KEUNTUNGAN KESUKSESAN IMPLEMENTASI TIK DALAM PEMERINTAHAN & FAKTOR – FAKTOR KESUKSESAN

E-Government (World Bank) “government-owned or operated systems of information and communications technologies (ICTs) that transform relations with citizens, the private sector and/or other government agencies so as to promote citizen empowerment, improve service delivery, strengthen accountability, increase transparency, or improve government efficiency” Pemanfaatan TIK Transformation relasi Peningkatan-peningkatan: Pemberdayaan masyarakat Pelayanan publik Transparansi dan akuntabilitas Efisiensi penyelenggaraan pemerintahan

E-Government Pemberdayaan masyarakat Pelayanan publik Transparansi dan akuntabilitas Efisiensi penyelenggaraan pemerintahan Pemanfaatan teknologi informasi Transformasi relasi antar pihak yang terkait dgn e-gov Dampak positif terhadap masyarakat, dunia usaha, dan instansi pemerintah sendiri Hubungan (relasi) yang lebih efektif, harmonis, dan akuntabel Pengembangan sarana dan infrastruktur TI

Keadaan E-Government Indonesia Pada lingkungan global ternyata pelaksanaan e-governmen di Indonesia masih di bawah Thailand,Singapura, Folopina dan Malaysia bahkan indeks per 2005 menunjukkan penurunan. Data tersebut bisa dilihat di bawah ini :

Konsep e-goverment E-gov merupakan suatu mekanisme interaksi baru (moderen) antara pemerintah dengan masyarakat dan kalangan lain yang berkepentingan (stakeholder); yang Melibatkan penggunaan teknologi informasi (terutama internet); dengan tujuan Memperbaiki mutu (kualitas) pelayanan yang selama berjalan.

Tujuan pemanfaatan TIK Tujuan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) pada instansi pemerintah adalah: (1) mengidentifikasi dan menguraikan tingkat pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam pelayanan publik di beberapa instansi pemerintah pusat maupun daerah, (2) mengidentifikasi dan menguraikan tingkat optimalitas implementasi pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam pelayanan publik di instansi pemerintah pusat maupun daerah, (3) menganalisis faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat atau kualifikasi dalam implementasi pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam pelayanan publik di instansi pemerintah tingkat pusat maupun daerah, (4) menyusun model dan strategi peningkatan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi bagi instansi pemerintah

Manfaat dari pelaksanaan e-gov Memperbaiki kualitas pelayanan pemerintah kepada para stakeholder-nya (masyarakat, kalangan bisnis, dan industri) terutama dalam hal kinerja efektivitas dan efisiensi di berbagai bidang kehidupan bernegara. Meningkatkan transparansi, kontrol, dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dalam rangka penerapan konsep Good Corporate Governance. Mengurangi secara signifikan total biaya administrasi, relasi, dan interaksi yang dikeluarkan pemerintah maupun stakeholdernya untuk keperluan aktivitas sehari-hari. Memberikan peluang bagi pemerintah untuk mendapatkan sumber-sumber pendapatan baru melalui interaksinya dengan pihak-pihak yang berkepentingan. Menciptakan suatu lingkungan masyarakat baru yang dapat secara cepat dan tepat menjawab berbagai permasalahan yang dihadapi sejalan dengan berbagai perubahan global dan trend yang ada. Memberdayakan masyarakat dan pihak-pihak lain sebagai mitra pemerintah dalam proses pengambilan berbagai kebijakan publik secara merata dan demokratis. Menciptakan masyarakat berbasis komunitas informasi yang lebih berkualitas ( indrajid, 2005, 4 )

KEUNTUNGAN KESUKSESAN IMPLEMENTASI TIK dalam PEMERINTAHAN

Faktor-Faktor Kesuksesan Faktor-faktor kesuksesan implementasi e-government dapat dikelompokkan menjadi lima bagian besar:

Visi, objektif, strategi keberhasilane-government membutuhkan: Visi yang jelas dari pemimpin Dukungan yang kuat dari masyarakat Penetapan agenda

Hukum dan Peraturan Adalah penting untuk merencanakan waktu dan usaha yang cukup untuk perubahan legislatif yang mungkin diperlukan untuk mendukung implementasi proses yang baru. Aturan hukum berikut perlu dicanangkan demi keberhasilan e-government: Hukum privasi dan isu terkait Hukum terkait perubahan proses bisnis dan sistem informasi Hukum terkait arsitektur teknologi informasi pemerintah dan pendirian sebuah pusat komputer terintegrasi.

Struktur organisasi Usaha yang dibutuhkan dalam bidang ini tidak boleh dianggap enteng. Restrukturisasi organisasi mempengaruhi sekitar 30 sampai 50 persen dari keseluruhan usaha. Perubahan dalam struktur organisasi harus direncanakan dengan matang dan diimplementasikan dengan sistematis. Hal-hal penting yang mempengaruhi perubahan organisasi adalah sebagai berikut: Kepemimpinan yang kuat dengan komitmen Perencanaan - manajemen TI dan manajemen perubahan Persiapan anggaran dan pelaksanaan anggaran Koordinasi dan kolaborasi Pemantauan dan pengukuran kinerja Kemitraan pemerintah-sektor swasta-masyarakat

Proses Bisnis Cara mengerjakan bisnis yang sedang berlangsung saat ini bisa jadi bukanlah langkah yang paling tepat atau efektif. Salah satu alat untuk melakukan inovasi proses bisnis adalah Business Process Reengineering (BPR). BPR meliputi perancangan ulang alur kerja dalam/antar level departemen untuk meningkatkan efisiensi proses (misal, untuk menghapuskan inefisiensi dalam proses kerja)

Teknologi informasi Teknologi informasi berubah dengan cepat. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih teknologi dan vendor adalah: Tingkatan dari teknologi aplikasi yang dibutuhkan Infrastruktur jaringan Interoperabilitas Standarisasi Kemampuan teknis dan SDM

Peran TIK Dalam E-Government Automasi Integrasi Enabler Trans-former Automasi tugas-tugas Integrasi proses dan sumber daya Cara-cara baru Tatanan dan budaya TIK

Peran TIK: Automasi Pemakai melaksanakan tugas-tugasnya secara manual Komputer membantu pemakai melaksanakan tugas-tugasnya

Peran TIK: Automasi Pembuatan dokumen-dokumen kerja Kalkulasi data numeris (keuangan, hasil survey, sensus, dsb) Pemrosesan informasi (laporan-laporan terpadu, ringkasan eksekutif) Pemasukan, penyimpanan, organisasi, dan pencarian data dalam jumlah besar (pegawai, aset, keuangan, dsb) Desain grafis dan visual (presentasi, desain arsitektur, gambar kerja, dsb) Transfer dan pengiriman data (secara elektronis) Pemantauan dan evaluasi real-time (gunung api, longsor)

Peran TIK: Integrator Sistem Pelayanan Satu Atap Banyak unit Kewenangan yang berbeda-beda Proses birokrasi yang berlainan Banyak data Pemakai melihatnya sebagai satu layanan

Integrasi: Pemakaian Data Bersama Dinas Sosial Penanganan bencana Dinas Kependudukan Dinas Kimpraswil Data kependudukan Data prasarana fisik & fasum Penanganan KLB Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Data kesehatan

Integrasi: Komunikasi Antar Aplikasi Sistem dan aplikasi dengan platform (hardware, sistem operasi, dan software) yang berbeda-beda Isu pokok: kebutuhan untuk saling berkomunikasi tanpa harus mengetahui aspek internal dan memaksakan kesamaan platform

Teknologi Integrasi Aplikasi client tidak harus sama dengan aplikasi server. Untuk mengkomunikasikan keduanya tidak perlu harus mengetahui detil desain internal masing-masing. akses server (service implementation) client X interface Y Z implementasi layanan

Isu-Isu Dalam Integrasi Hak akses (siapa boleh mengakses apa) Keamanan sistem Format data Kepemilikan dan kewenangan terhadap data Koordinasi dan kesepakatan dalam integrasi

Perencanaan TIK If you fail to plan, you plan to fail Efek dari kegagalan dalam perencanaan adalah tidak tercapainya fungsi TIK sebagai pendukung tugas/kegiatan, malah menjadi beban & pemborosan.

Tahapan Perencanaan TIK mencerminkan peran strategis TIK dalam mencapai tujuan organisasi Tujuan organisasi Tujuan TIK Analisis kondisi saat ini Indikator dan sasaran Program dan kegiatan Timeline dan alokasi sumber daya dasar bagi perencanaan program- program TIK implementasi cara-cara pencapaian tujuan TIK cara untuk mengetahui keberhasilan pencapaian tujuan untuk keperluan evaluasi dan pemantauan

Prinsip-Prinsip Desain Program TIK Efektifitas – menuju pada sasaran pencapaian tujuan  spesifikasi harus jelas Efisiensi – sumber dana yang tersedia selalu tidak tak terbatas  alokasi yang optimal Kontinuitas – umumnya program-program TIK saling terkait  konsistensi urutan implementasi program Keberlanjutan – terutama terkait dengan program-program berjangka panjang  kepastian anggaran dan sumber daya lainnya

Prinsip-Prinsip Implementasi Program TIK sebagai pendukung, bukan tujuan Jangan sampai terjebak oleh tujuan semu Perhatikan realitas yang ada Kondisi sosial ekonomi masyarakat dan nilai-nilai yang berkembang di dalamnya Partisipasi masyarakat dalam program-program TIK Menumbuhkan rasa ikut memiliki Perhatikan kesederhanaan dan kemudahan Kesederhanaan akan menumbuhkan partisipasi

Penahapan Mulai menarik partisipasi masyarakat Pemakaian sehari-hari Kehadiran Interaksi Transaksi Transfor-masi Mulai menarik partisipasi masyarakat Pemakaian sehari-hari oleh masy. Perubahan budaya, nilai, dan perilaku Introduksi ke masyarakat Sosialisasi, Unit khusus Respons yang baik, Insentif bagi pemakai Layanan yang baik, Pemenuhan kebutuhan pemakai Konsistensi dan kontinuitas Contoh keberhasilan: program saluran komunikasi masyarakat melalui SMS di Pemerintah Kota Yogyakarta (SMS 2740)

Aspek-Aspek Implementasi (1) Teknis dan infrastruktur: Penyediaan perangkat keras (komputer terminal, server, dsb) Pemasangan jaringan komputer (LAN maupun Internet) Pengembangan aplikasi (software) sistem-sistem informasi

Aspek-Aspek Implementasi (2) Perubahan prosedur-prosedur birokrasi Perubahan tatalaksana diperlukan untuk memaksimalkan dukungan TIK Diwujudkan dalam bentuk standard operating procedures (SOP) atau termuat dalam tupoksi SKPD Bagi SKPD: pedoman dalam menjalankan layanan Bagi masyarakat: pedoman dalam menggunakan layanan Implementasi SOP: SKPD  perlu sosialisasi, diikuti oleh penegakan Masyarakat  perlu sosialisasi, bila perlu diikuti oleh pendampingan

Penyelarasan TIK & Proses Birokrasi Proses birokrasi terdukung TIK Birokrasi yang efisien, cepat, mudah, dan akuntabel

Ilustrasi: Penyelarasan Proses Birokrasi Dinas X Dinas Y Dinas Z Syarat 1 Syarat 2 Syarat 3 Proses konvensional Syarat 1 Dinas X Unit Pelayanan Syarat 2 Dinas Y Proses baru berbasis TIK Syarat 3 Dinas Z

Ilustrasi: Sistem Perijinan Satu Atap Kerja sama Pemkab Bantul, Asia Foundation, dan PT Gamatechno Sist. info. perijinan satu atap Isu-isu implementasi Regulasi Pembiayaan SDM Partisipasi masyarakat Perubahan prosedur kerja dan tupoksi  manual ke otomatis Kepemimpinan Motivator Perencanaan dan manajemen program Teladan

Aspek-Aspek Implementasi (3) Pemberdayaan SDM Operator: pemahaman tentang cara mengoperasikan aplikasi dan menjalankan prosedur-prosedur terkait Pejabat terkait: pemahaman tentang sistem baru dalam perspektif pelayanan publik/koordinasi antar instansi Dukungan SDM teknis: untuk melakukan pemeliharaan dan perawatan rutin

Diskusi Faktor SDM tidak hanya terkait dengan ketrampilan teknis saja, tetapi juga pandangan (mindset) dan sikap. Bagaimana menumbuh-kan pandangan dan sikap yang sesuai ? SDM juga terkait erat dengan budaya (kultur) di organisasi tempat ia bekerja. Bagaimana bentuk saling-pengaruhnya, dan bagaimana membangun budaya organisasi yang selaras ?

Aspek-Aspek Implementasi (4) Operasional dan pemeliharaan sistem Penjaminan tingkat pelayanan (quality of service)  konsep “pelayanan prima” Standarisasi layanan Monitoring dan evaluasi Peningkatan secara berkelanjutan Pengamanan sistem komputer Virus dan gangguan-gangguan lain dari luar Pengaksesan data oleh pihak-pihak yang tidak berhak Pengamanan juga perlu dari sisi internal

Pelaksanaan Program Pelaksanaan program perlu dipantau dan Kualitas Biaya Jadwal Adminis-trasi Spesifikasi proyek (ToR, SPK, dsb) Pelaksanaan program perlu dipantau dan dievaluasi agar tepat sasaran Anggaran dan penggunaannya Penjadwalan Persyaratan- persyaratan administratif

Faktor-faktor Risiko dalam Penerapan e-Government Faktor-faktor yang berkontribusi terhadap kegagalan penerapan e-government di negara berkembang meliputi: Kurangnya kesepakatan dalam sistem administrasi publik: penolakan internal oleh pemerintah Kurangnya rencana dan strategi: e-government diperkenalkan dengan setengah-setengah dan tidak sistematik Kurangnya SDM: kurangnya pengembangan kapasitas institusi dan personel Tidak adanya rencana investasi Kurangnya vendor sistem dan TI Ketidakmatangan teknologi: terlalu menekankan teknologi atau penerapan yang berorientasi teknologi Implementasi yang terburu-buru tanpa persiapan dan pengujian yang cukup.

e-Government di Masa Depan Cepatnya perkembangan teknologi memunculkan sejumlah alternatif bagi penerapan e-government. Teknologi baru memiliki potensi untuk menyediakan layanan yang lebih baik bagi masyarakat dan kalangan bisnis. Tahap-tahap e-government dapat digambarkan seperti pada Tabel 2.

Keberlanjutan dan Pengembangan Roadmap menuju tahap e-government selanjutnya Merujuk pada renstra TIK yang ada Peran Pemerintah G2G Antar Instansi Pemerintah G2C Pemerintah ke Warga G2B Pemerintah ke Dunia Usaha Perdagangan Sistem Pengadaan Barang Terpusat Layanan keluhan bagi masyarakat secara on-line Sistem pembayaran secara terpusat Pendidikan Sistem Pelatihan Berbasis Komputer E-learning bagi sekolah-sekolah Pelatihan on-line utk pengembangan UKM Keuangan Basis data keuangan terpusat Pembayaran pajak secara on-line E-Procurement Ketenagakerjaan Basis data PNS on-line Sistem informasi lowongan pekerjaan Sistem pembaruan visa on-line Transportasi Basis data angkutan umum massal Sistem informasi kondisi lalu-lintas Basis data tarif transportasi on-line Kesehatan & Pelayanan Sosial Sistem asuransi kesehatan on-line bagi PNS Sistem jaminan kesehatan dan sosial Basis data demografi on-line

Terima kasih