Siklus Pengeluaran Pertemuan 9

Definisi Siklus Pengeluaran Rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa

Aktivitas Utama Siklus Pengeluaran Tiga aktivitas utama siklus pengeluaran: Memesan barang, perlengkapan dan layanan Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan layanan Membayar barang, perlengkapan dan layanan

1. Pemesanan Barang Economic Order Quantity (EOQ) Mengidentifikasi apa, berapa banyak, dan kapan pemesanan akan dilakukan. Pengendalian persediaan Economic Order Quantity (EOQ) Materials Requirement Planning (MRP)  menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan. Just In Time (JIT)  menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Economic Order Quantity (EOQ)

Aktivitas dalam Pemesanan Barang Permintaan Pembelian  dokumen yang mengidentifikasi peminta; lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan; nomor, deskripsi, jumlah barang, serta harga setiap barang yang diminta; dan pemasok yang dianjurkan.

Alpha Omega Electronics Lanjutan… Permintaan pembelian Alpha Omega Electronics No. 89010 Permintaan Pembelian Tanggal Pembuatan: 02/07/2003 Dibuat Oleh: Harold Brown HB Vendor yang Dianjurkan: Best Office Supply Dikirimkan ke: Untuk: Tanggal Dibutuhkan: Pusat Foto Kopi Harold Brown 15/07/2003 Nomor Barang Jumlah Keterangan Harga / unit 32047 80170 81756 10407 15 kotak 5 kotak 20 kotak 10 Kertas Xerox 4200, berat 20, kotak 10 rim kertas komputer Moore 2600, 20 pon Disket Dysan 100HD, kotak berisi 10 Pita Printer IBM 4207 Proprinter, warna hitam $33.99 $31.99 $ 6.49 $ 8.99 Disetujui Oleh: Susan Chen Departemen: Pelayanan Administrasi Tanggal disetujui: Nomor Akun: 91887

Lanjutan … Membuat pesanan pembelian Faktor yang harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan ini adalah: (1) harga, (2) kualitas bahan baku, (3) dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman. Dokumen sumber yang digunakan: pesanan pembelian  secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan. Pesanan pembelian tetap: membeli barang tertentu dengan harga yang telah ditetapkan dari pemasok tertentu untuk suatu periode waktu yang telah ditetapkan.

Alpha Omega Electronics Pesanan Pembelian Alpha Omega Electronics No. 2463 Alamat Tagihan : 2431 Bradford Lane St. Louis, MO 63105-2311 (314) 467-2341 Pesanan Pembelian Kepada: Best Office Supply 4567 Olive Blvd. St. Louis , MO 63112-2345 Dikirimkan Ke: AOE, Inc. 1735 Sandy Dr. Dayton, OH 33421-2243 Nomor Vendor: 121 Tanggal Pemesanan: 03/07/2003 Nomor Permintaan: 89010 Pembeli: Fred Mozart Syarat: 1/10, n/30 F.O.B: Di Tujuan Dikirim Melalui: Pilihan Anda Tanggal Pengiriman: 15/07/2003 Catatan: Barang Nomor Barang Jumlah Deskripsi Harga / unit 1 2 3 4 32047 80170 81756 10407 15 kotak 5 kotak 20 kotak 10 Kertas Xerox 4200,berat 20, kotak 10 rim, kertas komputer Moore 2600, 20 pon Disket Dysan ,100 HD, kotak berisi 10 Pita Printer IBM 4207 Proprinter, warna hitam $ 33.99 $ 31.99 $ 6.49 $ 8.99 Disetujui Oleh: Susan Chen

Lanjutan … Meningkatkan efisiensi dan efektivitas Menggunakan EDI atau internet adalah salah satu cara untuk memperbaiki proses pembelian

2. Menerima dan Menyimpan Barang Bagian penerimaan menerima barang Bagian penyimpanan menyimpan barang Laporan penerimaan: dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran; laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

Lanjutan… Menghitung jumlah barang yang dikirim Memeriksa setiap pengiriman untuk melihat tanda-tanda kerusakan sebelum dikirim ke gudang.

Lanjutan… Tiga Pengecualian: Menerima jumlah barang yang berbeda dengan jumlah yang dipesan. Menerima barang rusak Menerima barang dengan kualitas rendah yang gagal melewati inspeksi. Memperbaiki faktur penjualan atas penyimpangan jumlah barang. Dikembalikan dengan menerbitkan nota debit.

Alpha Omega Electronics Laporan Penerimaan Alpha Omega Electronics No. 3113 Laporan Penerimaan Vendor: Best Office Supply Tanggal Diterima: 13/07/2003 Dikirim melalui : UPS Nomor Pesanan Pembelian: 2463 Nomor Barang Jumlah Deskripsi 32047 80170 81756 10407 15 5 20 10 Kertas Xerox 4200, berat 20, kotak 10rim kertas komputer Moore 2600, 20 pon Disket Dysan 100HD, kotak berisi 10 Pita printer IBM 4207 Proprinter, warna hitam Catatan: Dua kotak kertas Moore 2600 diterima dengan adanya kerusakan akibat air di bagian luarnya, tetapi kertas di dalam tampaknya masih bagus. Diterima Oleh: Nathan Hale Diperiksa Oleh: Dikirimkan Ke: Harold Brown

3. Membayar Barang dan Layanan Menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk dibayar. Terdapat dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor: Sistem tanpa voucher: setiap faktur penjualan yang disetujui dimasukkan ke dalam catatan terpisah pemasok di file utang usaha dan kemudian disimpan dalam file faktur belum dibayar. Sistem voucher: dalam sistem ini, sebuah dokumen yang disebut voucher pengeluaran juga dipersiapkan. Tiga kelebihan: (1) voucher ini mengurangi jumlah cek yang harus ditulis, (2) terdapat nomor tercetak untuk mempermudah penelusuran semua utang, (3) dapat memfasilitasi pemisahan waktu persetujuan faktur penjualan dari waktu pembayaran faktur. Memperbaiki proses utang usaha Mencocokkan faktur dari vendor dengan pesanan pembelian serta laporan penerimaan barang. Membayar faktur penjualan yang telah disetujui Dilakukan oleh kasir (fungsi pengeluaran kas)

Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluaran Proses/ aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan Pesan Barang Mencegah kehabisan dan/ atau kelebihan persediaan Meminta barang yang tidak dibutuhkan Membeli dengan harga yang dinaikkan Membeli barang berkualitas rendah Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi Komisi (kickback) Sistem pengendalian persediaan; catatan persediaan perpetual; barcode; perhitungan persediaan secara periodik. Catatan persediaan perpetual yang akurat; persetujuan permintaan pembelian. Meminta penawaran kompetitif; gunakan pemasok yang disetujui; persetujuan pesanan; pengendalian anggaran. Gunakan vendor yang disetujui; persetujuan pesanan pembelian; awasi kinerja vendor; pengendalian anggaran pembelian dan biaya kualitas. Persetujuan pesanan pembelian; batasi akses ke file utama pemasok. Kebijakan; mintalah pegawai bagian pembelian untuk mengungkapkan kepentingan finansial dengan pemasok; audit vendor.

Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan Lanjutan … Proses/ aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan Terima dan simpan barang Menerima barang yang tidak dipesan Membuat kesalahan dalam penghitungan Mencuri persediaan Memerintahkan bagian penerimaan hanya menerima kiriman yang terdapat dalam salinan pesanan pembelian. Gunakan teknologi kode garis; meminta petugas bagian penerimaan untuk mencatat jumlah yang diterima dan menandatangani laporan penerimaan barang tersebut; insentif untuk perhitungan yang akurat. Pengendalian akses fisik ke persediaan; semua transfer persediaan di dalam perusahaan didokumentasikan; perhitungan fisik persediaan secara periodik

Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan Lanjutan … Proses/ aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan Setujui dan bayar faktur dari vendor Gagal menangkap kesalahan dalam faktur dari vendor. Membayar barang yang tidak diterima Gagal mendapatkan diskon pembelian yang tersedia Faktur harus diverifikasi, jumlah yang tertulis di dalamnya dibandingkan dengan pesanan penjualan dan laporan penerimaan; Menggunakan ERS (Evaluated Receipt Settlement) Membandingkan jumlah yang ditunjukkan dalam faktur dari vendor dengan jumlah yang dimasukkan petugas pengendalian persediaan, yang menerima transfer barang tersebut dari bagian penerimaan. Menggunakan ERS Pengendalian anggaran Faktur penjualan yang telah disetujui harus di-file berdasarkan tanggal jatuh temponya. Anggaran Arus Kas

Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan Lanjutan … Proses/ aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan Setujui dan bayar faktur dari vendor 13. Membayar faktur yang sama dua kali 14. Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha Hanya membayar faktur yang didukung oleh bundel voucher asli atau hanya salinan asli faktur yang dibayar; ketika cek untuk pembayaran ditandatangani, maka faktur dan bundel voucher harus ditandai “telah dibayar”; gunakan ERS; kendalikan ke akses file utama pemasok. Membandingkan perbedaan saldo rekening pemasok sebelum dan setelah pemrosesan cek dengan jumlah total faktur yang diproses. Merenkonsiliasi total saldo semua pemasok dan jumlah akun pengendali hutang usaha dalam buku besar.

Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan Lanjutan … Proses/ aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan Setujui dan bayar faktur dari vendor 15. Menyalahgunakan kas, cek, atau EFT Batasi akses ke cek kosong dan mesin penandatangan cek, cek diberi nomor urut. Pemisahan fungsi. Batasi akses ke daftar pemasok yang disetujui. Kasir harus mengirimkan cek-cek yang telah ditandatangani, bukan mengembalikannya ke bagian utang usaha. Orang yang tidak terlibat dalam pemrosesan baik penagihan maupun pengeluaran kas harus merekonsiliasi semua rekening bank. Alat perlindungan cek, termasuk dengan cara positive pay. Peninjauan ulang untuk transaksi EFT.

Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan Lanjutan … Proses/ aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan Pengendalian umum Kehilangan data Kinerja yang kurang baik Buat cadangan atau rencana pemulihan dari bencana; pengendalian akses fisik dan logis Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodik laporan kinerja yang memadai.