Anggaran Event Management Dosen: Lidia Evelina, MM Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

Pedoman Mengelola Keuangan Event Mengatur jadwal pemasukan dan pengeluaran Menjalankan fungsi melakukan penagihan dan menyisihkan pengeluaran pada pos-pos yang dianggarkan dan waktu pembayaran yang telah dijadwalkan. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

Pembagian Anggaran Event Before Event (Pemasukan dan pengeluaran sebelum event dilaksanakan). During Event (Pemasukan dan pengeluaran pada saat event dilaksanakan). After Event ( pemasukan dan pengeluaran sesudah event dilaksanakan). Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

Sumber pemasukan: Modal Organizer (Ini dihitung pinjaman dan segera dikembalikan) Karcis pengunjung Pendaftaran peserta (untuk lomba, seminar, workshop) Penjualan stand pameran Pemasangan display promosi di area pameran Penyebaran barang-barang promosi brosur, leaflet dan sebagai pada area promosi Promosi dalam bentuk presentasi sederhana di ruang seminar Sponsor (pemerintah, lembaga, organisasi, institusi, perusahaan, perorangan) Donatur Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

Mencari Alternatif ide pemasukan lain Bila pemasukan beberapa hari menjelang hari H tidak sesuai dengan rencana Mencari Alternatif ide pemasukan lain Menggenjot kerja biasanya menggenjot kerja dengan memberikan fee tambahan untuk marketing dan membuka jaringan rekanan baru dengan para free lancer. Memperkecil pengeluaran dengan penghematan, perubahan format namun yang tidak terikat ketentuan dengan sponsor atau mengubah inti acara. Menjadwalkan ulang pembayaran Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

Pembayaran lunas During Event Honor pengisi acara (bisa juga pada saat mereka selesai tampil) Biaya transport termasuk uang bensin, tol, parkir dan tips supir. Honor petugas keamanan Honor petugas lapangan atau tenaga part time Tips untuk petugas engineering (untuk pengurusan masalah listrik) Biaya sewa tempat (tergantung negosiasi) Biaya konsumsi langsung di luar paket catering (bisa pada saat selesai makan) Biaya publikasi pers Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

Pembayaran lunas After Event maksimal 3 hari Honor petugas operasional (panitia dan Tim produksi dan petugas penerima tamu) Biaya dokumentasi foto (setelah hasil diserahkan) Biaya komisi untuk marketing lepas Pelunasan kepada event kontraktor. Biaya pemberitaan di media mengenai liputan seputar event. Penambahan fasilitas yang dipakai selama event. Biaya kerusakan yang terjadi pada event Biaya-biaya tidak terduga Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

Mengatur Pembayaran Pembayaran harus disesuaikan dengan kondisi keuangan yang ada. Jangan sampai terjadi pembengkakan pengeluaran. Apabila pengeluaran melebihi atau di luar anggaran, maka ada plan A, B dan C. Pelunasan harus mengacu pada jadwal pemasukan uang dari sponsor atau peserta Pembayaran tahap awal diantaranya uang muka sewa tempat, pengisi acara, perlengkapan, perijinan, operasional panitia dan tim marketing misalnya: transportasi, penggandaan proposal dan penyebaran proposal, biaya komunikasi seluler, meeting, entertain dsb). Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

Tahap Pembayaran Dalam melakukan pembayaran, event organizer biasanya melakukannya dalam 2 (dua) sampai 3 (tiga) tahapan, yaitu: Pembayaran saat kontrak ditandatangani. Besar jumlahnya berkisar 30 % hingga 50 % tergantung kesepakatan. Bila pembayaran pertama hanya 30 % berarti pembayaran dibagi 3 tahap dan tahap kedua 20 % dibayarkan sekitar 3-7 hari menjelang hari H. Sisa 50 % dibayarkan pada saat pekerjaan selesai. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

Program Barter Dalam program barter ini, pada kenyataannya sponsor akan jauh lebih mudah memberikan dana sponsor dalam bentuk produk dibanding dengan uang tunai. Barter tempat. Pihak penyelenggara menggunakan tempat tersebut untuk penyelenggaraan event dan sebagai kompensasinya pihak penyelengara turut mempromosikan tempat tersebut ke dalam berbagai materi promosi. Selain itu, juga dapat pula dilakukan kompensasi dengan pemberian sejumlah kompensasi karcis atau tiket masuk untuk peserta yang berasal dari tempat tersebut sebagai contoh untuk event musik. Sedangkan untuk event Seminar atau workshop diberikan fasilitas diskon (sesuai dengan kesepakatan) untuk peserta yang berasal dari tempat tersebut. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

3 (tiga) hal yang mempengaruhi Keuangan Event Penyusunan kontrol Keuangan kurang ketat. Contoh: Buatlah perbandingan yang rinci bila kita mendapat penawaran tempat gratis yang belum lengkap fasilitas dengan gedung yang memang khusus untuk menyelenggarakan event. Pemasukan sponsor/donatur tidak mencapai target. Perkiraan hasil dari pengunjung atau peserta yang tidak mencapai target. Adanya biaya yang tidak diperkirakan (biaya tak terduga), yaitu biaya yang sama sekali tidak bisa diperkirakan sama sekali. Contohnya: Kita tidak tahu bahwa event yang kita buat tersebut sepi pengunjung karena ada kegiatan lain yang menyedot perhatian seperti pertandingan sepak bola. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

Tugas Kelompok Menyusun anggaran Event (Plan A dan Plan B): Anggaran Pemasukan Angaran Pengeluaran Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM