PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK I. Joko Dewanto

Tujuan Pembelajaran Mahasiswa mampu menjelaskan manajemen proyek Mahasiswa mampu menjelaskan tahap perencanan proyek Mahasiswa mampu membuat Rencana Induk Proyek Deskripsi Proyek Mahasiswa mampu menjelaskan Manajemen dan Organisasi Mahasiswa mampu menggunakan Alat-alat perencanaan proyek

Pendahuluan Hal penting dalam manajemen proyek adalah : Ketepatan memilih bentuk organisasi (tim) Memilih manajer proyek yang tepat Aktifitas integrasi dan koordinasi yang baik Diluar hal tersebut perlukan Apa yang akan dikerjakan ? Bagaimana pengendaliannya ?

Lingkup Pekerjaan Perencanaan dan pengendalian : Sebelum proyek mulai Selama proyek berlangsung Koreksi pada saat terjadi perbedaan antara rencana dan pelaksanaan Ditujukan untuk mengurangi ketidakpastian tentang apa yang akan dihasilkan dari pengerjaan proyek

Tahap Perencanaan Proyek Aktifitas ini dikerjakan setelah proyek ditanda tangani Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan-kebutuhannya. Dalam hal ini perlu ditentukan hasil akhir proyek, waktu, biaya dan performasi yang ditargetkan. Pekerjaan-pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek harus diuraikan dan didaftar. Organisasi proyek dirancang untuk menentukan departemen-departemen yang ada, subkontraktor yang diperlukan dan manajer-manajer yang bertanggungjawab terhadap aktifitas pekerjaan yang ada.

Lanjutan Jadwal untuk setiap aktifitas pekerjaan dibuat yang memperlihatkan waktu tiap aktifitas, batas selesai dan milestone. Sebuah rencana anggaran dan sumberdaya yang dibutuhkan. Rencana ini akan memberikan informasi mengenai jumlah sumberdaya dan waktu untuk setiap aktifitas pekerjaan. Ramalan mengenai waktu, biaya dan perfomansi penyelesaian proyek.

Rencana Induk Proyek Tujuan pembuatan rencana adalah : Untuk memberikan petunjuk kepada manajer dan tim proyek selama siklus hidup proyek; Untuk memberitahukan mengenai sumberdaya apa yang diperlukan, kapan dan berapa besar biaya yang dikelurkan, dan Memungkinkan mereka mengukur kemajuan yang telah dibuat dan keterlambatan yang terjadi, selanjutnya apa yang dilakukan untuk mengejar ketertinggalan itu.

Isi Rencana Proyek (RIP) Terdapat kemiripan dengan proposal proyek, harus lebih detail dan luas, ditujukan untuk kepentingan anggota tim proyek (internal). Deskripsi proyek Manajemen dan Organisasi Bagian Teknis Alat-alat Perencanaan

Deskripsi Proyek Deskripsi singkat mengenai asal-usul dan latar belakang lahirnya proyek. Termasuk disini penjelasan singkat tentang proyek, tujuan, kebutuhan, kendala, masalah yang ada (dan bagaimana akan diatasi), jadwal induk yang memperlihatkan kejadian dan milestone yang ada.

Manajemen dan Organisasi Ringkasan mengenai organisasi dan personel yang dibutuhkan. Isinya meliputi : Manajemen proyek dan organisasi. Detail mengenai bagaimana proyek akan dikelola dan diidenfikasi mengenai personel kunci dan hubungan kewenangan yang ada Kebutuhan orang. Estimasi kebutuhan orang berikut ketrampilan, kepakaran dan cara penempatan serta rekruitingnya Training dan pengembangan. Ringkasan mengenai pengembangan eksekutif dan training personel yang perlu diberikan untuk mendukung proyek

Bagian Teknis Ringkasan mengenai aktifitas utama proyek, waktu dan biaya. Termasuk dalam bagian MI adalah : Rincian pekerjaan (statement of work). Pekerjaan yang ada diuraikan. Jadwal proyek. Jadwal proyek berhubungan dengan kejadian, termasuk milestone, jaringan kerja proyek, diagram CPM/PERT Anggaran dan dukungan keuangan. Estimasi mengenai pengeluaran, kapan waktunya, untuk biaya tenaga kerja, bahan dan fasilitas Testing. Daftar semua yang perlu diuji, termasuk prosedur, waktu dan orang yang bertanggungjawab. Dokumentasi. Dokumen-dokumen yang akan dihasilkan dan bagaimana dokumen akan diorganisasikan dan disimpan

Lanjutan Implementasi. Bahan dan petunjuk mengenai bagaimana pelanggan menjalankan hasil proyek Rencana peninjauan pekerjaan. Prosedur mengenai peninjauan pekerjaan secara periodik, catatan yang perlu ditinjau, kapan, oleh siapa dan menurut standar apa Justifikasi ekonomi. Ringkasan alternatif yang mungkin dalam mencapai tujuan proyek memperlihatkan trade off antara biaya dan jadwal

Alat-alat Perencanaan Banyak metoda yang digunakan dalam perencanaan antara lain : Work Breakdown Structure (WBS) – untuk menentukan pekerjaan –pekerjaan yang ada dalam proyek Matriks tanggungjawab – untuk menentukan organisasi proyek, orang-orang kunci dan tanggungjawabnya. Gantt Charts – digunakan untuk menunjukkan jadwal induk proyek, dan jadwal pekerjaan secara detail Jaringan kerja (Network) – untuk memperlihatkan urutan pekerjaan, kapan dimulai, kapan selesai, kapan proyek secara keseluruhan selesai.

Contoh (Proyek Perangkat Lunak) Manajer -> Right Decision Right Decision -> Experience Experience -> Wrong Decision MP -> Keahlian memperkirakan Kompleksitas Proyek -> Indeks Function Point Struktur data internal Data eksternal Jumlah input pemakai Jumlah output pemakai Jumlah proses user Transformasi Transisi Resiko

Estimasi Pilihan dalam estimasi : Menunda estimasi sampai akhir proyek Mendasarkan pada proyek yang mirip Menggunakan teknik dekomposisi Model empiris

Pendefinisian Pekerjaan Untuk proyek dalam skala besar diperlukan metode untuk menentukan elemen-elemen proyek dalam bagian yang lebih detail Dapat diketahui keterkaitan antara aktifitas, urutan waktu dan personilnya Work Breakdown Structure (WBS)

WBS Contoh : WBS1, WBS2, WBS3 Manfaat dari WBS : Dalam tahap analisis WBS dapat digunakan untuk memastikan akurasi dan kelengkapan dari semua personil proyek Dijadikan sebagai besar penganggaran dan penjadwalan Sebagai alat kontrol pelaksanaan proyek

Integrasi WBS dan Organisasi Proyek

Perencanaan Proyek Pada kondisi minimum rencana proyek harus mampu menjawab : What is to be done ? When should it be done ? Who should do it ?

What is to be done Functional Requirements A functional requirement is one that the prdouct must have to provide the capability needed by ultimate user. Actually, functional reqirements are the fundamenta basis for the product in the first place. If product does not provide a function, do a job, or complete a task, then the need for it goes away.l

Lanjutan Non Functional Requirements A nonfunctional requirement is a quality or property that the product must have Sometimes this type of requirement is critical to the product’s success, but often it simply enhances the product’s looks or identifies the product as something unique to the organization.

Lanjutan Writing Requirement Written requirements are expected when the customer is external to the organization

Tips for writing good statement of work. Describes the work – Describe all the work to be done as completely, clearly, and concisely as possible Do not dictate how do the work – Write a functional description of the desired product or service when possible Clearly differentiate requirements – Describe only one requirement per requirement statement. Avoid ambiquos statements and words – Avoid words or phrases that do not have exact meanings.

Lanjutan Repeat the statement of requirements for clarity and legality – If requirements are embedded in other documents attached to the contract, repeat them in the statement of work (SOW) or include them by reference. Include illustrations, tables, charts, and diagrams – Include anything in the SOW that aids in understanding the requirements Flow down requirements – Pass on my reqirements from prime contracts to subcontract. Requirements imposed on the prime provider by the customer must be included om tje vendor’s SOW for the vendor area of work responsibility Always have the statement of work reviewed/critiqued by others – A review by an objective reader will reveal how clearly the SOW is written.

QUIZ Jelaskan fungsi manajemen tradisional dan manajemen proyek ? Apa ciri-ciri proyek ? Jelaskan ! Mengapa perlu manajemen proyek ? Jelaskan ! Berisi apakah RFP dan proposal proyek ? Jelaskan ! Apakah yang dimaksud dengan Siklus Hidup Proyek ? Jelaskan ! Sebutkan dan jelaskan tipe-tipe organisasi proyek Siapa sajakah yang terlibat dalam tim proyek ? Jelaskan !