MANAJEMEN RANTAI PASOKAN ( SUPPLY CHAIN MANAGEMENT) PERTEMUAN KE-2 Rahmi Aryanti, SE, ME

Dalam Manufactur, 50 – 80 persen biaya terkait rantai pasokan, sehingga jika rantai pasokan tidak baik, organisasi tidak akan sanggup mengahadapi tujuan global Apa itu Manajemen Rantai Pasokan ? Manajemen berbagai aktivitas pengadaan bahan dan pelayanan, pengubahan menjadi barang setengah jadi dan produk akhir, serta pengiriman produk melalui suatu sistem distribusi. Rantai Pasokan melibatkan semua interaksi antara Pemasok, Distributor,Pelanggan. Rantainya meliputi transportasi, informasi penjadwalan, transfer uang tunai dan kredit, serta perpindahan ide, desain dan bahan. Karena porsi pendapatan untuk rantai pasokan begitu besar, strategi yang efektif sangat penting. Rantai Pasokan memberikan peluang besar untuk mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan.

Apa yang dibahas dalam Manajemen Rantai Pasokan? Fasilitas yang dibutuhkan adalah: Pabrik-pabrik berat (mobil, baja, kimia), Industri ringan (peralatan komponen-komponen kecil pabrik), Gudang-gudang, Pusat-pusat Distribusi, Pusat-pusat Jasa, Operasi-operasi Ritel (kedekatan dengan konsumen). Aktivitas Distribusi, dengan tujuan : kecepatan, lokasi dekat dengan pasar, menggunakan EDI untuk mempercepat arus informasi dan dapat melakukan outsource distribusi Internasional,seperti: angkutan kereta api, truk, angkutan air, angkutan udara, jalur pipa, komputer, surat, telepon. Fungsi-fungsi, yang dilakukan adalah : Perkiraan Permintaan, dalam Manajemen Rantai Pasokan perkiraan konsumen harus diketahui dan harus pasti, sehingga manajemen rantai pasokan akan efektif. Menyeleksi Pemasok, merupakan kegiatan awal yang krusial dan menentukan keberhasilan. Pemasok yang dipakai haruslah yang dipercaya. Lakukan Pemesanan Bahan Baku, berdasarkan perkiraan permintaan. Pengendalian Persediaan, supaya tidak terjadi pemborosan anggaran keuangan dan biaya produksi sehingga pengadaan persediaan optimal. Penjadwalan Produksi, setelah bahan baku dipesan lakukan penjadwalan produksi, lihat kondisi mesin. Pengapalan dan Pengiriman Manajemen Informasi, informasi yang dikumpulkan harus benar Manajemen Mutu, mutu bahan baku yang diperoleh dari pemasok harus sama dengan mutu yang tercantum dalam surat pembelian. Pelayanan Konsumen, yang tergambar dari berapa banyak barang yang sebenarnya dibutuhkan oleh konsumen. Produsen akan memproduksi sebanyak apa yang diinginkan konsumen, sehingga kebutuhan konsumen terpenuhi.

Apa yang perlu diperhatikan dalam Manajemen Rantai Pasokan ? Dalam merancang Manajemen Rantai Pasokan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan: Isu-isu strategis Bgm menerapkan prinsip-prinsip manajemen mutu (fokus pelanggan, perbaikan terus-menerus dan pemberdayaan karyawan). Bgm melakukan Branchmarking terhadap input, proses, output. Bgm bekerja dengan pemasok dan konsumen dalam mencapai goal. Bgm mengendalikan persediaan. Jadi, dalam merancang Manajemen Rantai Pasokan diperlukan Sumber Daya Manusia yang menguasai IT secara keseluruhan.

Kunci Keberhasilan Manajemen Rantai Pasokan ? Yang pasti ukuran Manajemen Rantai Pasokan adalah Efisien dan Efektivitas Konsep Mgt Rantai Pasokan : Internal dan Eksternal. Dalam membandingkan internal dan eksternal dilakukan brenchmarking, sehingga pihak manajemen dapat mengukur sampai sejauh mana efisiensi operasi perusahaan bila dibandingkan perusahaan sejenis. Keberhasilan Manajemen Rantai Pasokan ini juga dilihat dengan pendekatan ROI. Bila pengembalian investasi lebih cepat itu akan lebih baik. Ada 4 Faktor Kunci Keberhasilan Manajemen Rantai Pasokan: Merupakan kegiatan Cross Functional (internal). Akibatnya Mgt.Rantai Pasokan merupakan urusan semua orang, baik orang produksi, keuangan dll. Secara Eksternal: Perusahaan,Pemasok, Grosir, Pengecer adalah mitra, perlu memiliki Strategic Alliance. Menggunakan IT base System mutlak adanya Manajemen Rantai Pasokan selalu berkembang, perlu Continuous Improvement.

Ada 5 Strategi Rantai Pasokan : 1. Banyak Pemasok Dengan strategi ini, para pemasok menanggapi permintaan dan spesifikasi “permintaan penawaran” dengan pesanan yang akan jatuh ke pihak yang memberikan penawaran rendah. 2. Sedikit Pemasok Strategi ini mengimplikasikan bahwa untuk mendapatkan harga/biaya yang rendah diperlukan hubungan kemitraan yang baik dan kondusif sehingga dalam jangka panjang akan terbentuk loyalitas bisnis antara kedua belah pihak. 3. Integrasi Vertikal Pembelian bahan baku dapat diperluas untuk membentuk integrasi vertikal yaitu mengembangkan kemampuan untuk memproduksi barang/jasa yang sebelumnya dibeli dari pemasok atau membeli perusahaan pemasok/distributor. 4. Jaringan Keiretsu Membuat pemasok menjadi bagian dari koalisi yang menunjukkan rantai afiliasi dalam hubungan jangka panjang. Dalam Kairetsu ada kaitan antara pabrikan, pemasok, distributor, dan kreditor yang merupakan mitra bisnis. 5. Perusahaan Maya (Virtual Company) Pemanfaatan pemasok “nonformal” yang bersifat individual maupun kelompok kecil yang efisien telah memberikan dampak positif bagi peningkatan efisiensi dalam biaya pembelian bahan.

MENGELOLA RANTAI PASOKAN Tujuan : Memaksimalkan nilai dan meminimalkan pemborosan Berarti : Merencanakan, mengorganisasikan, meng-arahkan, dan mengontrol arus barang dari pemasok ke konsumen, kegiatan manajemen ini dimulai dari mengelola bahan baku  operasi internal  distribusi barang jadi. Sukses Mengelola Rantai Pasokan: Adanya kesepakatan atas tujuan bersama. Adanya Kepercayaan, pemasok harus diperlakukan sebagai perpanjangan tangan dari perusahaan. Budaya organisasi yang sesuai, adanya hubungan positif diantara organisasi pembeli dan pemasok baik formal maupun informal dengan tujuan memuaskan pelanggannya dengan mengambil keuntungan.

PERMASALAHAN DALAM RANTAI PASOKAN YANG TERINTEGRASI Terdapat 3 permasalahan yang membuat pengembangan rantai pasokan yang efisien dan terintegrasi menjadi rumit, yaitu : Optimasi lokal, Insentif, Lot besar. 1. Optimasi Lokal Maksudnya para anggota rantai pasokan harus memusatkan perhatian pada memaksimalkan keuntungan lokal/meminimalkan biaya langsung. Bila terjadi sedikit kenaikan demand, biasanya diatasi secara berlebihan karena dikhawatirkan jangan sampai terjadi stock out. Demikian juga, bila terjadi sedikit penurunan demand biasanya diatasi secara berlebihan pula karena tidak ada yang ingin memiliki persediaan yang berlebihan. 2. Insentif Insentif penjualan, potongan harga kuantitas, kuota dan promosi. Hal ini dilakukan pada penjualan yang belum terjadi 3. Lot Besar Dengan Lot besar akan menurunkan biaya pengiriman dan produksi per unit, tetapi gagal menunjukkan penjualan nyata dan meningkatkan biaya penimbunan.

Jadi, sebuah sistem pasokan agar berfungsi dengan baik perlu didasarkan pada informasi yang akurat mengenai banyaknya produk yang sebenarnya sedang ditarik melalui rantai tersebut. Bila informasi tidak akurat akan mengakibatkan munculnya efek bullwhip yaitu informasi yang tidak akurat dilakukan secara tidak sengaja dan mengakibatkan penyimpangan dan fluktuasi dalam rantai pasokan. Efek bullwhip dalam ratai pasokan mengakibatkan meningkatnya biaya persediaan, transportasi, pengiriman, dan penerimaan, dan akhirnya menurunkan keuntungan dan pelayanan bagi pelanggan. PELUANG UNTUK MENGURANGI EFEK BULLWHIP DALAM RANTAI PASOKAN 1. Data “tarikan” yang akurat Diperlukan adanya pengelolaan data “tarikan” yang akurat dari masing-masing rantai pasokan yang terintegrasi satu sama lainnya. Untuk menunjang pengelolaan ini biasanya diterapkannya informasi point of sales (POS) sehingga setiap anggota rantai pasokan dapat melakukan penjadwalan secara efektif yang didukung oleh komputerisasi sistim pemesanan (computer assisted ordering / CAO). Data penjualan yang dihimpun melalui sistim POS disesuaikan dengan faktor-faktor pasar, persediaan yang ada, dan sisa pesanan, selanjutnya hasil oleh data tsb dikirim secara langsung kepada pemasok yang bertanggung jawab menjaga persediaan barang.

2. Pengurangan ukuran lot Yaitu mengurangi ukuran lot dengan cara: Membuat pengiriman ekonomis yang kurang dari muatan truk. Menyediakan potongan harga berdasarkan total volume tahunan. Mengurangi ongkos pemesanan melalui teknik tertentu seperti pesanan tetap (standing order) dan berbagai pembelian secara elektronik. 3. Kontrol pengisian ulang satu tahap Yaitu dengan cara menunjuk satu anggota dalam rantai pasokan (bisa pedagang eceran atau distributor atau produsen) sebagai penanggung jawab untuk mengawasi dan mengatur persediaan dalam rantai pasokan berdasarkan tarikan dari pelanggan. 4. Persediaan yang dikelola vendor Yaitu menggunakan pemasok lokal (biasanya distributor) sebagai vendor untuk menjaga persediaan bagi produsen atau pedagang eceran. Vendor langsung mengirimkan barang ke bagian pembelian dan bukan ke tempat penerimaan barang atau gudang. Jika vendor dapat menjaga persediaan barang untuk berbagai pelanggan, maka akan terdapat penghematan.

5. Blanko order Merupakan sebuah kontrak untuk membeli barang tertentu dari vendor dan bukan suatu otorisasi untuk mengirim barang apa pun. Pengiriman barang akan dilakukan setelah diterima sebuah dokumen tertentu sebagai bentuk surat perintah pengiriman barang. Dengan adanya blanko order dapat diketahui lebih dini berapa besar persediaan yang harus disediakan untuk masing-masing rantai pemasok. 6. Standardisasi Yaitu departemen pembelian harus melakukan upaya khusus untuk menaikan tingkat standardisasi barang yang akan dibeli. Dengan standardisasi ini dapat diketahui jumlah komponen yang diperlukan dan karakteristik lain dari produk yang akan disesuaikan dengan permintaan pelanggan sehingga barang yang dibutuhkan konsumen/pelanggan sesuai dengan permintaan mereka. 7. Penangguhan Yaitu melakukan tindakan penundaan terhadap upaya modifikasi maupun bentuk penyesuaian produk lainnya selama mungkin. Ini dimaksudkan agar keaslian (generik) produk tetap terjaga terutama pada komponen internal produk. Sedangkan pada ekternal produk seperti kemasan, dan asesoris lainnya serta dokumentasi dapat dilakukan perubahan/modifikasi sehingga produsen dapat menantisipasi permintaan yang berubah.

8. Drop shipping dan kemasan khusus Drop shipping merupakan bentuk pelayanan lansung ke konsumen yaitu barang langsung dikirim ke konsumen sehingga dapat menghemat waktu dan biaya pengiriman. Penggunaan kemasan khusus dimaksudkan untuk mengantisipasi terjadinya kekeliruan dalam proses pengiriman dan akhirnya dapat mengurangi biaya penanganan. 9. Fasilitas pass trought Yaitu menciptakan sebuah fasilitas (vendor logistik) yang berfungsi sebagai pusat persediaan dan pengiriman. Dengan dukungan teknologi dan sistim yang otomatis untuk mengirimkan pesanan maka pelayanan permintaan dapat di lakukan secara cepat tanpa terikat oleh waktu (pelayanan siang-malam). 10. Perakitan saluran Yaitu produsen menunjuk salah satu rantai pasokan (biasanya distributor) untuk melakukan kegiatan pemasangan, pengujian dan pengiriman produk kepada pelanggan terutama pada jenis produk yang cepat mengalami perubahan seperti PC dan Hp. Dengan perlakuan ini persediaan barang dapat dikurangi sehingga biaya penyimpanan menjadi minim.

E-PROCUREMENT Yaitu bentuk pelayanan pembelian dengan menggunakan jaringan internet. Hal ini bertujuan untuk mempercepat pembelian, mengurangi biaya, dan mengintegrasikan rantai pasokan sehingga meningkatkan keunggulan bersaing sebuah organisasi. Pemesanan Elektronik dan Pemindahan Dana, merupakan pendekatan tradisionil untuk mempercepat transaksi serta mengurangi pekerjaan administrasi. Transaksi antara perusahaan sering menggunakan menggunakan pertukaran data elektronik atau yang dikenal dengan EDI (Electronic Data Interchange). Katalog Online, merupakan bentuk penyediaan informasi terkini tentang produk dalam bentuk elektronik. Di dalamnya mendukung perbandingan biaya dan efisien baik pembeli maupun penjual. Jenis katalog online: Katalog yang disediakan oleh vendor. Katalog yang disediakan oleh perantara. Katalog yang disediakan oleh pembeli. Lelang, merupakan situs lelang online yang dibuat dan dijalankan oleh penjual, pembeli ataupun perantara. Biasanya hal ini dibuat dengan tujuan untuk “membuang” bahan/produk yang berlebih dan persediaan yang sudah lama atau berlebih.

Permintaan Penawaran Harga (RFQ-request for quotes), merupakan bentuk penyediaan pemintaan barang melalui media online, hal ini bertujuan untuk mempercepat proses permintaan dan penghematan biaya yang terjadi. Pelacakan Persediaan secara langsung, merupakan bentuk pelacakan persediaan dengan menggunakan barcode dan internet untuk dapat masuk ke situs Web dan mencari di mana tepatnya kendaraan yang mereka pesan berada dalam sistim distribusi, dan sebaliknya pelanggan dapat mengetahui di mana mobil mereka berada dan kapan dapat diambil. PEMILIHAN VENDOR Pemilihan vendor mempertimbangkan banyak faktor, yaitu: Kesesuaian strategi Kemampuan penjual Pengiriman Kinerja berkualitas Tiga proses teknik pemilihan vendor: Evaluasi vendor Mencakup proses penemuan vendor yang potensial dan menentukan kemungkinan bahwa mereka akan menjadi pemasok yang baik.

Contoh kasus:

2. Pengembangan vendor Dalam upaya pengembangan vendor, pihak pembeli telah memastikan bahwa vendor menghargai persyaratan kualitas, perubahan teknnis, jadwal dan pengiriman, sistim pembayaran pembeli, serta kebijakan pengadaannya. Dengan demikian pengembangan vendor dapat mencakup segalanya yang diperlukan dalam meningkatkan pelayanan yang cepat dan akurat dari vendor kepada pembeli yang meliputi mulai dari pelatihan, bantuan teknis dan produksi, hingga prosedur perpindahan informasi. 3. Negosiasi Negosiasi sering dipusatkan pada kualitas, pengiriman, pembayaran dan biaya. Tiga jenis strategi dalam negosiasi, yaitu: Model harga berdasarkan biaya, yaitu bentuk strategi negosiasi yang didasarkan pada besaran biaya yang ditanggung pemasok dalam pengadaan barang dan jasa yang ditawarkan, apakah menyangkut biaya variabel maupun biaya tetap. Model harga berdasarkan pasar, yaitu bentuk strategi negosiasi yang didasarkan harga yang diumumkan, lelang atau indeks. Penawaran yang kompetitif, yaitu bentuk strategi negosiasi berdasarkan penawaran harga yang diajukan oleh pembeli, dan biasanya pembeli memiliki beberapa calon pemasok yang potensial dengan berbagai macam harga penawaran. Penggabungan dua atau lebih strategi tersebut di atas untuk mendapatkan harga yang sesuai dan efisien di kedua belah pihak sehingga terciptanya saling percaya satu dengan yang lainnya.

MANAJEMEN LOGISTIK Suatu sistim logistik meliputi aktivitas pengadaan yang dikombinasikan dengan berbagai aktivitas pengiriman, pergudangan dan persediaan. Tujuan manajemen logistik tidak lain adalah untuk mencapai efisiensi operasi melalui integrasi aktivitas pengadaan, pemindahan, dan penyimpanan bahan baku. Ketika biaya transportasi dan persediaan cukup besar, baik pada sisi input maupun output dari proses produksi, maka penekanan pada logistik sangat diperlukan. Sistim Distribusi Dalam sistim distribusi akan melibatkan berbagai sarana yang dapat dijadikan saluran distribusi perusahaan yaitu: Truk Kereta api Angkutan udara Sarana transportasi laut Saluran pipa (pada perusahaan migas) Logistik Pihak Ketiga Melakukan pengalihdayaan logistik kepada pihak ketiga (luar perusahaan) seperti perusahaan jasa pengiriman barang (TIKI, POS, Fedex, UPS, DHL, dll) dengan meningkatkan keandalan dan kecepatan pengiriman menjadi sangat penting yang bermanfaat untuk menurunkan investasi dan biaya persediaan.

Biaya Pengiriman Alternatif Semakin lama produk dalam proses pengangkutan, semakin banyak investasi yang harus dikeluarkan perusahaan. Akan tetapi, pengiriman yang lebih cepat umumnya lebih mahal dibandingkan pengiriman yang lambat, contoh pengiriman dengan transpotasi udara lebih mahal dibandingkan dengan transportasi darat maupun laut. Cara sederhana untuk menyeimbangkan hal tersebut adalah mengevaluasi biaya penggudangan bahan, dibandingkan dengan biaya pengiriman. Contoh:

Logistik, Keamanan, dan JIT Kemajuan IPTEK (termasuk teknologi Informasi) serta globalisasi di bidang bisnis telah meningkatkan kinerja logistik rantai pasokan yang ditunjang dengan meningkatnya keamanan dan JIT (ketepatan waktu pengiriman dan penerimaan barang). Penemuan teknologi detektor gerak yang dipasang pada kontainer telah memberikan jaminan keamanan pengiriman barang dari suatu tempat ke tempat lain bahkan antar pulau, antar negara maupun antar benua. PENGUKURAN KINERJA RANTAI PASOKAN 1. Metrik benchmark (Tolok Ukur) Perusahaan benchmark kelas dunia merupakan hasil dari rantai pasokan yang dikelola dengan baik untuk menurunkan biaya, waktu tunggu, keterlambatan pengiriman, dan kekosongan persediaan sementara, juga meningkatkan kualitas. Tabel berikut merupakan bentuk matrik benchmark yang memusatkan perhatian pada masalah pengadaan dan kinerja vendor.

2. Aset yang berbentuk persediaan Menghitung jumlah uang yang diinvestasikan dalam persediaan (%). Persentase dana dalam persediaan = 𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑠𝑡𝑎𝑠𝑖 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑒𝑑𝑖𝑎𝑎𝑛 𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑎𝑠𝑒𝑡 ×100% Contoh:

Menghitung perputaran persediaan. Contoh:

Menentukan lama pasokan Contoh:

TERIMAKASIH