SISTEM MEMBAGI PENGETAHUAN

PENDAHULUAN Sistem membagi pengetahuan dirancang untuk membantu user membagi pengetahuannya, baik tacit maupun eksplisit. Sebagian besar sistem membagi pengetahuan dalam organisasi dirancang untuk membagi pengetahuan eksplisit individu dan organisasi. Dua sistem membagi pengetahuan eksplisit yang banyak dibahas dalam literatur yaitu lessons learned system dan expertise locator systems. Sedangkan sistem yang mendukung pengetahuan tacit yaitu komunitas praktik.

CORPORATE MEMORY Corporate memory (memori organisasi) terdiri atas sekumpulan aset intelektual organisasi. Merupakan kombinasi baik pengetahuan eksplisit dan tacit yang mungkin atau tidak mungkin secara eksplisit didokumentasikan tetapi penting bagi operasional dan keunggulan organisasi. MP berkenaan dengan mengembangkan aplikasi untuk mencegah hilangnya corporate memory, yang disebabkan kurangnya teknologi tertentu untuk mendukung organisasi dan pertukaran dokumen, kurangnya dukungan teknologi komunikasi, dan kurangnya penyebaran pengetahuan. Faktor-faktor tsb penyebab hilangnya pengetahuan eksplisit organisasi. Faktor lain yaitu : keluarnya karyawan karena berpindah ke perusahaan lain atau pensiun. Faktor ini penyebab hilangnya pengetahuan tacit organisasi. Sistem membagi pengetahuan membantu mengorganisir dan mendistribusikan corporate memory organisasi sehingga dapat diakses oleh individu dalam organisasi.

SISTEM MEMBAGI PENGETAHUAN Sistem membagi pengetahuan adalah sistem yang dapat memudahkan anggota organisasi memperoleh pengetahuan tacit dan eksplisit dari yang lain. Di dalam sistem membagi pengetahuan, memuat pemilik pengetahuan (knowledge owner) dan pencari pengetahuan (knowledge seeker). Pemilik pengetahuan akan : Membagi pengetahuannya dengan kelompok yang dipercaya dan terkontrol. Memutuskan kapan membagi dan kondisi untuk membagi, dan Mencari pertukaran atau reward yang seimbang, untuk membagi pengetahuannya.

SISTEM MEMBAGI PENGETAHUAN Sedangkan pencari pengetahuan akan : Tidak menyadari segala kemungkinan tempat berbagi pengetahuan, hingga terdapat repositori pengetahuan yang akan membantunya melalui searching dan ranking. Memutuskan syarat-syarat untuk akuisisi pengetahuan. Sistem membagi pengetahuan dapat dikatakan organisasi pembelajaran, mendukung sharing dan reuse pengetahuan individu dan organisasi. Salah satu tool dalam sistem membagi pengetahuan yaitu sistem manajemen dokumen. Inti sistem manajemen dokumen adalah repositori, yaitu suatu media penyimpanan elektronis dengan lokasi penyimpanan utama mampu melakukan multiple access point.

Contoh Sistem Membagi Pengetahuan Lesson Learned System (LLS) Suatu lesson learned adalah pengetahuan atau pemahaman yang diperoleh dari pengalaman. Pengalaman bisa positif, yaitu berhasil diuji, atau negatif, yaitu kegagalan. Lesson harus signifikan, yaitu berdampak pada operasi; valid yaitu secara faktual dan teknis benar; dan dapat diterapkan yaitu mengidentifikasi rancangan, proses atau keputusan khusus yang mengurangi atau menghilangkan potensi kegagalan, atau mendorong hasil yang positif. Contoh : Perusahaan Xerox menggunakan LLS (Eureka) untuk mendukung pekerjaan teknisinya dengan ROI (return on investment) sekitar $15 juta.

Contoh Sistem Membagi Pengetahuan 2. Expertise Locator Knowledge Sharing System Expertise Locator System (ELS) membantu menemukan modal intelektual (Becerra-Fernandez 2006) Motivasi utama munculnya ELS : mencari expert sebagai sumber informasi. Tujuan mengembangkan ELS yaitu untuk mendaftarkan kompetensi pengetahuan, termasuk informasi yang biasanya tidak tertangkap oleh sistem sumber daya manusia.

Contoh Sistem Membagi Pengetahuan Contoh : Hewlett-Packard mengembangkan CONNEX, suatu ELS KMS. Tujuan project yaitu membangun jaringan dengan para ahli (expert), tersedia secara online, menyediakan panduan bagi pengetahuan karyawan di dalam HP. CONNEX terdiri dari database terpusat dengan interface web-browser sehingga user dapat menemukan profil dengan berbagai cara. Profil user memuat ringkasan pengetahuan dna keterampilannya, pendidikan dan hobbi, serta informasi kontak. User CONNEX dapat dengan mudah menemukan expert di dalam HP dengan mencari di database menggunakan berbagai kombinasi field profile atau browsing melalui berbagai area pengetahuan, geografi dan/atau nama.

GROUP DISCUSSION Diskusikan peran komunitas praktik dalam membagi pengetahuan tacit.