aliran/ arus informasi Meeting 2 aliran/ arus informasi www.akurnews.com

Komunikasi dlm Organisasi ?? Chester Barnard komunikasi menduduki tempat sentral dalam organisasi karena struktur, keluasan dan ruang lingkup organisasi hampir semuanya ditentukan oleh teknik komunikasi. Komunikasi merupakan unsur pengikat berbagai bagian yang saling bergantung dari sistemnya www.akurnews.com

Golongan Komunikasi dlm Organisasi Lisan & Tertulis Verbal & Non Verbal Kom ke bawah,kom ke atas, kom ke samping Kom formal dan informal www.akurnews.com

Lisan & Tertulis Komunikasi Lisan + cepat dan ada feedback langsung -  Mis interpretasi makna Komunikasi Tertulis +  tangible & dapat diverifikasi -  waktunya lebih lama & feedback kurang www.akurnews.com

Verbal & Non Verbal Verbal Non Verbal +  memberikan tekanan (arti) pada kata atau kalimat. Cth: intonasi suara,volume suara,aksen -  kurang memperlihatkan ekspresi seseorang Non Verbal +  mendukung komunikasi verbal dan menunjukkan ekspresi dari emosi & perasaaan cth : isyarat (gesture),ekspresi wjh,kontak mata, senyum -  salah persepsi dari bahasa tubuh/ ekspresi dapat mempengaruhi interpretasi pesan www.akurnews.com

Kom ke bawah,kom ke atas, kom ke samping Arah aliran Pesan Upward Downward Lateral Prentice Hall Inc,2003 www.akurnews.com

Perbandingan berdasar arah aliran Jenis Kom ke bawah Kom ke atas Kom ke samping Aliran Dari tingkatan manajemen puncak ke manj. Menengah, manj.lebih rendah menuju ke karyawan operasional Dr wewenang yg lebih rendah ke lebih tinggi Tjd antara 2 pihakyg berada dlm tingkt hierarki wewenang yg sama(kom horizontal)/ antr 2 pihak pd tingkt yg berbeda yg tdk punya wewenang lgsung thd phk lain (kom diagonal) Fungsi PT akan menyampaikan informasi yang tidak bersifat membujuk. ,factual, non kontroversial.Spt pengarahan, inspirasi, evaluasi Untuk memperoleh informasi ttg kegiatan,keputusan & pelaksanaan pekerjaan kary pd tingkat lebih rendah Mengikat org PT mjd kesatuan utuh,mengkoordinasikan & membantu memecahkan masalah Metode Pertemuan tatap muka,pembicaraan lewat telephone,memo,intruksi tertulis Pertemuan tatap muka,percakapan dgn atasan secara informal melalui telepon, Pertemuan tatap muka,pembicaraan lwt telepon,perintah kerja Media Buku pedoman bagi kary,majalah, buletin,poster,papan pengumuman dll Laporan prestasi kerja,opini,keluhan,permohonan bantuan, survei semangat kerja,pertemuan dgn serikat buruh, Formulir permohonan,surat tugas www.akurnews.com

Kom formal dan informal Jenis Kom formal Informal Definisi Proses kom yg mengikuti jalur hubungan formal yg tergambar dlm susunan/ struktur organisasi (Miftah Thoha) Proses komunikasi dimana arus informasi sesuai dengan kepentingan& kehendak masing2 pribadi yg ada dlm organisasi tsb (Abdullah Masmuh) Media Prosedur kerja,instruksi,gagasan,umpan balik mengenai pelaksanaan pekerjaan dr pimpinan lebih tinggi ke bawah Keinginan untuk menyampaikan informasi yg org lain dianggap belum tahu & motif untuk sosialisasi Struktur Ada 3 dimensi (Miftah Thoha) vertikal,horizontal,luar organisasi Grapevine (selentingan,gosip,desas-desus) www.akurnews.com

Kom satu arah dan kom dua arah Jenis Kom satu arah Kom dua arah Keuntungan Penyampaian cepat,menghemat waktu& biaya Ada informasi dan penjelasan lebih lanjut Kerugian Menghilangkan kesempatan untuk mendapatkan penjelasan Lambat,memakan waktu,kurang efisien Contoh Dalam teknik promosi ;iklan atau personal selling Seminar bisnis, kuliah di kelas www.akurnews.com

Saluran & Media Komunikasi Dalam Organisasi Tertulis Lisan www.akurnews.com

Saluran & media tertulis Kebawah tertulis Keatas tertulis Kesamping tertulis Deskripsi jabatan& pedoman prosedur kerja Buku pedoman Majalah/buletin PT Memo&instruksi tertulis Papan pengumuman Laporan tahunan yg dipubslish Surat dlm amplop/upah Surat dikirim lgsung ke rmh karyawan Kotak saran Program saran Grievance procedure Survey semangat kerja Mekanisme penyusunan anggaran Memo antar departemen www.akurnews.com

Saluran & media lisan Kebawah lisan Keatas lisan Kesamping lisan Pembicaraan lewat telepon Komunikasi tatap muka antar atasan dan bawahan Panitia Konferensi Wawancara PHK Kebijaksanaan pintu terbuka Mekanisme penyusunan anggaran www.akurnews.com

Aliran informasi Definisi : Suatu proses dinamik dimana dalam proses inilah pesan-pesan secara tetap & berkesinambungan diciptakan, ditampilkan dan diinterpretasikan Aliran informasi tjd dlm 3 cara (Guetzkow) Penyebaran pesan secara serentak Penyebaran pesan secara berurutan Penyebaran pesan secara serentak& berurutan www.akurnews.com

Pola aliran informasi Pertukaran pesan melalui jalur, Organisasi ;’komposisi sejumlah orang yang menduduki posisi/peranan tertentu’ Terjadi penukaran pesan Pertukaran pesan melalui jalur, Yang disebut pola aliran informasi atau jaringan komunikasi www.akurnews.com

5 pokok pola aliran informasi Rantai Semua saluran Lingkaran Roda Y Klik : kelompok tertentu www.akurnews.com

Peranan jaringan komunikasi Opinion leader Pimpinan informal dlm organisasi OL melakukan fungsi kunci komunikasi dengan mempengaruhi pembentukan pendapat& perubahan sikap Mereka dimintai pendapat&anggota mendengarkan mereka (Pace&Faules) 2. Gate Keepers Individu yg mengontrol arus informasi diantara anggota organisasi Berada di tengah jaringan& menyampaikan pesan dr satu orang kepada orang lain atau tidak menyampaikan informasi Mereka punya kekuasaan memutuskan apakah informasi akan disampaikan kepada kelompok atau tidak (Pace&Faules) www.akurnews.com

Lanjutan peran jaringan 3. Cosmopolites (kosmopolit) Individu yg menghubungkan organisasi dengan lingkungannya Memiliki kontak dengan sumber di luar organisasi & bertindak sebagai saluran bagi gagasan baru yg akan memasuki organisasi 4. Brigde (jembatan) Anggota kelompok/ klik dlm suatu organisasi yang menghubungkan kelompok itu dengan anggota kelompok lainnya. Sebagai citra sentral yg menyampaikan pesan & merupakan citra sentral dalam sistem komunikasi www.akurnews.com

Lanjutan peran jaringan 5. Liaison (penghubung) Berperan sama dgn jembatan, tapi individu itu bukan anggota dari satu kelompok tetapi merupakan penghubung diantara satu kelompok dgn kelompok lain. Dapat mempercepat atau memperlambat informasi Peranan penghubung harus diciptakan secara formal dlm suatu organisasi jika penghubung ini tidak terdapat secara informal 6. Isolate (penyendiri) Anggota organisasi yg punya kontak minimal dengan orang lain dlm organisasi Orang –orang ini menyembunyikan diri atau diasingkan oleh anggota yang lain www.akurnews.com

Jaringan komunikasi dlm organisasi www.akurnews.com

Fungsi komunikasi dalam organisasi 1. Fungsi produksi &pengaturan Kom berhubungan dgn penyelesaian pekerjaan&membantu organisasi mencapai tujuan produksi adlh berorientasi pengaturan& produkasi 2. Fungsi pembaharuan Meliputi sistem saran,pekerjaan penelitian,riset,analisis pasar dll yg dapat digunakan sebagai tambahan informasi dlm pengambilan keputusan. 3. Fungsi pemasyarakatan/pemeliharaan Aktivitas komunikasi yang menyangkut harga diri anggota organisasi,imbalan&motivasi,moral dan hubungan antar pribadi www.akurnews.com

Fungsi lanjutan,, 4. Fungsi tugas Aktivitas komunikasi berkenaan dengan pelaksanaan tugas organisasi oleh anggotanya 5. Fungsi perintah Komunikasi memperbolehkan anggotanya menafsirkan pesan,membicarakan, menerima atas suatu perintah.contohnya pengarahan dan umpan balik 6. Fungsi relasional Komunikasi memperbolehkan anggota organisasi menciptakan&mempertahankan bisnis produktif & hub personal dengan anggota organisasi yg lain 7. Fungsi manajemen ambigu Komunikasi mengatasi ketidakjelasan/ambigu yg melekat dalam organisasi www.akurnews.com

Hambatan Komunikasi dlm Organisasi Penyaringan (filtering) Komunikasi yg dimanipulasikan untuk menyenangkan si penerima Persepsi selektif Keadaan dimana penerima pesan melihat&mendengar atas dasar keperluan,motivasi,latarbelakang pengalaman&ciri-ciri pribadi lainnya Perasaan Perasaan ketika menerima informasi akan mempengaruhi cara dia menginterpretasikan pesan Bahasa Kata –kata memiliki makna yang berbeda antara seseorang dengan orang lain www.akurnews.com

Strategi mengurangi hambatan Menurut Down ada 4 cara; Menetapkan lebih dari satu saluran komunikasi. Melalui :menggunakan sumber informasi di luar organisasi. & menciptakan bidang tanggungjawab yg tidak sama sehingga ada kompetisi dalam proses komunikasi 2. Menciptakan prosedur untuk mengimbangi distorsi/hambatan Pemimpin sebaiknya mengidentifikasi gangguan dr faktor personal&faktor organisasi sehingga dapat mengenal mana informasi yg lebih dekat pada yang asli www.akurnews.com

Strategi,,lanjutan 3.Menghilangkan pengantara antara pembuat keputusan dengan pemberi informasi. Dapat dilakukan dengan memelihara struktur organisasi yg mendatar/menggunakan strategi langsung 4. Mengembangkan pembuktian gangguan pesan. Dilakukan dengan menciptakan sistem pesan yang tidak boleh mengubah arti pesan selama dalam pengiriman www.akurnews.com

Selesai www.akurnews.com www.akurnews.com