Penilaian prestasi kerja (performance appraisal) Presented by: Syaiful Bakhri, S.Sos, MM

Prolog Setelah penarikan atau pemilihan karyawan, kinerja karyawan dari periode ke periode dinilai oleh perusahaan untuk menentukan karyawan tersebut mendapatkan nilai baik dalam bekerja atau tidak. Baik atau buruknya penilaian tergantung pada sejauhmana karyawan menghasilkan kinerja. Karyawan yang kinerjanya baik tentu akan mendapatkan penilaian yang baik, demikian juga sebaliknya. Untuk menilai kinerja karyawan diperlukan sistem penilaian prestasi kerja yang bersifat mengikat semua anggota organisasi/perusahaan.

Definisi Penilaian prestasi kerja (performance apprasial) adalah proses melalui mana organisasi – organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan. Kegiatan ini dapat memperbaiki keputusan – keputusan personalia dan memperbaiki umpan balik kepada para karyawan tentang pelaksanaan kerja karyawan.

Manfaat penilaian prestasi kerja Perbaikan Prestasi Kerja Umpan balik pelaksanaan kerja memungkinkan karyawan, manejer dan departemen personalia dapat membetulkan kegiatan – kegiatan mereka untuk memperbaiki prestasi. Penyesuaian – penyesuaian Kompensasi Evaluasi prestasi kerja mebantu para pengambil keputusan dalam menentukan kenaikan upah, pemberian bonus, dan bentuk kompensasi lainnya Keputusan-keputusan penempatan Promosi, transfer dan demosi biasanya dilaksanakan pada prestasi kerja masa lalu atau antisipasi.

Manfaat penilaian prestasi kerja Menyesuaikan Kebutuhan Latihan dan Pengembangan Prestasi kerja yang jelek mungkin menunjukkan kebutuhan latihan. Demikian juga, prestasi yang baik mungkin mencerminkan potensi yang harus dikembangkan. Perencanaan dan Pengembangan Karier Umpan balik prestasi mengarahkan keputusan – keputusan karier, yaitu tentang jalur karier tertentu  yang harus diteliti. Mengetahui Penyimpangan – Penyimpangan Proses Staffing Prestasi yang baik atau jelek mencerminkan kekuatan atau kelemahan prosedur staffing departemen personalia

Manfaat penilaian prestasi kerja Memperbaiki Ketidak akuratan Informasi Prestasi yang jelek mungkin menunjukkan kesalahan – kesalahan dalam informasi analisa jabatan, rencana – rencana SDM atau kompenen – komponen lain sistem informasi manajemen personalia. Mengoreksi Kesalahan Desain Pekerjaan Prestasi kerja yang jelek mungkin merupakan suatu tanda kesalahan dalam desain pekerjaan. Penilaian prestasi membantu kesalahan – kesalahan tersebut.

Manfaat penilaian prestasi kerja Memberi Kesempatan Kerja Yang Adil Penilaian kerja secara akurat akan menjamin keputusan – keputusan penempatan internal diambil tanpa diskriminasi. Menjawab Tantangan -tantangan Eksternal Kadang – kadang prestasi kerja dipengaruhi oleh faktor – faktor diluar lingkungan kerja seperti keluaraga, kesehatan, kondisi, finansial atau masalah – masalah pribadi lainnya. Dengan penilaian prestasi departemen personalia mungkin dapat menawarkan bantuan.

PERSIAPAN PENILAIAN PRESTASI KERJA Penilaian hendaknya mencerminkan gambaran secara akurat mengenai prestasi kerja Sistem penilaian harus berhubungan dengan: pekerjaan (job related) Praktis Ada standart ukuran yang dapat diandalkan..

Bias2 dalam penilaian prestasi kerja Halo effect Halo effect terjadi bila pendapat pribadi penilai tentang karyawan mempengaruhi prestasi kerja. Contohnya bila seorang atasan senang kepada karyawan, maka pandangan bisa mengubah estimasi atasan terhadap prestasi kerja karyawan. Kesalahan kecenderungan terpusat Banyak penilai yang tidak suka menilai para karyawan sebagai yang efektif atau tidak efektif dan sangat baik atau sangat jelek sehingga penilaian prestasi kerja dibuat rata – rata.

Bias2 dalam penilaian prestasi kerja Bias terlalu lunak atau terlalu keras Kesalahan terlalu lunak disebabkan oleh kecenderungan penilaian untuk terlalu mudah memberikan nilai baik dalam evaluasi kerja. Kesalahan terlalu keras adalah sebaliknya yang terjadi karena kesalahan ini pada umumnya bila standar – standar prestasi tidak jelas. Prasangka Pribadi Faktor – faktor  yang membentuk prasangka pribadi terhadap seseorang atau kelompok bisa mengubah penilaian. Contoh seorang atasan pria mungkin cenderung memberikan penilaian rendah kepada para karyawan wanita karena suatu hal. Pengaruh pesan terakhir. Bila menggunakan ukuran – ukuran prestasi kerja subyektif penilaian dipengaruhi oleh yang paling terakhir (recency effect). Kegiatan terakhir baik atau buruk cenderung lebih dingat oleh penilai.

METODE – METTODE PENILAIAN BERORIENTASI PAAD MASA LALU Kelebihan: Perlakuan terhadap prestasi kerja yang telah terjadi dan sampai derajat tertentu dapat diukur, ada umpan balik bagi karyawan untuk memperbaiki prestasi kerjanya di masa yad. Kelemahan: Prestasi kerja di masa lalu tidak dapat diubah.

Teknik-teknik Penilaian Rating Scale Checklist Metode peristiwa kritis Field review method Tes dan observasi prestasi kerja Metode evaluasi kelompok

1. Rating Scale Evaluasi subyektif dilakukan penilai terhadap karyawan dengan skala tertentu dari rendah sampai tinggi. Formulir penilaian biasanya diisi oleh atasan langsung dengan menandai tanggapan yang paling sesuai untuk setiap dimensi pelaksanaan kerja.

Kelebihan Tidak mahal dalam penyusunan dan administrasinya. Penilai hanya memerlukan sedikit latihan. Tidak memakan waktu. Dapat diterapkan untuk jumlah karyawan yang besar.

Kelemahan Kesulitan menentukan kriteria yang relevan dengan pelaksanaan kerja, apalagi kalau formulir untuk banyak pekerjaan yang berbeda. Bias penilai cenderung tercermin dalam metode ini.

Contoh Penilaian Rating Scale Faktor-faktor Penilaian SB 5 B 4 S 3 J 2 SJ 1 Keandalan - Inisiatif Kehadiran Sikap Kerjasama n. Kualitas hasil kerja Total Skor Total

2. Checklist Penilai tinggal memilih kalimat-kalimat atau kata-kata yang menggambarkan prestasi kerja dan karakteristik- karakteristik karyawan. Tanpa sepengetahuan penilai, bag. Personalia dapat memberikan bobot yang berbeda. Bisa memberikan suatu gambaran prestasi secara akurat, bila daftar penilaian berisi item-item yang memadai.

Contoh Bobot Dimensi Penilaian Cek disini disembunyikan Contoh Bobot Dimensi Penilaian Cek disini Karyawan bersedia kerja lembur bila diminta - Karyawan menjaga tempat kerja atau meja kerja tetap rapi Karyawan bersedia membantu karyawan lain dengan sikap kerjasama Karyawan merencanakan Karyawan merawat peralatan dengan baik Karyawan mendengarkan saran orang lain tetapi jarang mengikutinya

Kebaikan dan kelemahan check list: Ekonomis. Mudah administrasinya. Latihan bagi penilai terbatas. Terstandarisasi. Kelemahan: Penggunaan kriteria kepribadian di samping kriteria prestasi kerja Bias penilai Interpretasi salah terhadap item check list Penggunaan bobot yang tidak tepat Tidak memungkinkan penilai memberikan penilaian relatif.

3. Metode Peristiwa Kritis (Critical Incident Method) Merupakan metode penilaian yang mendasarkan pada catatan-catatan penilai yang menggambarkan perilaku karyawan sangat baik atau sangat jelek dalam kaitannya dengan pelaksanaan kerja. Instruksi: pada setiap kategori di bawah, catat peristiwa-peristiwa khusus perilaku karyawan yang sangat baik atau sangat jelek. Nama Karyawan: ……………… Departemen: …………….. Nama Penilai: …………………. Periode penilaian: ……….. Tanggal Perilaku karyawan positif ……….. …………………………………………… Tanggal Perilaku karyawan negatif ……….. ……………………………………………

4. Metode Peninjauan lapangan (Field Review Method) Wakil ahli personalia turun ke lapangan dan membantu para penilai dalam penilaian mereka. 5. Tes dan observasi prestasi kerja Bila jumlah pekerja terbatas, penilaian prestasi kerja bisa dilakukan pada tes pengetahuan dan  keterampilan. Tes mungkin dilaksanakan dalam bentuk tertulis atau peragaan.

6. Metode evaluasi kelompok Metode penilaian kelompok berguna untuk pengambilan keputusan kenaikan upah, promosi dan berbagai bentuk penghargaan organisasional karena dapat menghasilkan ranking karyawan dari yang terbaik sampai yang terjelek. Biasanya dilakukan oleh penyelia atau atasan langsung. Metode evaluasi kelompok terdiri dari: Metode Rangking Grading atau forced Point allocation method distributions

Metode evaluasi kelompok: Rangking Penilaian membandingkan karyawan yang satu dengan karyawan yang lainnya  untuk menentukan siapa yang lebih baik dan menempatkan karyawan dalam urutan dari yang terbaik sampai terjelek.

Metode evaluasi kelompok: Grading atau forced distribution Pada metode ini penilaian dilakukan dengan memisah –misahkan atau menyortil para karyawan ke dalam klasifikasi yang berbeda Misalnya mengklasifikasikan pegawai dalam 10% terbaik,20% berikutnya, 40% menengah, 20 % berikutnya, 10% terjelek.

Metode evaluasi kelompok: Point allocation method Penilaian diberikan sejumlah nilai total untuk dialokasikan diantara para karyawan dalam kelompok. Para karyawan terbaik diberi nilai yang lebih besar ketimbang yang tidak berprestasi.  Kebaikan metode ini bahwa penilai dapat mengevalusi perbedaan relatif diantara karyawan meskipun kelemahannnya halo effect dan bias kesan akhir Nilai Karyawan 18 14 12 11 - -------- 100 Waluyo Retno Dewi Pujo

Metode Penilaian Berorientasi Masa Depan Penilaian – penilaian yang berorientasi masa depan memusatkan pada prestasi kerja diwaktu yang akan datang melalui penilaian potensi karyawan atau sasaran – sasaran prestasi kerja di masa mendatang. Teknik-tekniknya antara lain: 1. Penilaian diri (self Appraisals) 2. Penilaian psikologis (psychological appraisals): 3. Pendekatan Management by Objective (MBO) 4. Teknik Pusat penilaian

Penjelasan teknik penilaian berorientasi masa depan Penilaian diri Teknik ini berguna bila tujuan evaluasi adalah untuk melanjutkan poengembangan diri. Bila karyawan meniali dirinya, perilaku defensif cenderung tidak terjadi sehinggga upaya perbaikan diri juga cenderung dilaksanakan. Penilaian psikologis. Metode ini digunakan untuk keputusan penetapan dan pengembangan. Biasanya dilakukan dlaam bentik wawancara, tes-tes psikologi, diskusi dengan atasan dan review evaluasi -evaluasi.

Penjelasan teknik penilaian berorientasi masa depan Pendekatan Management by Objective (MBO) Setiap karyawan dan penilai secara bersama menetapkan tujuan-tujuan atau sasaran-sasaran pelaksanaan pekerjaan di waktu yang akan datang. Kemudian, dilakukan penilaian bersama. Teknik Pusat penilaian Assessment centers adalah suatu bentuk penilaian karyawan yang distandarisasikan dimana tergantung pada tipe penilaian dan penilai. Bisa wawancara mendalam, test psikologi, diskusi kelompok, simulasi dsb.

Implikasi Penilaian Prestasi Kerja Proses penilaian prestasi kerja menghasilkan suatu evaluasi atas prestasi kerja karyawan di waktu yang lalu dan prediksi prestasi  kerja diwaktu yang akan datang. Seperti telah dikemukankan ketepatan penilaian terutama tergantung pada berbagai standar, ukuran dan teknik evaluasi yang dipilih. Bagaimanapun juga proses penilaian ini kurang mempunyai nilai bila para karyawan tidak menerima umpan balik  mengenai proses kerja mereka. Tanpa umpan balik perilaku karyawan  tidak akan dapat diperbaiki. Oleh karena itu bagian kritis proses penilaian adalah wawancara evaluasi

Pendekatan umpan balik tentang prestasi kerja di masa lalu dan potensi mereka: Tell and sell approach, mereview prestasi kerja karyawan dan mencoba meyakinkan karyawan untuk berprestasi lebih baik. Tell and listen approach, memungkinkan karyawan untuk menjelaskan berbagai alasan, latar belakang dan perasaan defensif mengenai prestasi kerja. Problem solving approach: mengidentifikasi masalah-masalah yang mengganggu prestasi kerja karyawan, kemudian melalui latihan, coaching atau konseling upaya-upaya dilakukan untuk memecahkan penyimpangan-penyimpangan.

Pendekatan Umpan balik bagi karyawan Tekankan pada aspek positif prestasi kerja karyawan Beritahukan bahwa periode evaluasi adalah untuk meningkatkan prestasi, bukan menegakkan disiplin Selenggarakan periode review secara pribadi Review sekurang-kurangnya 1 tahun sekali Ajukan kritik-kritik specifik, bukan umum dan tidak jelas. Pusatkan kritik pada prestasi kerja, bukan pribadi

Pendekatan Umpan balik bagi karyawan Tenang dan tidak berdebat dengan orang yang dievaluasi. Identifikasi kegiatan-kegiatan khusus yang dapat dilakukan karyawan untuk memperbaiki prestasi kerja. Tunjukkan keinginan penilai untuk membantu usaha-usaha karyawan dan perbaikan prestasi kerja. Akhiri periode evaluasi dengan menekankan aspek-aspek positif prestasi kerja karyawan.

Umpan Balik Bagi Manajemen Personalia Umpan balik efektivitas fungsi managemen personalia: informasi analisis jabatan keliru, pengembangan SDM gagal, seleksi jelek, dll.