Manajemen Waktu Proyek

Definisi Manajemen waktu proyek, adalah tahapan mendefinisikan proses-proses yang perlu dilakukan selama proyek berlangsung berkaitan dengan penjaminan agar proyek dapat berjalan tepat waktu dengan tetap memperhatikan keterbatasan biaya serta penjagaan kualitas produk/servis/hasil unik dari proyek

Tahapan Manajemen Waktu Proyek (1) Definisi aktivitas Identifikasi jadwal aktivitas yang harus dilakukan secara spesifik untuk memproduksi hasil-hasil proyek Pengurutan aktivitas Identifikasi dan mendokumentasikan keterkaitan antar satu aktivitas dengan aktivitas lainnya Estimasi kebutuhan aktivitas Estimasi jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas yang sudah terjadwal SE 3773- MPTI- IMD/Manajemen Waktu 4/10/2017

Tahapan Manajemen Waktu Proyek (2) Estimasi durasi aktivitas Estimasi perioda yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dari setiap aktivitas Membangun jadwal Menganalisis urutan aktivitas,durasinya, sumber daya yang dibutuhkan dan tantangan pemenuhan jadwal sampai terbentuknya jadwal pelaksanaan proyek Mengendalikan jadwal Mengendalikan perubahan jadwal proyek SE 3773 - MPTI- IMD/Manajemen Waktu 4/10/2017

Tinjauan Umum Manajemen Waktu Proyek

Daftar Aktivitas (Activity List) Dibuat berdasarkan WBS dan WBS Dictionary Project Deliverables,hambatan dan asumsi yang tertera dalam scope statement juga menjadi bahan pertimbangan ketika membangun Activity List Sebaiknya dibuat berdasarkan standar/template activity list yang telah biasa digunakan oleh organisasi yang bersangkutan

SE 3773 - MPTI- IMD/Manajemen Waktu Atribut Aktivitas Informasi yang terkandung dalam atribut aktivitas, antara lain : Identitas aktivitas, kode aktivitas, deskripsi aktivitas, aktivitas pendahulunya, aktivitas yang mengikutinya, relasi logis antar aktivitas, hal yang mempercepat dan yang mungkin memperlambat aktivitas, sumber daya yang dibutuhkan, tantangan dan hambatan serta asumsi Orang yang bertanggungjawab mengeksekusi suatu pekerjaan Area geografis atau tempat pekerjaan harus dilakukan Tipe aktivitas, misalnya apakah suatu aktivitas harus dikerjaan dengan pembagian dan bertahap atau merupakan satu kesatuan pekerjaan yang dapat berdiri sendiri SE 3773 - MPTI- IMD/Manajemen Waktu 4/10/2017

SE 3773 - MPTI- IMD/Manajemen Waktu Milestone List Daftar peristiwa yang menjadi penanda selesainya suatu pekerjaan, misalnya tanggal, produk yang dihasilkan, laporan, dsb Berguna dalam monitoring kemajuan proyek SE 3773 - MPTI- IMD/Manajemen Waktu 4/10/2017

SE 3773 - MPTI- IMD/Manajemen Waktu Urutan Aktivitas Dapat digambarkan dengan berbagai diagram, antara lain : PDM (precedence diagramming method) ADM (arrow diagramming method) Penentuan sifat ketergantungan Menerapkan lead (kegiatan dimulai sebelum prasyarat selesai) dan lag (kegiatan harus menunggu beberapa waktu setelah prasyaratnya selesai) SE 3773 - MPTI- IMD/Manajemen Waktu 4/10/2017

Contoh AOA (Activity on Arrow) Network Diagram utk Proyek X SE 3773 - MPTI- IMD/Manajemen Waktu 4/10/2017

Arrow Diagramming Method (ADM) Disebut juga activity-on-arrow (AOA) project network diagrams Aktivitas direpresentasikan sebagai tanda panah Node atau lingkaran sebagai penanda awal dan akhir sebuah aktivitas Hanya dapat menunjukkan ketergantungan dari awal ke akhir SE 3773 - MPTI- IMD/Manajemen Waktu 4/10/2017

A D M ARROW DIAGRAMMING METHOD Disebut juga AOA = activities on arrow, kegiatan digambarkan dengan anak panah n1 dan n2 adalah nomor simpul (node); n1 < n2 d = durasi kegiatan n1 n2 Nama kegiatan d Kegiatan semu (bukan kegiatan yang sebenarnya) digambarkan untuk keperluan menunjukkan prasyarat; durasinya = 0 n1 n2

4 C D 9 5 5 7 F 2 2 A 8 E 6 B 1 3 20 4 Lintasan (jalur) kritis: A E Masa proyek = 8 + 20 = 28 Lintasan A C D F maupun B E tidak kritis karena waktunya kurang dari 28

SOAL Diketahui proyek dengan kegiatan seperti pada tabel. Buatlah : Gantt chart Diagram jaringan dg ADM Diagram jaringan dg PDM Tentukan lintasan kritisnya Berapa waktu tersingkat untuk melaksanakan proyek? KEGIATAN DURASI PRA-SYARAT A 3 - B 10 C 6 D 8 E 7 C,D F 5

Gantt chart A 3 - B 10 C 6 8 E 7 C,D F 5 5 10 15 20 25 A KEG D PRASYR 5 10 15 20 25 A KEG D PRASYR A 3 - B 10 C 6 8 E 7 C,D F 5 B C D E F

Diagram jaringan dengan ADM C 2 5 6 A E 7 3 1 6 B F 10 5 KEG D PRASYR A 3 - B 10 C 6 8 E 7 C,D F 5 D 3 4 8

Diagram jaringan dengan PDM 3 9 12 B 10 C 6 18 D 8 E 7 25 F 5 20 23 KEG D PRASYR A 3 - B 10 C 6 8 E 7 C,D F 5 Tinjauan berbagai lintasan: ACE= 3+6+7= 16 BDE= 10+8+7= 25 BDF= 10+8+5= 23 Lintasan kritis = B D E (lintasan terlama) Proyek paling cepat selesai dalam 10+8+7 = 25 minggu

Studi Kasus 2 Diketahui proyek dengan kegiatan seperti pada tabel. Buatlah : Gantt chart Diagram jaringan dg ADM Diagram jaringan dg PDM Tentukan lintasan kritisnya Berapa waktu tersingkat untuk melaksanakan proyek? Kegiatan Durasi Prasyarat A 6 - B 7 C 4 D 9 E 10 F 5 G 3 H B, E I 8 J D, H, F K

1. 25% 2. 25% 3. kasus a. 10% b. c. d. f.

Proses membuat Diagram AOA Tentukan semua aktivitas yang berawal di node 1. Gambarkan node akhirnya dan tanda panah yang menghubungkan node 1 dengan node-node akhirnya. Tulis huruf atau nama aktivitas disertai estimasi durasi yang dibutuhkan pada tanda panah yang berkaitan. Lanjutkan menggambar network diagram, dengan cara menggambarkannya dari kiri ke kanan. Perhatikan node-node yang diikuti oleh 2 atau lebih aktivitas, atau sebaliknya 1 node yang didahului oleh 2 atau lebih aktivitas, jika perlu digabung atau dipisahkan. Diagram terus digambar hingga semua aktivitas tercantum pada diagram, termasuk keterkaitan/ketergantungan satu aktivitas dengan aktivitas lainnya. Perhatikan aturan : semua tanda panah harus mengarah dari kiri ke kanan, dan tidak ada tanda panah yang saling berpotongan.

Precedence Diagramming Method (PDM) Aktivitas direpresentasikan oleh kotak-kotak Tanda panah menunjukkan relasi antar aktivitas Lebih populer dibandingkan ADM dan banyak digunakan dalam manajemen proyek perangkat Lebih baik dalam memperlihatkan berbagai tipe ketergantungan.

Task Dependency Types

Contoh PDM Network Diagram

Estimasi Durasi Aktivitas Setelah mendefinisikan aktivitas serta urutannya, langkah selanjutnya dalam manajemen adalah mengestimasi durasi yang dibutuhkan oleh aktivitas-aktivitas tsb. Durasi adalah jumlah aktual waktu yang dibutuhkan untuk bekerja ditambah dengan waktu Effort adalah jumlah hari atau jumlah jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Orang yang melakukan/bertanggung jawab dengan sebuah aktivitas/pekerjaan sebaikanya turut serta dalam mengestimasi durasi aktivitas, sedang para ahli memberi masukan dan mengevaluasi hasilnya.

Membangun Jadwal Gunakanlah hasil proses manajemen waktu sebelumnya untuk membangun jadwal. Sehingga lebih mudah dalam menentukan tanggal awal dan tanggal akhir dari sebuah aktivitas. Tujuan utama dari proses ini adalah membangun jadwal yang realistis sebagai dasar dalam memonitor kemajuan proyek berkaitan dengan keterbatasan waktu. Alat yang dapat digunakan antara lain : Gantt Charts, PERT analysis, critical path analysis, dan critical chain scheduling

Gantt Charts Gantt charts menampilkan jadwal proyek dengan format standar, yaitu dengan menampilkan daftar aktivitas beserta tanggal awal dan akhirnya dalam format kalender. Simbol-simbolnya : A black diamond: milestones or significant events on a project with zero duration Thick black bars: summary tasks Lighter horizontal bars: tasks Arrows: dependencies between tasks

Gantt Chart for Project X

Contoh Gantt Chart untuk Proyek Perangkat Lunak

Milestones Milestones adalah peristiwa penanda yang mempunyai durasi nol Kriteria SMART dalam membuat milestones, yaitu : Specific Measurable Assignable Realistic Time-framed

Contoh Tracking Gantt Chart

Alat Bantu Membangun Jadwal Gantt Charts PERT analysis Membangun Jadwal critical path analysis critical chain scheduling

Program Evaluation and Review Technique (PERT) PERT teknik analisis network diagram yang dapat digunakan untuk mengestimasi durasi proyek dimana terdapat ketidakpastian yang tinggi mengenai estimasi durasi aktivitas individual PERT menggunakan estimasi probabilitas waktu yang digunakan berdasarkan estimasi durasi aktivitas optimistic, most likely, and pessimistic.

Formula dan Contoh PERT PERT weighted average formula: optimistic time + 4X most likely time + pessimistic time 6 Example: PERT weighted average = 8 workdays + 4 X 10 workdays + 24 workdays = 12 days 6 where 8 = optimistic time, 10 = most likely time, and 24 = pessimistic time

Critical Path Method (CPM) CPM adalah teknik menganalisis jaringan kegiatan/aktivitas-aktivitas ketika menjalanlankan proyek dalam rangka memprediksi durasi total Critical path sebuah proyek adalah deretan aktivitas yang menentukan waktu tercepat yang mungkin agar proyek dapat diselesaikan Critical path adalah jalur terpanjang dalam network diagram dan mempunyai kesalahan paling sedikit

Cara menentukan Critical Path Buatlah network diagram yang baik Tambahkan durasi untuk tiap aktivitas pada setiah jalur yang ada pada diagram tersebut. Jalur terpanjang adalah critical path

Contoh Asumsi : satuan waktu adalah hari Ada berapa jalur dalam network diagram Berapa lama setiap jalur harus dilalui? c. Tentukanlah critical path? d. Berpa lama waktu terpendek untuk dapat menyelesaikan proyek ini? Dua jalur ABCE = 10 ABDF = 16

Contoh 2

Issue dalam Critical Path Jika satu atau lebih aktivitas dalam critical path dilakukan lebih lama dari yang direncanakan, maka seluruh jadwal proyek akan berubah kecuali segera diambil tindakan korektif Misconceptions: critical path bukanlah critical activities Dalam sebuah diagram dapat saja terdapat lebih dari satu critical path critical path dapat mengubah kemajuan proyek

Analisis Critical Path dalam membangun Jadwal Proyek Dengan mengetahui critical path dapat digunakan dalam mempertimbangkan jadwal yang terbaik yang mungkin digunakan Free slack or free float adalah jumlah waktu yang dapat ditunda tanpa membuat penundaan waktu awal tercepat dari aktivitas yang mengikuti suatu aktivitas. Total slack or total float adalah jumlah waktu tunda sebuah aktivitas tanggal awal tercepatnya tanpa mengakibatkan penundaan tanggal akhir proyek yang telah direncanakan. A forward pass network diagram menunjukkan tanggal tercepat dimulainya dan berakhirnya proyek, sedang backward pass menunjukkan tanggal paling terlambat dimulainya dan berakhirnya proyek

Menghitung Early and Late Start and Finish Dates

Project 2002 Schedule Table View Showing Free and Total Slack

Mengendalikan perubahan Jadwal Proyek Lakukan pemeriksaan jadwal secara teratur Jangan berpikir bahwa setiap orang dapat bekerja dengan kapasitas 100% setiap saat Lakukan rapat yang menyatakan kemajuan proyek dengan stakeholders dan nyatakanlah keadaan dengan jelas dan jujur dalam mengkomunikasikan isu-isu yang berkaitan dengan jadwal

Contoh

Jaringan Kerja

Forward Pass

Backward Pass

Slack/Float

Kesimpulan Kegiatan Kritis : A, F, I, J Jalur Kritis : 1-6-11-14-15

Menentukan waktu penyelesaian E (earliest event occurrence time) Saat tercepat terjadinya suatu peristiwa L (latest event occurrence time) Saat paling lambat yang masih diperbolehkan bagi suatu peristiwa terjadi ES (earliest activity start time) Waktu mulai paling awal suatu kegiatan. Bila waktu mulai dinyatakan dalam jam maka waktu ini adalah jam paling awal kegiatan dimulai EF (earliest activity finish time) LS (latest activity start time) LF (latest activity finish time) t (activity duration time)

Cara perhitungan Dalam menentukan waktu penyelesaian terdiri dari 2 tahap, yaitu : Perhitungan Maju (forward computation) untuk menghitung waktu penyelesaian tercepat suatu kegiatan (EF), waktu tercepat terjadinya suatu kegiatan (ES) dan saat paling cepat dimulainya suatu peristiwa (E), dimulai dari Start (initial event) menuju Finish (terminal event). Perhitungan Mundur (backward computation) untuk mengidentifikasi waktu penyelesaian paling lambat suatu kegiatan (LF), waktu paling lambat terjadinya suatu kegiatan (LS) dan saat paling lambat dimulainya suatu peristiwa (E), dimulai dari Finish (terminal event) menuju Start (initial event).

Apabila kedua perhitungan tersebut telah selesai, maka dapat diperoleh nilai Slack atau Float yang merupakan sejumlah kelonggaran waktu dan elastisitas dalam sebuah jaringan kerja. Terdapat 2 macam jenis Slack, yaitu Total Slack dan Free Slack Untuk melakukan perhitungan maju dan mundur maka lingkaran atau event dibagi menjadi 3 bagian, yaitu :

Ilustrasi 1 3 B=5 D=6 A=2 F=3 1 2 5 6 C=3 4 E=4

Perhitungan Maju Aturan Pertama Kecuali kegiatan awal, maka suatu kegiatan baru dapat dimulai bila kegiatan yang mendahuluinya (predecessor) telah selesai. E(1) = 0 Aturan kedua Waktu selesai paling awal suatu kegiatan sama dengan waktu mulai paling awal, ditambah dengan kurun waktu kegiatan yang mendahuluinya. Maka: EF(i-j) = ES(i-j) + t (i-j) EF(1-2) = ES(1-2) + D = 0 + 2 = 2 EF(2-3) = ES(2-3) + D = 2 + 5 = 7 EF(2-4) = ES(2-4) + D = 2 + 3 = 5 EF(3-5) = ES(3-5) + D = 7 + 6 = 13 EF(4-5) = ES(4-5) + D = 5 + 4 = 9

Aturan ketiga Bila suatu kejadian memiliki dua atau lebih kegiatan-kegiatan terdahulu yang menggabung, maka waktu mulai paling awal (ES) kegiatan tersebut adalah sama dengan waktu selesai paling awal (ES) yant terbesar dari kegiatan terdahulu. Misalnya: Bila EF (c) > EF(b) > EF(a), maka ES(d) = EF(c) Maka EF(5-6) = EF(4-5) + D = 13 + 3 = 16 a b c d

Tabel Hasil Perhitungan Maju untuk mendapatkan EF 4Kegiatan Kurun waktu (hari) t Paling Awal i j Mulai (ES) Selesai (EF) 1 2 3 5 7 4 6 13 9 16

Perhitungan Mundur Aturan keempat Waktu mulai paling akhir suatu kegiatan sama dengan waktu selesai paling akhir dikurang waktu berlangsungnya kegiatan yang bersangkutan. Maka: LS(i-j) = LF(i-j) - t LS(5-6) = LF (5-6) - D = 16 - 3 = 13 LS(4-5) = LF (4-5) - D = 13 - 4 = 9 LS(3-5) = LF (3-5) - D = 13 - 63 =7 LS(2-4) = LF (2-4) - D = 9 - 3 = 6 LS(2-3) = LF (2-3) - D = 7 - 5 = 2

Jika LS(b) < LS(c) < LS(d), maka LF(a) = LS(b) Aturan kelima Apabila suatu kegiatan terpecah menjadi dua kegiatan atau lebih, maka waktu paling akhir (LF) kegiatan tersebut sama dengan waktu mulai paling akhir (LS) kegiatan berikutnya yang kecil. Jika LS(b) < LS(c) < LS(d), maka LF(a) = LS(b) Sehingga: LF(1-2) = LS(2-3) = 2 dan LS(1-2) = EF(1-2) –D = 2-2 = 0 a b c d

Tabel Hasil Perhitungan Mundur untuk mendapatkan LF 4Kegiatan Kurun waktu (hari) t Paling Awal Paling Akhir Total Slack (TS) i j Mulai (ES) Selesai (EF) Mulai (LS) Selesai (LF) 1 2 3 5 7 4 6 9 13 16

Perhitungan Slack atau Float Aturan Keenam Slack Time atau Total Slack (TS) = LS – ES atau LF - EF Kegiatan Kurun waktu (hari) t Paling Awal Paling Akhir i j Mulai (ES) Selesai (EF) Mulai (LS) Selesai (LF) 1 2 3 5 7 4 6 9 13 16