Konsep Sistem dan Sistem Informasi pada Organisasi dan Manajemen Perusahaan Mata Kuliah KSI C Minggu-3 (Konsep Sistem Informasi C) Rr. Artiana Krestianti

Konsep Sistem dan Sistem Informasi Definisi dan Pengertian Sistem Karakteristik dan Model Umum Sistem Jenis-jenis Sistem Pembentukan Subsistem Factoring Simplifikasi Decoupling Pengendalian dalam sistem Perancangan Sistem Analisis Sistem Manajemen Proyek

Definisi dan Pengertian SIM System menurut Gordon B. Davis, dalam bukunya yang berjudul Management Information System: Conceptual Foundation, Structure, and Development, mengatakan sebagai berikut : “Sistem dapat berupa sistem abstrak atau fisik. Sistem abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsep-konsep yang saling bergantung. Misalnya sistem teologi adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan tentang Tuhan, manusia dan sebagainya. Sedangkan sistem fisik adalah serangkaian elemen-elemen yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.”

Karakteristik dan Model Umum Sistem Karakteristik/ ciri-ciri suatu sistem Sesuai dengan definisi dan pengertian sistem berdasarkan Gordon B. Davis, maka dapat dikatakan suatu sistem bukanlah sekumpulan unsur secara acak, melainkan terdiri atas unsur-unsur yang dapat dikenal sebagai saling bergantungan karena mempunyai tujuan yang sama. Model umum suatu sistem Model umum suatu sistem adalah masukan, prengolahan, dan keluaran. Model ini dengan sendirinya dibuat sangat sederhana sebab suatu sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan beberapa keluaran.

Model umum suatu sistem

Model umum suatu sistem Hal-hal yang menentukan dan menggambarkan suatu sistem merupakan batasnya. Sistem itu berada di dalam batas tersebut, lingkungan berada di luar batas.

Model umum suatu sistem Setiap sistem terdiri atas subsistem-subsistem yang berturut-turut terdiri atas subsistem-subsistem lainnya, tiap subsistem dijelaskan oleh batasnya. Antar hubungan dan hal saling mempengaruhi di atara subsistem-subsistem disebut interface. Interface terjadi pada batas, dan berupa masukan-masukan dan keluaran-keluaran. Suatu subsistem pada tingkat paling bawah mungkin tidak dirumuskan seperti halnya pengolah. Sistem yang masukan dan keluarannya dirumuskan, tetapi proses transformasinya (perubahannya) tidak dirumuskan disebut sistem kotak hitam (black box).

Jenis-jenis sistem Sistem yang menentukan dan memungkinkan (Deterministic and Probabilistic System) Sistem tertutup dan terbuka (Closed and Open System) Sistem manusia – mesin (Human – Machine System)

Deterministic and Probabilistic System Suatu sistem yang menentukan (Deterministic System) bekerja dengan cara yang betul-betul dapat diramalkan. Hal yang saling mempengaruhi diantara bagian-bagian diketahui dengan pasti. Contoh program komputer yang bekerja dengan tepat sesuai dengan instruksi yang diberikan. Suatu sistem yang memungkinkan (Probabilistic System) dapat dipandang dari sudut perilaku yang mungkin, tetapi suatu tingkat kesalahan tertentu selalu ada pada ramalan tentang apa yang akan dilakukan oleh sistem tersebut. Contoh serangkaian perintah diberikan kepada manusia, untuk berbagai alasan mungkin tidak mengikuti perintah yang telah diberikan.

Closed and Open System Sistem tertutup dalam ilmu alam dirumuskan sebagai sistem yang dapat berdiri sendiri atau serba lengkap. Sistem ini tidak mengadakan pertukaran bahan, informasi atau tenaga dengan lingkungannya. Dalam organisasi dan dalam pengolahan informasi ada sistem yang secara relatif terpisah dari lingkungan, tetapi tidak sepenuhnya tertutup dalam arti ilmu alam. Sistem ini disebut sistem tertutup atau sistem relatif tertutup. Program komputer merupakan sistem yang relatif tertutup karena program ini hannya menerima masukan yang telah ditentukan sebelumnya, mengolahnya dan memberikan keluaran yang juga telah ditentukan sebelumnya. Sistem ini tidak mendapat gangguan dari luar sistem.

Closed and Open System Sistem terbuka mengadakan pertukaran informasi, bahan atau tenaga dengan lingkungan. Pertukaran itu dapat mengandung masukan acak dan tidak ditentukan. Contoh sistem biologis (seperti manusia) dan sistem organisasi yang cenderung mempunyai sifat dapat menyesuaikan dengan perubahan dalam lingkungannya guna melangsungkan keberadaannya (eksistensinya). Suatu metode penting dalam tanggapan menyesuaikan diri adalah umpan balik.

Human – Machine System Perancang sistem biasanya memilih suatu sistem yang relatif tertutup dan bersifat menentukan (Closed and Deterministic System). Dengan kata lain, suatu sistem yang stabil, yang dapat diramalkan, yang selalu bekerja dengan tepat seperti yang diperkirakan untuk dilaksanakan. Dalam sistem informasi, unsur mesin seperti komputer dan programnya relatif tertutup dan menentukan (closed and deterministic system), tetapi unsur manusianya merupakan sistem terbuka dan sifatnya memungkinkan (open and probabilistic system). Ada berbagai kemungkinan kombinasi manusia dan mesin.

Pembentukan Subsistem Decomposition/ Factoring (Pemfaktoran) Simplification (Penyederhanaan) Decoupling (Pemisahan)

Factoring (Pemfaktoran) Seorang perancang sistem harus mempertimbangkan sistem secara keseluruhan. Akan tetapi, keseluruhan sistem mungkin terlalu luas untuk analisis secara rinci. Oleh karena itu sistem, dibagi atau difaktorkan menjadi subsistem-subsistem. Boundary (batas) dan interface dipelajari dengan cermat untuk meyakinkan hubungan diantara subsistem-subsistem telah ditentukan dengan jelas, dan jumlah subsistem merupakan sistem keseluruhan. Proses factoring ini dilanjutkan dengan subsistem-subsistem yang dibagi menjadi subsistem-subsistem yang lebih kecil sampai subsistem-subsistem tersebut cukup untuk dapat dikendalikan. Subsistem yang berasal dari proses factoring ini biasanya membentuk struktur hierarkis.

Factoring (Pemfaktoran)

Simplification (Penyederhanaan) Proses pemfactoran dapat menyebabkan penentuan jumlah interface dalam subsistem menjadi banyak. Sebagai contoh, 4 buah subsistem yang semuanya terhubung satu dengan yang lainnya akan memiliki 6 keterhubungan. Pada umumnya jumlah keterhubungan adalah ½ n (n-1), dimana n = jumlah subsistem. Untunglah tidak semua subsistem mengadakan keterhubungan satu sama lain, hal ini mengurangi keterhungan yang jumlahnya banyak.

Simplification (Penyederhanaan)

Decoupling (Pemisahan) Apabila dua subsistem yang berlainan dihubungkan secara erat (tightly coupled), maka diperlukan koordinasi dan persyaratan penjadwalan yang tepat bagi kedua sistem tersebut. Misal bahan baku ditaruh secara langsung ke dalam produksi, bahan baku (masukan bagi sistem produksi dan keluaran dari sistem bahan baku) harus ditentukan waktu-nya dengan tepat untuk menghindari penangguhan atau untuk mencegah bahan baku datang terlalu cepat tanpa ada tempat untuk penyimpanan. (Jepang  “just in time”) Karena keduanya agak bebas, maka sulit mengoperasikan secara tepat dan serentak. Pemecahannya adalah memi-sahkan atau melonggarkan hubungan (decoupling) tersebut sedemikian rupa sehingga kedua subsistem dapat beroperasi dalam jangka waktu singkat secara bebas.

Pengendalian Sistem Pengendalian umpan balik negatif Pengaturan tertutup atau terbuka Hukum variasi kebutuhan Penyaringan (filtering)

Pengendalian Umpan Balik Pengendalian dalam suatu sistem pada hakikatnya berarti menjaga sistem agar bekerja dalam batas-batas (toleransi-toleransi) pelaksanaan tertentu. Pengendalian yang menggunakan umpan balik negatif biasanya mengandung 4 unsur : Ciri/ kondisi harus dapat diukur dari beberapa ouput. Terdapat sensor untuk mengukur ciri/ kondisi. Unit pengendalian membandingkan ukuruan-ukuran dengan standard untuk ciri/ kondisi tersebut. Unit penggerak menghasilkan koreksi masukan (corrective input) untuk diproses.

Pengendalian Umpan Balik

Pengaturan tertutup atau terbuka Pengaturan pengendalian tertutup adalah pengendalian yang diotomatiskan seperti alat ukur panas atau proses yang dikendalikan oleh komputer. Pengaturan umpan balik tertutup dipisahkan dari gangguan-gangguan dalam pengaturan pengendalianya. Pengaturan pengendalian terbuka adalah pengendalian dengan gangguan-gangguan acak (random) seperti gangguan-gangguan yang berhubungan dengan unsur kendali manusia. Dengan kata lain, pengendalian manusia cenderung membuat suatu sistem terbuka, pengendalian mesin cenderung membuat suatu sistem tertutup. Dengan demikian sistem manusia – mesin merupakan suatu usaha untuk memanfaatkan sifat-sifat yang terbaik dari kedua-duanya untuk membuat suatu sistem sedapat-dapatnya tertutup.

Hukum variasi kebutuhan Pengendali untuk suatu sistem harus dapat menerima informasi tentang keluaran dari setiap unsur dan mengirimkan kembali setiap variasi masukan pengendali ke setiap unsur sistem. Bagi perancang sistem informasi, hukum variasi kebutuhan itu berarti bahwa untuk suatu sistem yang dikendalikan, pengendali diperlengkapi dengan : Tanggapan pengendalian yang cukup, meliputi semua kondisi yang mungkin dihadapi oleh sistem. Aturan-aturan keputusan untuk menghasilkan semua tanggapan pengendalian yang mungkin. Wewenang untuk menjadi suatu sistem yang mengatur sendiri guna menghasilkan tanggapan-tanggapan pengendalian.

Hukum variasi kebutuhan

Penyaringan (filtering) Penyaringan pada hakikatnya adalah suatu unsur sistem yang mencegah masuknya masukan-masukan tertentu, dan mengizinkan masukan-masukan lainnya memasuki sistem. Penyaringan dapat digunakan untuk : Mengurangi jenis-jenis masukan. Mengurangi banyaknya informasi.

Perancangan Sistem Analisis Sistem Inti analisis sistem adalah utnuk berusaha melihat keseluruhan masalah secara sistematis dalam hubungannya menyelidiki tujuan sistem dan kriteria untuk berhasilnya sistem tersebut, dan untuk menilai alternatif-alternatif dipandang dari sudut keberhasilan dan biaya. Manajemen Proyek Suatu organisasi mengalami saat suatu proyek khusus harus dilaksanakan seperti membangun pabrik baru, mengembangkan produk baru, atau mengembangkan sistem informasi.

Konsep Organisasi dan Manajemen Teori Manajemen Struktur Keorganisasian Model Dasar Model Variasi Model Pengolahan Informasi pada Struktur Organisasi Peranan Manusia dalam Organisasi

Manusia sebagai Pengolah Informasi Model Dasar Manusia sebagai Pengolah Informasi Sistem Pengolah Informasi Manusia Keterbatasan Manusia sebagai Pengolah Informasi Peranan Komputer sebagai Alat Bantu Manusia dalam Pengolahan Informasi