PENGANTAR AUDIT MUTU (AKADEMIK) INTERNAL (AMI) SMM USU WORKSHOP SISTEM MANAJEMEN MUTU (SMM) USU UNTUK GJM DAN GKMSIKLUS – 2 TAHUN 2008 ANGKATAN - I : 16 - 17 JUNI 2008 ANGKATAN – II : 18 – 19 JUNI 2008 Prof. Dr. Ir. Bustami Syam, MSME Wakil Direktur Unit Manajemen Mutu (UMM) Universitas Sumatera Utara Biro Rektor USU Lti 2, Jl. Dr. Mansur 68B Medan TELP: 061-8211057; E-mail: bustamisyam@yahoo.com

M Kondisi Sekarang Perguruan Tinggi EPS BED QA Evaluasi Diri Akredi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri M Penjaminan Mutu Internal QA Penjaminan Mutu Eksternal Akredi tasi Evaluasi Diri

Pangkalan Data Perguruan Tinggi Kondisi Yang Direncanakan Perguruan Tinggi Penjaminan Mutu Internal (PMI) M Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) Penjaminan Mutu Eksternal (PME)

Standar Mutu PP. No.19 Tahun 2005 8 Jenis SNP Standar Lain Ditetapkan sendiri oleh PT : a. Penelitian dan publikasi b. Pengabdian kepada masyarakat; c. Sistem informasi; d. Kerjasama institusional dalam dan luar negeri; e. Kemahasiswaan; f. Suasana akademik; g. Sumber pendanaan (revenue generating); h. Bidang lain sesuai ciri khas perguruan tinggi yang bersangkutan. Standar Lain (Melampaui SNP) Internally driven Psl 2 ayat (1) PP No 19/2005 1. Standar Isi 2. Sandar Proses 3. Standar Kompetensi Lulusan 4. Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan 5. Standar Sarana dan Prasarana 6. Standar Pengelolaan 7. Standar Pembiayaan 8. Standar Penilaian Pendidikan 8 Jenis SNP (Standar Minimal) Wajib

SMM USU SIKLUS I PLAN DO CHECK BM ACTION UTiKor DOKUMEN AKADEMIK 1 - N EoC: Dec 2007 PLAN DO CHECK DOKUMEN AKADEMIK 1 - N KEGIATAN 1 - N MONITORING DOKUMEN MUTU (MM – MP) Oct 2007 EVALUASI DIRI Sept 2007 EoC: Dec 2007 BM ACTION AUDIT INTERNAL PERBAIKAN/ PENINGKATAN MUTU RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN UTiKor Nov 2007 Dec 2007 RUMUSAN KOREKSI

REALISASI PRODUK (PROSES) Komponen Mutu yang Harus Dipertimbangkan REALISASI PRODUK (PROSES) INPUT OUTPUT STAKEHOLDERS Silabus Mahasiswa/Peserta didik Dosen/Instruktur/Laboran Instrumen Pendidikan Instrumen laboratorium Fasilitas Internet/Intranet/LAN Lingkungan Budjet Dokumen Regulasi Dll Proses Belajar Mengajar Proses Evaluasi Ujian Proses Evaluasi Skripsi Proses Evaluasi Tesis Alumni Temuan riset Paper ilmiah Jasa Konsultasi Jasa pelayanan perpustakaan Jasa pelayanan ICT Jasa pelayanan Kesehatan/pengobatan (Rumah Sakit) Techno-biz Park Business venture DIKTI Pasar kerja (industri dan sektor publik lainnya) Masyarakat (orang tua mahasiswa) Sekolah Menengah, Perguruan Tinggi Lain.

1 2 3 4 Mutu PS Lulusan Tata Pamong Sistem Pengelolaan SDM Keabsahan, integritas, visi, misi, tujuan dan sasaran Lulusan 15 14 1 Tata Pamong 13 2 Sistem Pengelolaan SDM 3 Suasana Akademik 12 Sarana Prasarana 11 4 1 Sistem Jaminan Mutu 2 3 5 Keuangan 4 10 P,P,KI,PM Sistem Informasi 9 6 SistemPembelajaran 8 7 Kemahasiswaan Kurikulum

1 2 3 4 Mutu PS Lulusan Tata Pamong Sistem Pengelolaan SDM Keabsahan, integritas, visi, misi, tujuan dan sasaran Lulusan 15 14 1 Tata Pamong 13 2 Sistem Pengelolaan SDM 3 Suasana Akademik 12 Sarana Prasarana 11 4 1 Sistem Jaminan Mutu 2 3 5 Keuangan 4 10 P,P,KI,PM Sistem Informasi 9 6 SistemPembelajaran 8 7 Kemahasiswaan Kurikulum

KRITIS! 1 2 3 4 Mutu PS Lulusan Tata Pamong Sistem Pengelolaan SDM Keabsahan, integritas, visi, misi, tujuan dan sasaran Lulusan 15 14 1 Tata Pamong 13 2 Sistem Pengelolaan SDM 3 Suasana Akademik 12 KRITIS! Sarana Prasarana 11 4 1 Sistem Jaminan Mutu 2 3 5 Keuangan 4 10 P,P,KI,PM Sistem Informasi 9 6 SistemPembelajaran 8 7 Kemahasiswaan Kurikulum

BERUBAH! 1 2 3 4 Mutu PS Lulusan Tata Pamong Sistem Pengelolaan SDM Keabsahan, integritas, visi, misi, tujuan dan sasaran Lulusan 15 14 1 Tata Pamong 13 2 Sistem Pengelolaan SDM 3 Suasana Akademik 12 BERUBAH! Sarana Prasarana 11 4 1 Sistem Jaminan Mutu 2 3 5 Keuangan 4 10 P,P,KI,PM Sistem Informasi 9 6 SistemPembelajaran 8 7 Kemahasiswaan Kurikulum

HEBAT! 1 2 3 4 Mutu PS Lulusan Tata Pamong Sistem Pengelolaan SDM Keabsahan, integritas, visi, misi, tujuan dan sasaran Lulusan 15 14 1 Tata Pamong 13 2 Sistem Pengelolaan SDM HEBAT! 3 Suasana Akademik 12 Sarana Prasarana 11 4 1 Sistem Jaminan Mutu 2 3 5 Keuangan 4 10 P,P,KI,PM Sistem Informasi 9 6 SistemPembelajaran 8 7 Kemahasiswaan Kurikulum

PROTRET SEKARANG KRITIS BERUBAH HEBAT

PROTRET SETELAH BERUBAH KRITIS BERUBAH HEBAT

Audit Mutu

Audit Mutu Suatu pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan

Mari kita ingat kembali Sistem Mutu (SM) Sistem yang mencakup struktur organisasi, tanggungjawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk melaksanakan manajemen mutu.

a) Jaminan Mutu Produk: Memastikan mutu produk/keluaran Mari kita ingat kembali 3 Tipe PENJAMINAN MUTU a) Jaminan Mutu Produk: Memastikan mutu produk/keluaran b) Jaminan Mutu Proses: Memastikan mutu suatu proses c) Jaminan Mutu Sistem: Memastikan mutu sistem (semua proses) Masukan Proses Pelanggan Keluaran Proses Keluaran

3 Tipe Utama Audit Mutu Audit Mutu Produk/Pelayanan: berdasar atas karakteristik produk/pelayanan tersebut. Audit Mutu Proses: berdasar atas indikator kinerja kunci. Audit Mutu Sistem: berdasar pada elemen-elemen dari sistem.

Tipe-tipe Lain Audit Pengamatan: Inspeksi: Penilaian: untuk memantau kendali proses. Inspeksi: untuk penerimaan produk. Penilaian: untuk pertimbangan berdasar hasil evaluasi seberapa baik pencapaian tingkat mutu.

Tujuan Audit Mutu Antara lain untuk: Menentukan kesesuaian atau ketidaksesuaian elemen-elemen Sistem Mutu (SM) dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan. Menentukan keefektifan pencapaian dari tujuan-tujuan mutu yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci). Menyempurnakan SM. Memenuhi persyaratan peraturan. Memantau SM sebagaimana tercantum dalam program atau kebijakan organisasi.

Alasan-alasan Audit Mutu Untuk mengevaluasi pemasok (rekanan) sesuai dengan kontrak. Untuk memverifikasi SM organisasi yang masih berlaku untuk tujuan tertentu. Untuk mengevaluasi SM dibandingkan dengan standar SM lain.

Lingkup Audit Mutu Lingkup Audit: Aktivitas-aktivitas yang perlu didesain untuk audit tertentu agar mencapai target atau tujuan audit. Klien harus menentukan standar atau referensi dokumennya.

Klasifikasi Audit

Ketiga tipe audit tersebut dapat menggunakan auditor eksternal. Klasifikasi Audit: Ada Tiga Tipe Audit 1) Audit tipe pertama (audit internal) 2) Audit tipe kedua (audit eksternal) Audit tipe ketiga (audit eksternal secara independen) Ketiga tipe audit tersebut dapat menggunakan auditor eksternal.

AUDIT INTERNAL Klasifikasi Audit: 1) Audit tipe pertama (audit internal): Audit secara internal dalam organisasi berdasarkan standar yang dimiliki organisasi itu sendiri untuk menganalisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang penyempurnaan.

MANFAAT AUDIT INTERNAL Mengenal dengan baik pekerjaan-pekerjaannya. Menyempurnakan dan mengembangkan SM. Mengurangi risiko kegagalan audit eksternal.

AUDIT EKSTERNAL Klasifikasi Audit: 2) Audit tipe kedua (audit eksternal) Audit secara eksternal yang tergantung pada perjanjian kerja. Misal: audit kontraktor, audit pemasok, audit kantor pusat.

AUDIT EKSTERNAL Secara Independen Klasifikasi Audit: 3) Audit tipe ketiga (audit eksternal secara independen) Audit secara eksternal tanpa perjanjian atau ikatan kontrak yang dilakukan oleh suatu badan yang independen. Misal: audit oleh lembaga sertifikasi, audit untuk penghargaan atau sertifikat.

Frekuensi Audit Sesuai persyaratan peraturan. Terdapat perubahan yang signifikan dalam manajemen, kebijakan, dan teknik. Terdapat perubahan sistem. Atas permintaan klien. Sesuai kebutuhan penyempurnaan.

Tahapan audit: Audit Sistem Audit Kepatuhan

Audit Sistem Audit Sistem: audit terhadap kecukupan kebijakan dan prosedur organisasi untuk memenuhi persyaratan-persyaratan standar sistem audit mutu. Dilakukan di Kantor/Desk Evaluation

Audit Kepatuhan Audit Kepatuhan: memeriksa/memastikan apakah setiap prosedur atau Instruksi Kerja (IK) dilaksanakan secara tertib dan benar. Dilakukan di tempat teraudit/visitasi

Aras dan Kedalaman Audit MM AUDIT SISTEM Desk evaluation DANGKAL PROGRAM ATAU RENCANA AUDIT MUTU MP AUDIT KEPATUHAN Site visit IK, DP, BO DALAM

Badan Sertifikasi (BS) Badan Sertifikasi: suatu badan yang memberikan sertifikat kepada individu/organisasi yang memenuhi seluruh karakteristik standar yang ditentukan.

Badan Sertifikasi Luar Negeri ABS Quality Evaluation, Inc. (ABS QE) U.S.A. AT & T Quality Registrar British Standards Institution Quality Assurance (BSI) U.K. Bureau Veritas Quality International (BVQI) Netherland Det Norske Veritas Industry, Inc. (DNV) Norway Lloyd’s Register Quality Assurance Ltd. (LRQA) Quality Management Institute (QMI) (Ireland, Italy, Norway, Spain, Sweden) Canada SGS Yardley Quality Assured Firms Singapore Institute of Standards and Industrial Research (SISIR) Singapore Underwriters Laboratories, Inc. (UL) More (Belgium, Denmark, France, Germany)

Badan Akreditasi (BA) Badan Akreditasi (BA): adalah badan yang mengakreditasi Badan Sertifikasi, untuk menjamin bahwa sertifikat yang dikeluarkan sesuai dengan standar yang berlaku.

AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL (AMAI) Audit penjaminan dan konsultasi yang independen dan objektif secara internal dalam organisasi penyelenggara pendidikan berdasarkan standar yang dimiliki organisasi itu sendiri

TUJUAN UMUM AMAI untuk menganalisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang penyempurnaan mutu akademik.

TUJUAN AMAI Memberi nilai tambah dan memperbaiki kegiatan operasional akademik atau proses akademik Universitas. Mengetahui bahwa pelaksanaan standar mutu akademik Univesitas telah tepat dan efektif, serta terdapat upaya-upaya peningkatan standar mutu akademik tersebut. Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan mengembangkannya secara profesional berkelanjutan.

Siklus AMAI 1) Menetapkan tujuan audit 2) Merencanakan audit tahunan 3) Menetapkan sasaran dan lingkup audit 4) Membentuk tim audit 5) Mengkaji ulang dokumen dan menyiapkan daftar pengecekan (audit sistem) 6) Menyelenggarakan rapat tim audit 7) Menetapkan jadwal audit 8) Melaksanakan audit di tempat obyek audit (Audit kepatuhan) 9) Menyusun laporan audit [Temuan (KTS,OB) & PTK] 10) Melakukan kajiulang oleh manajemen (+ auditor/konsultan).

Menentukan kajiulang kebijakan Pemilihan Pelatihan MANAJEMEN Menentukan kebijakan AMAI 1 MPAMAI Kualifikasi AMAI Perencanaan Audit 3 Menentukan kajiulang kebijakan Tentukan Tujuan Audit Kelompok Auditor 10 Membentuk Tim Audit 2 4 LAPORAN AUDIT 9 Tim Audit 5 Audit Kepatuhan Audit Sistem 8 Melaksanakan Audit Lapangan Kajiulang Dokumen dan Persiapan checklist 7 6 Jadwal Audit (Visitasi) Rapat Tim Audit Siklus Audit Mutu Akademik Internal

dan Unsur di dalam Audit Perencanaan Audit dan Unsur di dalam Audit

Pertimbangan dalam Perencanaan Audit Struktur Organisasi. Lingkup kegiatan. Lingkup produk dan pelayanan. Ukuran dan lokasi. Harapan pelanggan/stakeholders. Tujuan dan kebijakan organisasi. Pengalaman auditor.

Tim Audit Mutu Internal MWA DEWAN AUDIT SA REKTOR DGB Unit Manajemen Mutu PR-I Tim Audit Mutu Internal UMM DEKAN DPF Gugus Jaminan Mutu PD-I GKM-F GJM Gugus Kendali Mutu Ketua Dep/Prodi GKM-D Organisasi SMM USU (tingkat Fakultas dan Departemen)

Tim Audit Ditunjuk oleh Manajer Program Audit Mutu Akademik Internal (MP-AMAI), disetujui oleh klien/teraudit, dan diangkat oleh manajemen (Rektor/Dekan). Terdiri dari 3 - 5 orang auditor, seorang sebagai Ketua Tim dan lainnya sebagai anggota.

Menugaskan staf senior sebagai MP-AMAI. Peran dan Tanggungjawab Manajemen (Rektor/Dekan) Menugaskan staf senior sebagai MP-AMAI. Mengesahkan rencana audit tahunan. Melakukan kajiulang dan menyempurnakan kebijakan manajemen. Mendukung dan menyediakan sumberdaya untuk pengauditan.

MANAJER PROGRAM AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL (MPAMAI) Kesalingkaitan dalam Audit MANAJEMEN MANAJER PROGRAM AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL (MPAMAI) TIM AUDIT KETUA & ANGGOTA TERAUDIT PIMPINAN UNIT

Peran dan Tanggungjawab MP-AMAI Mempersiapkan rencana audit tahunan. Memilih, melatih dan menetapkan kualifikasi auditor. Menunjuk Tim Audit. Melaksanakan program audit. Mengelola laporan audit. Melaporkan hasil audit untuk kajiulang oleh manajemen.

Peran dan Tanggungjawab Ketua Tim Auditor Membuka rapat. Memilih anggota tim audit (jika prodi lebih dari satu). Menyiapkan jadwal dan program audit. Memimpin audit. Membuat keputusan akhir atas temuan audit. Memantau tindak lanjut OB. Menyerahkan laporan audit. Menutup rapat.

Peran dan Tanggungjawab Auditor Mengaudit sesuai lingkup audit. Melaksanakan tugas secara obyektif. Mengumpulkan dan menganalisis bukti. Melaksanakan tugas sesuai kode etik. Mampu menjawab pertanyaan.

Peran dan Tanggungjawab Manajemen Teraudit Memberikan informasi kepada pejabat yang relevan tentang tujuan dan lingkup audit. Mendampingi tim audit. Menyediakan sumber informasi yang diperlukan oleh tim audit. Memberikan akses fasilitas dan bahan yang diminta oleh auditor. Menentukan dan memprakarsai tindakan koreksi berdasarkan laporan audit.

Program/Jadwal Audit Tanggal dan jam pertemuan yang pasti. Disepakati oleh Auditor dan Teraudit. Tempat/lokasi audit. Topik/unsur audit. Tujuan dan lingkup audit. Sumber informasi/fasilitas/bahan yang diperlukan.

Laporan Audit

Isi Laporan Audit Lingkup dan tujuan. Jadwal audit. Nama-nama anggota tim audit. Nama-nama obyek teraudit. Rincian dokumen acuan. Ringkasan KTS, observasi, dan rekomendasi. Ringkasan hasil audit dan pertimbangan. Tindak lanjut yang disepakati, oleh siapa dan kapan dilaksanakan.

Distribusi Laporan Audit Pimpinan puncak teraudit. Anggota tim kajiulang manajemen. MPAMAI. Auditor dan teraudit. Mereka yang bertanggung jawab atas tindakan koreksi.

Kaji Ulang Manajemen

Kajiulang Manajemen Proses terencana, melibatkan sistem mutu organisasi yang menunjukkan adanya kepemimpinan dan komitmen manajemen puncak.

Tujuan Kajiulang Manajemen Memfokuskan pada kebijakan dan tujuan manajemen puncak dalam sistem mutu. Mencari cara-cara untuk meningkatkan mutu. Mengkaji ulang komitmen terhadap sumber daya dan fasilitas. Menilai efisiensi sistem mutu.

Kualifikasi Auditor

Karakter Auditor Diplomatis. Penuh pengertian. Profesional. Cakap dalam menjelaskan dan mengikuti aturan. Komunikatif. Pendengar yang baik. Jujur dan tidak bias. Selalu ingin tahu dan pengamat yang baik. Penuh pengertian. Rajin bekerja. Dapat mengendalikan diri. Mempunyai watak kepemimpinan. Ramah dan dapat bekerjasama.

Atribut Auditor Terlatih. Berpendidikan baik dalam bidang yang diaudit. Berpengalaman (secara teknis). Berkepribadian positif. Berkemampuan manajerial.

Atribut Auditor (Lanjutan) Berkemampuan berbahasa dan berkomunikasi. Tidak bias. Tidak terlibat (bebas dari pengaruh) dalam setiap pekerjaan dalam bidang yang diaudit. Disegani oleh orang-orang dalam organisasi.

Sikap Auditor Sedikit bicara. Banyak mendengarkan.

Etika Auditor Tidak bias. Profesional. Tidak mengungkapkan rahasia organisasi kepada pihak ketiga. Melaksanakan audit secara bersahabat/kolegial. Berpikiran terbuka dan objektif. Realistik. Bersikap dewasa.

Hal–hal yang perlu diingat Tim Auditor Tidak dibenarkan mengaudit pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya sendiri. Tidak bias. Harus memiliki pengetahuan atas topik-topik yang ditugaskan. Harus mempunyai pengalaman mengenai lokasi dan tempat audit. Tidak ada conflict of interest dengan teraudit Jika tidak (3 dan 4) libatkan pakar atau pengamat.