MERENCANAKAN RUANG PENYIMPANAN REKAM MEDIS (PLANNING A STORAGE MR )

LUAS AREA PENYIMPANAN RM Tentukan dahulu kebutuhan untuk penyimpanan berapa tahun rekam medis berapa rekam medis yang harus ada di file aktif perkirakan jumlah rekam medis yang akan terlayani dalam satu tahun. jadwal retensi yang direkomendasi oleh peraturan setempat

LUAS AREA PENYIMPANAN RM Jumlah disharge/meninggal tahunan dan registrasi OPD (+ A & E pasien baru bila untuk difile di lokasi utama rekam medis) dan jumlah tahun yang diingini untuk penyimpanan aktif, ump. 7 tahun, maka anda dapat memperoleh angka jumlah rekam medis yang akan diterbitkan dalam 7 tahun mendatang. Jumlah OPD /tahun 3000 Jumlah discharge/meninggal (No A&E) 23000 __________________ 26000 per tahun Untuk 7 tahun = 26000 x 7 = 182000 RM

LUAS AREA PENYIMPANAN RM Ump. Tebal RM @ 2cm Hitung jumlah rekam dalam 1m 100 cm/ 2cm = 50 rekam medis pada rak 1m ( 1 subrak) Jumlah space (isi rak) file yang dibutuhkan menjadi: Discharges/meninggal per tahun + Reg. OPD ________________________________ X Jumlah tahun penyimpanan yang ditentukan Jumlah rekam per meter Ump.: 23000 + 3000 X 7 (th) = 182000 = 3640 Untuk menyimpan 182.000 rekam medis dalam 7 tahun berjalan diperlukan 3.640 m space rak penyimpanan

LUAS AREA PENYIMPANAN RM selama 10 atau 20 tahun berjalan. Kebutuhan ini akan merubah perhitungan dengan umpama akan ada kenaikan 10% di OPD, maka: 10% dari 3640 = 364, --.> 3640 + 364 = 4004 m yang dibutuhkan.

LUAS AREA PENYIMPANAN RM Untuk keperluan terminal digit filing cara mengkalkulasi kebutuhan m2 bagi rak yang diperlukan untuk masing-masing primary digit gunakan formula sebagai berikut: jumlah meter letak rak yang diperlukan = 4004 banyaknya seksi (sections)di dalam file 100 = 40 m per primary section

LUAS AREA PENYIMPANAN RM Untuk menghitung jumlah total unit yang diperlukan: Tentukan jumlah meter2 yg diperlukan untuk tempat penyimpanan unit-unit Contoh: masing unit = rak dengan ukuran 6 (panjang) x 2 (tinggi) meter = 12 meter rak per unit ada 30 subrak 4004 : 30 = 134 unit atau 67 pasang unit

Untuk 6x2m panjang rak didapat 30 subrak

LUAS AREA PENYIMPANAN RM Berapa luas ruang yang diperlukan??

LUAS AREA PENYIMPANAN RM INAKTIF hendaknya di lokasi dalam unit kerja rekam medis juga, atau di lokasi tepat berdampingan dengannya, atau di bawah satu atap satu gedung dengannya dengan jalan atau tangga penghubung khusus

LUAS AREA PENYIMPANAN RM INAKTIF jumlah total rekam medis yang harus disimpan jumlah rekam medis dalam 1 meter Contoh: 150.000 rekam inaktif yang harus disimpan Ada 50 RM dalam 1 meter, maka 50.000/100 =500m yg dibutuhkan

Filing Tipe rak yang akan digunakan adalah penting, Rak terbuka adalah paling praktis. Rak terbuka paling irit memakan tempat di banding bentuk rak lain, lebih irit waktu penyelesaian kerja filing dan retrieval dan memberi kemungkinan bagi tipe penyimpanan apapun yang akan dikembangkan. Setelah jumlah rak dikalkulasi,maka dapat ditentukan luas lantai yang diperlukan bagi setiap rak yang akan dipasang.

Filing Harus disediakan space untuk jarak antara rak dan baris rak yang terpasang.Biasanya untuk jarak utama antara dua kelompok baris rak diperkirakan rata-rata 153 cm dan jarak sekunder yakni jarak antara rak depan dan belakangnya kira-kira adalah 92 cm lebar

Antara 1 unit dg Unit lain 92 cm Antara 1 unit dg Unit lain 92 cm