Pertemuan ke-5 Pengendalian formulir RM: Pengertian Tujuan Tahap-tahap
Tujuan Instruksional Umum: Khususmemahami: Mahasiswa mampu memahami pengertian, tujuan dan komponen pengendalian formulir RM Khususmemahami: Pengertian pengendalian formulir RM Tujuan pengendalian formulir RM Tahap-tahap pengendalian formulir RM
Pengendalian formulir Suatu kegiatan mengelola formulir agar pengadaan & penggunaannya efisien dan efektif tujuan Pengendalian manajemen form: Perencanaan Pengorganisasian Penggerakkan Pengawasan
Keuntungan Meningkatkan ketepatan dg merancang formulir yg tepat Memperbaiki efisiensi dg menempatkan spasi dan informasi yg tepat Mengurangi biaya dg menggabungkan, eliminasi, pilihan proses duplikasi
Tujuan Pengendalian Menjamin desain & bentuk formulir efektif Mengembangkan & memelihara cara tepat dalam menghasilkan & menggunakan form yg dibutuhkan Mendidik & membantu petugas pelaksana dalam mendesain formulir
Tujuan Pengendalian Menghentikan formulir yg tdk berguna dan menggabung formulir yg memiliki kesamaan Membatasi formulir yg tdk diperlukan & menciptakan formulir tambahan bila dianggap penting
Tahap-tahap Pengendalian Memastikan jml formulir yg digunakan & rancangan terbaik agar prosesnya efisien form yg ada diatur, digolongkan utk memudahkan penilaian perlu/tidak
Tahap-tahap Pengendalian Penghematan dg pengelompokkan & penggabungan susunan inventarisasi, pengelompokkan, meneliti semua formulir yg sedang digunakan Formulir dikaji utk mengetahui apakah butir yg terkandung dlm formulir masih memiliki kegunaan
Pertanyaan dalam pengkajian formulir Jenis form yg bgm yg dpt dimusnahkan ? Apakah form itu penting ? Apakah terdapat duplikasi di tempat lain ? Berapa jml salinan yg dibuat & kegunaan setiap form ? Berapa banyak waktu yg dapat dihemat dlm memperbaikinya ? Dapatkah menggabungkan form, agar pekerjaan berkurang ?
Penting ! Secara berkala dilakukan pemeriksaan terhadap formulir Pemberitahuan yg tepat dari setiap bagian adanya formulir baru, berubah dan tidak digunakan lagi Pengadaan formulir baru antara 6-12 bulan