BAB 5 SIKLUS PENGELUARAN

Poin-poin yang Perlu Difahami Apa cakupan transaksi siklus pengeluaran? Fungsi-fungsi apa saja yang diperlukan untuk melaksanakan transaksi? Bagaimana prosedur pelaksanaan transaksi? Risiko apa saja yang perlu ditangani? Dokumen transaksi apa saja yang diperlukan? Dokumen akuntansi apa saja yang diperlukan? Saldo buku besar apa saja yang dihasilkan oleh SIA siklus pengeluaran? Laporan manajerial apa saja yang kemungkinan diperlukan untuk pengendalian siklus pengeluaran? Bagaimana TI diperankan?

Reminder Dalam mempelajari buku dan power poin ini, arahkah perhatian terhadap poin-poin yang penting untuk difahami pada slide sebelum ini. Buku atau power poin ini tidak dirancang untuk menjelaskan seluruh persoalan desain sistem, oleh sebab itu kembangkan solusi sistem dengan menggunakan prinsip-prinsip pengembangan SIA. Pemahaman dan perancangan SIA sangat membutuhkan daya imajinasi dan kreativitas, maka kembangkan daya imajinasi dan kreativitas seoptimal mungkin. Tujuan perancangan SIA adalah “keunggulan” efektifitas dan efisiensi proses bisnis.

Fokus pembahasan: SIA untuk transaksi pembelian persediaan. CAKUPAN TRANSAKSI Siklus pengeluaran adalah siklus transaksi tentang pengadaan barang dan jasa untuk kegiatan operasional perusahaan. Catatan Fokus pembahasan: SIA untuk transaksi pembelian persediaan.

SUB SISTEM SIKLUS PENGELUARAN

SUB SISTEM SIKLUS PENGELUARAN Dalam SIA siklus pengeluaran, paling tidak terdapat empat sub sistem yang harus dirancang, yaitu: Sistem pembelian Sistem penerimaan barang Sistem voucher Sistem pengeluaran kas.

DFD SIKLUS PENGELUARAN Tujuan utama SIA: Memastikan aktivitas transaksi berjalan dengan efektif, efisien, dan terkendali. Menyajikan informasi akuntansi yang relevan, lengkap, terpercaya dan tepat waktu.

DIAGRAM KONTEK SIKLUS PENGELUARAN

DIAGRAM KONTEK SIKLUS PENGELUARAN Diagram kontek adalah diagram atau gambar yang digunakan untuk menjelaskan garis besar arus data dalam suatu kegiatan atau proses bisnis. Kelancaran transmisi data sangat penting untuk diperhatikan, karena data menjadi dasar utama pelaksanaan transaksi, tanpa data maka transaksi tidak mungkin bisa dilaksanakan.

DFD SIKLUS PENGE- LUARAN

DFD SIKLUS PENGELUARAN DFD adalah penjabaran dari diagram kontek, fungsi DFD adalah untuk mendiskripsikan empat hal, yaitu: asal data dan tujuan data, pengolahan data, transmisi data, dan penyimpanan data. Tujuan perancangan SIA adalah untuk membuat proses transformasi data, transmisi data, serta penyimpanan data berjalan secara efektif dan efisien.

AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENGELUARAN Permintaan barang atau jasa  memerlukan rancangan sistem permintaan barang dan jasa. Pembelian barang dan jasa  memerlukan rancangan sistem pembelian barang dan jasa.

AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENGELUARAN Penerimaan barang atau jasa  memerlukan rancangan sistem penerimaan barang dan jasa. Pencatatan utang atas pembelian barang dan jasa  memerlukan sistem pencatatan utang/pembelian, disebut dengan sistem voucher. *

AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENGELUARAN Pembayaran atas pembelian barang dan jasa  memerlukan sistem pelunasan utang/pembayaran atas pembelian, disebut dengan sistem pengeluaran kas.

AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENGELUARAN Catatan: * Sistem voucher dan sistem pengeluaran kas secara bersama-sama disebut dengan sistem utang dagang (account payable system).

TRANSAKSI DAN DOKUMEN Transaksi Dokumen Pembelian kredit Permintaan pembelian Pesanan pembelian Laporan penerimaan barang Voucher

TRANSAKSI DAN DOKUMEN Pengeluaran kas Cek Retur pembelian Memo debit Pembayaran biaya Dokumen/nota pembayaran biaya

TRANSAKSI DAN DOKUMEN Fungsi dokumen adalah untuk memerintahkan pelaksanaan transaksi, merekam data transaksi, dan mengendalikan transaksi. Dokumen dapat dirancang dalam bentuk manual dengan menggunakan kertas atau dicancang dalam bentuk elektronik.

SISTEM PEMBELIAN MANUAL

SISTEM PENGELUARAN KAS MANUAL

SISTEM PEMBELIAN BERBANTUAN KOMPUTER

SISTEM PENERIMAAN BARANG BERBANTUAN KOMPUTER

SISTEM PEMBAYARAN UTANG BERBANTUAN KOMPUTER

SISTEM PENGELUARAN KAS BERBANTUAN KOMPUTER

ALTERNATIF SISTEM SIKLUS PENGE- LUARAN

Pemesanan Barang/Jasa Keputusan Penting: Barang apa yang harus dibeli (what)? Kapan harus dibeli (when)? Dengan harga berapa (how much)? Kepada vendor yang mana (which supplier to purchase)?

Alternatif Kontrol Persediaan EOQ ( Economic Order Quantity), yaitu perhitungan untuk menentukan pesanan yang paling optimal untuk menimimumkan jumlah pesanan, carrying costs, dan stockout costs. Materials Requirements Planning (MRP), yaitu teknik perencanaan pengadaan barang untuk meminumkan jumlah persediaan. Just-in-Time (JIT) Inventory System, yaitu teknik untuk meminimalkan, bahkan meniadakan persediaan, dengan cara hanya membeli barang sejumlah yang dibutuhkan.

Alternatif Kontrol Persediaan Perbedaan utama MRP dan JIT, dalam MRP pembelian didasarkan pada perencanaan, sedangkan dalam JIT pembelian didasarkan pada kebutuhan riil. Permintaan Pembelian Permintaan pembelian dapat berasal dari bagian kontrol persediaan atau dari karyawan yang mengetahui kebutuhan pembelian. Permintaan pembelian otomatis, yaitu pada saat sistem mengidentifikasi persediaan berada pada titik pemesanan kembali.

Alternatif Kontrol Persediaan Blanket Purchase Order, adalah komitmen atau perjanjian dengan vendor untuk membeli persediaan tertentu, dengan harga tertentu, selama kurun waktu tertentu. Tujuan Blanket Purchase Order adalah untuk menurunkan ketidakpastian pengadaan barang yang terpercaya serta untuk membatu vendor agar bisa membuat perencanaan secara lebih baik.

Alternatif Kontrol Persediaan Peningkatan Efektifitas dan Efisiensi Pemesanan Penghematan pengadaan barang dapat dilakukan dengan menyederhanakan (streamlining) prosedur. Electronic Data Interchange (EDI), adalah salah satu alternatif, yaitu dengan cara meniadakan pekerjaan klerikal untuk pemesanan barang/jasa.

Penerimaan Pembelian Dokumen untuk penerimaan barang adalah Laporan Penerimaan Barang (Receiving Report). Potensi masalah: Kuantitas yang diterima berbeda dengan yang dipesan. Barang dalam keadaan rusak Kualitas barang tidak sesuai standard Debit Memo, adalah dokumen untuk mengkoreksi pesanan yang telah diterima

Pembayaran Pembelian Prinsip dasar: pembayaran hanya untuk Faktur Pembelian atas barang yang dipesan dan telah diterima. Dua pendekatan pemrosesan Faktur Pembelian: Non Voucher System, dalam sistem ini faktur yang disetujui langsung diposting ke akun vendor dan disimpan pada open invoice file. Ketika faktur dibayar, faktur dikeluarkan dari open invoice file, dicap “lunas” kemudian disimpan pada paid invoice file.

Pembayaran Pembelian Keunggulan Voucher System Voucher System, dalam sistem ini faktur dibuatkan dokumen disbursement voucher yang berisi data vendor, daftar outstanding invoices, dan jumlah tagihan bersih yang harus dibayar. Keunggulan Voucher System Mengurangi jumlah cek yang harus dibuat, karena beberapa faktur bisa dimasukkan dalam satu voucher. Disbursement voucher dapat dibuat bernomor urut tercetak untuk memudahkan tracking pembayaran.

Materi Tambahan

Sasaran Siklus Pengeluaran Sasaran SIA siklus pengeleluaran dapat dirinci sebagai berikut (khusnya untuk masalah pengadaan barang dagangan): Membeli dari pemasok yang terpercaya Membeli barang dengan kualias tinggi (standar) Mendapatkan harga terbaik Hanya membeli barang-barang yang telah diotorisasi Memastikan barang tersedia pada saat dibutuhkan Barang yang diterima adalah barang yang dipesan Barang yang dibeli tidak hilang, dicuri, atau rusak Membayar pembelian tepat pada waktunya 2

DFD Sistem Pembelian

Sistem Pembelian Manual Berawal pada saat persediaan berada pada titik pemesanan kembali. Permintaan Pembelian (purchase requisition/PR) dibuat dan tindasannya didistribusikan ke bagian pembelian dan bagian utang dagang (A/P) Bagian pembelian membuat purchase order (PO) atau pesanan pembelian untuk masing-2 vendor dan mengirimkan copy PO ke Inventory Control, A/P, dan Receiving (bagian penerimaan) 3

Sistem Pembelian Manual Bagian penerimaan menghitung dan menginspeksi barang yang diterima. A blind copy of the PO (PO tanpa info jumlah) digunakan untuk mendorong petugas penghitungan menghitung dengan sungguh-sungguh barang yang diterima. A receiving report is prepared and copies sent to the raw materials storeroom, Purchasing, Inventory Control, and A/P. 4

A Manual Purchases System A/P eventually receives copies of the PR, PO, receiving report, and the supplier’s invoice. A/P reconciles these documents, posts to the purchases journal, and records the liability in the accounts payable subsidiary ledger. 5

A Manual Purchases System A/P periodically summarizes the entries in the purchases journal as a journal voucher which is sent to the General Ledger (G/L) department. Inv-Control or Purchases DR Accts Payable-Control CR A/P also prepares a cash disbursements voucher and posts it in the voucher register. 6

A Manual Purchases System G/L department: posts from the accounts payable journal voucher to the general ledger reconciles the inventory amount with the account summary received from inventory control 7

Manual Purchases Flowchart

DFD of Cash Disbursements System

Manual Cash Disbursements System Periodically, A/P searches the open vouchers payable file for items with payments due: A/P sends the voucher and supporting documents to Cash Disbursements A/P updates the accounts payable subsidiary ledger 8

Manual Cash Disbursements System prepares the check records the information in a check register (cash disbursements journal) returns paid vouchers to accounts payable, mails the check to the supplier sends a journal voucher to G/L: Accounts Payable DR Cash CR 9

Manual Cash Disbursements System G/L department receives: the journal voucher from cash disbursements a summary of the accounts payable subsidiary ledger from A/P The journal voucher is used to update the general ledger. The accounts payable control account is reconciled with the subsidiary summary. 10

Cash Disbursements System

Computer-Based Accounting Systems CBAS technology can be viewed as a continuum with two extremes: automation - use technology to improve efficiency and effectiveness reengineering – use technology to restructure business processes and firm organization 21

Levels of Automating and Reengineering Ordering Computer generates PR Purchases manually generates PO Computer generates PO (no PR needed) PO not sent until manually reviewed Computer-generated PO is automatically sent without manual review Electronic Data Interchange (EDI) Computer-to-computer communication without PO 2

Expenditure Cycle Database Other Files supplier reference and history file buyer file accounts payable detail file Master Files supplier (vendor) master file accounts payable master file merchandise inventory master file Transaction and Open Document Files purchase order file open purchase order file supplier’s invoice file open vouchers file cash disbursements file 2

Computer-Based Purchases A Data Processing dept. performs routine accounting tasks. Purchasing - a computer program identifies inventory requirements The following methods are used for authorizing and ordering inventories: the system prepares POs and sends them to Purchases for review, signing, and distributing the system distributes POs directly to the vendors and internal users, bypassing Purchases the system uses electronic data interchange (EDI) and electronically places the order without POs 18

Computer-Based Purchases Other tasks performed automatically by the computer: updates the inventory subsidiary file from the receiving report calculates batch totals for general ledger update closes the corresponding records in the open PO file to the closed PO file validates the voucher records against valid vendor files 19

Computer-Based Cash Disbursements Tasks performed automatically by the computer: the system scans for vouchers currently due prints checks for these vouchers records these checks in the check register batch totals are prepared for the general ledger update procedure 20

Automated Batch Purchases

Automated Batch Purchases

Advantages of Real-Time Data Input & Processing Over Batch Processing Shortens the time-lag in record-keeping; hence, records are more current Eliminates much of the routine manual procedures, such as transcribing information onto paper documents Eliminates much of the storage and shuffling of paper documents Reduces data entry correction procedures 2

Reengineered Purchases/Cash Disbursements

Summary of Internal Controls

General Internal Controls Organization controls segregation of duties Documentation Asset Accountability Controls Management Practices Data Center Operations Controls Authorization Controls Access Controls 2

Manual Authorization Controls Purchases of inventory should be authorized by the Inventory Control department, not by purchasing agents Accounts Payable authorizes the payments of bills, not the cash disbursements clerk, who writes the checks How do these controls change in a CBAS? 11

Computer-Based Authorization Controls Authorizations are automated. programmed decision rules must be debugged Automating inventory in EDI and JIT faulty inventory model can lead to over-purchasing or under-purchasing Cash disbursements may automate check printing and signing. programming logic must be flawless automated signing only below a dollar threshold 2

Traditional Segregation of Duties Warehouse (stores) Inventory control Accounts payable General ledger Requisitioning Purchases Purchases returns and allowances Cash disbursements 2

Manual Segregation of Functions Custody of the asset, inventory, by the Warehouse must be separate from recordkeeping for the assets by the Inventory Control. Custody of the asset, cash, by Cash Disbursements must be kept separate from recordkeeping for the asset by A/P. How do these controls change in a CBAS? 12

Computer-Based Segregation of Functions Extensive consolidation by the computer of tasks traditionally segregated computer programs authorize and process purchase orders computer programs authorize and issue checks to vendors 2

How do these controls change in a CBAS? Manual Supervision Within the expenditure cycle, supervision is of highest importance in the Receiving department, where the inventory arrives and is logged in by a receiving clerk. Need to minimize: failures to properly inspect the assets theft of the assets How do these controls change in a CBAS? 13

Computer-Based Supervision Automation often leads to a collapsing of the traditional segregation of duties. requires greater supervision Supervision takes on new aspects as technology advances. electronic monitoring Supervision because more difficult as the workplace becomes more sophisticated. employees may have advanced IT training 2

Manual Accounting Records Must maintain adequate records for: accounts payable vouchers payable checks general ledger subsidiary ledgers How do these controls change in a CBAS? 14

Computer-Based Accounting Records Accounting records rest on the reliability and security of stored digitalized data. Accountants should be skeptical about the accuracy of hard-copy printouts. Backups - the system needs to ensure that backups of all files are continuously kept Most automated systems still have a lot of paper documents. This is good for audit trail purposes but is often inefficient. As the system becomes increasing paperless, maintaining an audit trail becomes more difficult. 2

Manual Access Controls Access to: inventories (direct) cash (direct) accounting records (indirect) How do these controls change in a CBAS? 15

Computer-Based Access Controls Magnetic records are vulnerable to both authorized and unauthorized exposure and should be protected must have limited file accessibility programs must be safeguarded and monitored 2

Manual Independent Verification A/Payable dept. verifies much of the work done within the expenditure cycle. PR, PO, receiving reports, and suppliers’ invoices must be checked and verified by A/P. G/Ledger dept. verifies: the total obligations recorded equal the total inventories received the total reductions in accounts payable equal the total disbursements of cash How do these controls change in a CBAS? 16

Computer-Based Independent Verification Automating the accounting function reduces the need for verification by reducing the chances of fraud and error in the expenditure cycle. However, the need for verification shifts to the computer program and the programmers where fraud and error may still be present. 2