PENGORGANISASIAN DAN MANAJEMEN PROYEK SAP (Lanjutan) Modul-5

Pemilihan manajer proyek Manajer proyek dapat dipilih dari antara staf perpustakaan yang ada, atau anggota staf baru lain yang disewa (hired) terutama untuk tugas-tugas manajemen proyek Di dalam perpustakaan yang kecil, tanggung jawab untuk memanage suatu proyek harus ditugaskan ke seseorang staf yang berpengalaman, sehingga tugas-tugas mulai pemilihan sistem, instalasi sistem, hingga sistem beroperasi dengan baik

Sesorang mungkin bisa menjadi asisten atau direktur rekanan atau seorang anggota staf teknis tergantung jenis sistem yg akan dikembangkan dan latar belakang, minat, dan pengalaman secara individu. Keuntungan pada pendekatan ini adalah bahwa suatu posisi baru tidak perlu diciptakan dan dibiayai Kerugian, pertama bahwa orang yang akan diambil dari tugas-tugas lain mungkin akan mengalami kesulitan. Kedua kemungkinan tidak seorangpun staf yang mempunyai kecakapan, pengalaman, atau waktu untuk menjadi manajer proyek

Staf Proyek Lainnya Jika suatu proyek adalah cukup besar, satu atau lebih staf tambahan bisa jadi diperlukan untuk membantu manajer proyek di dalam penyelesaian proyek tersebut. Staf proyek lainnya yaitu termasuk asisten manajer proyek, analis sistem, dan programer komputer.

Asisten manajer proyek Kualifikasi seorang asisten manajer proyek hampir sama dengan manajer proyek Seorang asisten manajer proyek secara bersama-sama bertanggungjawab dengan manajer proyek di dalam pelaksanaan tugas-tugas suatu manajemen proyek SAP Misalnya bertanggungjawab terhadap subsistem, yg terdiri dari pengadaan, sirkulasi, dan pengatalogan

Analis sistem Seorang analis sistem bertanggungjawab terhadap analsis, desain, dan evaluasi automasi dan sistem lain di perpustakaan. Analis sistem dibutuhkan untuk: Belajar dan menguji sistem berjalan, untuk mengidentifikasi permasalahan dan dokumen SA serta memecahkan permasalahan Mendisain dan membuat workflow dokumen untuk SA yang baru Mengidentifikasi kebutuhan dan yang dibutuhkan untuk sistem baru Melakukan analisis biaya sistem yang berjalan dan biaya-biaya proyek sistem baru untuk tujuan perbandingan antara keduanya Mendisain form-form dan laporan2 untuk sistem baru Mendisain dan menyiapkan dokumentasi untuk sistem baru

Programer komputer Seorang programer komputer dibutuhkan jika proyek SAP yang akan digunakan adalah membangun software secara lokal. Seorang programer komputer bertanggungjawab terhadap perancangan, penulisan, pemeliharaan software, dan instalasi SA di perpustakaan. Programer komputer dapat dipilih dari staf perpustakaan atau staf pusat komputer, atau dari perusahaan pembuat software.

Komisi Pengendalian Proyek Pembentukan suatu kepenasehatan komisi pengendalian proyek yang menyertakan staf dapat membantu dan memastikan pengembangan suatu SAP yang sempurna dan lebih baik. Tugas-tugas KPP meliputi sebagai berikut: Menetapan prioritas proyek, tujuan da sasaran hasil Mengidentifikasi kebutuhan dan spesifikasi untuk SAP yang akan dibangun Memilih seorang konsultan automasi, jika diperlukan Memilih hardware dan software, jika dibutuhkan Menyediakan team proyek, membimbing dan memberikan dukungan selama proses instalasi sistem baru Memberikan dukungan secara umum utk proyek dan sistem baru, dan diinstal.

Konsultan Automasi Konsultan automasi mungkin dibutuhkan jika tidak ada seorang staf di perpustakaan yang memiliki latarbelakang khusus dan ketrampilan yang penting untuk melaksanakan semua aktivitas yang diperlukan dalam proyek SAP Tanggungjawab konsultan automasi sebagai berikut: Melakukan studi kelayakan atau studi persiapan lebih dulu untuk pengadaan SA Menyiapkan disain untuk kebutuhan sistem baru atau tinjauan ulang dan kritik sistem yang disiapkan oleh staf untuk sistem yang baru Mebantu dalam evaluasi alternatif sistem dan pemilihan sistem yang terbaik untuk perpustakaan Membantu di dalam instalasi sistem baru Menyediakan konsultasi dan nasihat umum selama proyek berlangsung

Request for Proposal (RFP) Permintaan untuk proposal atau Request for Proposal (RFP), Request for Information (RFI), Request for Quotation (RFQ) adalah suatu dokumen yang harus dihasilkan oleh konsultan automasi. Biasanya manajer proyek dan komisi pengendalian proyek bersama-sama menyiapkan dokumen ini, dan mengiklankan bahwa perpustakaan sedang mencari konsultan automasi.

Sebuah RFP harus singkat tetapi jelas dan ringkas Sebuah RFP harus singkat tetapi jelas dan ringkas. Minimal beberapa bagian termasuk di dalamnya sbb: Tujuan dari RFP (Menjelaskan ttg aplikasi yg diinginkan, pemilihan, instalasi, dll) Deskripsi dari perpustakaan (menjelaskan ttg koleksi, anggota, transaksi, dll) Stetmen pekerjaan (menjelaskan bidang yg akan dikerjakan, spt. Modul sirkulasi, dll) Laporan kebutuhan (konsultan membuat laporan bulanan kepada manajer proyek ttg pekerjaan sampai saat ini) Format proposal (nama, alamat, time table)

Metodologi untuk pemilihan konsultan (interview personal, review RFP) Jadwal kontrak (harus dibuat secara detail) Prosedur pengiriman RFP (rangkap brp, dikirim kepada siapa, jam brp, diberi tanda) Right not to award contract (perpustakaan berhak untuk menolak proposal jika dirasakan aplikasi yang diterima tidak sesuai, atau biaya yang diusulkan lebih dari dana yang dianggarkan) Kontak person (nama, alamat, telepon, departemen)

Sumberdaya Manusia Lainnya Bakat dan kemampuan dari banyak orang mungkin diperlukan selama merancang proyek SAP. Banyak juga yang kadangkala tidak dijumpai pada staf perpustkaan Ada banyak orang yang berperan penting di dalam proyek SAP di suatu perpustakaan termasuk: Direktur/manajer perpustakaan Vendor representativ Staf automasi perpustakaan lain Staf pusat pelayanan komputer perpustakaan, dan Bermacam-macam sumberdaya manusia lainnya

Tugas Kelompok Membuat Proposal Pengembangan Sistem Automasi Perpustakaan (SA) Syarat dan Ketentuan: Mengandung Latar belakang dan Tujuan Deskripsi dari perpustakaan (menjelaskan ttg koleksi, anggota, transaksi, dll) Stetmen pekerjaan (menjelaskan bidang yg akan dikerjakan, spt. Modul sirkulasi, dll) Staf yang dilibatkan (seperti: manajer proyek, asisten manajer proyek, analis sistem, dan programer komputer) Perangkat keras yang dibutuhkan (komputer server, terminal komputer, perangkat jaringan, dll) Jadwal Kegiatan dan Komponen Pembiayaan Tugas dipelajari, dibuat rangkap 2, kertas ukuran A4, dijilid dan diserahkan aslinya (bukan foto kopi) 2 minggu ke depan.