Deskripsi pekerjaan dan Spesifikasi pekerjaan Deskripsi pekerjaan adalah hasil analisis pekerjaan sebagai rangkaian kegiatan atau proses menghimpun dan mengolah informasi mengenai pekerjaan. Deskripsi pekerjaan tidak membahas masalah orang atau pekerja, tetapi masalah ruang lingkup kegiatan, fungsi dasar atau tugas pokok, nama pekerjaan, wewenang dan kewajiban, tanggung jawab, kriteria penilaian dan hasilnya. Manfaat deskripsi pekerjaan untuk menentukan : - Ringkasan pekerjaan dan tugas-tugas (job summary and duties) - Situasi dan kondisi kerja (working condition) - Persetujuan (approvals)

Manfaat deskripsi pekerjaan Deskripsi pekerjaan melayani berbagai tujuan bagi spesialis SDM, beberapa akktiivitas kepagawaian dan kompensasi tergantung pada informasi pekerjaan yang normalnya ditentukan dalam deskripsi pekerjaan : - Desain organisasi Deskripsi pekerjaan melangkapai instrumen deskriptif lainnyaseperti bagan organisasi, ketepatan fungsi unit kerja dengan memberikan informasi yang lebih lengkap tentang hubungan organisasional dan keluaran. - Klarifikasi tanggung jawab Deskripsi pekerjaan membantu menghindari adanya kebingungan dan memberikan pemahaman atau penjelasan - Rekrutmen Deskripsi pekerjaan dapat pula dipakai untuk membuat iklan rekrutmen dan memberikan informasi tambahan kepada para pelamar tentang lowongan kerja - Desain tes Orang-orang yang terlibat dalam perancangan tes yang akan dipakai untuk mengidentifikasi calon yang paling cocok dengan pekerjaan perlu memastikan bahwa mereka dapat mengaitkan unsur-unsur tes dengan pesyaratan pekerjaan

Lanjutan … - wawancara Dalam wawancara , misalnya deskripsi pekerjaan menyediakan informasi yang ringkas dan lengkap tentang pekerjaan kepada pewawancara - orientasi Barangkali prediktor yang paling penting bagi keberhasilan pekerjaan adalah kesan pertama karyawan baru terhadap pekerjaannya. - Pelatihan Organisasi menggunakan deskripsi pekerjaan untuk menetapkan pelatihan yang dibutuhkan oleh kalangan karyawan untuk kinerja yang efektif dan jenis pelatihan yang dibutuhkan agar laik dipromosikan. - Evaluasi pekerjaan Deskripsi pekerjaan acapkali merupakan faktor terbandingkan dalam proses evaluasi pekerjaan, sehingga evaluator pekerjaan dapat membandingkan pelbagai pekerjaan dan mengambil keputusan gaji. - Penilaian kinerja Deskripsi pekerjaan dapat menentukan landasan penilaian kinerja karyawan. Apabila para karyawan diberitahu tentang bidang dan tugas yang menjadi tanggung jawabnya, maka mereka diberitahu sebelumnya tentang apa yang kelak bakal dievaluasi.

Lanjutan … - Survai Kompensasi Deskripsi pekerjaan memberikan kesempatan kepada spesialis SDM untuk mengestimasi apakah upah yang dibayarkan untuk sebuah pekerjaan telah adil sekiranya dibandingkan dengan upah pekerjaan serupa di organisasi lainnya. - Penempatan Keluar Deskripsi pekerjaan dapat pula memainkan peran penting dalam proses perubahan karir. Organisasi yang merumahkan karyawan secara sementara atau merampingkan strukturnya secara permanen tetaplah ingin membantu karyawannya tersebut.

Sejalan dengan memasuki era globalisasi dan banyaknya perubahan terjadi akhhir-akhir ini, kebutuhan terhadap deskripsi pekerjaan juga semakin meningkat Perubahan ini meliputi : - restrukturisasi organisasi dalam jumlah besar (misal : penciutan) - kebutuhan untuk menerapkan cara-cara kreatif dan baru untuk memotivasi dan memberi penghargaan karyawan - tingkat kecepatan perkembangan teknologi yang mengubah lingkungan pekerjaan - peraturan ketenagakerjaan yang lebih ketat

Lanjutan.. Tujuan deskripsi pekerjaan adalah untuk menyediakan informasi organisasional dan struktural di samping fungsional. Ketepatan dan kerincian, dua hal yang sangat penting dalam deskripsi pekerjaan dapat sangat berbeda di antara berbagai organisasi. Pedoman deskripsi pekerjaan adalah : - Terfokus pada muatan pekerjaan. Deskripsikan cara pekerjaan sesungguhnya dilakukan oleh pemegang jabatan - Menentukan keluaran pekerjaan Memberikan indikator kuantitatif dari hasil yang diharapkan sebagai persyaratan normal (contohnya penjualan dan dokumen yang diproses) - Menghindari bahasa yang kabur (tidak jelas) Gunakan istilah khusus untuk menggambarkan aktivitas, bukannya istilah yang tidak jelas. - Membuat peringkat komponen pekerjaan dalam urutan signifikansi dan waktu yang dicurahkan untuk setiapnya. - Gunakan deskripsi yang terpisah untuk setiap posisi Pekerjaan-pekerjaan dipadukan hanya jikalau deskripsi yang terpisah menunjukkan bahwa isi dan persyaratan pekerjaan-pekerjaan itu sebenarnya sama.

Dalam deskripsi pekerjaan tidak ada bentuk standar , kebanyakan uraian mengemukakan tentang pentingnya informasi : Nama pekerjaan Nama pekerjaan dan informasi identifikasi lain seperti upah klasifikasi keuntungan Ringkasan Ringkasan satu atau dua pernyataan kalimat yang menggambarkan penggunaan pekerjaan dan output yang diharapkan dari karyawan yang melaksanakan Peralatan Pernyataan singkat mengenai perkakas, peralatan, dan informasi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu secara efektif Lingkungan Deskripsi kondisi lingkungan kerja, lokasi kerja, dan karakteristik lingkungan lain yang seperti tingkat kebisingan dan bahaya Aktivitas Termasuk uraian tugas pekerjaan, tanggung jawab, dan tampilan perilaku dalam pekerjaan. Juga menguraikan interaksi sosial yang berhubungan dengan pekerjaan (sebagai contoh, ukuran kelompok kerja

Lanjutan…. Analisis pekerjaan merupakan kelengkapan untuk menerapkan fungsi-fungsi MSDM, termasuk analisis penyusunan karyawan, merancang pengorganisasian, menelaah dan menyusun perencanaan kinerja karyawan, rekrutmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan, manajemen kompensasi dan evaluasi kerja. Analisis pekerjaan dan keluaran yang dihasilkan dapat berupa : 1. Program-program pekerjaan : bagaimana menumbuhkan daya tarik orang- orang berminat masuk ke perusahaan. Implikasinya diperlukan proses rekrutmen dan seleksi. 2. Program-program evaluasi : bagaimana mengembangkan pekerjaan sedemikian rupa sehingga memiliki nilai yang diharapkan. Implikasinya perusahaan perlu melakukan evaluasi pekerjaan dan survai upah. 3. Program merancang pekerjaan : bagaimana memotivasi pekerja agar dapat mewujudkan kinerja kerja yang tinggi. Implikasinya perlu diberi kesempatan kepada karyawan untuk memperkaya wawasan dan dirumuskannya skedul pekerjaan alternatif. 4. Program pelatihan dan pengembangan : bagaimana merumuskan kebutuhan pelatihan dengan tepat. Implikasinya perlu pengembangan syarat-syarat pekerjaan formal

Lanjutan… 5. Program penilaian : bagimana mengukur dan menghargai kinerja karyawan. Implikasinya perlu penilaian kinerja dan sistem kompensasi dan insentif yang adil. 6. Pembuatan uraian pekerjaan : bagaimana pekerjaan menggambarkan adanya tugas, jenis kegiatan, tanggung jawab, dan kondisi / syarat pekerjaan. Implikasinya perlu diadakan kordinasi, integrasi, pengembangan, dan pengendalian pekerjaan sesuai dengan prosedur yang ada. 7. Pembuatan spesifikasi pekerjaan : bagaimana pekerjaan menggambarkan kualifikasi karyawan, seperti pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. Implikasinya mencegah penempatan karyawan secara proposional tanpa terjadi distorsi tugas dan tanggung jawab yang pada gilirannya akan terjadi produktivitas kerja rendah.

Teknik analisis pekerjaan Analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data tentang pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan dan kemudian dianalisis untuk berbagai keperluan. Karena jenis data dan informasi begitu beragam maka penggunaannya dapat dipakai untuk tujuan yang sama atau berbeda. Misalnya : data yang digunakan untuk memprediksi kebutuhan tenaga kerja di divisi produksi akan berbeda dengan di divisi pemasaran, dsb. Syarat-syarat teknik analisis pekerjaan yang diperlukan meliputi : - harus dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan eksternal dan internal. - prosedurnya harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat, absah, dan efisien-efektif. - pelaksana analisis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian, dan pengalaman, yang memadai. - melibatkan semua komponen karyawan dan pimpinan secara aktif.

Lanjutan…. Metode Pengumpulan data Data dan informasi yang dibutuhkan untuk keperluan analisis tentang beragam pekerjaan memerlukan metode bagaimana mengumpulkannya. Ada beberapa metode pengumpulan data dan informasi, seperti melallui observasi, interview, dan pengisian daftar pertanyaan seerta catatan harian. Untuk itu manajer perlu memilih metode yang dianggap terbaik atau kombinasi optimum dari metode yang ada. Observasi Observasi merupakan cara untuk mengamati perilaku karyawan dan pekerjaan yang dapat dilakukan secara langsung dan tidak langsung ke khalayak atau individu bersangkutan. Secaralangsung para pengamat melihat pemegang pekerjaan dengan cermat apakah yang dikerjakannyasudah sesuai dengan tugas atau uraian pekerjaannya, sedangkan secara tidak langsung pengamat mempelajari track record pemegang pekerjaan sebagai upaya cek silang

Lanjutan… Wawancara Wawancara merupakan proses interaksi antara dua atau lebih orang dalam sebuah proses komunikasi. Melalui wawancara dengan pemegang pekerjaan dan jabatan, baik secara individu maupun kelompok, akan diperoleh data dan informasi tentang hubungan antara persyaratan kerja dan kinerja atau perilaku yang bersangkutan. Walaupun banyak memerlukan waktu sekaligus biaya yang relatif mahal, hasilnya cukup akurat. Pewawancara dapat menggali informasi yang lebih dalam dengan pedoman khusus yang disediakan untuk itu (wawancara terstruktur). Penggunaan kuesioner / catatan harian Kuesioner hanyalah sebagai alat atau pedoman bagi pengamat / pewawancara untuk menggali data dan informasi yang diperlukan dari responden. Teknik penggunaan kuesioner dapat bersifat pasif dan atau aktif. Pasif jika kuesioner hanya dikirim kepada responden untuk mengisinya. Kemudian dikirim ke komite dan selanjutnya diperikksa kelengkapan dan keabsahannya. Jika masih belum lengkap, kuesioner tersebut dikembalikan lagi ke responden bersangkutan.

Beberapa faktor deskripsi kuesioner posisi manajemen Beberapa faktor dalam komponen kuesioner yang perlu dipertimbangkan dalam analisis pekerjaan meliputi sebagai berikut : a. Produksi, pemasaran, dan perencanaan strategis pembiayaan : Mengindikasikan pemikiran dan perencanaan jangka panjang. Keterlibatan pemegang jabatan adalah luas dan berorientasi ke masa depan. b. Koordinasi unit organisasi dan personil Pimpinan mengorganisasi upaya-upaya lainnya yang siapapun tidak langsung mengendalikan, mengatasi konflik atau tidaksetujuan dimana perlu, dan pekerjaan-pekerjaan lingkungan dimana siapapun harus memotong batas-batas keorganisasian yang ada. c. Pengendalian bisnis internal Para pimpinan melakukan pelatihan pengendalian bisnis, yaitu me-review dan mengendalikan / mengarahkan alokasi SDM dan sumberdaya lainnya.

Lanjutan… d. Tanggung jawab produksi dan pelayanan Kegiatan dan kepedulian pimpinan dalam wilayah teknis yang berkaitan dengan produksi, jasa, dan kemampuan memasarkan. Secara spesifik, termasuk perencanaan, penjadwalan dan pemantauan produksi, dan pelayanan jasa dengan mempertimbangkan kualitas dan biaya. Hubungan dengan pelanggan dan publik Tanggung jawab umum untuk reputasi perusahaan dibidang produksi dan jasa. Pimpinan terlibat dalam mempromosikan produk-produk perusahaan, dekat dengan masyarakat, dan hubungan masyarakat. Posisi ini melibaatkan kontak tangan pertama dengan pelanggan, kontak dengan negosiasi, yang sering dengan perwakilan perusahaan lain, dan memahami kebutuhan pelanggan. Konsultasi tingkat lanjutan Pimpinan diminta untuk mengaplikasikan keahlian teknisnya untuk permasalahan khusus, isu, pertanyaan, dan kebijakan-kebijakan. Mereka juga harus memiliki pengertian tentang prinsip-prinsip, teori, dan konsep lanjutan lebih dari yang diperlukan dilapangan.

Lanjutan… g. Otonomi kegiatan Pimpinan memiliki jumlah keleluasaan dalam mengatasi suatu pekerjaan, yang tidak bertentangan dengan fungsi kontrol dan penyeliaan dan pengambilan keputusan yang masih terbuka untuk berubah h. Pengesahan komitmen pembiayaan Pimpinan memiliki wewenang untuk mengesahkan komitmen pembiayaan yang besar dan kewajiban perusahaan. i. Pelayanan staf Pimpinan memberikan kewenangan pelayanan keragaman staf kepada penyelia beberapa kegiatan dapat meliputi pengumpulan fakta, akuisisi dan kompilasi data, serta penyimpanan catatan- catatan termasuk laporan. j. Penyeliaan Pimpinan merencanakan, mengorganisasikan, dan mengendalikan pekerjaan lainnya. Kegiatan ini membutuhkan tatap muka dengan bawahan hampir setiap hari.

Lanjutan… k. Kompleksitas dan stres Pimpinan harus selalu siap beroperasi dibawah tekanan. Termasuk didalamnya antara lain kegiatan menyiasati informasi dengan waktu yang ketat dan cepat, sering dengan resiko, dan tidak jarang melibatkan masalah-masalah keluarga. l. Tanggung jawab pembiayaan Meliputi kegiatan dan tanggung jawab yang terkait dengan pemeliharaan kekayaan dan pembuatan keputusan investasi dan keputusan pembiayaan skala besar yang dapat mempengaruhi kinerja perusahaan. m. Tanggung jawab personal yang besar Pimpinan memiliki tanggung jawab besar untuk penerapan fungsi-fungsi MSDM dan kebijakan- kebijakan yang mempengaruhi