Manajemen Proyek (Perencanaan Proyek) Ir. Darmawan, MM 2008 Pertemuan 7-8

Objektif Memberikan kepahaman tentang metode perencanaan proyek. Memberikan kepahaman tentang metode jaringan kerja proyek.

Perencanaan Proyek Aktivitas manajemen proyek yang dimungkinkan paling memakan waktu Aktivitas yang terus menerus mulai dari mencirikan konsep sampai dengan penyiapan sistem. Perencanaan secara terus menerus ditinjau kembali menjadi informasi baru. Keanekaan ragam dari tipe perencanaan dapat dikembangkan untuk mendukung software utama proyek yang berkaitn dengan schedule dan budget.

Mekanisme Perencanaan Definisikan tujuan proyek Definisikan “Work Breakdown Structure” (WBS) Mengidentifikasikan tugas dan sub tugas – mudah diantar Unsur terendah – bekerja sendiri Mengidentifikasi hubungan tugas Mengidentifikasikan kemungkinan resiko Memperkirakan paket pekerjaan (orang, waktu) Menciptakan kode perencanaan Merencanakan berulang-ulang dokumentasi

Struktur Prencanaan Proyek Pembukaan. Organisasi Proyek. Analisa Resiko. Hardware dan Software sumber permintaan. Kemacetan Bekerja. Daftar perjalanan proyek. Monitoring dan Mekanisme Pelaporan.

Penjadualan Proyek Pemisahan proyek kedalam tugas dan perkiraan waktu serta sumber yang dibutuhkan untuk melengkapi setiap tugas. Mengatur tugas-tugas untuk mengoptimalkan tenaga kerja. Meminimalis ketergantungan sautu terhadap tugas lain yang harus diselesaikan. Tergantung pada intuisi Proyek Manager dan pelangalaman.

Proses Penjadualan Proyek

Permasalahan Memperkirakan tingkat kesulitan dari permasalahan dengan demikian biaya mengembangkan sebuah solusi dari permasalahan menjadi besar. Produktivitas akan tidak proposional terhadap jumlah orang yang bekerja pada suatu tugas tertentu. Penambahan orang pada proyek terakhir akan membuat biaya bertambah. Kejadian tidak terduga selalu terjadi. Walaupun ketidaktentuan diperbolehkan dalam perencanaan.

Metode Jaringan Kerja Metode Jalur Kritis (Critical Path Methode – CPM). Menggunakan satu angka estimasi dan dalam prakteknya banyak digunakan oleh industri dan proyek-proyek engineerinng konstruksi. Teknik Evaluasi dan Review Proyek (Project Evaluation and Review Technoque – PERT). Untuk menampung unsur yang belum pasti, menganalisa kemungkinan penyimpangan proyek atau memenuhi sasaran jadual penyelesaian.

Menggambarkan Jaring Kerja Lukiskan anak panah dengan garis penuh dari kiri ke kanan, dan garis putus untuk “dummy”. Dalam menggambar anak panah usahakan ada bagian yang mendatar untuk tempat keterangan kegitan dan kurun waktu. Keterangan kegiatan ditulis diatas anak panah, sedangkan kurun waktu dibawahnya. Hindari sejauh mungkin garis yang saling menyilang. Panjang anak panah tidak ada kaitannya dengan lama kurun waktu (kecuali hal khusus). Peristiwa dilingkari dengan nomor yang bersangkutan. Nomor sebelah kanan lebih besar dari sebelah kiri.

“Dummy” “Kegiatan Fiktif” agar terlihat adanya hubungan ketergantungan antara dua peristiwa (event) dan tidak memerlukan waktu. C Dummy B D A

Kegiatan-kegiatan Kegiatan pada Anak Panah (Activity On Arrow, AOA). Kegiatan digambarkan sebagai anak panah yang menghubungkan dua lingkaran peristiwa. Ekor anak panah merupakan awal dan ujungnya sebagai akhir kegiatan. Kegiatan dalam lingkaran/kotak (Activity On Node, AON). Anak panah hanya menjelaskan hubungan ketergantungan antara kegiatan-kegiatan.

Menggambar Jaring Kerja Hubungan peristiwa dan kegiatan pada AOA. j i Peristiwa berikutnya Peristiwa terdahulu Kegiatan Kurun waktu Hubungan antara kegiatan-kegiatan pada AON. Kegiatan A Kegiatan B Garis Penghubung

lanjutan Kegiatan B mulai setelah A selesai. Kegiatan B dan C dapat mulai setelah A selesai (kegiatan memencar). B C A

lanjutan Kegiatan C dan D dapat mulai setelah kedua kegiatan A dan B selesai. C D B A Teknik-teknik Penjadualan : PERT – Program Evaluation and Review techniques CPM – Critical Path Method

Proyek Pengadaan Generator Listrik Kegiatan Keterangan Kegiatan yang mendahului i j (1) (2) (3) (4) 1 2 Membuat spesifikasi dan desain - 3 Pabrikasi generator 1 – 2 4 Membeli material pondasi 5 Merekrut operator 6 Uji coba 2 – 3 7 Membuat pondasi 2 – 4 Melatih operator dan mekanik 2 – 5 Transportasi generator ke lokasi proyek 3 – 6 8 Memasang dan start-up generator 4 – 7, 5 – 7, 6 – 7

Diagram Jaring 4 1 2 5 7 8 3 6 Material Pondasi Membuat Pondasi Memasang start-up Spesifikasi Merekrut Operator Melatih Operator 1 2 5 7 8 dan Desain Transportasi Pabrikasi Genset Uji Coba 3 6 Dummy untuk node 3 – 5, yaitu melatih operator harus menunggu selesainya pabrikasi genset.

Metode Diagram Batang a 4 b 3 c 5 8 d 6 Belum tahu e f Rencana Kegiatan Waktu Diperlukan Rencana (hari) Kenyataan (hari) a 4 b 3 c 5 8 d 6 Belum tahu e f Kenyataan Jenis Kegiatan Tanggal Pelaporan a b c d e f 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 Hari

Milestone Milestone (Tonggak Kemajuan/TK) adalah event yang mempunyai fungsi kunci dilihat dari pencapaian keberhasilan proyek dari segi jadual. TK menandai waktu mulai atau akhir dari suatu kegiatan penting, yang bila terlambat akan mempunyai dampak negatif yang cukup besar.

Kurun Waktu Kurun Waktu adalah waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan dari awal sampai akhir, lazimnya dinyatakan dalam jam, hari atau minggu. Kurun Waktu = Jumlah tenaga kerja Jam-orang untuk menyelesaikan pekerjaan

Jaring Kerja Berskala Waktu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 (3) (6) (4) (5) (2) waktu

Contoh Aplikasi Diagram Gantt ID Task Name 1 BUY HOUSE 2 LOCATION 3 Determine location criteria 4 Visit key locations 5 FINANCING 6 Determine affordability 7 Assess Mortagg Provider 8 Secure Mortagg Commitmt 9 FIND HOUSE 10 Type of House 11 Find RealEstate Agent 12 Look for House 13 Make Offer, P&S Agreement 14 Closing 2/5 2/14 2/24 M T W F S ek 1 Week 2 Week 3 Week 4 Diagram Gantt

Metode Jalur kritis Jalur Kritis adalah jalur yang memiliki rangkaian komponen-komponen kegiatan dengan total jumlah waktu terlama dan menunjukkan kurun waktu penyelesaian proyek yang tercepat. Maka Jalur Kritis terdiri dari rangkaian kegiatan kritis, dimulai dari kegiatan pertama sampai pada kegiatan terakhir proyek.

Terminologi TE = E Waktu paling awal peristiwa (node/event) dapat terjadi (Earliest Time of Occurance). TL = L Waktu paling akhir peristiwa boleh terjadi (Last Allowable Event/Occurance Time). ES Waktu mulai paling awal suatu kegiatan (Earliest Start Time). EF Waktu selesai paling awal suatu kegiatan (Earliest Finish Time). Bila hanya ada satu kegiatan terdahulu, maka EF suatu kegiatan terdahulu merupakan ES kegiatan berikutnya. LS Waktu paling akhir kegiatan boleh mulai (Last Allowable Start Time), waktu paling akhir kegaiatan boleh dimulai tanpa memperlambat proyek secara keseluruhan. LF Waktu paling akhir kegiatan boleh selesai (Last Allowable Finish Time) tanpa memperlambat penyelesaian proyek. D Kurun waktu kegiatan, umumnya dengan satuan Hari, Minngu, atau Bulan.

Perhitungan Hitungan Maju, untuk mengidentifikasikan jalur kritis. Hitungan Mundur, untuk mengetahui waktu dan tanggal paling akhir “masih” dapat memulai dan mengakhiri masing-masing kegiatan. 3 4 2 1 6 5 (3) (6) (4) (5) (2)

Perhitungan Maju Peristiwa 1 menandai dimulainya proyek. Disini berlaku waktu paling awal peristiwa terjadi adalah, E(1) = 0. Untuk kegiatan 1-2, EF(1-2) = ES(1-2) + D(1-2). Bila kegiatan memiliki 2 atau lebih kegiatan yang menggabung, maka waktu mulai paling awal (ES) kegiatan adalah sama dengan waktu selesai paling awal (EF) yang terbesar dari kegiatan terdahulu. a d b c Misalkan c memiliki EF terbesar dari kegiatan lain yang mendahului d, maka ES dari d = EF dari c. EF(c) > EF (b) > EF (a), maka ES (d) = EF (c). EF(d) = EF (c) + D (d)

Perhitungan Maju Mendapatkan EF Kegiatan Kurun Waktu (D) Paling Awal i j Nama Mulai (ES) Selesai (EF) 1 2 3 5 4 7 9 6 13 16 EF(5-6) = EF (4-5) + D (5-6) = 13 + 3 = 16

Perhitungan Mundur Mendapatkan LF Kegiatan Kurun Waktu (D) Paling Awal Paling Akhir i j Nama Mulai (ES) Selesai (EF) Mulai (LS) Selesai (LF) 1 2 3 5 6 9 4 7 13 16 L (6) = EF (5-6) = 16 dan LF(5-6) = L(6) LS = LF – D Jadi untuk kegiatan 5-6 dihasilkan : LS (5-6) = LF (5-6) – D atau = 16 – 3 = 13

Ringkasan H.L, Gantt merintis perencanaan dan pengendalian proyek yang sistematis dan analisis dengan metode diagram balok untuk mengidentifikasikan unsur waktu (mulai dan selesai) dan saat pelaporan. Manajemen Proyek berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian serta fungsi-fungsi seperti mengorganisasikan, memimpin, dan staffing. Prosedur dan sistematika Jaringan Kerja adalah mengkaji dan memecahkan lingkup proyek menjadi komponen kegiatan, disusun berdasarkan logika ketergantungan, memperkirakan waktu, dan mengidetifikasikan jalur kritis dengan jadual yang optimal dan ekonomis. Kaidah dasar Jaringan Kerja (Critical Path Metode/Program Evaluation Review Techniques) sebagai kegiatan awal, jika kegiatan terdahulu (predecessor) harus sudah selesai.

S E L E S A I TERIMA KASIH