menyepakati jadwal audit yang ditawarkan oleh Tim audit menunjuk staf yang bertugas mendampingi tim audit, menyepakati lingkup audit, menyediakan dokumen dan ruang yang diperlukan oleh tim audit untuk menjamin efektivitas dan efisiensi proses audit,

Tugas Auditee membuka akses ke fasilitas dan bukti material yang diminta auditor, melakukan kerjasama sinergis dengan auditor agar tujuan audit tercapai, menerima laporan hasil audit melalui Rektor atau Dekan, menentukan dan berinisiatif melaksanakan tindakan koreksi berdasarkan laporan audit.

Persyaratan-Persyaratan Audit Uraian Tugas dalam Audit Inisiasi Audit Persiapan Audit Penugasan Tim Audit Dokumen Kerja Pelaksanaan Audit Dokumen Laporan Audit Kelengkapan Pelaksanaan Audit Tindak Lanjut Permintaan Tindakan Koreksi

Wewenang Ketua Tim AIMA Mengusulkan auditor yang akan dilibatkan dalam suatu penugasan audit; Melakukan penilaian terhadap laporan tim dan dokumen pendukung; Melakukan penilaian terhadap proses audit; Melakukan penilaian terhadap sistem dan proses pengolahan data; Menindaklanjuti hasil laporan audit untuk menentukan permintaan koreksi yang akan diusulkan ke Rektor.

Tanggungjawab Ketua Tim AIMA Merencanakan kegiatan audit; Mengatur dan mengarahkan kegiatan audit; Mengkoordinasikan pelaksanaan audit, Mengevatuasi prosedur yang ada untuk memperoleh keyakinan bahwa tujuan dan sasaran dari Fakuttas dan/atau program dapat dicapai secara optimal, Melaporkan kegiatannya secara rutin kepada Rektor melalui Ketua SPM.

Peran Tim AIMA perencanaan pengembangan UPI secara menyeluruh untuk melaksanakan audit. Audit dilaksanakan berdasarkan pada Standar, Manual Prosedur dan Kode Etik Auditor AIMA. Tim AIMA juga Auditor yang bersertifikat, kompeten, independen dan obyektif.

Fungsi Tim AIMA fungsi akuntabilitas dan fungsi peningkatan. Fungsi akuntabilitas meliputi pemeriksaan dan verifikasi kesesuaian antara pelaksanaan dengan dokumen mutu, serta menyusun laporan audit. Fungsi peningkatan dilakukan dengan memberi umpan batik (Permintaan Tindakan Koreksi) bagi unit petaksana akademik, sehingga kondisi yang ada dapat diidentifikasi kekuatan dan kelemahannya serta dapat dilakukan penyempurnaan dan kebijakan dan praktek penyelenggaraan akademik .

PELAKSANAAN PELATIHAN AIMA Pertemuan Pertama. Hari : Senin Tanggal : 13 April 2009 Pukul : 09.00 s.d. 16.00 WIB Tempat : Ruang rapat 2 lantai 3 UPI Center Pemateri : Dr. Ir. Diah Kusumastuty, M.Sc. Materi : Pelaksanaan AIMA di Perguruan Tinggi Pertemuan Kedua. Hari : Jum’at Tanggal : 8 Mei 2009 Tempat : Ruang Auditorium Balai Bahasa UPI Pemateri : David Sakti Satyawan, ST., M.BA. (Binus University) Materi : Strategi dan Pelaksanaan Parkatek AIMA Hari : Selasa Tanggal : 29 Mei 2009 Pukul : 09.00 s.d. 15.00 WIB Pemateri : Prof. Dr. H. Rochman Natawidjaya Materi : Pengisian Borang Akreditasi

Hasil Kegiatan Pelatihan Para peserta kegiatan dari setiap unit kerja memperoleh pemahaman dan pengalaman yang relatif komprehensif dan utuh tentang audit internal mutu akademik; Peserta dapat melaksanakan pemeriksaan terhadap unit dasar tentang kesesuaian komponen peningkatan mutu akademik dengan standar yang telah ditetapkan; Peserta dapat melaksanakan pemeriksaan terhadap unit dasar tentang hasil proses pencapaian mutu yang telah dilaksanakannya;

Hasil Kegiatan Pelatihan. (Lanjutan) Menyiapkan sarana (laporan) kepada kepada auditee sebagai dasar perbaikan mutu selanjutnya; Membantu institusi/fakultas/jurusan dalam mempersiapkan diri untuk audit eksternal; Perserta dapat menganalisis hasil audit yang telah dipraktekkan di jurusan Biologi dan Laboratorium Kimia FPMIPA.

Calon Auditor Internal Mutu Akademik UPI NO NAMA UNIT KERJA 1 Dr. H. Ayi Olim, M.Pd FIP 2 Heny Djoehaeni, S.Pd., M.Pd 3 Drs. Indra Tjahja Thasuka 4 Dr. Elly Malihah, M.Si FPIPS 5 Dr. Yayat Sudaryat, M.Hum FPBS 6 Dr. Yayan Nurbayan, M.Ag 7 Ace Iwan Suyawan, S.Pd., M.Hum 8 Drs. Ajang Mulyadi FPEB 9 Drs. Rd. Dian Herdiana Utama, M.Si 10 Dr. Topik Hidayat, M.Si FPMIPA 11 Prof. Dr. Arifah A. Riyanto, M.Pd FPTK 12 Drs. Iwa Kuntadi, M.Pd

Calon Auditor Internal Mutu Akademik UPI. (Lanjutan) 13 Drs. H. Bambang Trisno, MSIE FPTK 14 Drs. Yusuf Hidayat, M.Si FPOK 15 Drs. Basiran, M.Pd 16 Dr. Riswanda Setiadi, MA Sekolah Pascasarjana 17 Dr. Ratih Hurriyati, M.Si 18 Drs. Dede Margo Irianto, M.Pd UPI Kampus Cibiru 19 Dra. Tuti Istianti, M.Pd 20 Prana, S.Pd. M.Pd UPI Kampus Sumedang 21 Drs. Burhanudin TR, M.Pd UPI Kampus Purwakarta 22 Oyon Haki, M.Pd UPI Kampus Tasikmalaya 23 Dra. Hj. Nur’aini, M.Pd UPI Kampus Serang

JADWAL PELAKSANAAN AIMA NO TANGGAL UNIT KERJA TIM AUDITOR 1 2 Juli 2009 FIP Dr. H. Saefudin, M.Pd Dr. Yayan Nurbayan, M.Ag Drs. Rd. Dian Herdiana Utama, M.Si 2 3 Juli 2009 FPIPS Prof. Dr. H. Sumarto, M.SIE Dr. H. Ayi Olim, M.Pd. Drs. Burhanudin TR, M.Pd. 3 6 Juli 2009 FPBS Dr. H. Agus Rahayu, M.Si Prof. Dr. Arifah A. Riyanto, M.Pd Dr. Topik Hidayat, M.Si 4 7 Juli 2009 FPMIPA Dr. Didi Sukyadi, M.A Dr. Riswanda Setiadi, MA Dra. Tuti Istianti, M.Pd 5 8 Juli 2009 FPTK Prof. Dr. H. Abdul Azis Wahab, MA Dr. Ratih Hurriyati, M.Si. Ruswan Dallyono, M.Pd 6 9 Juli 2009 FPOK Prof. Dr. H. As’ari Djohar, M.Pd Drs. Dede Margo Irianto, M.Pd. Oyon Haki, M.Pd.

JADWAL PELAKSANAAN AIMA. (Lanjutan) 7 10 Juli 2009 FPEB Dr. H. Yahya Sudarya, M.Pd Drs. Yusuf Hidayat, M.Si Drs. Iwa Kuntadi, M.Pd 8 13 Juli 2009 Sekolah Pasacasarjana Prof. Drs. H.M. Tahir Djide Dr. Elly Malihah, M.Si Heny Djoehaeni, S.Pd., M.Pd 9 14 Juli 2009 UPI Kampus Cibiru Prof. Dr. Rochman Natawidjaya Ace Iwan Suyawan, S.Pd., M.Hum Prana, S.Pd. M.Pd 10 15 Juli 2009 UPI Kampus Sumedang Prof. Dr. H. Abdul Azis Wahab, MA Dr. Yahya Sudarya, M.Pd. Drs. Ajang Mulyadi 11 16 Juli 2009 UPI Kampus Purwakarta Prof. Dr. A’ari Djohar, M.Pd Dr. Yayat Sudaryat, M.Hum Dra. Hj. Nur’aini, M.Pd 12 17 Juli 2009 UPI Kampus Tasikmalaya Prof. Dr. H. Sumarto, MSIE Drs. H. Bambang Trisno, MSIE 13 UPI kampus Serang Dr. Didi Sukyadi, MA. Dr. H. Saefudin, M.A Dr. Basiran, M.Pd.

SELESAI