PERTEMUAN-9 STRATEGI PROSES OLEH IR. INDRAWANI SINOEM, MS

PENGERTIAN Strategi proses atau strategi transformasi adalah sebuah pendekatan organisasi untuk mengubah sumberdaya menjadi barang dan jasa. Tujuan strategi proses : menemukan suatu cara memproduksi barang dan jasa yang memenuhi persyaratan dari pelanggan dan spesifikasi produk yg ada dlm batasan biaya dan manajerial lainnya.

Proses yang dipilih akan berdampak jangka panjang terhadap efisiensi dan pro-duksi serta fleksibelitas, biaya, dan kuali-tas barang yang diproduksi.

STRATEGI PROSES Empat strategi proses : 1. Fokus pada proses Sebuah fasilitas produksi yg diorganisasikan di sekitar proses bervolume rendah tetapi keraga-mannya tinggi. Contoh : - Pabrik : proses yg ada mungkin berupa departemen yg menangani pengelas- an, penghalusan, dan pengecatan.

- Kantor : proses yg ada dapat berupa bagian utang, penjualan, dan pembayaran. - Restoran : proses-proses tsb mungkin berupa bar, panggangan, dan toko roti. Fasilitas yg ada terfokus pada proses dlm hal peralatan, tataletak, dan pengawasannya. Metode menyediakan tingkat fleksibelitas produk yg tinggi seiring produk-produk berpindah sesaat diantara proses yang ada.

Setiap proses dirancang untuk melaksa-nakan beragam aktivitas dan mengha-dapi perubahan yg kerap muncul. Oleh karena itu, proses ini disebut juga : “proses sesaat” Fasilitas ini memiliki biaya variabel yg tinggi dengan pemakaian fasilitas yang sangat rendah, bahkan mencapai 5%. Kasus ini banyak terjadi di restoran, rumah sakit, dan toko mesin.

Pemakaian fasilitas yg sangat rendah tetapi dapat bekerja dengan baik dgn menggunakan peralatan komputer yg dikendalikan oleh komponen, dan peng-gantian peralatan, bahkan mengotoma-sikan penempatan bagian-bagian pada mesin dan pergerakan bahan baku dari mesin ke mesin.

2. Fakus Berulang : Proses produksi berulang yg mengguna-kan modul yang berorientasi pada produk. Modul adalah bagian atau komponen produk yg telah disiapkan sebelumnya, biasanya dalam proses kontinu. Lini proses berulang sama dgn lini perakitan fisik. Lini ini digunakan secara luas di hampir seluruh perakitan mobil dan peralatan rumah tangga, lebih terstruktur dan karenanya lebih tidak fleksibel dibandingkan suatu fasilitas yg terfokus pada proses.

3. Fokus pada produk : Fasilitas yg diorganisaikan di sekeliling produk, sebuah proses berorientasi produk bervolume tinggi, tetapi berkeragaman rendah. Fasilitas produksi disekeliling produk, maka proses ini juga disebut “proses kontinu”, sebab mempunyai lintasan produksi yg sangat panjang dan kontinu. Contoh : produk kaca, lembaran kertas, lembaran timah, bola lampu, bir, dan baut dibuat melalui proses kontinu.

Hanya dengan standarisasi dan pengen-dalian mutu yg efektiflah, perusahaan dapat memberikan fasilitas yg berfokus pada produk. Fasilitas dgn sifat khusus ini biasanya membutuhkan biaya tetap yang tinggi, namun fasilitas biaya variabel yang rendah dapat dihasilkan utilitas fasilitas yg tinggi.

4. Fokus kustomisasi massal : adalah produksi cepat dan murah yg me-memenuhi keinginan pelanggan yg unik dan selalu berubah. Kustomisasi massal memberikan kita ke-ragaman produk yg biasanya dapat disediakan oleh manufaktur bervolume rendah (fokus pada proses) dengan biaya seperti manufaktur bervolume tinggi dan standardisasi (fokus pada produk).

Bagaimanapun juga, mencapai tahap kustomisasi massal merupakan suatu tantangan yang membutuhkan peningkat-an kemampuan operasional. Membangun proses yang gesit yang memproduksi produk terkustomisasi secara cepat dan murah membutuhkan pemanfaatan sumberdaya organisasi serta imajinatif dan agresif. Kaitan antara logistik, produksi dan penjualan haruslah erat.

Kustomisasi massal berarti sebuah sistem dimana produk dibuat sesuai dgn pesanan (build-to-order). Build-to-order berarti memproduksi sesuai dengan pesanan pelanggan, bukan sesuai dengan peramalan pasar. Strategi untuk mendapatkan pesanan adalah suatu strategi yang sulit. Beberapa tantangan besar utk mendapat-kan pesanan (build-to-order), yaitu :

Desain produknya harus cepat dan imajinatif. Desain prosesnya haruslah cepat. Manajemen persediaan memerlukan pengen-dalian yang ketat. Jadwal yang ketat pada pemesanan dan bahan dari desain hingga pengiriman yang hanya dpt diimplimentasikan kepada karyawan yg penuh dedikasi. Mitra yang responsif pada rantai pasokan menghasilkan kerjasama yang efektif.

Beberapa keuntungan dalam kustomisasi massal dan build-to-order : 1. Perusahaan memperoleh pesanan dan tetap berjalan dgn memenuhi permintaan pasar. 2. Mengurangi pengeluaran besar pada organisasi yg ada (dari karyawan hingga gudang dan fasilitas) karena perkiraan penjualan yg tidak tepat.

Perbandingan Pilihan Proses Produksi Jika disesuaikan pada volume dan keragaman yang benar, setiap proses dapat mengahasilkan keunggulan biaya rendah. Sebagai contoh, biaya per unit akan lebih rendah dalam proses kontinu jika volumenya tinggi (dan utilitasnya tinggi). Walaupun demikian, tidak selalu digunakan proses yang kontinu (yang memiliki peralatan dan fasilitas khusus) karena akan menjadi terlalu mahal jika volume yang dibutuhkan adalah volume rendah atau fleksibilitas. Sebuah produk atau jasa yang bervolume rendah, unik dan sangat terdiferensiasi akan lebih ekonomis jika diproduksi dalam proses manufaktur yang berfokus pada proses.

Proses-proses Terfokus Fokus yang muncul bersama dengan spesialisasi menghasilkan efisiensi. Kunci bagi manajer operasional adalah melangkah menuju spesialisasi, berfokus pada produk, teknologi, pelanggan, proses, dan bakat yang dibutuhkan untuk sukses pada spesialisasi tersebut.

Mengubah Proses Sebagai contohnya, perubahan yang mungkin dibutuhkan adalah: pembelian, standar kualitas, peralatan tata letak, dan pelatihan. Jadi, memilih di mana kita akan beroperasi pada kontiniu strategi proses akan dapat menentukan strategi transformasi untuk periode yang panjang. Keputusan penentu ini harus dilakukan secara benar sejak awal.

Analisis dan Desain Proses Saat menganalisis dan merancang proses utk mengubah bahan baku menjadi barang dan jasa, terdapat pertanyaan-pertanyaan berikut: Apakah prosesnya dirancang untuk mencapai keunggulan bersaing dari segi diferensiasi, respons cepat, atau biaya rendah? Apakah prosesnya menghilangkan langkah-langkah yang tidak menambah nilai? Apakah prosesnya memaksimalkan nilai pelanggan sebagaimana dilihat oleh pelanggan? Apakah prosesnya akan mendatangkan banyak pesanan?

Sejumlah perangkat dapat membantu memahami kompleksitas dari desain proses dan perancangan ulang proses. Kelima perangkat tersebut ialah: Diagram Alir merupakan suatu skema atau gambaran dari perpindahan bahan, produk atau orang. Pemetaan Fungsi Waktu adalah sebuah diagram alir dengan tambahan waktu pada sumbu horizontalnya. Diagram ini kadang disebut sebagai pemetaan fungsi waktu (time-function mapping) atau pemetaan proses (process mapping). Jenis analisis ini memungkinkan pengguna untuk mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan dalam hal langkah tambahan, pengulangan dan keterlambatan yang tidak perlu.

Pemetaan Aliran Nilai adalah sebuah proses yang membantu manajer memahami bagaimana menambahkan nilai pada aliran bahan dan informasi mengenai keseluruhan proses produksi. Diagram Proses menggunakan simbol, waktu, dan jarak untuk mendapatkan cara yang objektif dan terstruktur untuk menganalisis dan mencatat berbagai aktivitas yang membentuk sebuah proses. Diagram ini memusatkan perhatian pada aktivitas penambahan nilai. Perencanaan Pelayanan Produk dengan tingkat pelayanan tinggi mungkin membutuhkan penggunaan teknik pemrosesan kelima. Perencanaan pelayanan (service blueprinting) merupakan teknik analisis proses yang memusatkan perhatian kepada pelanggan dan interaksi penyedia layanan dengan pelanggannya

Diagram alir merupakan cara yang tepat untuk menggambarkan keseluruhan proses dan mencoba untuk memahami sistem secara keseluruhan. Pemetaan fungsi waktu menambahkan ketepatan dan faktor waktu untuk analisis secara makro.  Pemetaan aliran nilai melingkup di luar organisasi langsung hingga pelanggan dan pemasok. Diagram proses dirancang untuk menyediakan pandangan proses secara lebih terperinci dengan menambahkan beberapa hal, seperti waktu untuk penambahan nilai ( value-added time), penundaan, jarak, penyimpanan, dan lainnya.

DESAIN PROSES PADA SEKTOR JASA Sebuah jasa pada dasarnya memerlukan adanya kebutuhan interaksi dengan pelanggan. Interaksi dengan pelanggan sering memberikan pengaruh buruk pada kinerja proses. Mengenali keinginan unik pelanggan cendrung menjadi malapetaka bagi sebuah proses. Semakin seorang manajer merancang prosesnya untuk me-menuhi persyaratan khusus, sebuah proses akan menjadi semakin efektif dan efisien.

Interaksi Pelanggan dan Desain Proses Empat kuadran pada Gambar berikut ini memberikan tinjauan yg lebih dlm tentang bagaimana manajer operasi merancang proses jasa untuk menemukan kombinasi terbaik antara interaksi pelanggan dengan kustomisasi terkait. Sepuluh keputusan operasi digunakan dengan penekanan yg berbeda-beda pada setiap kuadran. Contohnya :

Pada dua kuadran atas, yakni pelayanan umum dan jasa profesional dimana tingkat tenaga kerja yg dibutuhkan tinggi, kita mengharapkan manajer memusatkan per-hatian secara khusus pada SDM. Kuadran ini mengharuskan para manajer untuk menemukan cara mengatasi permasalahan unik dapat memuaskan pelanggan dan mendatangkan pesanan. Hal ini sering dilakukan dengan pelanggan yang bersifat sangat pribadi yg membutuhkan keterlibatan tenaga kerja yg tinggi sehingga terdapat pemilihan dan pelatihan SDM. Hal ini terjadi pada terutama pada kuadran jasa profesional.

Kuadran dengan kustomisasi yg rendah dapat : 1. Menstandardisasi atau membatasi tawaran pe- layanan seperti yg dilakukan restoran-restoran siap saji. 2. Membuat layanan otomatis seperti beberapa pe- rusahaan penerbangan yg melayani penjualan tiket dengan mesin. 3. Menghilangkan beberapa aspek pelayanan me- lalui otomatisasi, pembaruan dlm desain proses dan investasi modal mungkin dibutuhkan.

Karena umpan balik dari pelanggan sangat rendah pada kuadran dengan kustomisasi rendah, pengen-dalian yg ketat mungkin dibutuhkan untuk memper-tahankan standar kualitasnya. Operasi dengan intensitas tenaga kerja yg rendah menjadikan pembaruan teknologi dan penjadwalan proses merupakan suatu hal yg biasa.

Derajat Kustomisasi Rendah Tinggi Jasa Masal Jasa Profesional Pabrik Jasa Toko Jasa Bank Swasta Bank Komersial Jasa Hukum Umum Pialang Saham dengan layanan lengkap Tinggi Butik Toko Eceran Derajat Tenaga Kerja Klinik Hukum Pialang Saham dengan layanan terbatas RS Spesialis Gudang dan Toko Katalog Restoran Siap Saji Restoran Berkualitas RSU Rendah Jasa Penerbangan Jasa Penerbangan Murah

Berbagai Teknik untuk Meningkatkan Produktivitas Jasa Strategi Teknik Contoh Pemisahan Membuat struktur pelayanan sehingga pelanggan harus pergi ke tempat layanan ditawarkan Pelanggan bank datang ke manajer untuk membuka tabungan baru, ke petugas kredit untuk meminta pinjaman, dan ke kasir untuk menyetorkan uang. Swalayan Swalayan sehingga pelanggan melihat, membandingkan, dan menilai sendiri Supermarket dan departement store Penundaan Kustomisasi saat pengantaran Kustomisasi mobil van saat pengantaran, bukan saat produksi Fokus Membatasi hal-hal yang ditawarkan Menu yang terbatas pada restoran Modul Pilihan jasa yang modulerProduksi moduler Pilihan investasi dan asuransiModul paket makanan di restoran Penjadwalan Penjadwalan karyawan yang tepat Penjadwalan karyawan penjualan tiket dengan selang waktu 15 menit di maskapi penerbangan

Peluang untuk Meningkatkan Proses Jasa Tata Letak. Desain tata letak merupakan satu kesatuan  dalam banyak proses jasa, terutama  pada toko eceran, restoran, dan perbankan. Pada toko retail, tata letak tidak hanya memamerkan produk, tetapi juga mendidik pelanggan dan meningkatkan nilai produk. Karena tata letak merupakan satu kesatuan dari banyak jasa, penyajian tata letak yang baik menghasilkan peluang yang kontinu untuk mendatangkan pesanan.

Sumber Daya Manusia. Sebagai tambahan, tenaga kerja yang berkomitmen yang mempunyai fleksibelitas ketika jadwal dibuat dan dilatih-silang untuk mengisi kekosongan ketika suatu proses membutuhkan karyawan bukan penuh waktu, dapat berpengaruh sangat besar terhadap kinerja keseluruhan proses.

Pemilihan Peralatan dan Teknologi Yang paling penting dijadikan patokan adalah konsep Fleksibelitas  yaitu kemampuan untuk merespon dengan sedikit pengorbanan waktu, biaya, nilai konsumen. Hal ini dapat diartikan peralatan yang digunakan bersifat moduler dapat dipindahkann dan murah.

Teknologi Produksi 1. Teknologi Mesin 2. Automatic Identification Systems (AISs) dan RFID Pembuatan data secara digital dillakukan melalui komputerisasi diantaranya dengan AISs (Auutomatic Identification System) yang membantu memindahkan data menjadi bentuk elektronik yang mudah untuk dimanipulasi. RFID adalah rangkaian terintegrasi dengan antena kecilnya sendiri yang menggunakan gelombang radio untuk mengirimkan sinyal dalam jarak terbatas-beberapa yard. Kartu RFID ini 9kadang disebut rangkaian RFID) menyediakan identifikasi unik yang memungkinkan pelacakan dan pemonitoran bagian, palet, orang, dan hewan apa pun yang bergerak. RIFD tidak harus dalam jarak pandang  antara pembaca dan kartunya.

3. Pengendalian proses Pengendalian proses adalah penggunaan teknologi informasi untuk mengendalikan proses fisik. Contonya, digunakan untuk mengukur kelembaban dan ketebalan kertas ketika melewati sebuah mesin kertas dengan kecepatan ribuan kaki per menit. 4. Sistem Visi Sistem Visi adalah penggunaan kamera video dan teknologi dalam peran pemeriksaan.  Sebagai contoh, sistem visi digunakan untuk memeriksa kentang goreng sehingga cacat dapat dikenali saat kentang berada dalam lini produksi. 5. Robot

6. Automated Storage and Retrieval Systems (ASRSs) Adalah gudang yang dikendalikan computer yang menempatkan komponen secara otomatis dari dan menuju tempat tertentu dalam gudang. Sistem ini biasa digunakan dalam fasilitas distribusi perdagangan eceran, seperti Wal-Mart dan sistem ini juga digunakan di area persediaan dan pengujian dari perusahaan manufaktur. 7. Automated Guided Vehicle (AGVs) Adalah kereta yang dipandu dan dikendalikan secara elektronik yang digunakan untuk memindahkan bahan. AGV juga digunakan di perkantoran untuk mengantar makanan.

8. Flexible Manufacturing Systems (FMSs) Adalah sebuah system yang menggunakan sebuah sel kerja otomatis yang dikendalikan oleh sinyal elektronik dari sebuah computer induk. Kelebihan dari FMS: meningkatkan pemanfaatan modal, menurunkan biaya tenaga kerja langsung, mengurangi persediaan, kualitas menjadi konsisten. Kekurangan  FMS: terbatasnya kemampuan pada sebuah produk, perlu perencanaan dalam modal besar, dan membantu persyaratan peralatan dan alat bantu.

9.  Computer Integrated Manufacturing (CIM) Adalah sebuah sistem manufaktur dimana CAD, FMS, pengendalian persediaan, gudang danpengiriman dipadukan. Merupakan perluasan dari Flexible Manufacturing System (FMS). FMS dan CIM mengurangi perbedaan antara produksi dengan volume rendah variasi tinggi dengan produksi dengan volume tinggi variasi rendah. Teknologi informasi menjadikan FMS dan CIM mengatasi meningkatnya variasi yang bersamaan dengan meningkatnya volume.

Teknologi di Sektor Jasa Perkembangan teknologi yang cepat juga terjadi di sektor jasa, yang mana menyangkut peralatan diagnosa elektronik pada sebuah bengkel mobil, peralatan kesehatan, sampai peralatan yang digunakan di bandara dalam jasa penerbangan.

 Rekayasa Ulang Proses Rekayasa ulang (process reenginering) adalah proses pemikiran kembali dan mendisain ulang bisnis secara radikal untuk membawa peningkatan kinerja secara dahsyat. Hal ini dilakukan karena kedinamisan yang ada dimana konsumen, teknologi, maupun bauran produk berubah. Yang penting proses ini memusatkan perhatian pada perbaikan secara dasyat dalam hal biaya, waktu dan nilai konsumen.

Etika dan Proses-Proses Ramah Lingkungan Banyak perusahaan menemukan kesempatan dalam proses produksi yang dapat mengurangi dampak negatif pada lingkungan. Aktivitas-aktivitas ini meliputi pemusatan perhatian pada permasalahan seperti penggunaan sumber daya yang efisien, pemgurangan limbah produk sampingan, pengendalian buangan kendaraan, dan daur ulang.

Contoh Studi Kasus Kasus 1 Panasonic PT. Panasonic Gobel Indonesia melancarkan dua strategi jitu menuju perusahaan ramah lingkungan pada 2018 yaitu inovasi teknologi ramah lingkungan dan inovasi bisnis ramah lingkungan. Inovasi teknologi ramah lingkungan seperti meluncurkan produk-produk elektronik dengan menggunakan materi daur ulang dan teknologi terbaru Panasonic untuk menekan emisi CO2. Inovasi bisnis ramah lingkungan yaitu mengurangi berbagai hal yang merugikan lingkungan seperti mengimplementasikan produksi daur ulang dan meminimalisir sampah.

Panasonic juga menyemat beberapa fitur mutakhir seperti teknologi Inverter, Econavi dan Nanoe-G pada produk-produknya yaitu AC, kulkas dan mesin cuci. Teknologi Inverter mampu mengurangi konsumsi listrik bila adanya aktivitas pendinginan yang berlebih dan terlalu lama sehingga memastikan pencegahan pemborosan listrik dan menghindari konsumsi energi. Fitur Nanoe-G mengeluarkan ion-ion melalui AC untuk melumpuhkan virus dan bakteri yang bersarang di perangkat rumah.

Kasus 2 Samsung Samsung lebih memilih untuk memciptakan produk-produk high-end yang tentu saja menawarkan stylish best-practice products. Produk-produk tersebut antara lain : DRAM, SRAM, Flash memory, CDMA mobile phones, TFT-LCDs, Computer monitors, Big-screen TVs, VCRs, DVD players, MP3 players, Microwave ovens, dan lain-lain. Samsung lebih menekankan pada kualitas produk, sehingga penentuan harga ditetapkan berdasarkan pada tingkat kualitas masing-masing produk tersebut.

Samsung bertujuan untuk menaikkan harga dan profit margin dengan menjual produk-produk yang berkualitas tinggi, tidak hanya ditekankan pada teknologi baru, tapi juga desain. Ini membutuhkan strategi inovasi yang dapat menghasilkan produk-produk yang baru dan menarik. Oleh karena itu, diversifikasi produk membuat Samsung menjadi berbeda dari kompetitornya sehingga Samsung dapat masuk dalam setiap kategori elektronik. Diversivikasi memungkinkan Samsung ikut bermain di siklus chip yang juga dipakai oleh beberapa produsen elektronik lainnya. Dengan strategi memposisikan produk yang terperinci, maka Samsung akan semakin mudah untuk memasarkan kepada segmen yang tepat.