PEMANFAATAN TEKNOLOGI MODERN UNTUK SARANA PENGELOLAAN INFORMASI (1) Pengaruh informasi terhadap kepemimpinan Pimpinan dihadapkan pada perubahan-perubahan dimana informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap corak dan gaya kepemimpinan dalam organisasi. Pengaruh tersebut antara lain : Perubahan dalam dasar pengetahuan, maksudnya bahwa pimpinan dituntut untuk memiliki pengetahuan dan kemampuan yang selektif atas informasi yang hendak digunakan untuk memecahkan masalah- masalah khusus. Perubahan dalam jumlah informasi, maksudnya akses terhadap informasi semakin terbuka, semakin banyak orang memiliki informasi yang sama. Perubahan tingkat penambahan informasi, maksudnya tersedianya informasi bagi masyarkat secara luas menuntut agar pimpinan organisasi peka terhadap perubahan-perubahan yang sedang terjadi.

PEMANFAATAN TEKNOLOGI MODERN UNTUK SARANA PENGELOLAAN INFORMASI (2) Perubahan dalam penentuan dasar selektivitas terhadap informasi dari konsep yang kabur menjadi kategori yang pasti, maksudnya berhasil tidaknya penerapan tergantung pada keharusan bagi pimpinan untuk menjadi ahli informasi untuk menggerakkan dan mengarahkan ahli-ahli informasi di dalam dan di luar organisasi yang dipimpinnya. Perubahan transmisi dari lambat menjadi cepat, salah satu akibat positif dari kemajuan teknologi adalah dimungkinkannya pengiriman perintah, petunjuk, berita dan informasi dengan cepat dari satu tempat ke tempat yang lain. Perubahan lingkup informasi dari lingkup yang sempit menjadi lingkup yang luas, pengaruhnya akan terasa bagi pimpinan bahwa aneka ragam informasi menuntut; kemampuan menguhubungkan satu informasi dengan informasi lain, kemampuan menginterpretasikan informasi dan pengembangan paradigma konsepsional.

PEMANFAATAN TEKNOLOGI MODERN UNTUK SARANA PENGELOLAAN INFORMASI (3) 7. Perubahan dalam biaya pengolahan informasi dari mahal menjadi murah, berkat kemajuan teknologi, informasi cenderung ke arah tersedianya informasi lebih banyak dari pada yang dibutuhkan. Perubahan sifat informasi dari statis menjadi dinamis, adlah perlu adanya keahlian dalam menyebarluaskan informasi kepada sebanyak mungkin pihak yang diharapkan memainkan peranan dalam proses pengambilan keputusan. Perubahan lokasi informasi dari tetap menjadi mobilitas tinggi, maksudnya perpindahan sesuatu dengan cepat dari dari satu tempat ke tempat lain. Perubahan akses dari terbatas menjadi terbuka, maksudnya menjadi dorongan bagi pimpinan untuk bekerja lebih baik.

PEMANFAATAN TEKNOLOGI MODERN UNTUK SARANA PENGELOLAAN INFORMASI (4) 11. Perubahan sarana transmisi dari saluran mono menjadi saluran yang jamak, maksudnya tidak terbatas pada saluran tulis, tetapi dapat berupa saluran baru : telepon, radio,telex, telegram, facsimile. 12. Perubahan pola transmisi dari otonom menjadi interdependent, maksudnya perlu cara pendekatan yang menyeluruh terhadap suatu masalah bukan cara pendekatan yang berkotak-kotak. 13. Perubahan dalam cara verifikasi informasi 14. Perubahan dalam penanganan informasi. 15. Perubahan cara penanganan informasi dari hierarkis menjadi horizontal. 16. Perubahan dalam cara menginterpretasi nilai informasi. 17. Perubahan dalam ukuran sarana informasi

PEMANFAATAN TEKNOLOGI MODERN UNTUK SARANA PENGELOLAAN INFORMASI (5) 18. Perubahan dalam sistem informasi 19. Perubahan perspektif dalam pengambilan keputusan 20. Perubahan dalam tingkat partisifasi. 21. Perubahan dalam hubungan komunikasi. 22.Perubahan dalam tingkat keberhasilan 23.Perubahan dalam orientasi waktu.

OTOMATISASI PERKANTORAN Otomatisasi Perkantoran adalah cara pelaksanaan prosedur dan tata kerja secara otomatis, dengan pemanfaatan yang menyeluruh seefisien mungkin atas mesin, sehingga bahan dan sumber yang ada dapat dimanfaatkan. Tujuan otomatisasi : Pemanfaatan seefisien mungkin atas uang, tenaga, tenaga kerja, material, waktu dan mesin atau alat-alat kerja. Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja. Meningkatkan produksi.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam rangka menerapkan otomatisasi: 1 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam rangka menerapkan otomatisasi: 1. Mengenai segi kerjanya, meliputi : tujuan, jenis pekerjaan, volume dan frekuensi kerja dan skema arus kerja. 2. Mengenai segi mesin yang akan digunakan, meliputi: cara mendatangkan mesin, sistem kerja mesin, pemeliharaan dan spare partnya, pengadaan/pengisian sumber data, ruang, tenaga operator, pengaruh bagi operator lainnya. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penentuan pola otomatisasi informasi adalah : 1. Sifat pengguna informasi 2. Lingkungan informasi 3. Cara menggunakan informasi 4. Tujuan pengguna informasi.

PEMANFAATAN KOMPUTER Komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis,berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan. Ketepatan suatu komputer bekerja tergantung pada ketepatan manusia dalam memberi umpan informasi. Penggunaan komputer dapat meningkatkan efisiensi kerja dalam rangka menunjang kegiatan informasi. Kurang dapat dimanfaatkannya komputer secara maksimal dapat mengakibatkan pemborosan yang sulit untuk dipertanggung jawabkan. Komputer hanya merupakan alat, tidak dapat menggantikan peranan manusia dalam pengambilan keputusan. Supaya komputer dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan, maka kepadanya harus diberi instruksi dalam bahasa komputer yang disebut dengan program. Berhasil tidaknya proses komputerisasi/otomatisasi akan sangat tergantung kepada manusia yang merupakan unsur terpenting dalam organisasi. Sehingga untuk menerapkan otomatisasi dalam perkantoran harus direncanakan kebutuhan akan otomatisasi tersebut.